CÓDIGO: GEO-02-PE-SI-001

PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN: xxxxxxxx

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CONTROL DE DOCUMENTOS PÁGINA xxx DE xxx
Y REGISTROS VIGENTE DESDE:
xx de xxxx del 20xx

PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los lineamientos básicos para el control de Documentos y Registros, tanto de origen interno como
externo en las dependencias, durante sus fases de elaboración, revisión, aprobación, publicación, difusión e
impresión, incluyendo documentos obsoletos.
“Este procedimiento es de aplicación en los procesos de la organización”.

2. GLOSARIO, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS

 Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte que puede ser físico o magnético
(adaptado de ISO 9000:2005).
 Disposición: Destino final del registro cuando se ha cumplido el tiempo de conservación establecido.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas (adaptado de ISO 9000:2005).

3. PROCEDIMIENTO GENERAL

3.1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN: La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará
jerarquizada en 5 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:

1. Políticas: Documento emitido por la alta dirección que establece las directrices del
sistema de gestión.
1. Manuales: De Gestión: Documento que describe el sistema de gestión integral de
GEOTRANSPORTES S.A.S, incluyendo la secuencia e interacción de procesos y el
alcance del sistema de gestión.
2. Procedimientos: Documento que describe “¿Cómo?” se ejecutan los procesos,
contiene la secuencia de actividades, los responsables, recursos y registros
utilizados.
3. Planes y Programas: Documento que describe cómo la organización cumple con
los parámetros o requisitos únicos de un producto, proceso, proyecto o contrato en
particular.
4. Instructivos: Es un documento orientado a la operación o ejecución de tareas;
describe de forma sistemática y detallada las actividades, y las áreas o personal
responsable de las mismas.

5. Registros y Formatos: Documento que suministra evidencia sobre la ejecución de

actividades efectuadas o los resultados alcanzados en los procesos.

El responsable de asegurar el cumplimiento de este procedimiento es el Líder HSEQ encargado por la gerencia.

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3.2. DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS.

A. Contenido de la documentación por nivel:

Niveles de la Documentación
Contenido del 1 2 3 4 5
Documento Políticas y
Procedimientos
Plan y
Instructivos Registros
Manuales programas
Encabezado Si Si Si Si Si

Pie de página Si Si Si Si Op

Objetivo y Alcance (*) Si DL DL DL

Glosario, símbolos
(*) Op DL DL DL
y abreviaturas
Descripción
(*) Si DL DL DL
Procedimiento
Formatos o anexos (*) Op DL DL DL
Referencias (*) Op DL DL DL

(*) El Manual de gestión tiene disposiciones propias para su elaboración y control.

Convenciones: Si: Uso Obligatorio Op: Uso según conveniencia DL: Diseño Libre

a) Objetivo: Específica el propósito del procedimiento, ampliando la información

contenida en el título y debe redactarse al inicio, con un verbo en infinitivo.
b) Glosario, símbolos y abreviaturas: Describe los términos y sus definiciones,
incluyendo interpretación de símbolos y abreviaturas.
c) Descripción del procedimiento: El nivel de detalle puede variar dependiendo
de la complejidad de las actividades, debe incluir por lo menos: el qué debe
hacerse (actividad), por quién (responsable), cuándo, dónde y cómo. Puede incluir
diagramas y hacer llamados a otros procedimientos o manuales del cliente cuando
se requiera.
d) Anexos: Es una relación de otros documentos que están vinculados con el
procedimiento descrito. Pueden ser procedimientos, registros u otros.
e) Documento controlado: Documento aprobado y actualizado de uso interno de
GEOTRANSPORTES S.A.S, requiere control estricto en cuanto a sus
modificaciones y sitios de distribución.
f) Documento no controlado: Es aquel que no requiere de un control estricto en
cuanto a sus modificaciones y se entrega a las personas, entidades o entes
certificadores que requieran saber acerca del sistema de gestión. Estos
documentos se identifican como copias no controladas.

B. Etapas del ciclo de control de los documentos.

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i. Identificar la necesidad de elaborar o actualizar un documento.

(Responsable: Coordinador HSEQ y/o Líder del Proceso).

