Modulo de Compras

Jessy Administrador es una herramienta diseñada para resolver sus problemas y disminuir su tarea
administrativa.
En la actualidad es vital para las empresas contar con herramientas para procesar, almacenar y recuperar datos
e información, en forma ágil, y así soportar las operaciones y la toma de decisiones del negocio.
Ahora UD. puede contar con un sistema de información fácil de aprender y manejar sin procesos tediosos ni
cierres mensuales, manteniendo siempre al día la INFORMACION ACTUALIZADA en el momento que
ocurran los cambios y lo más importante, los errores pueden ser "CORREGIDOS". El Sistema está orientado
claramente a la sencillez sin dejar por esto ser efectivo y poderoso, con documentación clara y tutoriales
gentiles e infinitamente pacientes que aseguran el aprendizaje a cualquier nivel, aun en aquellos usuarios que
tienen escepticismo hacia los sistemas automatizados.
Jessy Administrador esta diseñado en un ambiente X-Windows y bajo normas que rigen el mercado actual de
los PC, permitiendo su portabilidad a ambientes Windows.
Entre las características en que se resalta el sistema están:
Integridad, gran potencia y velocidad en el procesamiento de datos. Mantiene historia de meses y años
anteriores, característica limitada solo por la capacidad del disco. Acceso a la información definible, según
criterios o características de cada empresa, destacándose la posibilidad de acceder a la base de datos
fonéticamente. Las Consultas se efectúan a diferentes niveles, puede consultar por total general e ir
navegando dentro de la información hasta llegar al dato que le interese.
Miramos el futuro con optimismo, consientes de los riesgos y oportunidades que habrán de presentarse y
contando con nuestros recursos humanos, del cual UD. Es un miembro importante para cumplir con nuestra
misión.

Este módulo facilita el desempeño y control de las compras de la empresa.

Brindándole información precisa y eficaz al momento, de manera sencilla al usuario, de todos los
movimientos de compra de la empresa, facilitando así la toma de decisiones sobre los procedimientos de
compras y cuentas x pagar de la empresa.

Permite llevar al usuario el control de las cuentas por pagar, controlando de esta manera los saldos, limites
de créditos, movimiento de compra, de cada uno de sus proveedores. Al registrar un movimiento de compra,
el inventario de los productos involucrados, se actualizan de inmediato, manteniendo de está manera una
información precisa de la existencia de cada uno de los productos. Le permite tener el listado del libro de
compra de la empresa actualizado y de forma ordenada a los requerimientos del Seniat, para ser reportados al
ministerio competente.

Soporte Técnico:

Ing. Richard A. Vielma R. 0424-5079996 Email jessyadmon@cantv.net

Lic. Nailee Torres 0414-0560197 Email taiwanet@hotmail.com
Lic. José E. Seara 0414-6401729 Email jessy2@cantv.net

Todos los derechos reservados.

Esta es la ventana Principal del Módulo de Compra.

En La parte superior muestra el Menú Principal del Módulo, que contiene las siguientes opciones:
o Maestros
o Reportes
o Procedimientos
o Ayuda
Las cuales serán explicadas mas adelante.

En la parte media superior indica el nombre del modulo, a la izquierda el nombre de la empresa activa. Al
medio el nombre del Sistema Administrativo. En la parte inferior, muestra nuevamente el nombre de la
empresa, el periodo contable activo, el código del usuario activo y la fecha activa para el sistema
administrativo, la cual no necesariamente debe coincidir con la fecha del PC.
Opciones del Menú Principal

Estas son las opciones del menú principal de Maestros.

Opción Maestro:
1. Zonas: Se refiere a las distintas Zonas Geográficas donde están ubicados los Proveedores
2. Proveedores: Corresponde al registro de los datos personales de cada Proveedor de la
empresa activa.
i. Datos Proveedores: En esta ventana se registran los datos personales de cada
Proveedor perteneciente a la empresa. Esta ficha además de los datos del
Proveedor, permite obtener información adicional, referente a las Cuentas x Pagar
que estén pendiente, Histórico CXP muestra toda las operaciones registrada en el
sistema.
ii. Tabla Proveedores F2: Esta ventana muestra todos los Proveedores registrado en
el sistema, permitiéndole al usuario seleccionar uno al momento de registrar alguna
operación mercantil.
3. Documentos de Compras: Esta ventana permite registrar todas las operaciones
relacionada con las Compras que impliquen movimientos de inventarios. Estas operaciones
están clasificadas por pestañas:

