NOMBRE DEL PROCESO: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL

OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar la excelencia institucional y de los programas desde el modelo de aseguramiento de la calidad del Ministerio de Educación, de otros modelos de aseguramiento de la calidad y desde las Normas tipo ISO.

FECHA DE EVALUACIÓN O MONITOREO: 1/15/2021

Análisis Tratamiento
Causa (riesgo) Valoración
Consecuencias Potenciales
Descripción del Riesgo u (riesgo) Probabilidad de
Riesgo / Oportunidad Resultados esperados Severidad Resultado
Oportunidad ocurrencia Calificación zona
(oportunidad) Fecha límite de la Cargo
Beneficios (oportunidad) de Riesgo u Acciones Seguimiento
acción responsable
oportunidad
Valor Nivel Valor Nivel Criterio Calificación

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2015

1. Errores en el diligenciamiento del

documento de condiciones de
calidad o en el SACES.

No obtención de registro calificado de
RIESGO
un programa académico.
2. Insuficiencia de condiciones
institucionales para demostrar el
1. Devolución por completitud.
cumplimiento de las mismas 1. Verificación de requisitos de los
Director General
expertos redactores de documentos
4 Moderado 40 Alto 160 4 40 Diciembre de 2021 Aseguramiento de 1.
3. Solicitudes específicas de las maestros.
2. Negación del registro la Calidad
Salas no contempladas directamente
calificado
en las condiciones de calidad de la 2. Solicitud de lectura de documentos
normatividad vigente pero que, a su de condiciones de calidad por parte
juicio se derivan de las mismas. de par amigo disciplinar, cuando se
requiera.
4. Falta de apropiación del Decreto
1330 de 2019.

1. Recepción de nombramiento de
pares institucionales.

2. Realización de la visita de
condiciones institucionales.

3. Respuesta al informe de pares.

* Incumplimiento en lo determinado
* Negación de condiciones
en el Decreto 1330 de 2019 y de la
institucionales. 4. Organización de plan de Director General
No aprobación de las condiciones Resolución 015224 del 24 de agosto
RIESGO 3 Ocasional 50 Muy alto 150 4 38 mejoramiento determinado por el 7/25/2021 Aseguramiento de
institucionales de calidad de 2020.
* Imposibilidad de continuar MEN la Calidad
radicando registros calificados.
5. Recepción de Resolución MEN o
equivalente.

6. Ejecución de planes de
mejoramiento (autoevaluación
Institucional, Condiciones
Institucionales, MEN).
 Análisis Tratamiento
Causa (riesgo) Valoración
Consecuencias Potenciales
Descripción del Riesgo u (riesgo) Probabilidad de
Riesgo / Oportunidad Resultados esperados Severidad Resultado
Oportunidad ocurrencia Calificación zona
(oportunidad) Fecha límite de la Cargo
Beneficios (oportunidad) de Riesgo u Acciones Seguimiento
acción responsable
oportunidad
Valor Nivel Valor Nivel Criterio Calificación

1. Incumplimiento de condiciones de
calidad del programa
No renovación de registro calificado de
RIESGO
un programa académico.
2. Errores en el diligenciamiento de
condiciones de calidad.
1. Formación de directivos y
profesores en resultados de
1. Puesta en marcha de cronograma de implantación de resultados
aprendizaje.
de aprendizaje (18.01.2021).
2. Contratación de expertos
Director General 2. Acompañamiento para la consolidación del documento maestro
Negación de la renovación de redactores de documentos de
4 Moderado 50 Muy alto 200 4 50 Diciembre de 2021 Aseguramiento de de condiciones de calidad de los programas de: Ing. Civil, Ing.
un registro calificado. condiciones de calidad
la Calidad Electrónica, Esp Sanidad Animal, Derecho, Esp. en Lúdica
Educativa y Trabajo Social.
3. Acompañamiento a la redacción de
condiciones de calidad del programa
con ocasión de la renovación del
registro calificado.