 Cuando se necesite elaborar un documento nuevo, se propone a través de un memorando, acta, o de

manera verbal como resultado de auditorías, por cambios en legislación o cambios en documentos del
cliente que impactan documentos de GEOTRANSPORTES S.A.S.
 Se procede a revisar y actualizar un documento cuando se presenten cambios de fondo en el desarrollo
de una actividad o proceso.
 Los cambios de forma de trascripción, impresión, ortografía entre otros, no requieren actualización del
documento.
 Comunicar al jefe inmediato la necesidad para su concepto.

ii. Aprobar la solicitud de la elaboración o actualización.

(Responsable: Coordinador HSEQ y/o Líder del Proceso).

 Designar la persona que coordina el proceso de elaboración o actualizac0ión del documento, preferiblemente
será el dueño de cada proceso el responsable de la elaboración o actualización de los documentos.
 De no ser aceptada la elaboración o actualización de un documento se informa al trabajador el por qué no se
elabora el documento sugerido.
 Esta aprobación se podrá realizar verbal o escrita.

iii. Elaborar o actualizar el documento.

(Responsable: Coordinador HSEQ y/o Líder del Proceso)

 Recolectar información (instructivos actuales, decretos, resoluciones aplicables, etc.)

 Los documentos se identifican con el título del documento y/o código.
 Cuando se actualice un documento cambia su número de actualización con el fin de conocer el documento
vigente.
 Para el diseño de documentos tener presente las siguientes recomendaciones:
a. Tipo de letra ARIAL NARROW, tamaño 11; márgenes: de 3 cm a la izquierda, 3 cm a la derecha, 4 cm
superior y 2.5 cm inferior).
b. Buscar la participación de las personas que tienen que aplicar el documento y especializarlas en el
tema.
c. Encabezado: A continuación, se presenta el modelo a utilizar como encabezado de la
documentación, del nivel 1 al 5.

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d. Pie de página: El pie de página va solo en la última hoja de los documentos, excepto para los
registros y tiene la siguiente información: Cargo, Nombre y Firma de las personas responsables de la
Elaboración, Revisión y Aprobación del documento. Al pie de todos los documentos va la página y
páginas que contiene.

Elaboró - Cargo: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Revisó - Cargo: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Aprobó - Cargo: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

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Nombre: Nombre: Nombre:

Firma Firma Firma

iv. Control de cambios en documentos internos y externos: Con el fin de tener un control en las actualizaciones
de los documentos, el documento debe llevar en la última hoja el siguiente formato de control:

ACTUALIZACIÓN
Control de Cambios en Documentos
Fecha (dd/mm/aaaa) Página Afectada Cambio No. Naturaleza + Justificación + Descripción
       
       
       
       
PRIMERA ED.: (dd/mm/aaaa): ACTUALIZACIÓN: (dd/mm/aaaa):

 En el cual se expresa la naturaleza o descripción del cambio, su justificación y quien autoriza.

 El control de los documentos externos solamente abarca su distribución y uso. En caso de presentarse
actualización de estos, se debe adquirir la nueva versión y cambiarlo físicamente o digitalmente (según
sea el caso) en los sitios donde ha sido distribuido.

v. Actualización de documentos: Los documentos se pueden revisar anualmente para detectar necesidades de
mejora o actualización. Ver cuadro en numeral 3.2.B.iv.

vi. Codificación de documentos: Se ha determinado el siguiente tipo de codificación.

             

  CODIFICACIÓN DOCUMENTACIÓN SIG  

   
PROCESO Y CONSECUTIV
  SIGLA NIVEL  
SUBPROCESO O
  GEO 00 AA AA 000  
   

  NIVEL TIPO DE DOCUMENTO  

  01 POLÍTICAS Y MANUALES    
  02 PROCEDIMIENTOS    
  03 PLANES Y PROGRAMAS    
  04 INSTRUCTIVOS    
  05 REGISTROS    
   

  PROCESOS TIPO SIGLA  

  01 ESTRATÉGICOS PE  
  02 MISIONALES PM  
  03 DE APOYO PA  
   

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SUBPROCESO
  TIPO SIGLA  
S
  01 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SI  
  02 GESTIÓN GERENCIAL GG  
  03 GESTIÓN COMERCIAL GC  
  04 GESTIÓN DE PROYECTOS GP  
  05 GESTIÓN TÉCNICA Y CONTROL DE OBRA GO  
  06 RECURSOS HUMANOS RH  
  07 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BS  
  08 MANTENIMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPO ME  
  09 SOPORTE ORGANIZACIONAL SO  
  10      
   
