Unidad 3:Sistemas de Información Contable.

3.1 CONCEPTO

Un sistema de información contable comprende los

métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades
financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.

Es un conjunto de elementos interrelacionados que

recoge datos, los procesa y convierte en información, que
almacena y posteriormente se da a conocer a sus
usuarios.

3.2 OBJETIVO

Tiene por objeto mostrar, a través de documentos,

cuentas y estados, la imagen fiel del patrimonio, de la
situación financiera, de la ejecución del Presupuesto y de
los resultados de la entidad contable.

3.3 IMPORTANCIA

Se enfoca esencialmente a proveer información que

permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad así
como proporcionar elementos de juicio para estimar el
comportamiento futuro de los flujos de efectivo entre
otros aspectos.

3.4 ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN

El Equipo computacional: Es el hardware necesario para

que el sistema de información pueda funcionar.

El Recurso humano: Que interactúa con el sistema, el

cual está formado por las personas que utilizan el
sistema, alimentándolo con datos o utilizando los
resultados que genere.

Los programas (software): Que son ejecutados por la

computadora y producen diferentes tipos de resultados.

Las telecomunicaciones: Que son básicamente software

y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos,
imágenes y voz en forma electrónica.

Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de

operación, tanto en la parte funcional del proceso de
negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una
aplicación en la empresa.

3.4.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO FUENTE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un

asiento contable. Contiene la información necesaria para
el registro contable de una operación, y frecuentemente
tiene la función de comprobar razonablemente la realidad
de dicha operación. La característica de este documento
es que asienta un hecho, y éste es el que registra la
contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una
compra, una factura propia implica una venta, etc.

Dichos documentos se dividen en: a) Documentos

Justificativos que son todas las disposiciones y
documentos legales que determinan las obligaciones y
derechos de la dependencia o entidad para demostrar
que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos
aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los
documentos originales que generan y amparan los
registros contables de la dependencia o entidad. El
Documento Fuente captura los datos clave de cada
transacción comercial que se produce. Incluye los hechos
básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su
cuantía. Además, durante las auditorías los documentos
fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que
se produjo.

3.4.2 CONCEPTO DEL DOCUMENTO

CONTABILIZADOR

Puede concebirse así tanto al documento fuente

debidamente registrado, como a la póliza que contiene el
asiento contable; de cualquier forma es el documento
conductor a la información para efectos de registro.
Resulta conveniente que los documentos cumplan con la
función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez.

3.4.3 TIPOS DE PÓLIZAS

Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se

registran las operaciones y se anexan los comprobantes
de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro

manual que consiste en términos generales en emplear
un documento individual para registrar cada operación
teniendo como característica que permite una mayor
división del trabajo.

Los elementos de la póliza de egresos son:

· Especificación del tipo de póliza que se elabora.

· Nombre de la empresa.

· Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos,

notas, etc.
· Columna para el número de cuenta.

· Columnas para el parcial, el debe y el haber.

· Renglón para sumas iguales.

· Espacios para señalar quién la formuló, quién la

revisó y quién la autorizó.

· Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida

un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza
por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la
aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo
de cuentas.

Póliza de diario: sirve para anotar las operaciones que

realiza el municipio y que implican entradas o salidas de
dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre de la empresa.

• Columnas para el número de cuenta, subcuenta y

nombre.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó

y quién la autorizó.

• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones
tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a
crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve

para establecer un control y llevar un buen manejo de las
pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de
póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y
cronológica cada una de las pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos

mensuales de las cuentas afectadas en los registros de
pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro mayor
agrupa todas las cuentas con el fin de que la información
contable se recopile con mayor detalle que el que
aparece en los estados financieros. El libro mayor
también se utiliza como medio de reclasificar y resumir
por cuentas la información detallada cronológicamente en
el libro diario.

3.4.4 CATALOGO DE CUENTAS

Contiene todas las cuentas que se estima serán

necesarias al momento de instalar un sistema de
contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para
ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán
agregarse al sistema. Objetivos.

