1.

HISTORIA DEL ARCHIVO

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la
humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la
riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las
civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos
organizados. Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control
de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación
privada.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los
Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía
estando blandas. Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se
escribía sobre madera, marfil y pieles. Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba
que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías
de obra recubiertas de asfalto. También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas
de madera, cestas de paja, jarras de arcilla. Los documentos normalmente eran de acceso
restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con
autorización previa. Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de
arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de
gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno. En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se
encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.
EGIPTO Y EL ARCHIVO
En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la
producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las
propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escritoria. Escriben
sobre pápiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es un
material fácil de escribir en tinta. Se escribe con pinceles hechos en junco. Se puede guardar en
forma de rollos y se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio. También emplean
trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomática.
EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA
Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las
inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron ha hecho
que se pierdan fuentes importantes para su historia.En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los
egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en
Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo.
En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el pápiro empleado en Egipto,
tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se
quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino. Los primeros archivos, son los
archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de
Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos,
tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El
acceso era público para los ciudadanos. En la época de los Ptolomeos, se crean archivos
especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los
documentos. Por un lado se guardan los originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los
índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.
ROMA Y EL ARCHIVO
En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban
cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para
documentación que no se quería conservar indefinidamente. Los primeros archivos romanos son los
públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno.
Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores,
además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los
Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los
Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a
la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los
registros de los cabezas de familia. También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la
documentación necesaria para la elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían
todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices
redactaban sobre los problemas legales. Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un
archivo familiar llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.El
personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los
librarios o secretarios. Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el
archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga
de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central.
Aparecen los archivos de protocolos. El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los
papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a
determinados funcionarios y la documentación pública era un instrumento para el ejercicio del
poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano estableció que debería de existir uno
por cada provincia.
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se
destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano. En el siglo VI, el
pergamino sustituye al pápiro como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto
encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que se
escribe, también hace costosos los documentos. El documento se convierte en un objeto sagrado. De
la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se
produce una caída del documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas, hasta
que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito, debido en
parte al descenso del nivel cultural. El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo
de Carlomagno. Organiza una cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles,
diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tenía su sede en Aquigrán. Los vikingos acabaron
con este archivo.

Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona o
entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el siglo
XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad del que emite la documentación. Es la única
institución que conserva la tradición administrativa romana. En los Cartularios, se copian las cartas
que se reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo
largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor. La práctica de los
registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer rey inglés que pide que se
le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros importantes son los de la
Corona de Aragón. El Domesday, es un libro de registro editado por Guillermo el Conquistador.
Está escrito en latín. Se registran todas las propiedades de los nobles ingleses. En el siglo XII se
recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo inherente. Se introduce una
clasificación sistemática y una clasificación cronológica y se comienzan a conservar en legajos.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos eclesiásticos
con una red estructurada y organizada y archivos privados.
EL ARCHIVO EN EL ANTIGÓO REGIMEN
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de
manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi
profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería
centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la
Chancillería de Valladolid. A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se
caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos.
España fue la pionera en la creación de este tipo de archivos. En 1543, Carlos I de España funda el
Archivo General de Simancas. En Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo
(Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un
archivo para los papeles de Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los
Archivos Vaticanos. A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España,
la persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que
se hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un
permiso específico que raramente se concedía.
EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX
Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se
nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la
consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo
Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación
periódica de los documentos más importantes de los archivos. Napoleón pretendió concentrar en
París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los
archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la micro forma. Se empiezan a conceder
los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado
sobre los documentos públicos, la estructuración de sus fondos y la concepción del archivo como
territorio infranqueable Se detecta una conciencia de la documentación como fuente de información
para el ejercicio del poder interno y externo. Se constata a través de los siguientes conceptos: Los
derechos del Estado sobre los documentos públicos, conciencia de las entidades públicas o privadas
sobre la importancia de sus documentos y concepción del archivo como territorio infranqueable.
Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos consideraciones de
orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que consisten en describir la mayor
cantidad posible de documentación. Nace el principio de respeto de los fondos basado en tres
premisas: Todo fondo es producto natural de la actividad, la concepción del documento viene dada
por su estructura interna y exige el conocimiento de los procesos administrativos del autor.
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor
administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. En su primera mitad se
caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y una producción profesional más
abundante. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países
desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesión continua sin despegarse
de su adscripción a la documentación histórica. Crecen los archivos privados por la creación de las
distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter
que le da la legislación. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de la
administración obligan a la profesión a replantearse sus presupuestos, ya que abarcan desde las
oficinas hasta la conservación definitiva. Otra cosa importante es la creación de redes y de sistemas
de archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí.
Para que haya una red, tiene que haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la política archivística
de un país determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas
prácticas archivísticas comunes. También componen el sistema de archivos el personal y los
archivos. La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de
investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo de
organización social. Por ello la archivística y los profesionales varían considerablemente.

