Gestión

Documental
 RESPONSABILIDADES DEL
EMPLEADO PÚBLICO DESDE
EL MARCO NORMATIVO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
 ¿Alguna vez se ha preguntado qué
significa ser un servidor, empleado,
funcionario público o trabajar como
contratista para una entidad del
Estado?
Según la Constitución Política Colombiana de 1991, la definición del
concepto de servidor público corresponde a:
“[..] miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores
del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por
servicios.
Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad;
ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el
reglamento.
La ley determinará el régimen aplicable a los particulares que
temporalmente desempeñen funciones públicas y regulará su ejercicio”
(Art. 123)
¿Qué responsabilidades se tienen con
relación a la gestión documental y de
la información?
Primero hay que conocer
de qué trata la gestión
documental…
 ¿Qué es Gestión documental?

Hace referencia a las actividades

administrativas y técnicas, que
permiten la planificación,
manejo y organización de la
documentación o información
producida y recibida por las
entidades, desde su origen
hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización Esta foto de Autor desconocido está bajo licencia CC BY-SA

y conservación.
(Acuerdo 027 de 2006, Archivo General de la Nación)
¿En qué procesos de la gestión documental participan
activamente los servidores públicos que no
pertenecen al área de archivo?
Planeación

Preservación a
Producción
largo plazo

Gestión y
Transferencia
trámite

Tomado de Freepik.com Organización

 ¿QUÉ IMPLICA LA PLANEACIÓN?

• La identificación de las necesidades de creación de los documentos

(Función-norma-SG).
• La planeación sobre la armonización con el Sistema de Gestión de la
entidad.
• La verificación de la pertinencia (determinar soporte frecuencia,
valoración).
• La definición de los sistemas de Información – metadatos.
• La planeación sobre la Inclusión de los documentos en Instrumentos
técnicos.
• Articular con los instrumentos de información
 ¿QUÉ IMPLICA LA PRODUCCIÓN?
• Identificar y definir la estructura, fines y funciones de los documentos
(estudios documentales o diplomáticos)
• Identificar y definir soportes y formatos (PDF. MP4 o Papel, entre otros).
• Establecer controles de versiones y aprobación de documentos.
• Determinar la forma de producción o ingreso de los documentos.
• El diseño de las instrucciones para el diligenciamiento de formatos y
formularios de la entidad.
• Establecer procedimiento de recepción de documentos (recepción–
medios y tipo de información, revisión, registro, radicación, digitalización y
cargue).
• La verificación del cumplimiento de estos procedimientos
• Control de firmas
• Control de consecutivos de actos administrativos
 ¿QUÉ IMPLICA LA GESTIÓN Y
TRÁMITE?
• La definición de áreas competentes para trámite y firmas (Recepción
Taquilla Única - Ventanilla Virtual, oficinas de trámites).
• La distribución interna y externa de los documentos físico y
electrónicos.
• Las directrices para operadores de servicio externos de mensajería.
• Las respuestas a comunicaciones oficiales. Establecidos por ley
(derechos de petición). Tiempo de respuesta
• El acceso, la consulta y el préstamo usuarios internos y externos.
• Creación y aplicación de flujos documentales
 ¿QUÉ IMPLICA LA ORGANIZACIÓN?
• La clasificación: CCD - TRD - TVD. Basado en organigrama y funciones.
• La actualización técnica según necesidades y exigencia normativa.
• Aplicación de las TVD a documentos producidas en períodos
anteriores a la aprobación de la TRD.
• Ordenación: Gestión–Central–Histórico.
• La definición del sistema de Ordenación según características de la
unidad.
• La foliación y hoja de control.
• La definición y desarrollo de referencias cruzadas.
• La ubicación topográfica e identificación.
• La descripción multinivel.
• La elaboración y actualización del FUID. Gestión – Central – Histórico.
• El seguimiento y control de–visitas, devoluciones, etc.
 ¿QUÉ IMPLICAN LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES?
• Cumplimiento del cronograma de transferencia
• Seguir los lineamientos del Manual de transferencias
documentales
• Entregar los expedientes debidamente: ordenados,
foliados, descritos
• Implementar y cumplir con los tiempos
de retención establecidos en las TRD
¿QUÉ IMPLICA LA DISPOSICIÓN FINAL?

