PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Código: VAOMPC-PR01
No. Norma: 4.2.3

1. OBJETO

Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el
Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización,
legibilidad e identificación y prevención de obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen
externo que se relacionen directamente con la prestación del servicio.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del representante de la dirección para el SGC, definir, controlar y hacer

seguimiento a la documentación del Sistema.

4. DEFINICIONES Y SIGLAS

 Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o
sistematizado.

 S.G.C.: Sistema de gestión de calidad.

 Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco
magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

 Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la
empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento
sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

 Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado
nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el
SGC.

 Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

5. METODOLOGÍA

El control de los documentos es responsabilidad del representante de la dirección para el SGC, por
medio del “Listado Maestro de Control de Documentos formato No. VAOMPC-RG02” donde se
registra:

 Código del documento

 Nombre del Documento
 Si el Documento es Interno o Externo
 Versión
 Fecha de la última Revisión
 Responsable de la Revisión
 Responsable Aprobación
 Justificación del Cambio
 Distribución de Documentos (Control de original y copias)
 Disposición de obsoletos

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CRITERIOS PARA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNO

Y EXTERNOS

1. La revisión realizada por parte de los jefes de procesos, a los cambios generados a
procedimientos, instructivos y/o formatos contempla:
a. Revisión a la secuencia de actividades
b. Definición de responsable y documento por actividad
c. Codificación dada entre procedimientos, instructivos, formatos y los listados maestros
de control de documentos y formatos.
Para tal efecto, quedará como evidencia la firma del jefe de proceso y la fecha de la revisión en
el borrador respectivo.

2. Los cambios generados a los procedimientos y/o instructivos solo generarán nueva versión
después de 5 modificaciones al mismo. De lo contrario serán informados a través del formato
No. VAOMPC-RG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos a todo el personal
involucrado. Como control de esto el representante de la dirección para el SGC, registrará la
información en el formato “Manejo de Versión No. VAOMPC-RG05”

3. Todo documento externo que pueda afectar el sistema de calidad, debe ser entregado y revisado
por del representante de la dirección para el SGC y el Jefe de Proceso antes de ser utilizado.

DIFUSIÓN CAMBIOS EN EL SISTEMA

1. Los cambios generados al sistema serán informados a través del formato No. VAOMPC-RG14
Comunicaciones Reglamentarias de Procesos por parte del representante de la dirección para el
SGC.

2. El sistema se encuentra en las carpetas de cada una de las direcciones, adicionalmente, esta en
la página Web de la organización la cual solo sirve para consulta y tiene la opción de imprimir
únicamente los formatos de cada proceso.

La metodología para el control de documentos se muestra en la siguiente matriz, donde se identifican

las actividades, los responsables y los registros o documentos necesarios.

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CONTROL DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS Y / O REGISTROS
DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE
CÓDIGO NOMBRE

INICIO
Solicitar elaborar documento justificando su
Solicitud de requerimiento a
necesidad. (Se debe anexar modelo del Todos los empleados VAOMPC-RG01
procesos
1 documento)

Revisar la solicitud con el fin de asegurar su

2 Solicitud de requerimiento a
necesidad y validez. Entregar al representante Jefe del Proceso VAOMPC-RG01
procesos
del sistema según el proceso.

3 Aprobar los documentos con el fin de asegurar Representante del Solicitud de requerimiento a
VAOMPC-RG01
su necesidad y validez. Sistema procesos

Si
4 Representante del Solicitud de requerimiento a
El documento fue aprobado VAOMPC-RG01
Sistema procesos
No

5 Informar a quien solicito el documento, que no Representante del

Mail
fue aprobado y los motivos Sistema

6 Identificar el documento de acuerdo a la guía de Representante del Guía para la Elaboración de

VAOMPC-IN01
elaboración de documentos y generarlo Sistema Documentos

7 Revisar la documentación afectada con los Documento con firma y

Jefe de Proceso
cambios realizados fecha de la revisión.

Jefe del Proceso Comunicaciones

8 Informar a todo el personal involucrado sobre la
Representante del VAOMPC-RG14 reglamentarias a procesos
existencia y los motivos del nuevo documento
Sistema Mail

Comunicado y
9 Asegurar la disponibilidad del documento en Representante del
actualización de carpetas, y
todos los sitios de trabajo Sistema
pagina web

No
10 El documento requiere de modificación y/o Solicitud de requerimiento a
Todos los empleados VAOMPC-RG01
Si Anulación procesos
Fin

11 Realizar todos los pasos a partir de la Actividad

No. 2 hasta la No. 10

Identificar el documento que sale de vigencia

12 Representante del Documento con Sello de
con la palabra "obsoleto" y la fecha en que se
Sistema Obsoleto
da de baja.

13 Fin del procedimiento

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6. CONTROL DE REGISTROS

 Registros en calidad / organización y Métodos

TIEMPO DE
ALMACENA RECUPERACIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO ARCHIVO PROTECCIÓN RETENCIÓN
MIENTO
QUIEN METODO RETENCIÓN DIPOSICIÓN

AZ – Solicitud
Solicitud de Requerimientos a  Ordenado
VAOMPC-RG01 Físico Archivador de
Procesos ascendentemente
requerimientos
según fecha y
AZ
Físico Archivador número de la solicitud
Comunicaciones Reglamentarias Comunicados
VAOMPC-RG14
de Procesos Computador Clave – Back  Carpeta comunicados
Magnético Archivo
- Mail up mensual Jefes de SGC
1 año Inactivo
proceso  c:\\mis
Clave – Back -Calidad
VAOMPC-RG05 Manejo de Versión Magnético Computador documentos\carpeta
up mensual
registros
 Ordenado
Listado Maestro de Control de ascendentemente
VAOMPC-RG02 Físico Escritorio Fólder
Documentos según fecha de
actualización

 Registros en las dependencias

TIEMPO DE
ALMACENA RECUPERACIÓN
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO ARCHIVO PROTECCIÓN RETENCIÓN
MIENTO
QUIEN METODO RETENCIÓN DIPOSICIÓN

 Ordenada por mes y

Fólder de por número de Archivo
Comunicaciones Reglamentarias Jefes de
VAOMPC-RG14 Físico Archivador Calidad radicación 1 año Inactivo
de Procesos proceso
Comunicados  Ordenado -Calidad
ascendentemente

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