i. Facturas
ii. Notas de Entregas
iii. Devolución
iv. Orden de Compra

4. Otros Documentos de Compras: Esta ventana permite registrar todas las operaciones
relacionada con las Compras que no impliquen movimientos de inventarios, solos montos
monetarios. Estas operaciones están clasificadas por pestañas:
i. Cuentas x Pagar
ii. Notas de Entregas
iii. Notas de Crédito
iv. Notas de Débito
v. Anticipos
5. Pagos: En esta ventana el usuario podrá realizar las cancelaciones o abonos a Documentos
de Compras, de condición crédito.
6. Salir: Cierra el Módulo de Compra.
Opción Reportes: Al presionar sobre esta opción, se muestra una ventana con los distintos reportes definidos
para el modulo de Compras.

1. Proveedores
2. Saldos de Proveedores
3. Pagos a Proveedores
4. Zonas
5. Movimientos de Compras
6. Vencimiento x Documentos
7. Libro de Compra Mensual
8. Libro de Retenciones I.V.A.
9. Listado de I.S.L.R.

Opción Procedimientos: Permite al usuario ejecutar ciertos procesos referidos al modulo de ventas.

Contabilizar: opción utilizada por el contador de la empresa. Realiza el cierre contable del
Mes o del periodo que el contador decida, registrado los asientos contable en el modulo de
contabilidad.
Reconstrucción: Realiza una recontracción de saldo para cada modulo del sistema. Opción
que puede ser usada cada vez que sea necesario o se sospeche de alguna incongruencia en
los saldos del sistema.
Configuración Parcial: Permite cambiarse de empresa activa, cambiar el usuario activo o
cambiar la fecha del sistema administrativo.
Mantenimiento de Archivos: Corrige cualquier falla que puedan tener los índices de las
bases de datos del sistema administrativo.
Barra de Herramientas: Es una serie de botones que se encuentra en la parte superior de cada ventana. Cada
uno de estos botones realiza una operación específica para la ventana. También se pueden ejecutar con su
respectivo juego de teclas.

Cierra la ventana activa

Prepara la ventana para el nuevo ingreso de datos

Elimina la información activa en la ventana

Teclas de desplazamiento dentro de las tablas de datos

Repite el documento actual. (Solo en la ventana Documento de Ventas)

Muestra por pantalla la información de la ventana

Imprime la información de la ventana

Imprime en forma de ticket. (Solo en la ventana Documento de Ventas)

Abre venta para el ingreso de descuentos. (Solo en la ventana Documento de Ventas)

Zonas:

-. Para ingresar nueva información a la ventana hay que presionar el botón Nuevo, esto asignara un código
correlativo a la ventana, el cual será el identificador de dicha operación en todo el sistema. Todos los demás
campos quedaran en blanco en espera de nuevos datos.
-. Código: Campo alfanumérico de cuatro caracteres. Identificador de la operación.
-. Estado: Campo de selección donde el usuario escogerá un Estado
-. Zona: Campo donde se debe ingresar el nombre de una zona perteneciente al estado seleccionado.
-. Para editar o modificar: Se debe seccionar en la tabla inferior el registro a Modificar, luego en la parte
superior, cambiar la información sobre el campo específico y presionar Enter para guardar la información
ingresada.
-. Para Eliminar: Se debe seccionar en la tabla inferior el registro a Eliminar, luego en la parte superior, en la
Barra de Herramienta pisar la papelera. El sistema pedirá una clave de administrador, la cual debe ser
suministrada por el usuario autorizado. Una vez ingresada la clave de administrador, el sistema pedirá
confirmación de la eliminación.
Datos del Proveedor.