2. DEFINICIÓN DE ARCHIVO
El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos
producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.

3. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS

 Constituir un centro de información disponible en todo momento.  La documentación de
una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto
debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente
cualquier información que se requiera.

 Asegurar una perfecta conservación de los documentos.  Toda documentación debe

permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore por la
acción de la humedad, fuego, aire, y evitar su pérdida.

 Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información.  Si los documentos están

bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan
los datos en forma oportuna.

 Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como contratos,

escrituras, etc.  Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.

4. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que
mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de
una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos,
siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.
Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo
básicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se encargan de almacenar una gran
cantidad de datos que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrándose su aplicación
por ejemplo en el Registro de las Personas, que cuentan con información acerca de la emisión de los
Documentos de Identidad, con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisión.
Generalmente incluyen entre sus datos Información Sensible, que suele estar protegida su
divulgación mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos Archivos Públicos que
suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de los Archivos
Epistolares, o bien las distintas hemerotecas.

5. Valoración
La valoración es en consecuencia, la fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar
los valores de los documentos, se decide si éstos deben transferirse al archivo histórico, o si por el
contrario, deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso se deben aplicar técnicas de
selección. La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de
baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la primera fase de
organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis intelectual del documento, el
objetivo en esta fase es el conocimiento de las funciones de la institución, su evolución orgánica,
competencias administrativas y atribuciones. Esta parte se desarrolla con la consulta de decretos,
reglamentos, manuales de organización, manuales de procedimientos, lineamientos internos y
legislación. Posteriormente se clasifican y ordenan los documentos, como resultado se obtendrá el
cuadro clasificador y catálogo de disposición documental, donde se estipulan las funciones
sustantivas y comunes de la institución, agrupándolas en expedientes homogéneos.
6. Valor Documental
Los documentos pueden tener un valor legal, jurídico, fiscal, histórico, científico o cultural y, de
acuerdo con éstos, se debe determinar la conservación permanente en su totalidad, la conservación
permanente parcial, la conservación temporal o la eliminación de los documentos.
7. Servicios de archivos
El servicio de archivos permite que una aplicación web sirva tipos de archivos estáticos, como
HTML. Los atributos de servicio de archivos son los que utiliza el servlet que implementa el
comportamiento de servicio de archivos. Para implementar este comportamiento de servicio de
archivos establezca la propiedad fileservingenabled en true cuando configure el módulo web.

Atributos de ejemplo:
bufferSize: Establece el tamaño de almacenamiento intermedio que se utiliza para dar servicio a
archivos estáticos.
extendedDocumentRoot: Le permite configurar una aplicación con una o varias vías de acceso de
directorio de las que puede servir archivos estáticos y archivos Java ServerPages (JSP). Puede
utilizar este atributo cuando una aplicación requiera acceso a archivos que existan fuera del
directorio de archivos web de la aplicación (archivos WAR). Por ejemplo, si varias aplicaciones
necesitan acceso a un conjunto de archivos comunes, puede poner los archivos comunes en un
directorio al que puede enlazar cada aplicación como directorio raíz de documentos ampliado.
Utilice este atributo además del atributo contextRoot.
6. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
6.1 Según la Organización

 Archivo centralizado: Se encarga de controlar y manejar la documentación de la empresa.

 Archivo descentralizado con control descentralizado: este se maneja de cada
dependencia y el cargo recae en el jefe de la misma.
 Archivo descentralizado con control descentralizado: Es un archivo creado según las
necesidades de cada dependencia y el control lo ejerce el archivo central.

6.2 Según su uso

 Archivos activos: Son archivos de conservación y consulta permanente, está constituido

por: Documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores, Historias laborales,
resoluciones y contractos.
 Archivos inactivos: Son aquellos que comprenden el traslado definido de cualquier
documento para su conservación perpetua estos archivos son: Legales, fiscales, comerciales
e históricos.
 Archivo semiactivo: Estos archivos son para la conservación y consulta menos frecuentes
con intervalos de 1 a 2 veces al año.
 Archivo centralizado.

6.3 Según su ciclo vital

 Como su nombre lo indica es un ciclo por el que deben pasar todos los documentos de una
organización a partir de la producción en los archivos de gestión hasta la eliminación de un
archivo permanente o histórico
Fases
1.Corresponde a los archivos de gestión o activos.
2.corresponde a los archivos intermedios o inactivos.
3. archivos históricos o permanentes.
Etapa: Planeación, producción, correspondencia, distribución, tramite, organización de la
implementación de nuevas tecnologías, eliminación, almacenamiento, conservación
consultas archivo, valoración y transferencia documental.