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de

los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital
Contable, así como los ingresos y egresos de una
entidad económica. La elaboración de este catálogo
puede ser de forma

* Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a

cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de
acuerdo con la estructura de los estados financieros.

* Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una

empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo,
debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con
la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada
grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así
sucesivamente.

* Alfabética.- Se utilizan las letras del alfabeto

asignando una a cada cuenta, pero antes formando
grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los
Estados Financieros.

* Numérica alfabética o alfanumérica.- Se usan las

letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso
de que existieran dos grupos o dos conceptos con la
misma letra inicial, se empleara además de la primera
letra, otra que le sirva de distinción y que forma parte del
nombre de la cuenta para facilitar su identificación.

• Combinado.- Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

La elaboración de un catalogo de cuentas tiene los

siguientes objetivos:

Facilitar le elaboración de estados financieros.

Estructurar analíticamente el sistema contable
implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso
de las empresas industriales y de las de servicio.

Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su

contabilización

En caso de auditoría, aligerar al auditor su labor.

Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración,

a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuración
de los diversos conceptos que integran el catalogo de
cuentas.

Facilita su manejo, incluso su memorización.

Permitir que distintos empleados puedan mantener

registros coherentes con la implementación de un
catalogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de

consolidad cifras financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las

operaciones de una empresa o entidad.

Para unificar los criterios en cuanto a la clasificación y

manejo de la cuentas se

debe utilizar un catálogo de cuentas, éste es un listado

de cuentas ordenadas en forma sistemática de acuerdo a
los nombres y números de cuentas que proporciona la
Legislatura del Estado.

El catálogo de cuentas debe contener: los grupos de

cuentas más usuales, los subgrupos de cuentas que lo
conforman, las cuentas en sí y las cuantas auxiliares.
 Cuentas de Activo

En el grupo de cuentas de activo se registran todos los

bienes y derechos que son propiedad del municipio.
Como ya vimos, este grupo se clasifica en dos
subgrupos: activo circulante y activo fijo.

El activo circulante está formado por todos los bienes y

derechos que están en rotación o constante movimiento y
que en cualquier momento pueden ser fácilmente
cambiados por dinero. Las cuentas más usuales de este
subgrupo son:

El activo fijo es el subgrupo de cuentas que está

constituido por todos los bienes y derechos propiedad del
municipio, que tienen cierta durabilidad y que se han
adquirido con el propósito de que den servicio. Existen
dos cuentas en este subgrupo:

Cuentas de Pasivo

En este grupo se concentran todas las cuentas en las

que se registran las deudas y obligaciones que debe
pagar el municipio, es decir, el pasivo representa el
compromiso que tiene el municipio para liquidar sus
deudas. Las cuentas de pasivo se clasifican en dos
subgrupos: pasivo circulante y pasivo fijo.

El pasivo circulante son las deudas y obligaciones que

contrajo el municipio y que se vencen en un plazo
(menos de un año) o están pendientes de pago por
haberse vencido el plazo.
El pasivo fijo está formado por todas las deudas y
obligaciones contraídas por el municipio y que están
pendientes de pago en plazos mayores de un año o fuera
del ejercicio fiscal actual. El pasivo fijo representa la
deuda pública a largo plazo.

Cuentas de Patrimonio

Son aquellas cuentas en las que se registra el valor del

patrimonio municipal, es decir, los bienes muebles e
inmuebles propiedad del municipio. En este grupo no
existen subgrupos y sólo hay dos cuentas:

Cuentas de Resultado

Son las cuentas que representan el dinero en efectivo

que se deriva del ejercicio aplicación de las leyes de
ingresos y presupuestos de egresos.

El grupo de cuentas de resultado tiene dos subgrupos:

las cuentas acreedoras y las deudoras.

Tanto para las cuentas deudoras como para las cuentas

acreedoras existen cuentas auxiliares; una por cada
concepto de ingresos o de egresos.

