Interventoría y Auditoría de

Proyectos
GUÍA DIDÁCTICA N°5
M2-DV31-GU01
MÓDULO 5:
DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Nelson Augusto Betancur García, Docente
Revisión del texto: Duber Castrillón, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico
Editado por el Politécnico de Colombia

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 2

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Índice

Presentación ................................................................................................................................................. 4
Competencia específica ................................................................................................................................ 5
Contenidos temáticos ................................................................................................................................... 6
Tema 1 .......................................................................................................................................................... 7
Cerrar el Proyecto o Fase. ............................................................................................................................. 7
Aspectos clave............................................................................................................................................. 18
Referencias bibliográficas ........................................................................................................................... 19

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 3

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Presentación

¿Por qué es importante desarrollar procesos de medición, análisis y

evaluación de los resultados de un proyecto? ¿Qué rol desempeña el
interventor en estos procesos? ¿Qué tipo de hallazgos se producen durante
una auditoría?
De manera general señalaremos que el rol del auditor se orienta a verificar
que los procesos definidos se han completado y que es posible cerrar el
proyecto o una fase del mismo, bien sea porque ha dado cumplimiento a los
términos del contrato o porque es necesario tomar otra serie de decisiones
que afectan la vida del proyecto. Por su parte el auditor podrá evidenciar no
conformidades que demandan acciones correctivas o recomendar acciones
de mejora para el proyecto o futuros proyectos de la organización. En
síntesis pretendemos determinar el rol del interventor y el auditor durante
la etapa de cierre de un proyecto y las decisiones que se derivan de estos
procesos.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 4

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°5 del MÓDULO
5: INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN PROYECTO, el
estudiante logre la siguiente competencia específica:

 Aplicar procedimientos y lineamientos durante la etapa de

cierre de un proyecto.

Resultados de aprendizaje:
o Valida procesos de medición, análisis y evaluación de
los resultados del proyecto.

o Controla los procesos de cierre del proyecto.

o Identifica salidas de un proceso de interventoría.

o Controla las no conformidades y acciones correctivas

o Mejora de productos o servicios del proyecto.

o Identifica salidas de un proceso de auditoría.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 5

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Contenidos temáticos

PROYECTO
TERMINADO
•Validación de
procesos de medición, •Control de no
análisis y evaluación conformidades y
de los resultados del acciones correctivas
proyecto.
•Mejora de productos
•Control de los o servicios del
procesos de cierre del proyecto.
proyecto.
•Salidas de un proceso
•Salidas de un proceso de auditoría.
de interventoría.

Lecciones
aprendidas Nuevos retos

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 6

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Tema 1
Cerrar el Proyecto o Fase.

Cerrar un proyecto o una fase del mismo es un proceso tan necesario como
la fase de apertura. Sobre este aspecto la Guía para la Dirección de
Proyectos señala:

“Cerrar el proyecto o fase es el proceso que consiste en finalizar

todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de
la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto
o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que
proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del
trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la
organización para afrontar nuevos esfuerzos” (Project Management
Institute, 2013).

El rol del auditor durante esta etapa del proyecto consiste en determinar por
un lado si se han cumplido con los requisitos del contrato y por otro lado
verificar que se han satisfecho las necesidades de las partes interesadas,
con base en la información registrada en las actas de constitución o
acuerdos al momento de iniciar el proyecto. Dicho de otro modo, es
necesario revisar que el proyecto ha logrado sus objetivos. Sobre este
aspecto la Guía que hemos venido comentando para la dirección de
proyectos señala:

“Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisará

toda la información anterior procedente de los cierres de las fases
previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está
completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Puesto
que el alcance del proyecto se mide con relación al plan para la
dirección del proyecto, el director del proyecto revisará la línea

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 7

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 base del alcance para cerciorarse de su culminación antes de
considerar que el proyecto está cerrado” (Project Management
Institute, 2013).

Grafico 2: Preguntas claves en el cierre del proyecto

Fuente: https://slideplayer.es/slide/1485687/

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 8

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
De acuerdo con esta recomendación la responsabilidad del interventor y
del director del proyecto es revisar cuáles fueron los compromisos del
proyecto y qué estamos entregando. Si se presentan diferencias es
necesario trazar un plan para realizar los ajustes necesarios. En cualquiera
de los casos es importante validar la satisfacción de las partes interesadas
quienes finalmente son la razón del proyecto.