-. Para ingresar nueva información a la ventana hay que presionar el botón Nuevo. Todos los campos
quedaran en blanco en espera de nuevos datos.
-. Sucursal: Campo de selección donde el usuario escogerá la sucursal a la que pertenece al Proveedor.
Datos ID del Proveedor
-. Código: Campo alfanumérico de quinces caracteres. Identificador del cliente. Se sugiere que este código
sea el mismo R.I.F.
-. Nombre: Campo donde se debe ingresar el nombre del Proveedor ya sea Natural o Jurídico.
Datos Generales
-. Dirección: Se debe ingresar la dirección de ubicación
-. Teléfonos: Los números de teléfonos para ubicar lo
-. R.I.F.:
-. N.I.T.:
-. Cta. Contable: Hace referencia a la cuenta contable en que se registraran los asiento de las operaciones del
Proveedor. Esta cuanta debe ser suministrada por el contador de la empresa.
-. Representante: Persona de contacto o representante de la empresa.
-. Email: Dirección electrónica
-. Zona: Selección de la zona donde esta ubicado.

Datos de Crédito

-. Días de Crédito: Hace referencia a los días máximo de crédito que da el Proveedor.
-. Monto Limite: Hace referencia al monto máximo de crédito permitido por el Proveedor.
-. % de Descuento: Porcentaje fijo de descuento que otorga el proveedor por cada transación.
-. Comentario: Campo donde se puede ingresar cualquier información de referencial al Proveedor, No tiene
limite de ingreso.
 Datos Impositivos

-. Contribuyente: Campo de selección, donde se escoge el tipo de imposición fiscal del Proveedor
(Contribuyente, No Contribuyente o Contribuyente Especial)
-. Impuesto: Campo de selección donde se escogerá el tipo de I.V.A. que se le aplicara por cada transacción.
Esta tabla se define en el módulo del Inventario.
-. Nacionalidad: Campo de selección donde se debe escoger entre “Nacional o Extranjero”
-. Tipo: Campo de selección donde se escoge el tipo “Natural o Juridico”
-. Domiciliado: Campo de selección donde se escoge la si esta domiciliado o no
-. Genero: Hace referencia a la condición del cliente si es Extranjero o Nacional.
-. % Retención I.V.A.: Se debe ingresar el % de retención que se aplicara al Proveedor por cada transacción.

Status
-. Activo: Significa que se le pueden registrar transacciones comerciales.
-. No Activo: Significa que no se le pueden registrar transacciones comerciales. Pero mantiene el historiar.

-. Para Buscar: Hay dos formas:

1. Ingrese el código del Proveedor presione la tecla Tabulador
2. Presione la tecla F2 esto muestra la Tabla de Proveedores, donde se muestran todos
los que están registrado en el sistema. En esta tabla puedes buscar secuencial ya sea
por código o por nombre. Una vez localizado presione enter.
-. Para editar o modificar: Se debe buscar el Proveedor a modificar, una vez localizado edite el campo o los
campos que quiere cambiar, para finalizar presione Enter.
-. Para Eliminar: Se debe buscar el Proveedor a Eliminar, luego en la parte superior, en la Barra de
Herramienta pisar la papelera. El sistema pedirá una clave de administrador, la cual debe ser suministrada por
el usuario autorizado. Una vez ingresada la clave de administrador, el sistema pedirá confirmación de la
eliminación.
Cuentas x Pagar

Esta venta muestra todos los documentos pendientes del Proveedor. Solo es una ventana de consulta.
Desde esta ventana se pueden imprimir:
1. Estado de Cuenta
2. Cualquier documento presente en esta ventana.

Histórico CXP.

Esta ventana muestra todas las operaciones del registrada al proveedor, Pendientes y Canceladas. Solo es una
ventana de consulta.
Desde esta ventana se puede imprimir:
1. Los recibos de cobros
2. Cualquier documento presente en esta ventana.
Documentos de Compras.

En esta ventana se registran las operaciones mercantiles de Compras de productos o servicios. Dicha ventana
presenta cinco pestañas donde cada una de ella es un tipo de documento:
1. Facturas
2. Notas de Entregas
3. Devolución
4. Orden de Compra
Todas las operaciones registradas en esta ventana, actualizan el inventario de inmediato y se hace el registro
correspondiente al Libro de Compra de forma automática.
-. Para ingresar nueva información a la ventana hay que presionar el botón Nuevo, los campos quedaran en
blanco en espera de ingreso de nuevos datos.
-. Sucursal: Campo de selección donde el usuario escogerá la sucursal a la que se le registrara la operación

Datos del Proveedor

-. Código: Campo alfanumérico de quinces caracteres. Identificador del Proveedor. Al ingresar el código el
cual puede ser el número de C.I. o el R.I.F. y presionar la tecla tabulador. Si esta registrado en la base de dato
se mostrara su nombre. Si no esta registrado, debe ser ingresado por “Datos del Proveedor”.