6.4 Según su naturaleza

 Archivo público: documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellas derivadas de

un servicio público por entidades privadas.
 Archivo privado con interés público: es de inter4rs público por su valor para la historia, la
cultura, la ciencia o la investigación declarado por el legislador.
 Archivo privado: Estos documentos son pertenecientes a personas jurídicas que se
derivando las prestaciones de sus servicios
 7. Cualidades del archivo

 Económicos: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa, así como cotizaciones e

informes de asuntos económicos de ésta.
 Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
 Técnicos: Se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
 Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
 Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.

8. Cualidades del archivista

 Orden: Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo
ejercer un control y ubicación de los mismos.
 Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización.
 Prontitud: Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente.
 Cordialidad: El funcionario responsable del Archivo debe generar buena disposición en el
momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.
 Sigilo Profesional: Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales,
archivista o en general, deben ser personas reservadas por el grado de confidencialidad que
se maneja.
 Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se deben realizar
minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.

9. Categorización de los archivos

El proceso de categorización de archivos permite clasificar los archivos resultado de una búsqueda.
Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características: Nombre y Ruta de destino. El
Nombre puede ser cualquier cadena de caracteres válidos que definan la categoría con algún
significado para el usuario. La Ruta de destino debe ser una ruta existente en el equipo local o en
LAN. Las herramientas para categorizar archivos se encuentran en la pestaña Búsqueda de la Cinta
de Herramientas, agrupadas en Categorías.

10. Tipos de archivadores

1. Archivadores según el ancho del lomo

Las medidas del ancho del lomo de los archivadores comprenden desde los 30 mm hasta los 80 mm.
Los archivadores más comunes son los que su lomo mide entre 70 y 80 milímetros.

2. Archivadores según su gama de color

Normalmente en las oficinas, los archivadores que tenemos a simple vista presentan una tonalidad
oscura, y un diseño básico y sobrio. Pero, en realidad, existen archivadores en multitud de colores y
gamas: ya sean colores primarios; colores intensos; colores en tono pastel; o colores llamativos casi
fluorescentes.
3. Archivadores según su material
Este elemento suele ser de un material duro y rígido. Es muy común encontrar archivadores cuyo
acabado sea en cartón o PVC. Estos son algunos de los materiales más utilizados en las cubiertas de
los archivadores:
1) Cartón entrecolado. Es un material principalmente fabricado con papel reciclado, cuya rigidez y
grosor se consigue superponiendo capas de papel. Presenta una larga durabilidad y resistencia.
2) Cartón forrado. El cartón de los archivadores está forrado con colores lisos, aunque a veces
presenta algún estampado. Hay una amplia variedad de archivadores con este tipo de cartón, los
encontramos por unidades o en módulos de varios.
3) Cartón forrado plastificado. Este tipo de archivadores son muy variados, tanto en grosor de
lomo como en tipo de anillas. Además de tener una amplia gama de colores. Una de sus principales
ventajas, es que el cartón al estar plastificado es más resistente.
4) Forrados en PVC: Archivadores fabricados en plástico, son flexibles y de larga durabilidad,
además resisten a humedades. Su gama cromática presenta una mayor oferta de colores, y su
disponibilidad según el ancho del lomo es mayor.
4. Archivadores según las anillas: Existen diferentes tipos de anillas, pero todas cumplen la misma
finalidad: la sujeción de los documentos dentro de los archivadores. Las anillas suelen medir entre
25 y 75 milímetros, normalmente. Los archivadores pueden tener dos o cuatro anillas, y su longitud
será diferente en función del ancho del lomo.
5. Cajas de archivo: guarda tus archivadores
Uno de los accesorios o complementos de los archivadores son las cajas de archivo. Estos
elementos permiten almacenar documentos en carpetas o archivadores. Las empresas lo utilizan
bastante para que el almacenamiento sea eficaz y el orden de los documentos no se vea alterado.
Una de sus principales ventajas es que los archivadores permanecen aislados y son menos
propensos a la humedad o al polvo.
11. Elementos en la organización del archivo