ORDENAMIENTO DE LAS CUENTAS

Para el buen manejo y aplicación de las cuentas es

importante que se les asigne una clave o numeración que
facilite su distinción.
3.4.5 GUÍA CONTABILIZADORA

Es una herramienta que ayuda a facilitar la

contabilización de la información, estableciéndose en ella
tal contabilización de la información, estableciéndose en
ella todos los posibles asientos contables a registrar, por
cada grupo de cuentas y por cada operación en
específico.

Objetivo

La Guía Contabilizadora tiene como objetivo básico la

unificación de criterio respecto a la forma en que se debe
de registrar contablemente la información generada
dentro de la institución.

Elementos a considerar:

1. Naturaleza de la información base que generará el

asiento contable

2. Criterio utilizado para registrar contablemente la

información.

3. Catálogos existentes en la institución (catálogo de

cuentas, de Catálogos existentes en la institución
(catálogo de cuentas, de fondos, fondos, de funciones, de
unidades responsables, entre otros) de funciones, de
unidades responsables, entre otros)

4. Controles y formatos establecidos.

5. Documentos fuente que darán soporte al asiento

contable.

6. Procedimientos y políticas de la institución.

Procedimientos y políticas de la institución.
7. Normativa existente: Normas y principios de
contabilidad, leyes Normativa existente: entre otros.
Reglamentos vigentes, entre otros.

3.4.6 LIBROS PRINCIPALES Y/O ELECTRÓNICOS

Llamados también mayores, y de acuerdo con las

disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los
siguientes libros:

Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar

un inventario y un balance general que le permitan
conocer de manera clara y completa la situación de su
patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos
rubros, de acuerdo con las normas legales.

Libro Diario

Es un libro principal, en él se registran en orden

cronológico todos los comprobantes de diario elaborados
por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el
movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes
se totalizan los registros débitos y créditos,
trasladándolos al libro mayor.

En este libro se encuentra información como:

la fecha completa del día en el cuál se realizo el

comprobante de diario.

La descripción del comprobante.

La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada
cuenta

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las

cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad

en libros y registros contables de acuerdo con la
normatividad del código del comercio y las disposiciones
legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes

para registrar el movimiento mensual de las cuentas en
forma sintética. La información que en él se encuentra se
toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los
libros auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

La cuenta y su respectivo código (Este código es según

el plan de cuentas de la empresa).

El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo

tengan.

El movimiento débito o crédito de cada cuenta.

Las operaciones mensuales.

Los saldos finales para la elaboración de los Estados

financieros.
LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en

forma analítica y detallada los valores e información
registrada en los libros principales. Cada empresa
determina el número de auxiliares que necesita de
acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que
realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los

libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.

Detalle de las actividades realizadas.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la

información de una cuenta en varias subcuentas, para
evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo
de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información

presentada en los libros mayores y diarios y contiene los
valores correspondientes a las subcuentas y sus
auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan

auxiliares de compras y ventas donde se registran en
forma detallada la información solicitada por la
administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber
las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las
cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la

información financiera de la empresa, como el libro de
actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de
facturación etc.

Los libros contables son los libros que deben llevar

obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se
registran en forma sintética las operaciones mercantiles
que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

Unidad 4 La partida doble y la información financiera.

4.1.- CONCEPTO.

La partida doble consiste en registrar por medio de

cargos y abonos, los efectos que producen las
operaciones en los diferentes elementos del balance de
tal manera que siempre subsista la igualdad entre el
activo y la suma del pasivo con el capital.

La información financiera es la que produce la

contabilidad, Es el conjunto de datos los cuales se
utilizan para conocer el patrimonio o los resultados de la
operación de un ente económico.

4.2.- OBJETIVO.

El objetivo principal es reflejar el patrimonio de la unidad

económica, captar el auténtico resultado obtenido y
suministrar a los gestores de la empresa y los demás
usuarios de la información contable, la información
adecuada para la toma de decisiones.
4.3.- FUENTES Y RECURSOS.