Encabezado del Documento

-. # Documento: Se debe ingresar el Numero del Documento.
-. Contado: Indica el Genero del documento (Contado o Crédito)
-. # Seniat: Se debe ingresar el Número de Control Seniat
-. Emisión: Fecha de Emisión del documento
-. Días Crédito: Días de crédito que serán ortigado
-. Vence: Fecha de vencimiento del crédito.
-. Comentario: comentario adicional a la operación
-. Cta. Contable: Hace referencia a una cuenta contable a la cual se quiera contabilizar el documento.
 Línea del Producto
-. Cód. Producto: Código del producto o servicio involucrado en la operación.
-. # Lote: Numero del lote, en el caso que sea un producto de costeo LIFO o FIFO
-. Almacén: Campo de selección para indicar de que almacén va salir o entrar la mercancía
-. Unidad: Campo de selección, para indicar el tipo de presentación del producto.
-. Costo: Se debe ingresar el costo de adquisición del bien o servicio.
-. % Des.: Campo de edición para indicar si el producto lleva algún descuento adicional
-. Total: Total a pagar por el producto.
-. Detalle Documento: Ventana que muestra los producto que han sido ingresado al documento.
Datos Asociados
-. # Documento: Indica el número del documento que pueda estar asociado.
-. Tp. Documento: Indica el genero del documento asociado

Botones

Anular: Anula el documento activo. Pide una clave de autorización del administrador. Al anular un
documento toda la operación es reversada, el inventario, la cuenta x cobrar.

Agregar: Activa la línea de producto, para el ingreso de un nuevo producto al documento

Editar: Antes se debe seleccionar el producto en la ventana del detalle del documento. Activa la
línea de producto, mostrando el registro del producto, permitiendo que se pueda editar cualquier dato del
mismo.

Eliminar: Antes se debe seleccionar el producto en la ventana del detalle del documento. Pide
autorización por parte de un administrador del sistema. Luego pide confirmación de la eliminación del
producto del documento. Actualiza el inventario y la cuenta x cobrar.

Devolución: Pide autorización por parte de un administrador. Luego confirmación para realizar la
devolución completa del documento. Esto actualiza el inventario y la cuenta x cobrar.

Serial de Producto: abre una ventana para el ingreso del serial del producto.

Detalle x Producto: abre una pequeña ventana para ingresar una nueva descripción del producto, la
cual será impresa, sin alterar la descripción original de la Ficha del Producto.

Pago el Documento (F7): Abre una ventana donde se debe indicar la “Forma del Pago” (Efectivo,
Caja Chica, Documentos de Crédito, Cheque y Cuentas x Cobra “Cruce de Cuentas”), una vez seleccionado la
forma del pago, presionar Aceptar o la tecla Enter, se abre una segunda ventana
“Pago del Documento”, donde se debe indicar:

1. Fecha: Fecha del Cobro

2. Forma de Pago: Indica la forma en que el cliente esta cancelando el documento
3. # Doc. : Indica el número del documento “Factura, Nota de Entrega, Nota de Debito, etc.”
4. # Seniat: Indica el Número de Control Seniat.
5. Número de Recibo: Número de referencia del cobro.
6. Monto a Cancelar: Muestra el monto de la deuda.
7. Monto Cancelado: Campo para el ingreso del monto a cancelar.
8. Cambio: Muestra el monto del cambio.
9. Cta. Bancaria Empresa: Campo de selección para indicar el banco al que pertenece el
punto de venta por donde se pasará la tarjeta.
10. Número Cheque: para ingresar el número de la tarjeta o cheque emitido por el cliente.
11. Concepto: para el ingreso de alguna observación sobre el cobro.

Aceptar: Guarda la información ingresada.

Cancelar: Reversa la información, siempre y cuando no se haya presionado aceptar.

Nota: Para finalizar el ingreso de un documento de Compra, se debe presionar la tecla (F8), esta operación
hace un cierre del documento, actualizando el Inventario y las Cuentas x Pagar.

