DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE CALIDAD

Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

1. Introducción
La educación superior ha visto un gran crecimiento en las últimas décadas, sobretodo
en América Latina donde en cinco décadas la población con acceso a la educación
universitaria pasó de solamente el 2%, a más del 18% a finales del siglo pasado. Este
crecimiento generó un mercado mucho más competitivo en el que la oferta se ha
diversificado y no son solo las instituciones estatales las que ofrecen servicios
educativos, sino que también un gran número de universidades e institutos
superiores privados pugnan por captar nuevos estudiantes.
Para hacer frente a esta nueva realidad, las instituciones de educación superior se ven
forzadas a coordinar y planificar de manera eficiente tanto los limitados recursos que
posee como los servicios que ofrece. Es por eso que se hace necesario contar con un
departamento de gestión de calidad y planificación estratégica que permita
maximizar el aprovechamiento de uso de recursos disponibles y minimizar los gastos y
costos de mantenimiento, sin olvidar la calidad de los servicios de educación e
investigación que se prestan.

2. Gestión de Calidad
Como se mencionó anteriormente, en mercados cada vez más competitivos se hace
necesario que la universidad busque los medios necesarios que satisfagan las
necesidades y perspectivas de los clientes, y al mismo tiempo, garanticen la calidad de
sus servicios tanto internos como externos que servirán como carta de presentación.
Es aquí donde la gestión de calidad empieza tomar relevancia para estas instituciones,
convirtiéndose con el tiempo en uno de los pilares sobre los que se sostiene el éxito
de los establecimientos de educación superior.
La Gestión de Calidad de manera general puede ser definida como la filosofía
adoptada por organizaciones que confían en el cambio dirigido hacia el cliente y que
buscan mejoras continuas en sus procesos diarios. Esto implica que todo su personal
(Claustro de catedráticos, personal administrativo y de servicios, en el caso de la
universidad Mesoamericana - Quetzaltenango),  sea capaz de la toma decisiones
acertadas.
La gestión de calidad basa la mejora de los productos y servicios y el aumento de la
eficiencia de las organizaciones en cuatro principios:
I. Conocer y cumplir con las necesidades, tanto internas como externas, de los
clientes.
II. Analizar procesos para obtener una mejora continua.
 III. Establecer equipos de mejora conformados por el personal, quienes conocen los
procesos a analizar y también a los clientes que se benefician de estos servicios y
productos, lo que repercutirá finalmente en el crecimiento institucional.
IV. Consolidar una organización que ofrece un ambiente libre de temores y culpas
hacia los demás, reconociendo y premiando de alguna manera los valores de su
personal.

El propósito de adoptar la Gestión de Calidad en la Universidad es desarrollar un

ambiente en el cual el cambio en la organización sea natural. Este propósito queda
caracterizado por dos puntos importantes:
 Enfoque hacia el Personal - La organización reconoce a sus empleados como
el recurso más importante del que dispone y demuestra respeto por sus
conocimientos y creatividad.
 Enfoque hacia el Cliente - La organización dedica especial atención a sus
clientes, tanto internos como externos, para cumplir con sus necesidades de
una manera efectiva.

La universidad puede y debe tener más calidad, pero también, necesita tener
evidencias de ello para justificar ante quienes les proporcionan recursos (los
usuarios), que su inversión será fructífera.
Lo anterior se logra estableciendo procesos que permiten analizar la labor realizada,
es decir que sea

I. Actualizable
II. Planificable
III. Ejecutable
IV. Verificable

Este análisis se realiza al establecer indicadores que permiten medir, comparar, dar
seguimiento y apoyar el avance de resultados y representen medidas sobre aspectos
que no son directamente mensurables.

3. Planificación Estratégica Universitaria

 Uno de los principios fundamentales de la universidad es el de dar respuesta a la
sociedad en todo momento, adaptándose constantemente a las nuevas demandas y
desafíos que ésta le plantea. Frente a estos nuevos desafíos, la planificación
estratégica se dejar ver como una herramienta útil y necesaria, que permite el
continuo ajuste de la universidad a los nuevos escenarios. Su desarrollo a nivel
institucional debe promover el conocimiento de la institución, contemplar los posibles
cambios en materia educativa y facilitar su permanente acomodamiento organizativo.
A la par, la planificación estratégica podrá establecer:
 A qué usuarios potenciales se dirige la universidad.
 Las áreas que deben abarcar sus servicios.
 Y principalmente, cuál debe ser su verdadera misión.