 Sello fechador: Se utiliza para autorizar un documento, o también los hay para uso
recreativo y escolar.
 Pestañas: permite cambiar entre distintos documentos secciones de forma rápida
 Sellos en seco o en relieve: Se usa para marcar en relieves membretes, logotipos, marcas,
escudos, diseños, diplomas, títulos, cartas de presentación, de felicitación o de
recomendación, en sus cartas comerciales y administrativas o en sus documentos y
contratos mercantiles, como sello de empresa, en la imagen corporativa, ayudando a evitar
la falsificación en sus documentos al aportar una textura y un relieve únicos que garantizan
a la vez que certifican la autenticidad.
 Ganchos legajadores: son los que sujetan y sostienen los documentos
 Perforadora: se utiliza para perforar los documentos
 Almohadilla: se utiliza para autorizar, también para nombrar el instrumento con imágenes
grabadas a través de la impresión de tinta sobre el papel.
 Carpetas para archivo lateral: se utilizan mucho en oficinas médicas, hospitales,
compañías de seguro, para facilitar la localización de un documento
 Carpetas colgantes: se utilizan para ahorrar espacio, tener un mejor orden.
  Índice: tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta.
 Carpeta colgante porta guía: tener facilidad en el acceso a la información
 Las Guías: Usados para dividir los documentos
 Caja de documentos activos: se usan porque son prácticas para organizar documentos
 Cajas de documentos inactivos: se utilizan para archivar cajas de archivo que no se
utilizan con mayor frecuencia.

12. Papelería
1) Primer y segundo folio. Se trata de unos folios que incluirán el logotipo y los datos de la
empresa (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico) y que se utilizan para enviar
comunicados, información u otro tipo de datos.
2) Factura. También incluirá la misma información que el primer y segundo folio -además del
logotipo- y su propio nombre indica su función: incluir los datos de pago a las personas que
adquieran nuestros servicios.
3) Sobre corporativo. En el sobre se incluirán el primer y segundo folio cuando enviemos algún
tipo de información. Incluirá el logotipo de la empresa.
4) Tarjeta de presentación. El diseño de esta tarjeta será acorde a la filosofía y valores de la
empresa. Suele incluir los datos de los miembros del equipo junto con el logotipo, la dirección y
datos de contacto. Su uso principal suele ser en eventos o reuniones para hacer contactos de
negocios.
5) Tarjetón. El tarjetón tiene un diseño similar a la tarjeta de presentación con la diferencia de que
éste se utiliza para felicitar ocasiones como las fiestas navideñas o para convocatorias
(inauguraciones, eventos…). Por lo tanto, incluirá un espacio para poder escribir un breve texto.
6) Carpeta. El diseño de carpetas corporativas será original, llamativo y atractivo, pues además de
permitirnos transportar documentos en eventos y reuniones, es un detalle que podremos regalar con
información de la empresa. Por ser uno de los elementos de mayor visibilidad es imprescindible un
buen diseño.
7) Folletos. El último de los elementos de papelería que destacamos son los folletos o catálogos, un
documento con la información, fotografías y datos de contacto suficientes para presentar la empresa
y su actividad y que puede incluirse en la carpeta.
CIBERGRAFIAS https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289#:~:text=El
%20estudio%20de%20los%20archivos,poblaci%C3%B3n%20y%20de%20la%20riqueza.
https://atsgestion.net/importante-archivar-documentos/#:~:text=Los%20archivos
%20conservan%20un%20patrimonio,preservar%20su%20valor%20y
%20significado.&text=Los%20archivos%20cumplen%20una%20funci%C3%B3n,la
%20memoria%20individual%20y%20colectiva.&text=Los%20archivos%20conservan
%20un%20patrimonio,preservar%20su%20valor%20y%20significado.&text=Los
%20archivos%20cumplen%20una%20funci%C3%B3n,la%20memoria%20individual%20y
%20colectiva.
https://www.importancia.org/archivos.php
https://www.oaxaca.gob.mx/ageo/la-valoracion-documental-en-los-archivos/
https://www.ibm.com/docs/es/was/9.0.5?topic=applications-file-serving
https://www.mindomo.com/es/mindmap/clasificacion-de-los-archivos-
645611640cdb43be9dcff6ea3983c47a
https://www.20milproductos.com/blog/tipos-de-archivadores/
http://www.filecat.org/Mobile/Advanced/Content/Categories.htm#:~:text=El%20proceso
%20de%20categorizaci%C3%B3n%20de,archivos%20resultado%20de%20una%20b
%C3%BAsqueda.&text=Las%20herramientas%20para%20categorizar%20archivos,de
%20Herramientas%2C%20agrupadas%20en%20Categor%C3%ADas.
https://es.calameo.com/books/00527690824ee95b13ec0#:~:text=CUALIDADES%20DEL
%20ARCHIVO%20CUALIDADES%20DEL,empresa%2C%20asuntos%20econ
%C3%B3micos%20de%20esta.&text=ORDEN%3A%20se%20utiliza%20para
%20organizar,manera%20sencilla.