CÓDIGO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA
INFORMACION DOCUMENTADA VERSIÓN 01

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CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

ELABORO APROBO
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA
INFORMACION DOCUMENTADA VERSIÓN 001

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1. OBJETIVO: Establecer un control de la información del sistema integrado

de gestión del supermercado DIDAWI para asegurarnos que este disponible
y adecuada para su uso Así mismo establecer los lineamientos para el
control de documentos y registros.
2. ALCANCE: Este procedimiento describe desde

3. DEFINICIONES: Las definiciones contenidas en este documento son

tomadas de la Norma NTC-ISO 9000:2005 “Sistemas de Gestión de
Calidad.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada de resultados.
 Información: Datos que poseen significado
 Documento: Información y su medio de soporte
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
 evidencia de actividades desempeñadas
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
 obligatoria.
 Sistema de Gestión de Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar
 una organización con respecto a la calidad.

Otras definiciones:

 Almacenamiento: Poner o guardar en archivo de tal forma que se reduzca

al
 mínimo el riesgo de deterioro, daño o pérdida, además registrar información
en
 la memoria de un ordenador.
 Diagrama de proceso: Representación gráfica y escrita donde se detallan
 cada una de las operaciones, transportes, almacenamiento, esperas e
 inspecciones del proceso productivo.
  Documento externo: Son los documentos suministrados por organizaciones
 y/o personas externas a la entidad; ejemplo: clientes, proveedores, entes de
 control y otros.
 Formato: Conjunto de características técnicas y de presentación de una


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 publicación periódica.
 Identificación: Los documentos pueden ser identificados con Nombre y/o
 Código, logo.
 Instructivos: Forma especificada y detallada para llevar a cabo una
actividad o
 tarea.
 Retención: Es el tiempo de archivo de los registros tanto en el archivo
activo
 como en el inactivo.
4. RESPONSABLE:
 HSEQ
5. DESARROLLO:
5.1 Generalidades
 Los registros se deben llevar de forma virtual y física.
 Los documentos, mapas de procesos, objetivos, políticas, se identificarán
con código y versión
 Los documentos serán elaborados por el líder del proceso y revisados y
aprobados por la alta dirección de la empresa.
 Los documentos no podrán sacarse de las instalaciones sin la autorización
de la alta dirección de la empresa.
 Los documentos no podrán ser manipulados, ni modificados por personas
sin autorización por parte de la alta dirección.
 El listado maestro se mantendrá actualizado cada que vez que se cree,
modifique o elimine un documento.
 Cuando se desee guardar un documento obsoleto se le coloca la leyenda
“OBSOLETO” y se guarda en un sitio diferente al servidor con la
documentación actualizada y vigente.
 La información documentada se debe almacenar y preservar en
condiciones ambientales adecuadas que garanticen su integridad,
legibilidad, perdida confidencialidad o uso inadecuado.
 Se evaluará si el documento esta ajustado a la realidad de los procesos,
objetivos y políticas, se aprueba el documento y se pasa a la alta dirección
y al sistema para ser controlado.
 Cualquier funcionario involucrado en un proceso detecta la necesidad y la
transmite al líder del proceso, indica el formato y el medio de soporte.
 Evaluar la pertinencia del documento e informar de dicha necesidad a la ata
dirección de la empresa.
 Cada copia de los documentos debe tener un control y por ende se le
colocará una leyenda con tinta roja que diga "copia controlada".