  PERSONAL Y FIRMAS AUTORIZADAS PARA  
   
  DEFINIDO POR QUIÉN: NIVEL  
  ELABORACIÓN ELABORA // USUARIO PPAL DEL DOC 03  
DE
  DOCUMENTOS REVISA // COORDINADORES DE SISTEMA 02  
  APRUEBA // GERENCIA O LÍDER HSEQ 01  
   
  DEFINIDO POR QUIÉN: NIVEL  
  MODIFICA // GERENCIA O LÍDER HESQ 01  
  PROTECCIÓN ALMACENA // AREA DE APOYO ORGANIZ 02  
DE
  DOCUMENTOS RECUPERA // ÁREA DE APOYO ORGANIZ 03  
  DISPONE // ARCHIVO GENERAL 04  
    05  
             

 Codificación alfanumérica: Aplica a la mayoría de la documentación generada por la organización, el

siguiente es un ejemplo de la manera como se debe codificar numéricamente en GEOTRANSPORTES
S.A.S. según la siguiente correspondencia:

- El PRIMER CAMPO, Sigla de la organización.

- El SEGUNDO CAMPO, Nivel del documento.
- El TERCERO CAMPO, Proceso y Sub-Proceso Relacionado. Y
- El CUARTO CAMPO, Consecutivo del documento.

vii. Revisar el documento.

(Responsable: Representante Del Sistema De Gestión y/o el Coordinador HSEQ).

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 Evaluar que lo que se encuentra documentado es lo que se hace en la práctica.

 En caso necesario, devolver el documento para correcciones.
 La revisión del documento será responsabilidad del líder de cada proceso, si se presenta que es la misma
persona que está elaborando el documento, este documento debe ser revisado por el Representante Del
Sistema De Gestión y/o el Coordinador HSEQ.

viii. Autorizar la aplicación del documento, por medio de su aprobación.

(Responsable: Gerente).

 Evaluar que todo cuanto se encuentre documentado es lo que se debe hacer en la organización.
 En caso necesario, devolver el documento para correcciones.
 La actividad de aprobación es responsabilidad del gerente general (verbal y se documenta mediante la
inclusión de su cargo en el pie de página del documento), si se presenta el caso en el cual el gerente es
quien elabora o revisa, el responsable de la aprobación de dichos documentos será el representante del
sistema.

ix. Editar el documento.

(Responsable: Coordinador HSEQ)

 Actualizar el listado maestro de documentos, incluyendo el nuevo documento aprobado o modificando y el

número de la actualización del documento actualizado.
 Actualizar en el listado maestro, el número de copias controladas a distribuir y en qué áreas fueron
distribuidas.
 Para los registros, actualizar el registro “criterios para el control de registros”.

x. Comunicar, mantener y aplicar los documentos aprobados.

(Responsable: Coordinador HSEQ y Líder de Proceso)

 Difundir o comunicar los nuevos criterios del documento aprobado al personal.

 Evitar el daño o pérdida de los documentos.
 Asegurar la disposición y aplicación de documentos actualizados en el sitio de trabajo.

xi. Control de documentos obsoletos.

(Responsable: Coordinador HSEQ).

 Los documentos obsoletos que estén en medio magnéticos se guardarán en una carpeta de “obsoletos”
exclusivamente por el coordinador HSEQ, si por algún motivo el documento obsoleto esta en medio
físico se identificara con la palabra obsoleto.

xii. Control de documentos externos.

(Responsable: Coordinador HSEQ).

 Los documentos externos recibidos que afectan al sistema HSEQ son identificados en el listado maestro de
documentos externos.
 Los funcionarios de GEOTRANSPORTES S.A.S, que reciban documentos de origen externo que pueden
afectar el sistema HSEQ, deben informar al coordinador HSEQ, para actualizar el listado maestro y se
archivan en carpetas según el proceso al que aplique.

xiii. Etapas del ciclo de control de registros.

