AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. CONCEPTO

Se entiende por auditoría administrativa a una revisión completa de

la estructura organizacional de una empresa u organización de cualquier
tipo, así como de sus mecanismos de control, de operación y sus recursos
humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la
organización como un todo, cotejando su desempeño con sus objetivos
tanto globales como por unidad, para hacerse una idea sobre lo efectivo
de su modelo de gestión.

2. IMPORTANCIA

La auditoría administrativa es la herramienta de mayor importancia

dentro de una organización. Le permite llegar a conocer la empresa en
profundidad, conocer el camino que hemos establecido para saber dónde
estamos y hacia dónde queremos llegar.Puede conocer las debilidades y
las oportunidades en una organización.

Es aconsejable hacer una auditoría administrativa una vez al año.

Puede abarcar desde un departamento hasta la totalidad de la empresa,
en el que se debe analizar todo el funcionamiento administrativo.

2. NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En las dos últimas décadas hubo enormes progresos de la tecnología de

la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá
gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos
sociales.

La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por

cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha
dedicado al control financiero.

Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor para

nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de
mantener la confianza en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido

la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información
administrativa, así como su exactitud.

Además de auditar los registros financieros de un organismo, es

necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior,
con el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le
suministra para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el
control administrativo y el sistema operativo de la empresa.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los
funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el
examen y evaluación de:

• la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoría

administrativa funcional, procesal),

• la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo

(auditoría analítica),

y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y

objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos,
información, métodos de control, etc.

Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de

servicios, grandes, medianos o pequeños, pertenezcan al sector público
o privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con
la necesidad de examinar su situación.

Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas

situaciones que les impone la realidad. Y no son sólo los períodos de crisis
sino también los de éxito, los que originan cambios a los que
necesariamente hay que adaptarse.

Muchas veces se hace no sólo necesario sino imprescindible analizar

detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el
desarrollo operativo de la empresa.

Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y

presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la
organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.

La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones

delicadas. Una gestión deficiente o condiciones externas muy
desfavorables pueden situar en una posición difícil; si todavía hay tiempo
de detectar las principales causas de los problemas, encontrar soluciones
e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditoría administrativa del
medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia,
calidad de la función social, etc.

En los casos anteriormente citados, es conveniente examinar y evaluar

los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y
llegar a proponer recomendaciones adecuadas.

En cada tipo de auditoría administrativa (funcional, analítica o del medio

ambiente) y según sea quien la aplique, habrá una metodología por
seguir, también podrán variar el alcance y la profundidad del examen, que
dependen básicamente del objetivo de la auditoría.

Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un análisis sistemático

e integral de los problemas, sus causas y soluciones.
 Si consideramos a los organismos sociales como entes dinámicos, con
sus problemas de crecimiento y adaptación al medio ambiente,
comprenderemos entonces por qué a ese examen y evaluación se le
denomina auditoría administrativa.

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una

necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la
empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la
totalidad de la misma.

OBJETIVOS GENERALES

• De control. - Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación

y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con
estándares preestablecidos.
• De productividad. - Encauzan las acciones para optimizar el
aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica
administrativa instituida por la organización.
• De organización. - Determinan que su curso apoye la definición
de la estructura,competencia, funciones y procesos a través del
manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en
equipo.
• De servicio. - Representan la manera en que se puede constatar
que la organización está inmersa en un proceso que la vincula
cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción
de sus clientes.
• De calidad. - Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación
de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que
produzca bienes y servicios altamente competitivos.
• De cambio. - La transforman en un instrumento que hace más
permeable y receptiva a la organización.
• De aprendizaje. - Permiten que se transforme en un mecanismo
de aprendizaje institucional para que la organización pueda
asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en
oportunidades de mejora.
• De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y
resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de
gestión de la organización.