Este proceso de cerrar un proyecto o fase del mismo comprende las

siguientes actividades de acuerdo conforme a lo señalado por la Guía para
la Dirección de Proyectos (Project Management Institute, 2013):

1. •Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios

de culminación o salida de la fase o del proyecto
Criterios de cierre

2.
•Las acciones y actividades necesarias para transferir los
Cadena productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase
o a producción y/u operaciones.
productiva

3. •Las actividades necesarias para recopilar los registros del

proyecto o fase, auditar el éxito o el fracaso del proyecto, reunir
Sistematización o las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto
para su uso futuro por parte de la organización
documentación.

Grafico 3: Actividades en el cierre de un proyecto.

Fuente: Autor

La primera acción se refiere a revisar que el proyecto cumple con los

criterios para el cierre. En caso de evidenciarse algún incumplimiento es

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 9

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
necesario hacer los ajustes para cumplir con los criterios de aceptación del
producto o servicio.

La segunda acción se refiere a la cadena productiva. Es decir, cuáles son

los entregables necesarios para la siguiente fase y cuáles son los
entregables finales. Es necesario determinar quién los entrega, quién los
recibe, cómo se hace la entrega, que registros es necesario conservar,
entre otros condiciones.

La última acción se refiere a la sistematización o documentación para

determinar si el proyecto ha sido exitoso o por el contrario ha tenido fallas.
En esta última parte los informes de auditoría e interventoría son de mucha
utilidad. Es muy importante conservar los registros y documentos que
permitan hacerle trazabilidad al proyecto con el fin de tomar decisiones
sobre proyectos futuros.

Uno de los principios de cualquier organización que implementa procesos

para mejorar la calidad de sus servicios o productos es la toma de
decisiones con base en datos objetivos. Si bien este este principio debe
aplicarse durante todo el proyecto, es muy útil a la hora de tomar
decisiones sobre el cierre de una fase o del proyecto en general.

Durante la etapa de planificación del proyecto se determinó a qué aspectos

se hace seguimiento y a qué aspectos les hace medición.

El seguimiento determina la NTC ISO 9000 es la determinación del estado

de un sistema, un proceso, un producto, un servicio o una actividad. Para
hacer seguimiento puede ser necesario verificar, supervisar y observar de
forma crítica. El seguimiento generalmente es la determinación del estado
de un objeto llevado a cabo en diferentes etapas o en diversos momentos”
(ICONTEC, 2015). Por ejemplo, un proyecto puede hacerle seguimiento a
la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas a lo largo del

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 10

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
proyecto. Para esto puede realizar entrevistas o desarrollar reuniones y
dejar las actas o registros que permitan hacerle seguimiento al nivel de
satisfacción a través de la vida del proyecto.

La medición por su parte es el proceso para determinar un valor, señala la

NTC ISO 9000. (ICONTEC, 2015). Para esto es necesario determinar qué
vamos a medir, cómo lo vamos a medir, con qué frecuencia y con qué
vamos a comparar los resultados.

Una manera para recoger datos que una vez analizados se convierten en
información es a través de indicadores. De manera sencilla podemos
señalar que un indicador es un signo que refleja una realidad. En términos
de un proyecto un indicador es una construcción que permite medir el
desempeño de un proceso. Por ejemplo, podemos medir el desempeño del
cronograma comparándolo con el cronograma planeado: (# de días
empleados/# de días previstos) x 100. La comparación anterior nos
permite determinar la distancia entre el tiempo previsto para el desarrollo
del proyecto y el tiempo empleado, expresado en porcentaje. En el ejemplo
anterior un proyecto que tarda en desarrollarse 365 días y está
programado para ser entregado en 340 días tiene un atraso de 25 días que
corresponde a 7.3%.

Ahora bien, como expresamos anteriormente los datos son importantes

cuando se convierten en información que permita tomar decisiones. Para
esto es necesario analizar cuáles han sido las razones por las cuales el
cronograma está retrasado en esa cantidad de días. Una vez se tenga
claridad sobre las razones se podrá tomar determinaciones para corregir
estas fallas.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 11

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
La NTC ISO 9001 (ICONTEC, 2015) señala que la organización debe
analizar y evaluar los datos y la información apropiados que surjan por
seguimiento y la medición. Estos resultados deben utilizarse para evaluar:

Conformidad
con los
productos o
servicios.