También, permitirá establecer los planes institucionales, de carácter global, que serán
traducidos a nivel de cada centro, departamento, unidad o servicio, que diseñará a su
vez sus propios planes operativos.
La planificación estratégica no es un fin en sí misma, sino que es un instrumento que
favorece la unión interna y actúa como herramienta integradora de criterios para
avanzar conjuntamente en una misma dirección. Su naturaleza es dinámica y no
estática, y debe realizarse en aulas, oficinas, bibliotecas y/o laboratorios, porque se
estructura de acuerdo con la continua reinformación entre los diferentes
participantes.
Para minimizar riesgos y maximizar resultados, la planificación estratégica debe
plantear estrategias y objetivos simples, claros, factibles y medibles.
Y por último, aunque la planificación estratégica se sitúa a nivel institucional,
centrándose en los objetivos y la misión de la universidad, se tendrá que desarrollar a
nivel de centros, de departamentos, de unidades y servicios, motivando a los
participantes e integrantes de cada nivel a trabajar y pensar de modo innovador y
participativo, teniendo en cuenta las tendencias del entorno.
Cualquier plan estratégico que se establezca deberá ser flexible y dinámico, y sin
límites prefijados que imposibiliten revisiones periódicas. También deberá estar
orientado en el medio y largo plazo, pero debe constituirse mediante acciones en el
corto plazo.

4. Departamento de Gestión de Calidad y Planificación estratégica en la Universidad

Mesoamericana
La universidad Mesoamericana ha visto un continuo crecimiento desde que hace ocho
años se presentara a la sociedad guatemalteca como una opción de calidad en el área
de la educación superior, y es este mismo crecimiento el que la ha llevado a un punto
en el que no es posible seguir con el tipo gestión departamental clásico, que ha
llegado a tornarse obsoleto, porque fue concebido para dar respuesta a un entorno
mucho más sencillo y estable, lo que no se da en la actualidad.
El nuevo entorno demanda una dirección estratégica de las instituciones de
educación superior además de calidad y adecuación de los servicios universitarios a la
demanda. Por lo tanto, es imprescindible determinar objetivos, darlos a conocer a la
sociedad y distinguirse cada día más por la calidad y la capacidad de responder a la
demanda social hasta lograr una distinción que realmente trascienda, a nivel no solo
local sino también nacional e internacional.
Se tiene la certeza que la universidad es una organización compleja y enormemente
diversificada, donde por las características y sistemas de funcionamiento:
 Está conformada por un conjunto de direcciones y departamentos íntimamente
relacionados, pero entre los que prima la individualidad.
 Tiene dificultades de coordinación.
 Existe un desconocimiento de las autoridades y el orden jerárquico de la
institución tanto de parte de los usuarios como de los colaboradores.
 Existen problemas de discrecionalidad.
 No existe una identificación institucional en el personal que labora en la ella.

Por lo tanto, como organización que busca la excelencia, es decir, una mejora
continua; la universidad debe dotarse de una serie de instrumentos (normas,
estructuras, informática, etc.), que:
 Permita tanto la coordinación entre las distintas sedes, facultades,
departamentos, direcciones, etc.; como cada una de ellas de manera interna.
 Facilite la toma de decisiones por parte del personal siguiendo el orden jerárquico
establecido en la institución.
 Entable las comunicaciones entre los distintos entes que conforman esta
institución.
 Desarrolle el compromiso del personal hacia la institución y los usuarios.
 Promueva la búsqueda constante del crecimiento y mejoramiento institucional y
el del personal que labora en la universidad.
 Instaure la cultura organizativa como medio de identificación y compromiso,
antecedente de resultados óptimos, ya que sin esta cultura organizativa la
universidad tenderá hacia la inercia, la falta de creatividad para la resolución de
los problemas que la aquejan e impedirá la implementación de nuevos procesos
que le permitan llegar y mantenerse en la cúspide de la calidad como institución
de educación superior.
 La gestión de calidad universitaria debe ser un proceso que parte de una planificación
democrática (discutida y negociada con los distintos sectores pero sin miedo a la toma
de decisiones por quienes pueden y deben tomarlas) acompañada de una evaluación
constante que detecte los errores para subsanarlos.
Es ahora, cuando se hace evidente la necesidad de fundar un departamento cuya
función sea precisamente la de establecer, planificar, coordinar, ejecutar y verificar el
cumplimiento de los objetivos institucionales y los objetivos operativos de cada uno
de los entes que integran de la universidad.

