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Estas estrategias para gestionar equipos virtuales son las mismas que
utilizamos en Time Doctor,
donde nos encontramos
trabajando con más de 50
miembros de equipo a tiempo
completo y de manera global,
trabajando remotamente para
crear el mejor software de gestión
de tiempo y productividad, tanto
para individuos como compañías.
Comunicación
Tip 1: Compensar por el hecho de que no se están tropezando
unos con otros
Una de las mayores razones por la cual los equipos virtuales fracasan es
debido a que ellos no compensan por el hecho de que los miembros del
equipo no se tropiezan unos con otros. Se les hace más fácil olvidarse de sus
otros compañeros de equipo, vivir en su propio mundo y terminan no
comunicando o colaborando tanto como en realidad necesitan hacerlo.
En un ambiente virtual, se necesita crear oportunidades para que los
miembros del equipo “chateen” de manera formal e informal. Entre las
opciones más efectivas nos encontramos con chats grupales en línea
(como Skype), software de gestión de proyectos (como Basecamp), e incluso
de videoconferencias (Google Hangouts es una excelente alternativa gratis).
En nuestro negocio nosotros tenemos una sala de chat abierta para cada
equipo. De esta manera los miembros que conforman cada equipo pueden
dejar mensajes relevantes a sus actividades de equipo. Es esencial mantener
estos chats activos pero no dejar que se conviertan en una distracción. Debe
existir un constante flujo de información que permita discutir asuntos
importantes, y a la misma vez sentir una conexión con nuestro equipo, pero
no de una manera excesiva que se convierta en una herramienta que perjudica
la productividad.
También contamos con una sala de chat para que todos los empleados se
diviertan discutiendo temas no estrictamente relacionados a nuestro negocio.
Esto permite que los empleados puedan sentirse refrescados incluso en los
días más tediosos, ya que pueden hablar de cualquier cosa que les guste.
Trabajar desde casa puede llegar a convertirse en una experiencia solitaria, y
este chat ayuda a que nuestros miembros de la compañía sientan una fuerte
conexión social.
Tip 3: Elige el estilo de comunicación correcto
Existen herramientas que le permiten compartir su pantalla para que así otra
persona pueda ver exactamente lo que hace. Algunas de estas herramientas
incluso permiten que una persona controle otra computadora de manera
remota. Muchas de estas herramientas son de uso gratis para equipos
pequeños, incluyendo TeamViewer y Join.me. Skype también posee la
habilidad de compartir pantalla, pero sin la opción de controlar a otra
computadora remotamente.
Si usted dispone de uno o varios documentos que están siendo editado por
muchas personas, Google Drive se convierte en un aliado indispensable. Si
por otro lado solo necesita compartir un documento, sin que este sea editado
simultáneamente, entonces puede colocar sus documentos (por ejemplo un
archivo excel) en Google Drive o Dropbox. Muchas de las herramientas de
gestión de proyecto que existen hoy en día también cuentan con sus propias
funciones de colaboración y compartir archivos, convirtiéndose en otra
alternativa para la colaboración en documentos.
Para equipos pequeños puede parecer tentador la idea de manejar todo vía
email. Esto es algo muy peligroso. Los sistemas de gestión de proyectos son
útiles a la hora de gestionar equipos virtuales ya que estos nos ayudan a
organizar documentos y conversaciones dentro de proyectos, facilitando su
búsqueda en un futuro. Estos sistemas también nos ayudan con la
organización y el almacenamiento de archivos compartidos. En contraste,
tratar de manejar su negocio solamente con emails se puede convertir
rápidamente en una pesadilla que solo tiende a empeorar.
Productividad
Tip 8: Implemente sistemas
Puede parecer algo obvio pero sin sistemas, su negocio puede quebrar. Un
negocio que se maneja en un ambiente de oficina puede compensar hasta
cierto punto el hecho de no poseer sistemas y procesos, simplemente con el
hecho de que las personas pueden hablar cara a cara, y supervisar el trabajo
realizado por todos los miembros del equipo. En un ambiente virtual por el
contrario, cada persona puede estar en su propio mundo. Puede que ellos
desarrollen sus propios procesos y procedimientos que no encaje con la
manera de trabajar de los otros miembros. Es mejor tener una manera de
trabajar que se encuentre documentada, estandarizada y refinada
constantemente.
Por ejemplo en nuestro negocio, los desarrolladores se adhieren a un proceso
muy específico para las sugerencias, creación, pruebas y documentación.
Las personas trabajando desde casa querrán, como parte de sus beneficios,
cierto grado de flexibilidad respecto a sus horas de trabajo. Y ciertamente, es
importante mantener esta flexibilidad cuando gestionamos empleados de
manera remota. Por otro lado, si los horarios difieren de semana en semana,
encontraremos increíblemente dificil determinar una ventana de tiempo de
colaboración en la que todo su equipo se encuentre en línea al mismo tiempo,
y así poder hablar.
Tip 13: Realice una revisión trimestral para ver cómo los
miembros de su equipo virtual se adaptan
Uno de los problemas de trabajar desde casa es que las personas pueden
sentirse solas y aisladas. No todos pueden adaptarse a este estilo de trabajo.
La mayoría de las personas no sufren de estos problemas, e incluso aman la
libertad que significa trabajar desde casa, pero aun así es importante verificar
que todo está bien de vez en cuando.
Contratando
Tip 14: Pruebe nuevos empleados con trabajo a corto-plazo
antes de contratarlos tiempo completo
Cultura
Tip 18: Inspirar a través de videos
No olvide que su equipo está conformado por seres humanos que necesitan
conectarse con otros seres humanos. Las personas pueden llegar a socializar
fuera del trabajo, pero da buenos resultados que parte de esto suceda en el
trabajo, más aún en un equipo virtual. En mi experiencia, esto es de suma
importancia en los trabajos que no involucran mucho contacto humano, tales
como el desarrollo de software.
Cualquier cosa que pueda hacer para que las personas sientan que no solo
trabajan por su cuenta, sino que de verdad son una parte importante de su
compañía y parte de un equipo vale la pena.
Rob Rawson
Rob Rawson es uno de los co-fundadores de Time Doctor—un software de registro de tiempo
y monitoreo de productividad diseñado para hacer seguimiento a las horas trabajadas y la
productividad de equipos remotos.