La necesidad de
mejoras del Grado de
sistea de satisfacción del
gestion de cliente.
calidad.

El desempeño y
El desempeño
eficiencia del
de los
sistema de
proveedores
gestión de
externos.
calidad.

Si lo planificado
se ha
implementado
de manera
eficaz

Grafico 4: Datos a evaluar luego del seguimiento y la medición. Ciclo de

evaluación.

Fuente: Autor

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 12

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
Este requisito nos ayuda a entender para qué hacer mediciones y
seguimiento sobre el desempeño del proyecto y qué hacer con los datos.

Finalmente la Guía para la Dirección de Proyectos recomienda algunas

técnicas que facilitan la toma de decisiones sobre el cierre del proyecto. Una
de ellas es el juicio de expertos. Estos expertos aseguran que el cierre del
proyecto o fase se realice de acuerdo con los estándares apropiados (Project
Management Institute, 2013).

En conclusión se pude decir que en los procesos de cierre además de hacer

la evaluación de los productos o servicios es necesario que la organización
evalué su capacidad para emprender proyectos similares u otros nuevos. En
este momento es importante sistematizar las lecciones aprendidas, que
entren a formar parte del conocimiento de la organización.

REVISION POR LA DIRECCION Y MEJORA DEL PRODUCTO O SERVICIO

La NTC ISO 9001 que es la que establece los requisitos para los Sistemas de
Gestión de Calidad señala que la Alta Dirección debe revisar el sistema de
gestión de la calidad de la organización a intervalos planificados para
asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficiencia y alineación continuas
con la dirección estratégica de la organización (ICONTEC, 2015).

Este requisito de la Norma ISO apoya lo que expresamos anteriormente

sobre la necesidad de revisar de manera continua los servicios o productos
derivados de un proyecto, al tiempo que es necesario revisar de manera la
conveniencia, es decir, si lo que estamos haciendo está orientado hacia los

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 13

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
objetivos de la organización y si lo estamos haciendo de la manera correcta.
También es necesario revisar el grado en que se logran los objetivos
planificados, es decir, el nivel de eficacia de la organización. Sin embargo
uno de los criterios más importantes que debe revisar la Alta Dirección es el
nivel de eficiencia de la organización, es decir, la relación entre los
resultados alcanzados y los recursos invertidos.

Como resultado de la revisión por la dirección señala la Norma Técnica ISO

9001 deben considerarse las oportunidades de mejora, las necesidades de
cambios en las organizaciones y las necesidades de recursos (ICONTEC,
2015).

Eso significa que es necesario revisar el estado de los proyectos de manera

continua. No es conveniente dejar la revisión para la etapa de cierre del
proyecto, la revisión debe hacerse periódicamente. Es aquí donde cobran
sentido los procesos de interventoría y de auditoría. Recordemos una vez
más que la interventoría se enfoca hacia la revisión continua de condiciones
del contrato y la auditoria se orienta hacia la revisión de la capacidad de la
organización para cumplir con los requisitos de calidad. Estos requisitos
pueden ser de orden legal, de las partes interesadas, de la organización y
por su puesto los requisitos técnicos del producto o servicio que ofrece el
proyecto.

Uno de los propósitos de la auditoría antes y durante la etapa de cierre del

proyecto es determinar la conformidad del producto o servicio e identificar
oportunidades para su mejora y el crecimiento de la organización.
Recordemos que un producto o servicio es conforme cuando cumple con los
requisitos determinados.

Sobre este aspecto la NTC ISO 9001 señala:

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 14

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 “La organización debe determinar y seleccionar oportunidades de
mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir con
los requisitos del cliente y aumentar su satisfacción. También
señala esta norma que cuando ocurra una no conformidad, es
decir, cuando se incumple con uno o varios requisitos, incluidas las
quejas la organización debe tomar acciones para corregirlas y
controlarlas, hacer frente a las consecuencias, evaluar y analizar
las causas que la originan e implementar acciones para evitar que
se vuelva a presentar y evaluar la eficacia de las acciones
emprendidas (ICONTEC, 2015).