OBJETIVOS

Toda auditoría administrativa busca dar con las deficiencias o debilidades

de las diversas regiones de una empresa, para corregirlas o solventarlas.
Esto significa lo siguiente:
 • Optimizar la administración de los recursos por parte de la
empresa.
• Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa, de cara a
la satisfacción del cliente.
• Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos
mecanismos y planes de gestion.
• Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones
semejantes.
• Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación
con las demás.
• Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan
problemas a niveles macro o micro empresariales.

PRINCIPIOS

• Integridad
El auditor debe ser una persona honesta, profesional, justa e imparcial.
• Presentación ecuánime
El auditor debe reportar con veracidad y exactitud los hallazgos de la
auditoría.
• Debido cuidado profesional
El auditor debe darle la debida importancia a las actividades de auditoría
con diligencia y cuidado.
• Confidencialidad
El auditor debe ser discreto en el uso de la información recolectada
durante la auditoría.
• Independencia
El auditor debe estar libre de sesgo y no tener conflictos de interés con
el área, proceso o actividad que es auditada.
• Enfoque basado en la evidencia
El auditor debe procurar que la evidencia de la auditoría sea verificable y
está basada en muestras de la información disponible.

CAPITAL INTELECTUAL

La Auditoría del Capital Intelectual, como toda auditoría, es un examen

objetivo, sistemático y profesional cuya finalidad es evaluar, examinar y
emitir un informe sobre el capital intelectual de las organizaciones

El capital intelectual es el valor del conocimiento de los empleados de una

empresa u organización, habilidades, capacitación empresarial o
cualquier información de propiedad que pueda proporcionar a la empresa
una ventaja competitiva .

El capital intelectual, según varios autores, se considera un activo, y

puede definirse en términos generales como la recopilación de todos los
recursos informativos que una empresa tiene a su disposición que pueden
 utilizarse para generar ganancias, ganar nuevos clientes, crear nuevos
productos o mejorar el negocio. Es la suma de la experiencia de los
empleados, los procesos organizativos y otros intangibles que contribuyen
al resultado final de una empresa.

CLASIFICACIÓN

Aunque tradicionalmente las empresas hablan de "auditoría" la realidad

es que existen muchos tipos, en función del tipo de resultado que
queremos obtener a través de ella.
Existen dos tipos fundamentales de auditoría administrativa:

• Funcional.
Se enfoca en el desempeño y la idoneidad de los cargos gerenciales y
las dinámicas propuestas desde estos.
• Analítica
Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se ponen en
marcha dentro de la estructura de la empresa.

1935 James Mc Kinsey presentó las bases de la auditoría administrativa, el

cual era la evaluación de una empresa en los aspectos del presente y
un probable futuro.

1945 Arthur Kent publica un artículo sobre auditoría de operaciones, donde

su concepto es que la revisión de la empresa se basa en el análisis de
las funciones.

1948 Artinir II Kent de la Standar Oil Company de California publica un

artículo sobre auditoría de operaciones: en él menciona que la revisión
de una empresa puede analizarse utilizando sus funciones.

1949 Billy E. Gotees declara que la Auditoría Administrativa “Es la más

comprensiva y poderosas de estas técnicas buscadoras de
problemas, porque busca en una forma general, descubrir y corregir
errores de administración

1952 William R. Spriegel y Ernest Coulter Davies. Principles of Business

Organization. Obra que contempla una aplicación basada en
conjuntos de preguntas para captar información en una empresa.

1953 George Terry sostiene la necesidad de evaluar a una organización a

través de una auditoría en el cual propone cuatro procedimientos para
llevar a cabo la evaluación.
1955 Harold Koontsz y Ciryl O'Donnell proponen la auditoría una técnica
destinada a evaluar la posición de la empresa para determinar dónde
se encuentra hacia dónde va con los programas presentes, cuáles
deberían ser sus objetivos y si necesitan planes revisados para lograr
tales objetivos.

1958 Alfred Klein y Naham Grabinsky del Banco de México preparan el

análisis factorial.