• Desde el archivo central se hace la transferencia al

Archivo Histórico, aplicando TRD o TVD, según sea el caso.
• Elaborar el acta de descarte documental
• Se eliminan los documentos luego de ser aprobada el acta
de descarte por el CIA
• Eliminación de los documentos de apoyo en el archivo de
gestión
 ¿QUÉ IMPLICA LA PRESERVACIÓN A
LARGO PLAZO?
• Creación de copias de seguridad: físicas y electrónicas.
• Ejecución de las Transferencias Documentales
• Implementación del Sistema Integrado de Conservación
• Seguridad de la información: usuarios y claves de acceso.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
 Conservación Preservación a largo
documental plazo

Asegurar permanencia y accesibilidad de

Salvaguardar el patrimonio documental
documentos digitales.

Acceso a la información sin importar el

Garantiza la protección de los derechos de
medio tecnológico, garantizando la
los ciudadanos.
autenticidad de los documentos.

Inspeccionar y mantener los sistemas de

Garantizar la protección del patrimonio
almacenamiento e instalaciones físicas, con
documental digital.
el fin de reducir el riesgo de deterioro físico.

Controlar los agentes de deterioro en las Mayor diligencia y oportunidad en los

áreas de depósito y trabajo archivístico. servicios que se presta a los ciudadanos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
 Normas que regulan la Gestión
Documental en Colombia
Decreto 1080 Decreto 1081 de Decreto 1008 de Normatividad
Ley 594 de 2000 Ley 1712 de 2014
de 2015 2015 2018 y directrices
emitidas por
el Archivo
Ley General Ley de Decreto Único General de la
Decreto que Gobierno digital
de Archivos Transparencia y Reglamentario
Acceso a la Sector Cultura
reglamenta el
Sector Presidencia
Nación
Información de la República y
trata el
cumplimiento de la
Ley 1712 de 2014)
 Responsabilidad de los servidores públicos frente al
manejo de los archivos
Falta contra
Aplicación normas patrimonio Responsables de archivos
Documentos públicos
del AGN documental hecho con manejo y confianza
propiedad del Estado
(Decreto 1080 de punible (Decreto 1080 de 2015)
(Ley 594 de 2000)
2015) (Ley 594 de 2000)

Entrega de documentos Evitar sustracción, Prohibido dañar o

inventariados Custodiar y cuidar la
destrucción, dar lugar a pérdida
(Acuerdo 038 de 2002- documentación
ocultamiento información de documentos
AGN) (Ley 734 de 2002)
(Ley 734 de 2002) (Ley 734 de 2002)

Adecuada conservación, Acceso a la información Sanciones por hechos de

organización, uso y pública y restricción con la destrucción, supresión u
manejo información reservada ocultamiento
(Acuerdo 038 de 2002) (Ley 1712 de 2014) (Ley 599 de 2000)

21
 Aplicación de normas del AGN
Decreto 1080 de 2015
• Artículo 2.8.7.2.9. “Obligaciones de los servidores públicos de
manejo y confianza, responsables de los archivos de la
entidad: Los servidores públicos que desempeñen empleos o
cargos de manejo y confianza y los responsables de los
archivos de la entidad, deberán rendir las correspondientes
cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega y/o
transferencia de los bienes y archivos a su cargo…sin que
ello constituya causal eximente de la responsabilidad fiscal,
disciplinaria y/o penal a que hubiere lugar, en caso de
irregularidades”
(Decreto 1080 de 2015)
Planeación

Oportunidad Eficiencia

Principios de la
Gestión Documental

Control y
Economía
seguimiento
(Decreto 1080 de 2015)

Transparencia

Protección de la
información y los Disponibilidad
datos

Principios de la
Gestión Documental

Orientación al Vinculo
ciudadano archivístico

Protección del
medio ambiente
 Responsables de archivos con manejo y
confianza (Decreto 1080 de 2015)
- Empleos o cargos de
manejo y confianza
- Inventarios,
transferencias
- Informar el
incumplimiento de la
norma
 Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Documentos públicos propiedad del Estado

- Producto de la administración pública
- Bien de uso público
- No son enajenables (vender o ceder el derecho)
- Vulnerar la integridad de los archivos
- Multas
- Destrucción, daño o explotación
- Exportar o sustraer
 Sanciones por hechos de destrucción, supresión u
ocultamiento (Ley 594 de 2000)

