TALLER Nº 2- CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

INSTRUCCIONES:

1. Lea cuidadosamente el taller

2. Conforme Grupo máximo de cuatro (04) aprendices
3. El Taller se recibe en el ambiente de aprendizaje.
4. Para la presentación y sustentación del taller, usted debe realizar diapositivas en las
plantillas y formato establecido por el SENA, en la sustentación utilizar ejemplos
prácticos.
5. Consulte toda inquietud o duda con relación al desarrollo de la temática y elaboración
del taller con su instructor.

A. LEER LA CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y SOCIALIZAR ENTRE EQUIPOS DE

TRABAJO.
B. RESPONDER LAS SIGUIENTES PREGUNTAS DE ACUERDO A LA CARTILLA DE
CLASIFICACIÓN.

1. Explicar el principio de procedencia.

2. Explicar el principio de orden original.
3. Definir el proceso de clasificación documental.
4. Explicar en qué consiste la identificación de productores.
5. Describir el proceso de organización de archivos.
6. Definición de fondo documental y tipos.
7. Definición de Secciones y Subsecciones Documentales.
8. Definición de Series y Subseries Documentales.
9. Definición de tipología documental.
10. Elaboración de mapa conceptual sobre el proceso de clasificación.
11. Qué es un cuadro de clasificación documental, uso y objetivos

C. CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN DESARROLLAR LAS SIGUIENTES PREGUNTAS.

1. Elaborar un organigrama.
2. Identificar niveles de jerarquía (1, 2, 3 – Directivos, Gerenciales, Operativos)
3. Realizar una codificación de acuerdo a los niveles jerárquicos.
4. Investigar sobre las funciones de 5 unidades productoras e identificar series y
subseries documentales que generan.
5. Con base en el Organigrama que usted elaboro, identifique la procedencia (oficinas
productoras en orden jerárquico ) y las agrupaciones documentales (página 11)
6. Elaborar un cuadro de clasificación documental identificando Fondo, Sección,
Subsección, Serie, Subseries y tipologías documentales.
 ALMACEN
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ASISTENTE ABOGADO
CAPACITACIÓN
ASISTENTE PRESUPUESTO
GERENCIA SERVICIOS AL PERSONAL
ASISTENTE DE REDES
BIENESTAR LABORAL
CARTERA
COMPRAS
COMUNICACIONES CORPORATIVAS
DIRECCION GENERAL
ESTADISTICAS COMERCIALES
ASISTENTE CAPACITACIÓN
GERENCIA MERCADEO
GERENCIA TÉCNICA Y PRODUCTIVA
GERENCIA TECNOLOGIA
INVENTARIOS
GERENCIA RRHH
JUNTA DIRECTIVA
MANTENIMIENTO
GERENCIA COMPRAS Y CONTRATOS
MANUFACTURAS
MARKETING
NOMINA
GERENCIA CONTABLE Y FINANCIERA
OFICINA ABOGADOS
OFICINA NUEVOS MERCADOS
OFICINA OPERARIOS
GERENCIA LEGAL Y RELACIONES CORPORATIVAS
PRESUPUESTO
REDES Y COMUNICACIONES
REGISTROS CONTABLES
SELECCIÓN Y DESARROLLO
SERVICIOS GENERALES
SISTEMAS INFORMÁTICOS
TESORERÍA