5. Objetivo del Proyecto de Gestión de Calidad y Planificación Estratégica

Crear una unidad técnica de planificación, dirección, asesoramiento y verificación,
capaz de vincular, coordinar y asesorar la planificación, programación y administración
de la problemática universitaria y las distintas correlaciones con su entorno; a través
de la coordinación de las unidades administrativas y académica en el ámbito de su
competencia, garantizando una efectiva calidad y el cumplimiento de los objetivos
establecidos en la carta de navegación de la universidad Mesoamericana.

6. LÍNEA GENERAL DE ACCIÓN 

Mejoramiento continuo de la calidad de la gestión universitaria.
6.1. Proporcionar las herramientas necesarias que habiliten y promuevan la gestión y
la planificación estratégica
6.2. Formular y/o revisar los planes de la institución en las diferentes dimensiones:
Estratégico, Funcional y Operativo.
6.3. Participar en el diseño y actualización de los lineamientos de la Gestión
Institucional para el mediano y largo plazo: Misión, Visión, Objetivos, Estrategias y
Políticas.
6.4. Dar seguimiento a la implementación de planes y proyectos.
6.5. Mantener actualizada la información acerca de la metodología de la planificación.
6.6. Asesorar en materia de metodología de la planificación y evaluación, y en materia
de lineamientos de gestión de calidad a las facultades, departamentos y
dependencias.
6.7. Diseñar e implementar mecanismos de seguimiento y evaluación (planes,
lineamientos de gestión, proyectos, programas), que permitan conocer el
desempeño en el funcionamiento de la institución.
7. Estructura y organización del departamento

Dirección
Dirección Académica
Académica

Dirección Admon.
Dirección Admon.

Dirección
Dirección Informática
Informática

Dirección de desarrollo
Dirección de desarrollo yy Rel.
Rel.
Pub.
Pub.
Depto. de Gestión
Depto. de Gestión de
de Calidad
Calidad
y Planificación Estratégica
y Planificación Estratégica

Consejo
Consejo Supervisor
Supervisor Director
Director Dirección
Dirección Financiera
Financiera

Pastoral Univ.
Pastoral Univ.

Publicidad
Publicidad

RRHH
RRHH

Dirección
Dirección de
de Gestión
Gestión de
de
Calidad
Calidad y
y Planificación
Planificación
Estratégica
Estratégica

8. Beneficios
La creación de un departamento como el de gestión de calidad y planificación
estratégica, Permitirá:
 Unificar criterios en una dirección común.
 Ayudar a definir los objetivos que pretende alcanzar la universidad, los campos de
actuación preferentes y priorizar las acciones específicas.
 Analizar los problemas de una manera global, facilitar la comunicación y estimular
la participación de todos los miembros de la comunidad universitaria.
 Fomentar un proceso de aprendizaje y desarrollo organizativo que posibilitará la
mejora continua.
 Dinamizar los sistemas de gestión administrativa de la universidad.
 Capacitar a la universidad, como ente y a sus miembros para afrontar de manera
eficaz, coordinada y anticipada los retos que se presentarán en el futuro.
7. Estructura y organización del departamento

Dirección
Dirección Académica
Académica

Dirección Admon.
Dirección Admon.

Dirección Informática
Dirección Informática

Dirección
Dirección de
de desarrollo
desarrollo yy
Rel. Pub.
Rel. Pub.

Consejo
Consejo Supervisor
Supervisor Director
Director Dirección
Dirección Financiera
Financiera

Pastoral Univ.
Pastoral Univ.

Publicidad
Publicidad

RRHH
RRHH

Dirección de Gestión
Dirección de Gestión de
de Depto.
Depto. de
de Gestión
Gestión de
de
Calidad
Calidad yy Planificación
Planificación Calidad
Calidad yy Planificación
Planificación
Estratégica
Estratégica Estratégica
8. Beneficios Estratégica

La creación de un departamento como el de gestión de calidad y planificación

estratégica, Permitirá:
 Unificar criterios en una dirección común.
 Ayudar a definir los objetivos que pretende alcanzar la universidad, los campos de
actuación preferentes y priorizar las acciones específicas.
 Analizar los problemas de una manera global, facilitar la comunicación y estimular
la participación de todos los miembros de la comunidad universitaria.
 Fomentar un proceso de aprendizaje y desarrollo organizativo que posibilitará la
mejora continua.
 Dinamizar los sistemas de gestión administrativa de la universidad.
 Capacitar a la universidad, como ente y a sus miembros para afrontar de manera
eficaz, coordinada y anticipada los retos que se presentarán en el futuro.