Adopción de medidas correctivas

y preventivas
Multas a favor del tesoro nacional
(20 SMMLV)
Destrucción o daño del
patrimonio documental
 Custodiar y cuidar la documentación
(Ley 734 de 2002)
- Cuidado de los documentos bajo su custodia
- Prohibido dañar o dar lugar a pérdida de documentos.
- Impedir y evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o uso indebido de información
 Entrega de documentos inventariados
(Acuerdo 038 de 2002-AGN)
- Entregar y recibir documentos inventariados
- Aplicar las Tabla de Retención Documental -
TRD y
- Diligenciar el Formato Único de Inventario
Documental – FUID
- Es responsable de la conservación,
organización, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del
ejercicio de sus funciones.
Acceso a la información pública y restricción con la
información reservada (Ley 1712 de 2014)

Principios de la transparencia y acceso a la información

pública
- Principio de transparencia
- Principio de buena fe
- Principio de facilitación
- Principio de no discriminación
- Principio de gratuidad
- Principio de celeridad
- Principio de eficacia
- Principio de calidad de la información
- Principio de la divulgación proactiva de la información
- Principio de responsabilidad en el uso de la información
 Restricciones con la información reservada (Ley
1712 de 2014)

- Información personal
- Derechos fundamentales del titular -
dignidad, intimidad y libertad.
- Datos sensibles (ideología, inclinación
sexual, hábitos de la persona).
La información personal reservada
contenida en documentos públicos: No
puede ser revelada.
- Índice de información clasificada y
reservada
 ¿Qué instrumentos le pueden ayudar para cumplir
con sus funciones?

Durante el manejo, la administración, control y organización de los

documentos físicos o electrónicos, el servidor público debe aplicar e
implementar instrumentos archivísticos como:
❑ Programa de Gestión Documental-PGD.
❑ Cuadro de Clasificación Documental-CCD.
❑ Tablas de Retención Documental-TRD.
❑ Inventarios documentales.
Los instrumentos archivísticos deben estar presentes durante el desarrollo de la
gestión documental en la Entidad.
Asimismo, se deben tener en cuenta los instrumentos de gestión de información
pública

Registros de activos de
información Índice de información
clasificada y reservada

Instrumentos de gestión
de información pública

Esquema de publicación de
información
¿Por qué es importante la gestión documental y de
información en la Entidad?

Control de la información

Acceso a la información de manera oportuna.

Respuesta óptima a la consulta de los

ciudadanos.

Identificación de oportunidades de mejora en los

procesos administrativos.

Garantizar la información pertinente para la ciencia,

investigación y cultura.
Instrumentos Archivísticos y de
gestión de la información
pública
 Instrumento Definición

Cuadro de Es un instrumento que se expresa en el listado de todas las

Clasificación series y susbseries documentales con su correspondiente
Documental - CCD codificación.
Tablas de Listado de series, con sus correspondientes tipos
Retención documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
Documental - TRD permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Programa de Es un instrumento que facilita la identificación, gestión,
Gestión clasificación, organización, conservación y disposición de la
Documental - información pública, desde su creación hasta su disposición
PGD final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Plan Institucional Es un instrumento para la planeación de la función
de Archivos - archivística, el cual se articula con los demás planes y
PINAR proyectos estratégicos previstos por la entidad.
 Instrumento Definición
Modelo de Requisitos para Este es un instrumento de planeación el cual formula
la Gestión Electrónica de los requisitos funcionales y no funcionales de la
Documentos - MoReq gestión de documentos electrónicos de las entidades.
Inventarios Documentales Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
Bancos Terminológicos Instrumento Archivístico que permite la
normalización de las series, subseries y tipos
documentales a través de lenguajes controlados y
estructuras terminológicas.
Mapas de procesos y Aunque no son instrumentos específicos de la
flujos documentales función archivística de la entidad estos son
herramientas esenciales para la construcción de los
demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas
para la descripción de las relaciones entre las
funciones y los procesos y ofrece una visión general
del sistema de gestión.
 Instrumento Definición
Índice de Información Es el inventario de la información pública generada,
Clasificada y Reservada obtenida, adquirida o controlada por el sujeto
obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada
como clasificada o reservada.
Esquema de Publicación Es el instrumento del que disponen los sujetos
obligados para informar, de forma ordenada, a la
ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la
información publicada y que publicará, conforme al
principio de divulgación proactiva de la información
previsto en el artículo 3° de la Ley 1712 de 2014, y
sobre los medios a través de los cuales se puede
acceder a la misma.
Registro de Activos de Es el inventario de la información pública que el
Información sujeto obligado genere, obtenga, adquiera,
transforme o controle en su calidad de tal.
 Principales responsabilidades del personal del archivo
central en una entidad pública
❑ Acompañar la planeación de documentos con otros actores de la Entidad
que intervienen en temas de producción de información.