Incumplimiento en la ejecución de
RIESGO
planes de mejoramiento.
1. Inclusión de planes de
Inversión económica insuficiente Negación de la renovación de mejoramiento en el plan de acción Director General
para la ejecución de planes de un registro calificado o de las 4 Moderado 50 Muy alto 200 1 200 institucional. Diciembre de 2021 Aseguramiento de
mejoramiento de los programas. condiciones institucionales. la Calidad

1. No conformidades.
1. Verificar que se incluya dentro de
las inducciones del personal, la
2. Realización de funciones y
1. Falta de compromiso con el explicación del mapa de procesos,
actividades sin tener en cuenta Marzo y Julio de
Desconocimiento del mapa de procesos, Sistema de Gestión de la Calidad política y objetivos de la calidad. Profesional Esp.
RIESGO el enfoque al cliente y 3 Ocasional 30 Moderado 90 4 23 2021
política y objetivos de la calidad. por parte del personal administrativo SIG
directrices Instituciones para
y docente. 2. Aplicar una vez al año, la encuesta
con el Sistema de Gestión de la
de la política y objetivos de la calidad
Calidad. Diciembre de 2021
a todo el personal administrativo y
docente.
 Análisis Tratamiento
Causa (riesgo) Valoración
Consecuencias Potenciales
Descripción del Riesgo u (riesgo) Probabilidad de
Riesgo / Oportunidad Resultados esperados Severidad Resultado
Oportunidad ocurrencia Calificación zona
(oportunidad) Fecha límite de la Cargo
Beneficios (oportunidad) de Riesgo u Acciones Seguimiento
acción responsable
oportunidad
Valor Nivel Valor Nivel Criterio Calificación

1. No se consultan los documentos

vigentes en la carpeta compartida
1. Revisar los equipos de cómputo de
SIG del servidor o en la carpeta de
la Institucion, para garantizar que
Google Drive. 1. No conformidades.
tengan acceso a la carpeta compartida
del SIG (ubicada en el servidor de la Junio 2021
2. Archivo de versiones anteriores 2. Aplicación de directrices Profesional Esp.
Institución).
en los equipos de cómputo erróneas. SIG
RIESGO Uso de documentos obsoletos. 3 Ocasional 40 Alto 120 4 30
personales.
2. Recordar al personal Febrero-Diciembre
3. Demoras en los procesos.
administrativo y docente de la 2021
3. No hay claridad sobre donde
Institución, las rutas donde pueden
consultar los documentos vigentes 4. Reprocesos.
consultar los documentos vigentes a
del SIG desde las casas durante el
través de las circulares del SIG.
tiempo que dure la modalidad de
alternancia.

1. Verificar que todas las

Pérdida de registros o demora en el
RIESGO acceso a los registros del Sistema
Integrado de Gestión.
dependencias cuenten con las Tablas
de Retención Documental
actualizadas, incluyendo los registros
que se generen con los
1. Falta de organización de los Junio y Septiembre
1. No conformidad. procedimientos del SIG.
archivos de gestión. de 2021
Profesional Esp.
2. Falta de evidencias en las 2. Verificar durante las auditorías
2. No aplicación o falta de Tablas de SIG
auditorías. internas la aplicación de las TRD en
Retención Documental. 3 Ocasional 40 Alto 120 3 40 Abril y Septiembre
todos los procesos.
de 2021 Auditores
3. Falta de información
3. No se lleva control del préstamo Internos
documentada para la toma de 3. Solicitar al Profesiona de la
de los documentos de gestión. Junio y Septiembre
decisiones. Oficina de Archivo Central e
de 2021
Histórico, un reporte sobre el avance
en la actualización de las Tablas de
Retención Documental de la
Institución.