-. Para buscar: Hay cuatro formas de búsqueda de un documento:

1. Por numero de documento: se debe presionar el botón

lupa, esto vacía el campo # Documento. Se ingresa el número a buscar y se presiona la tecla
tabulador.
2. Por numero de control Seniat: se debe presionar el botón
lupa, esto vacía el campo # Seniat. Se ingresa el número a buscar y se presiona la tecla
tabulador.

3. Por código de Proveedor:

a. Se debe presionar el botón lupa, esto abre una ventana donde se muestran todos los
Proveedores que estén registrado en el sistema
b. Ingresando el código del Proveedor a buscar, se presiona la tecla tabulador y el
sistema se ubica el primer documento.

4. Los botones de desplazamiento: estos botones van desplazando

los documentos hacia atrás o adelante.
Otros Documentos.

Ventana para el ingreso de Cuentas x Pagar, que no involucren el movimiento de inventario. Dicha ventana
presenta cinco pestañas donde cada una de ella es un tipo de documento:

1. Cuentas x Pagar
2. Notas de Entregas
3. Notas e Créditos
4. Notas de Debitos.
5. Anticipos.

Todas las operaciones registradas en esta ventana, actualizan las Cuentas x Pagar de forma automática.
-. Para ingresar nueva información a la ventana hay que presionar el botón Nuevo, los campos quedaran en
blanco en espera de ingreso de nuevos datos.
-. Sucursal: Campo de selección donde el usuario escogerá la sucursal a la que se le registrara la operación
 Datos del Proveedor
-. Código: Campo alfanumérico de quinces caracteres. Identificador del Proveedor. Al ingresar el código, el
cual puede ser el número de C.I. o el R.I.F. y presionar la tecla tabulador, si esta registrado en la base de dato
se mostrara su nombre, si no esta registrado, se debe registrar por “Datos del Proveedor”

Encabezado del Documento

-. # Documento: Se debe ingresar el número del documento
-. # Seniat: Se debe ingresar el número de Control Seniat
-. Emisión: Fecha de Emisión del documento
-. Días Crédito: Días de crédito que serán ortigado
-. Vence: Fecha de vencimiento del crédito.
-. Comentario: comentario adicional a la operación
-. Cta. Contable: Hace referencia a la cuenta contable donde se quiere llevar el documento.
Datos Asociados
-. Genero: Campo de selección donde el usuario puede escoger el tipo de documento al que estará asociado el
documento de crédito creado.
-. # Documento: Ingreso del número del documento asociado.

Botones

Anular: Anula el documento activo. Pide una clave de autorización del administrador. Al anular un
documento toda la operación es reversada, el inventario, la cuenta x cobrar.

Aceptar: Guarda la información ingresada.

Cancelar: Reversa la información, siempre y cuando no se haya presionado aceptar.

Nota: Para finalizar el ingreso de un documento de Compra, se debe presionar la tecla (F8), esta operación
hace un cierre del documento, actualizando el Inventario y las Cuentas x Pagar.
-. Para buscar: Hay cuatro formas de búsqueda de un documento:

5. Por numero de documento: se debe presionar el botón

lupa, esto vacía el campo # Documento. Se ingresa el número a buscar y se presiona la tecla
tabulador.
6. Por numero de control Seniat: se debe presionar el botón
lupa, esto vacía el campo # Seniat. Se ingresa el número a buscar y se presiona la tecla
tabulador.

7. Por código de Proveedor:

a. Se debe presionar el botón lupa, esto abre una ventana donde se muestran todos los
Proveedores que estén registrado en el sistema
b. Ingresando el código del Proveedor a buscar, se presiona la tecla tabulador y el
sistema se ubica el primer documento.

8. Los botones de desplazamiento: estos botones van desplazando

los documentos hacia atrás o adelante.
Pagos CXP.

Ventana donde se registran los pagos de los documentos a créditos.

Todas las operaciones registradas en esta ventana, actualizan las Cuentas x Pagar de forma automática.
-. Para ingresar nueva información a la ventana hay que presionar el botón Nuevo, esto dejara todos los
campos en blanco para el ingreso de datos.
-. Sucursal: Campo de selección donde el usuario escogerá la sucursal a la que se le registrara la operación
-. Nº Recibo: Indica el numero del recibo donde se registrara el Pago.