❑ Elaborar y facilitar a los empleados de la Entidad procedimientos, guías,

manuales e instructivos para que conozcan los lineamientos relacionados
con la producción, gestión y trámite, organización, transferencia y
preservación a largo plazo.

❑ Garantizar la normalización de canales institucionales tanto para los

usuarios internos como externos, a través de los cuales se tramiten asuntos
dentro de la Entidad. En ese sentido, se debe contar con una Ventanilla
Única de recepción de documentos tanto físicos como electrónicos que
cumpla con las condiciones normativas e institucionales.

❑ Garantizar mecanismos e instrumentos que permitan el control del ingreso

y la salida de información desde el archivo central a partir de consultas o
préstamos que realicen los usuarios.
 Principales responsabilidades del personal del archivo
central en una entidad pública
❑ Mantener actualizado el inventario de los documentos que se
encuentran bajo custodia del archivo central y conservar los
inventarios de transferencias primarias y secundarias para
tener control de la gestión y disposición de los documentos
producidos por la Entidad en el ejercicio de sus funciones.

❑ Recibir las distintas transferencias documentales primarias de

los archivos de gestión de acuerdo con el cronograma de
transferencias anuales.

❑ Realizar las transferencias secundarias de los documentos que

han cumplido el tiempo de retención en el archivo central y
deben reposar en el archivo histórico, de acuerdo con las TRD
o TVD, según sea el caso. Esta actividad debe estar
contemplada dentro del cronograma de transferencias
anuales.
 Principales responsabilidades del personal del archivo
central en una entidad pública
❑ Llevar a cabo la disposición final de los documentos en soporte físico
conservados en el archivo central, de acuerdo con los instrumentos de
valoración de documentos aprobados y convalidados.

❑ Supervisar el procedimiento de eliminación, según los lineamientos

definidos a nivel institucional.

❑ Gestionar y disponer de materiales para la conservación de documentos

análogos (papel, CD, DVD, cintas magnéticas) que permitan la
preservación a largo plazo. Asimismo, debe garantizar la definición de
lineamientos claros para los formatos y medios para la preservación
digital.

❑ Acompañar los procesos de parametrización del sistema de información

en el que se gestionen los documentos electrónicos de la Entidad.

❑ Elaborar, actualizar, aprobar, implementar y aplicar los instrumentos

archivísticos y de gestión de información pública.
¿Qué es un documento?
• Soporte que contiene información.
• Información registrada, cualquiera sea su
forma o el medio utilizado.
¿Qué es un documento de
archivo?
Registro de información producida o recibida en
razón de sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal, legal o valor científico,
económico, histórico o cultural y que debe ser
objeto de conservación.

Acuerdo 027 de 2006

¿Qué es un documento
electrónico de archivo?
Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos,
que permanece en estos medios durante su ciclo de
vida; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme
a los principios y procesos archivísticos (ver Articulo
2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. Decreto
1080).

Documento Digitalizado
Representación digital,
obtenida de un documento
registrado en un medio o
soporte físico, mediante un
proceso de digitalización
Consulta: permite el acceso a la
información
Trámite: sirve de apoyo a la gestión
administrativa, permite garantizar
las características de autenticidad,
integridad y disponibilidad.
Como medida de seguridad: ya sea
con fines de backup o contingencia.
Es importante mencionar que la digitalización de documentos
de ninguna manera implica la eliminación o “destrucción” física
de los originales. El Archivo General de la Nación establece en
el parágrafo del artículo 18 del Acuerdo 003 de 2015 que: “Los
procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o
disminuir los tiempos de retención documental establecido en
las Tablas de Retención Documental, así como tampoco podrán
destruirse documentos originales con el argumento de que han
sido digitalizados”.
El control y la adecuada gestión de la información,
independiente del soporte en que se registre,
contribuye a la eficiencia en la toma de decisiones
internas, la transparencia y la participación de los
ciudadanos que pueden confiar en la
administración pública al contar con la posibilidad
de apoyar sus trámites o hacer seguimiento a la
gestión mediante el uso de las TIC .
Manual de Gobierno digital. Implementación de la Política de Gobierno Digital