1. Entregar a los Auditores Internos

Baja calificación de los auditores
RIESGOS
internos ISO 9001:2015
* Falta de tiempo por parte del
Líder de proceso para preparar
* El Plan de auditoría se entregó
la auditoría.
fuera de los plazos establecidos.
* Molestias por parte del
* El informe de auditoría se entregó
personal auditado
duera de los plazos establecidos
* Falta de tiempo por parte del
líder de proceso para elaborar
las Acciones Correctivas.
la GTC-ISO 19011:2018 (Directrices
para la Auditoría de los Sistemas de
Gestión), como instrumento Guía
Abril de 2021
para la realización de las auditorías
internas.
2. Recalcar a los Auditores Internos
Abril de 2021
la importancia de la entrega oportuna
Profesional Esp.
del plan e informe de auditoría.
Oficina SIG
4 Moderado 30 Moderado 120 3 40
3. Solicitar a los Auditores Internos
Abril y Septiembre
en Plan e Informe de Auditoría con
de 2021
suficiente tiempo de antelación para
garantizar su entrega oportuna al líder
de proceso.
Mayo y Octubre de
2021
4. Verificar el desempeño de los
auditores de acuerdo con la
Evaluación de Auditores Internos
realizada por el líder de proceso.
 Análisis Tratamiento
Causa (riesgo) Valoración
Consecuencias Potenciales
Descripción del Riesgo u (riesgo) Probabilidad de
Riesgo / Oportunidad Resultados esperados Severidad Resultado
Oportunidad ocurrencia Calificación zona
(oportunidad) Fecha límite de la Cargo
Beneficios (oportunidad) de Riesgo u Acciones Seguimiento
acción responsable
oportunidad
Valor Nivel Valor Nivel Criterio Calificación

1. No se realiza un adecuado análisis

de causas con la participación de un
equipo de trabajo.

2. Las actividades propuestas no son

coherentes con la causa raíz.

3. Se establecen tiempos muy 1. Realizar asesorías personalizadas a

1. Continuidad del hallazgo Mayo y octubre de
ajustados para el cumplimiento de los líderes de proceso para el análisis
encontrado. 2021
las actividades propuestas. de causas y elaboración de acciones
correctivas. Profesional Esp.
RIESGO Acciones correctivas poco eficaces. 2 No se realiza cierre eficaz de 4 Moderado 30 Moderado 120 4 30
4. No se realiza seguimiento a los SIG
la acción correctiva.
planes de acción por parte de los 2. Solicitar a los líderes de proceso el
Junio y diciembre
líderes de proceso. avance de las Acciones Correctivas
3, No Conformidades. de 2021
por lo menos una vez en el semestre.
5. Debido a la pandemia no se
pudieron implementar algunas
actividades.

6. Desconocimiento de la Guía para

Realizar el Análisis de Causas de
una No Conformidad GU-ACI-04.

1. Desconocimiento de las normas

que se deben tener en cuenta para el
1. Implementar el procedimiento
reporte de la información.
1. Demoras en el reporte de la SNIES.
información.
2. Duplicidad de información.
2. Mantener constante comunicación
1. Se está implementando el procedimiento aprobado.
2. Reprocesos. con las Unidades involucradas en los
3. Reporte de campos vacíos.
Errores en el reporte de información en reportes. Enero - Diciembre Profesional
RIESGO 4 Moderado 40 Alto 160 4 40 2, 3. El 19 de enero de 2021 se solitó el reporte de información a la
las plantillas SNIES 3. Reportes de información de 2021 SNIES
4. Modificación de las plantillas Unidad de Admisiones, Registro y Control Académico, para ser
extemporánea 3. Enviar correo a las dependencias
enviadas. reportada durante el primer corte del semestre.
involucradas con los reportes,
4. Llamados de atención por solicitando y recordando las fechas de
5. Uso de letras minúsculas.
parte del MEN entrega.
6. Uso de signos, puntos, comas y
tildes

1. Se continúa con la solicitud de la información Institucional a las

1. Implementar el procedimiento Unidades y/o Dependencias de la JDC directamente involucradas
1. Llamados de atención por
1. Demora en la entrega de la SNIES en el reporte a SNIES. El SPADIES se alimenta automaticamente
Incumplimiento en las fechas parte del MEN.
información por parte de algunas Enero - Diciembre Profesional de los reportes hechos al SNIES
RIESGO establecidas para el reporte de 2 Remoto 40 Alto 80 4 20
dependencias involucradas en los 2. Mantener constante comunicación de 2021 SNIES
información SNIES 2. Incumplimiento de la
reportes. con las Unidades involucradas en los 2. Se continúa la constante comunicación con las Unidades y/o
normatividad legal.
reportes. Dependencias de la JDC involucradas en el reporte a SNIES con el
fin de dar respuesta oportuna a cualquier requerimiento.
 Análisis Tratamiento
Causa (riesgo) Valoración
Consecuencias Potenciales
Descripción del Riesgo u (riesgo) Probabilidad de
Riesgo / Oportunidad Resultados esperados Severidad Resultado
Oportunidad ocurrencia Calificación zona
(oportunidad) Fecha límite de la Cargo
Beneficios (oportunidad) de Riesgo u Acciones Seguimiento
acción responsable
oportunidad
Valor Nivel Valor Nivel Criterio Calificación