El equipo auditor debe revisar que la organización ha tomado las

determinaciones adecuadas para corregir las fallas en sus productos o
servicios y que ha emprendido acciones para mejorar de manera continua
y sostenida. Una organización que se apoya en procesos de interventoría y
de auditoría interna o externa tiene mayores oportunidades para mejorar
sus productos o servicios.

Es necesario recordar que una auditoría es una estrategia para el

aseguramiento de la calidad de un producto o servicio. En este sentido la
Guía para la Dirección de Proyectos señala: “Realizar el aseguramiento de
calidad es el proceso de auditar los requisitos de calidad y los resultados
obtenidos a partir de las medidas de control de calidad, a fin de garantizar
que se utilicen los estándares de calidad y las definiciones operativas
adecuadas (Project Management Institute, 2013).

Finalmente la calidad de un producto o servicio están determinados por la

capacidad de la organización para satisfacer a los clientes o a los usuarios.
Sobre este aspecto se han abierto múltiples debates acerca de si el cliente
siempre tiene la razón. Por el momento debemos señalar que la

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 15

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
organización mínimamente debe cumplir con los requisitos pactados con los
clientes o usuarios. La mejora de la calidad, de acuerdo con la NTC ISO
9000 es la gestión que realiza una organización para aumentar su capacidad
para cumplir con esos requisitos (ICONTEC, 2015).

No es exagerado decir que la calidad debe ser un atributo de cualquier

producto o servicio derivado de un proyecto. Dicho de otra manera la calidad
además de ser una condición de un contrato o convenio debe ser un
principio ético de cualquier organización pública o privada.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 16

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Recursos disponibles para el aprendizaje

Para desarrollar las habilidades y destrezas necesarias en

cada competencia, es muy importante que tengas acceso
a los recursos didácticos adecuados.

Entonces, si quieres ampliar la información que hemos

presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo
denominado CERRAR EL PROYECTO. Disponible en el
campus virtual.

Te recomendamos

Si quieres ampliar información de la forma correcta de cerrar

el proyecto, te sugerimos la lectura del documento de apoyo
denominado CIERRE DEL PROYECTO. ¿CÓMO HACERLO
CORRECTAMENTE?. Disponible en el Campus Virtual.

Ejercicio

Ahora que has revisado las 5 guías didacticas y abordado

los temas claves del diplomado, te invitamos a dar
respuesta al siguiente interrogante: ¿Por qué es
importante que las empresas desarrollen procesos
de auditoria e interventoria?. ¡Inténtalo!  haz tu
reflexión. No es necesario enviarlo al docente.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 17

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Aspectos clave

De manera general señalaremos que el rol del interventor se orienta a

verificar que los procesos definidos se han completado y que es posible
cerrar el proyecto o una fase del mismo, bien sea porque ha dado
cumplimiento a los términos del contrato o porque es necesario tomar otra
serie de decisiones que afectan la vida del proyecto.

Uno de los propósitos de la auditoría antes y durante la etapa de cierre del

proyecto consiste en determinar la conformidad del producto o servicio e
identificar oportunidades para su mejora y el crecimiento de la organización.
Recordemos que un producto o servicio es conforme cuando cumple con los
requisitos determinados. Por su parte el auditor podrá evidenciar no
conformidades que demandan acciones correctivas o recomendar acciones
de mejora para el proyecto o futuros proyectos de la organización.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 18

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
 Referencias bibliográficas

ICONTEC. (2015). NTC ISO 9000 SISTEMAS DE GESTION DE CALILDAD:

FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO. Bogotá: Icontec.

ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001 SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD:

REQUISITOS. Bogotá : Icontec.

Project Management Institute. (2013). GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA

LA DIRECCION DE PROYECTOS. Pensilvania: Project Management
Institute, Inc.

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 19

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.
Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
Interventoría y Auditoría de Proyectos del Politécnico de Colombia, y
solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a
los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información
que aquí se presenta.

Derechos reservados - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018

Medellín, Colombia

DIPLOMADO EN INTERVENTORÍA Y AUDITORÍA DE PROYECTOS 20

| GUÍA DIDÁCTICA 5 – INTERVENTORIA Y AUDITORIA DURANTE EL CIERRE DE UN
PROYECTO.