En el sistema de documentación se publicará el formato en blanco para su diligenciamiento. Estos registros

pueden ser internos o externos y para su control se definen según los siguientes “criterios para el control de
registros”:

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ACTIVIDAD
1. Identificar los registros
2. Recolectar los registros del
puesto de trabajo
3. Clasificar los registros
4. Definir autorizaciones de
acceso
5. Almacenar los registros:
Sistema de protección de
la información
6. Definir tiempo de retención
de los registros
7. Autorizar la disposición final
de los registros
8. Proteger los registros
C. Sistema de protección de la información.
El sistema de protección de información contempla los métodos y medios de protección de los sistemas de
información y comunicaciones frente a modificaciones o destrucciones de la información, o ante fallos de
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RESPONSABLE COMENTARIOS
Dueño del proceso Se identifican con un CÓDIGO;
La recolección se ejecuta por la persona asignada y con la frecuencia que
defina cada área de acuerdo con el proceso (diario, semanal, mensual,
anual)
Empleado asignado
Se recuperan los registros de acuerdo al control que se le dé, este puede
ser (por código, por consecutivo, por orden alfabético, por fecha, etc.)
Clasificación: se pueden organizar en carpetas con un nombre para facilitar
Empleado asignado su recuperación (ejemplo: por proveedor o por procesos), y dentro de la
carpeta separarlos (ejemplo: por material, por equipos o fechas)
 Para cada registro, se establece que cargos tienen autorización para
Gerente o Coordinador
consultarlo y obtener un mejor conocimiento y desarrollo de sus
de HSEQ.
actividades.
Los registros en medio magnéticos deben estar respaldados por las copias
de seguridad pertinentes (back up), los cuales se realizan trimestralmente,
el responsable de la realización y archivo de los back up será el director
comercial y administrativo y serán guardadas en el disco duro de
GEOTRANSPORTES S.A.S.
Se deben almacenar en instalaciones que ofrezcan un ambiente que
asegure su preservación para prevenir el deterioro o daño y evitar la
pérdida.
Los registros en papel, se mantienen en archivadores localizados en las
oficinas de cada área para asegurar su conservación.
Empleado designado
Todos los registros deberán tener su respectiva identificación para la
recuperación de los mismos, esta puede ser por código, alfabéticamente,
por consecutivo, etc.
Los registros deberán estar debidamente diligenciados para garantizar su
legibilidad, para esto se debe tener en cuenta:
Los registros diligenciados a computador se diligenciaran en letra ARIAL
NARROW con tamaño 11 y en color negro.
Los registros impresos serán diligenciados en esfero color negro, y se debe
procurar escribir en letra despegada y de un tamaño adecuado, así como
evitar enmendaduras y tachones.
Los registros de carácter técnico se retienen por un lapso mínimo de un
Coordinador de HSEQ.
año, excepto los que tengan un tiempo definido por ley.
Coordinador de HSEQ. Ejemplo: Destruir, guardar en un archivo magnético, entre otros.
Los registros en medio magnéticos según importancia, pueden tener
protección con clave de acceso para evitar la modificación no autorizada de
los datos, o para evidenciar el nivel de autoridad asignada al personal en
un proceso.
En medio físico, los datos se consideran aprobados con una firma sobre el
Dueño del proceso registro, o cuando se presentan analizados para el seguimiento y la toma
de decisiones correspondientes.
Todos los documentos tendrán especificado el medio de protección en el
listado criterio de control de registros ya sea en medio físico o magnético y
se identificará la ruta de acceso
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proceso, almacenamiento o transmisión de dicha información que tiene lugar de forma accidental o
intencionada.

Para ello la empresa conserva una copia del sistema de salud y seguridad en el trabajo en una plataforma virtual
(Dropbox / Google-Drive / Etc.), de manera que quedan almacenados en la nube, manteniendo la información en
internet disponible ante posibles fallas de hardware, virus o caso fortuito (temblores e incendios).

Adicionalmente se lleva un control de back up trimestral que se realiza en un disco interno de la compañía.

Respecto a la conservación de registros, aquellos de mayor relevancia para el cumplimiento de las normas de
salud y seguridad, se conservarán en medio magnético en el Dropbox.

D. Formatos.

 Formato listado maestro de Documentos y Registros.

Anexo al presente PROCEDIMIENTO se encuentra el Listado Maestro de Documentos y Registros,
haciendo parte integral del mismo.

ACTUALIZACIÓN
Control de Cambios en Documentos
Fecha (dd/mm/aaaa) Página Afectada Cambio No. Naturaleza + Justificación + Descripción
       
       
       
       
       
       
       
PRIMERA ED.: (dd/mm/aaaa): ACTUALIZACIÓN: (dd/mm/aaaa):

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