Datos del Proveedor

-. Código: Campo alfanumérico de quinces caracteres. Identificador. Al ingresar el código, el cual puede ser
el número de C.I. o el R.I.F. y presionar la tecla tabulador, si esta registrado en la base de dato se mostrara su
nombre. Si se presiona la lupa, mostrara una ventana con todos los proveedores registrado permitiendo la
selección de alguno.
-. Comentario: campo alfanumérico donde se puede registrar algún comentario sobre el pago.

Documentos Pendientes

-. Detalle: ventana que muestra todos los documentos pendientes. Se debe ir seleccionando el documento que
se le va aplicar algún pago y hacer el registro de dicho pago en el campo “Pagos / Abonos”. Una vez

ingresado todos los pagos, presionar el botón “Agregar” , esto muestra una ventana donde se debe
indicar la “Forma del Pago” (Efectivo, Caja Chica, Documentos de Crédito, Cheque y Cuentas x Cobra
“Cruce de Cuentas”), una vez seleccionado la forma del pago, presionar Aceptar o la tecla Enter, se abre una
segunda ventana , “Cobro del Documento”, donde se debe indicar:

1. Fecha: Fecha del Cobro

2. Tipo de Moneda: Seleccionar la moneda de Pago Bs. o Bs.F.
3. Forma de Pago: Indica la forma en que el cliente esta cancelando el documento
4. # Doc. : Indica el número del documento “Factura, Nota de Entrega, Nota de Debito, etc.”
5. # Seniat: Indica el Número de Control Seniat.
6. Número de Recibo: Número de referencia del cobro.
7. Monto a Cancelar: Muestra el monto de la deuda.
8. Monto Cancelado: Campo para el ingreso del monto a cancelar.
9. Cambio: Muestra el monto del cambio.
10. Cta. Bancaria Empresa: Campo de selección para indicar el banco al que pertenece el
punto de venta por donde se pasará la tarjeta.
11. Tarjeta Debito / Crédito / Banco: Campo de sección a que pertenece la tarjeta o cheque
del cliente.
12. Número Tarjeta / Cheque: para ingresar el número de la tarjeta o cheque emitido por el
cliente.
13. Nº Comprobante: ingreso del número del comprobante emitido por el punto de venta.
14. Concepto: para el ingreso de alguna observación sobre el pago.
 Documentos de Crédito
Muestra los documentos de créditos pendientes del proveedor.

Si el campo “S” muestra en la columna

inferior una “N” esto indica que el documento de crédito no esta asociado a ningún documento de debito. Para

registrar una asociación de debe seleccionar en el documento a asociar,

luego hacer doble clic con el ratón sobre el documento de crédito esto cambia el Status a “S”, indicando que
ya el documento de crédito esta asociado. Rebajando así la Cuanta x Pagar.

Forma del Pago.

Muestra los diferentes pagos registrado por cada documento.

.- # Documento: Hace referencia al numero del documento que se esta cancelando o abonando
.- T.D. Tipo de Documento: Indica el tipo del documento que se esta cancelando o abonando (FAC –
Factura; NTE – Nota de Entrega; NTD - Nota de Debito).
.- # Recibo: Es el número de recibo de cobro.
.- F.P. Forma de Pago: Indica la forma en que se cancelo o abono al documento. (EFE – Efectivo; CHE –
Cheque; CRZ – Cruce con Documento de Crédito)
.- F. Emisión: Indica la fecha en que se registra la cancelación o abono
.- F. Efectiva: Indica la fecha en que se hace efectivo el pago, para caso de pago con cheque post-fechado.
.- Monto: Indica el monto del pago.

Finalizar el Pago

- Una vez registrado las cancelaciones de cada documento, hay que presionar el botón “Pago” esto
terminara el proceso de pago, actualizando los documentos involucrados y la Cuenta x Pagar. Imprimirá el
Recibo de Pago, donde se indica los documentos cancelados o abonados y las formas del pago.

- Para eliminar un pago asignado, antes de presionar el botón “Pago”, Se debe presionar el botón “Eliminar”

este proceso eliminara todas las formas de pago asignadas.