Recursos

Las entidades económicas independientemente de su

naturaleza y objetivos, requieren de recursos para el
desempeño de su contenido.

Entiéndase por recursos, el conjunto de bienes y

derechos que cuenta una entidad económica, para
alcanzar sus objetivos.

Como ejemplos de bienes puede citarse:

1.-Dineroen efectivo

2.-Depósitos bancarios

3.-Mercancías

4.-Mobiliario y equipo de oficina

5.-Edificios

6.-Terrenos

7.-Equipo de reparto

8.-Instalaciones
4.4.- LA CUENTA.

Es el registro donde se controlan ordenadamente las

variaciones que producen las operaciones realizadas en
los diferentes conceptos de activo pasivo y capital.

4.4.2.- OBJETIVO.

El objetivo de la cuenta es obtener el resultado de los

movimientos de mañera clara y precisa para
posteriormente darla a conocer.

4.5.-MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS.

Se les llama movimientos a las sumas de los cargos y de

los abonos. Existen dos clases de movimientos:

Movimiento deudor. Se le llama movimiento deudor a la

suma de los cargos de una cuenta.

Movimiento acreedor. Se le llama movimiento acreedor a

la suma de los abonos de una cuenta.

Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y el

acreedor. Existen dos clases de saldos:

Saldo deudor. Una cuenta tiene saldo deudor cuando su

movimiento deudor es mayor que el acreedor.

Saldo acreedor. Una cuenta tienes saldo acreedor

cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.

Cuando una cuenta tiene únicamente movimiento deudor,

su valor representa saldo deudor.

Cuenta saldada o cerrada. Una cuenta esta saldada o

cerrada cuando sus movimientos son iguales.
4.5.1.-ACTIVO.

Representa todos los bienes y derechos que son

propiedad de la empresa.

4.5.2.- PASIVO.

Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la

empresa.

4.5.3.- CAPITAL CONTABLE/PATRIMONIO.

Diferencia aritmética entre todo el valor de las

propiedades de la empresa y el total de sus deudas u
obligaciones.

4.6.-PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE
INVENTARIOS.

El inventario constituye las partidas del activo corriente

que están listas para la venta, es decir, toda aquella
mercancía que posee una empresa en el almacén
valorada al costo de adquisición, para la venta o
actividades productivas. Por medio del siguiente trabajo
de investigación se darán a conocer algunos conceptos
básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una
empresa, métodos, sistema y control.

Inventario analítico o pormenorizado.

El sistema analítico o pormenorizado consiste en abrir

una cuenta especial en el libro del Mayor para cada uno
de los conceptos de que se forma el movimiento de la
cuenta de Mercancías generales.
Por lo tanto, en este procedimiento se establecen las
siguientes cuentas:

Inventarios

Compras

Gastos de compras

Devoluciones sobre compras

Rebajas sobre compras

Ventas

Devoluciones sobre ventas

Rebajas sobre ventas

Las cuentas que se abren cada uno de los conceptos de

mercancías se conocen con el nombre de cuentas
auxiliares de mercancías, o simplemente cuentas de
mercancías

Inventarios perpetuos o constantes.

Consiste en registrar las operaciones de mercancías de

tal manera que se pueda conocer en cualquier momento
el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la
utilidad o la pérdida bruta.

Cuentas que se emplean en el procedimiento de

inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en
este procedimiento para registrar las operaciones de
mercancías son las siguientes:
1.- Almacén

2.- Costo de ventas

3.- Ventas

4.7.-REGISTRO DE OPERACIONES BÁSICAS.

Asientos de diario.

Este registro se realiza mediante los asientos contables,

los cuales se ordenan por fecha de creación.

Esquemas de mayor.

4.8.-PAPELES DE TRABAJO Y AUXILIARES.

4.8.1.-BALANZA DE COMPROBACIÓN.

4.8.2.-HOJA DE TRABAJO.

4.8.3.-AUXILIARES

4.9ELABORACION DEL ESTADO DE SITUACIÓN

FINANCIERA Y EL ESTADO DE RESULTADOS.