1959 La publicación del libro Systems and producers and book of Business
and industry y Manual of Excellence Management el cual propone un
método para auditar empresas con y sin fines de lucro

1960 El interés de la auditoría administrativa se extiende al ámbito

académico mexicano Alfonso Mejía incluye en su tesis aspectos
estructurales y funcionales del nivel gerencial qué se debe contemplar
para aplicar una auditoría administrativa

1961 Rose empleo una nueva propuesta para el empleo de la auditoría

administrativa

1962 William Leonard incorpora conceptos fundamentales y programas para

la ejecución de la auditoría administrativa Roberto Macías Pineda
presenta un trabajo de auditoría administrativa dentro de su doctorado
que se constituye como antecedente histórico relevante

1963 Michael aborda en forma particular el tema de la medición del

desempeño y evaluación de la eficiencia una organización productiva

1964 Dimitri chorafas contemplan en necesidad de que las empresas tomen

en cuenta que sus elementos tienen al desarrollo como consecuencia
de su evolución y su transformación lo que obliga a tener un adecuado
control

1965 David Andersen y Leo Schmidt relacionan la conformación idónea de

una unidad de auditoría, específicamente en cuanto a sus funciones

1966 Edward Norbeck define el concepto contenido e instrumentos de

aplicación de la auditoría. Se precisan las diferencias entre la auditoría
administrativa y la de estados financieros

1967 Se define y profundiza el marco metodológico acerca de la

importancia que tiene la auditoría administrativa en las organizaciones

1968 Existen tres nuevas aportaciones donde la auditoría es un elemento

en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa
donde se destaca los aspectos fundamentales de la auditoría
administrativa tanto en su contenido programa instrumentos y cómo
está integrado el informe de auditoría
1969
Fabián Martinez Villegas expone el enfoque para la ejecución de una
Auditoría Administrativa por parte del contador público.

1971
Agustin Reyes Ponce publica su obra Administración de personal

1972
el Centro Nacional de Productividad AC. de México elabora las bases
de auto diagnóstico

1974
César González Alcántara retoma la importancia de la función del
control como etapa final del proceso administrativo,

1975
Roy A Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico
para instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una
empresa.

1977
Patricia Diez de Bonilla y Jorge Álvarez, proponen una sólida
asimilación conceptual y un marco metodológico

1978
Ladislao Solares Vera, difunde su trabajo que reúne normas de
auditoria administrativa las características del servicio de un auditor
interno e independiente, el alcance en una empresa con base en la
consideración de sus funciones y su aplicación en la empresa privada
y sector público

1981 Victor M. Rubio y Jorge Hernández despliegan las consideraciones

generales y normativas para el ejercicio de la Auditoría administrativa,
así como el programa de trabajo que se debe observar para llevarla a
buen término

1983 Spencer Hayden familiarizado con el contenido organizacional analiza

los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma
de evaluarlos

1984 Robert Thierauf introduce a la Auditoría administrativa y a la forma de

aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas
funcionales, el ambiente de trabajo y los sistemas de información

1987 Gabriel Sánchez aborda el concepto de auditoría operacional, la

metodología para autorizarla, la evaluación de sistemas el informe la
implementación y el seguimiento de sugerencias

1988 La Oficina de contraloría de los Estados Unidos de Norteamérica

prepara las normas de Auditoría gubernamental, que contienen los
lineamientos generales para la ejecución de auditorías en oficinas
1989 La obra Auditoría operacional del instituto mexicano de contadores
públicos, amplía el espectro de aplicación de la auditoría de
operaciones

1991 Miguel Ángel Dávila desarrolla una percepción nueva para la

implementación de auditorías en oficinas de gobierno

1994 Jack Fleitman incorpora conceptos fundamentales de evaluación con

un enfoque profundo, nuestra fases y metodología para su aplicación,
la forma de diseñar y emplear cuestionarios