D. DEL SIGUIENTE LISTADO AGRUPAR SERIES Y SUBSERIES CUAL FUERE EL CASO:

PLANES
ACCIONES CONSTITUCIONALES
CONTRATOS DE RECIBO Y MANEJO DE CRUDO
ACTAS COMITÉ DE CONCERTACIÓN
PLANES DE COMUNICACIONES
ACTAS DE ELIMINACIÓN
CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTION
AUDITORÍAS
CONCILIACIONES BANCARIAS
COMPROBANTES DE EGRESO
AUDITORÍAS INTERNAS
CONTRATOS DE TRANSPORTE
CONTRATOS
CONCILIACIONES DE IMPUESTOS
PROGRAMAS DE INSPECCIONES
CONTRATOS DE COMPRAVENTA DE CRUDO Y GAS
PROYECTOS
ACTAS DE PRODUCCIÓN
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
CONTRATOS DE PRODUCCION INCREMENTAL
PROYECTOS DE OBRA CIVIL
DECLARACION DE IMPUESTO AL PATRIMONIO
PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL
CONTRATOS DE PRODUCCION CON RIESGO
DECLARACION DE RETENCION EN ICA
PROGRAMAS DIRECCIONALES
ESTUDIOS DE IMPACTO AMBIENTAL
PROCESOS ORDINARIOS
PLANES DE AUDITORIA
PROGRAMAS DE REVESTIMIENTO
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
PLANES DE EXPLORACIÓN
ACTAS DE GERENCIA CONJUNTA
PROCESOS EJECUTIVOS
PROGRAMAS DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO
PROGRAMAS DE PERFORACIÓN
PROYECTOS DE TECNOLOGIA
ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
ACTAS DE REUNIÓN
COMPROBANTES DE DIARIO
CONCILIACIONES CONTABLES
CONTRATOS DE COMERCIALIZACIÓN DE CRUDO
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
DECLARACION DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
ESTUDIOS DE RIESGO
PLANES DE CRISIS
PLANES DE EXPLOTACIÓN
PROCESOS CONTENCIOSO ADMINISTRATIVOS
PROGRAMAS
PROGRAMAS DE CONTROL DE SOLIDOS
PROGRAMAS DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE (PSSA)
ACCIONES DE TUTELA
ESTUDIOS TÉCNICOS
ACTAS COMITÉ EJECUTIVO
ACTAS DE ORGANOS DE ADMINISTRACION DE SOCIEDADES
AUDITORÍAS EXTERNAS
COMPROBANTES DE INGRESO
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
CONTRATOS DE OBRA
DECLARACION DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO - ICA
ESTUDIOS
ESTUDIOS DE MERCADO
ESTUDIOS EN SEGURIDAD DE INFRAESTRUCTURA
PLANES DE EMERGENCIA
CONTRATOS DE ASOCIACIÓN
PLANES ESTRATÉGICOS
ACTAS DE COMITÉ TÉCNICO OPERATIVO
PLANES DE INVERSION SOCIAL
PROGRAMAS DE INDUCCIÓN
PROYECTOS DE NEGOCIO
ACCIONES POPULARES
ACTAS COMITÉ DE OPERACIONES
ACTAS DE SUBCOMITÉ FINANCIERO
CONCILIACIONES
CONTRATOS DE SERVICIOS DE INGENIERIA
ACTAS
PROGRAMAS DE GESION DOCUMENTAL
DECLARACION DE PRECIOS DE TRANSFERENCIA
ESTUDIOS DE ANALISIS INTERNO - EXTERNO
PLANES DE DESARROLLO
CONTRATOS DE EXPLORACION Y PRODUCCION
PLANES DE MOVIMIENTOS OPERACIONALES
PROGRAMAS DE CAPACITACION
PROGRAMAS DE CEMENTACION
ESTUDIOS DE SIMULACIÓN
PLANES DE CONTINGENCIA
PROCESOS PENALES
PROGRAMAS DE COMPLETAMIENTO
PROCESOS LABORALES
PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA
DECLARACIÓN DE RETENCION EN LA FUENTE
PLANES DE MANTENIMIENTO
ACTAS DE COMITÉ TÉCNICO COMERCIAL
 DECLARACION DE IMPUESTO DE RENTA
PROCESOS JUDICIALES
PROYECTOS DE INVERSION SOCIAL

E. INVESTIGAR Y RESPONDER ACERCA DE:

1. Elementos de protección necesarios para la manipulación de archivos.
2. Riegos y posibles enfermedades que se puedan adquirir en la manipulación de
archivos.
3. Medidas preventivas para el manejo de archivos.