GLOSARIO

 Entidad Productora: La entidad productora se entiende en sentido activo o pasivo.

La persona o entidad que produce el documento; o el destinatario del documento,
que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o conserva junto a
los propios por alguna obligación jurídica o administrativa o por alguna finalidad
práctica.

 Hoja: La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su

etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la
cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre
realizar la respectiva foliación.

 Código: Como lo indica la Cartilla de Clasificación Documental, el código se asigna a

la producción documental de las dependencias, teniendo en cuenta el nivel
jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad, bien puede ser numérico o
alfanumérico, según lo disponga cada entidad.

 Serie: es la herramienta que le permite al AGN llevar el control de las TRD y TVD
aprobadas y convalidadas en el territorio nacional, al tiempo contribuye a la
protección de la información pública, la defensa de los derechos de las personas y
a la identificación, protección y conservación del patrimonio documental de la
nación.

 Retención: Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que
permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e
importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe
hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

 Archivo de gestión: Un sistema de gestión de archivos es el software que

proporciona a los usuarios y aplicaciones de servicios para el uso, acceso y control
de accesos, tanto de archivos como a directorios.

 Archivo central: El Archivo Central es el órgano responsable de planificar,

organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y
 conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada
una de las Oficinas.

 Disposición final: Disposición final de documentos. Hace referencia a la tercera

etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación
permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

 Conservación total: Disposición final que se aplica a aquellos documentos que

tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que
por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos
y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Ejemplo: Títulos, instrumentos públicos, publicaciones, sentencias
judiciales, etc.

 Eliminación: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes. (GRGA).

 Selección: identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera
y recibe una entidad para determinar los plazos de conservación y las disposiciones
finales en base a los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de Conservación de
Documentos.

 Microfilmación: Proceso tecnológico que permite tener una reproducción exacta

de un documento sobre un soporte fotográfico normalizado, para preservación a
largo plazo.

Luisa Katerin Vega Saenz

Adm 1B