1. Agilizar los trámites del SIG.

2. Reducir las actividades

Implementación de un software que
OPORTUNIDAD permita administrar el Sistema
Integrado de Gestión de la Institución.
manuales para el control y
seguimiento del SIG.
Director General
1. Cargar la información del SGC al
3. Administrar de forma Aseguramiento de
software y realizar pruebas
integral la mejora continua. la Calidad
funcionales por módulo (se cuenta
con 6 módulos en ISOLUCIÓN:
4. Integrar el SGC y el SG-SST Jefe Unidad
Mejorar la eficacia y eficiencia del Documentación, Medición, Auditoría,
de la Institución. Talento Humano
Sistema Integrado de Gestión. Mejora, Riesgos y SG-SST.)
4 Muy Alta 40 Alta 160 2 80
5. Medir y monitorear la Diciembre de 2021 Profesional Esp.
2. Realizar capacitaciones a los
eficacia del SIG. SIG
líderes de proceso y usuarios.
6. Garantizar la seguridad de la Técnico del SG-
3. Dar a conocer a todos los
información y acceso según las SST
funcionarios administrativos y
responsabilidades de cada
docentes como acceder a los
usuario
documentos del SIG aprobados.
7. Facilitar el acceso a la
información del SIG.

8. Ahorrar papel.

1. Revisar la Política de la Calidad

actual y actualizarla si se requiere de
Mayo de 2021
acuerdo con el nuevo Plan de
Facilitar el seguimiento al
Desarrollo Institucional.
cumplimiento de los objetivos Alta Dirección
de la calidad. Mayo de 2021
2. Revisar y actualizar los objetivos
Director General
de la Calidad.
Mejorar la planificación y Identificar el impacto que tiene de Aseguramiento
Alinear la política, objetivos de la seguimiento de los objetivos de la el Sistema de Gestión de la Mayo de 2021 de la Calidad
3. Revisar los indicadores de Gestión
OPORTUNIDAD calidad e indicadores con el nuevo Plan calidad. Calidad en los Objetivos 4 Muy Alta 30 Mediana 120 1 120
por proceso.
de Desarrollo Institucional. Estratégicos Institucionales. Profesional Esp.
Junio de 2021 SIG
4. Revisar y actualizar el despliegue
Proporcionar información a la
de la política y objetivos de la calidad
Alta para la toma de decisiones Líderes de
con los indicadores de gestión de los
en el Sistema de Gestión de la proceso
procesos.
Calidad.
Junio de 2021
5. Elaborar la planificación de los
nuevos objetivos de la calidad.

1. Revisar los registros físicos de la

Oficina SIG SIG que se tienen en
Garantizar la trazabilidad de los medio físico e identificar cuáles se Marzo 2021
Digitalización de registros físicos de la Facilitar el acceso a la Profesional Esp.
OPORTUNIDAD procesos. 5 Inmediata 30 Mediana 150 1 150 deben escanear.
Oficina SIG información. SIG
Junio 2021
2. Escanear los registros físicos del
SIG y organizarlos en carpetas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ISO 45001:2018

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Elaborado por: Revisado por:

 Análisis Tratamiento
Causa (riesgo) Valoración
Consecuencias Potenciales
Descripción del Riesgo u (riesgo) Probabilidad de
Riesgo / Oportunidad Resultados esperados Severidad Resultado
Oportunidad ocurrencia Calificación zona
(oportunidad) Fecha límite de la Cargo
Beneficios (oportunidad) de Riesgo u Acciones Seguimiento
acción responsable
oportunidad
Valor Nivel Valor Nivel Criterio Calificación

WILTON ORACIO CALDERÓN CAMACHO / DIEGO ARMANDO RODRÍGUEZ/ WILTON ORACIO CALDERÓN CAMACHO
FANNY MARITZA AVELLA F. Director General Aseguramiento de la Calidad
Director General Aseguramiento de la Calidad / Profesional SNIES/ Profesional Esp. SIG (Líder de Proceso Gestión de Aseguramiento de la Calidad)