TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PRIMERA ENTREGA

Grupo planeación

Carolina Burgos
Valentina Hurtado
Violeta Mayorga
Andrea Rodriguez

Planeación administrativa y sistema de gestión

Jhon Jairo Yepes
Pontificia Universidad Javeriana Cali
Abril 2021

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 Empresa: RESUM SAS

1. Marco de referencia (fuentes de información)

Para analizar y realizar la siguiente actividad, es importante tener un conocimiento

previo el cual nos ayuda a entender y ejecutar con facilidad esta actividad. Antes
que nada hay saber que no importa el tamaño de la empresa u organización, todas
deben ser administradas, lo que varía son los procesos y procedimientos llevados a
cabo. Algunos de los conocimientos previos son:

● La teoría administrativa: Son propuestas que recogen las ideas de autores

(investigadores), alrededor de cómo debe funcionar la administración, para
así mismo mejorar su eficiencia y eficacia interna para llegar a sus objetivos
planteados. de esta teoría se despliegan varias acciones que nos ayuda a los
procedimiento de la empresa, tales como:

❖ Estandarización de procesos: Es una especie de guía o pauta de

actuaciones sencilla y clara que nos permite ahorrar tiempo a la hora
de gestionar actividades individuales o grupales, el ahorro de tiempo
también nos da un ahorro en las finanzas y nos permite mejorar en la
eficiencia para competir a nivel nacional e internacional.
❖ Estructura organizacional: Es el sistema jerárquico escogido para
organizar el personal, gracias a ella se organiza la administración de
forma interna, en resumen es la estructura de la organización que
ayuda a planificar el trabajo y repartir formalmente el trabajo.
❖ Ciclo PHVA: Es una estrategia que mejora la calidad en cuatro pasos,
los cuales nos permiten desarrollar la eficacia y eficiencia, ahorrar
tiempo y dinero, estos pasos son Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
❖ Ciclo PDCA: Es una estrategia que ayuda a la toma de decisiones y
logro de objetivos. La metodología es ampliamente utilizada por las
corporaciones que desean mejorar su nivel de gestión a través del
control eficiente de procesos y actividades.

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 ❖ Sistema de gestión: Es una herramienta que nos permite planificar,
organizar, gestionar y automatizar las actividades administrativas de
una empresa, analiza los riesgos y rendimiento de la empresa para
garantizar un ambiente laboral eficiente y sostenible.

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 2. Definición de la organización.

● Carta de aceptación

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 ● Historia:

RESUM REPUESTOS Y SUMINISTROS SAS, fue fundada en el año 1997, en la

ciudad de Santiago de Cali, con el propósito de comercializar y brindar asesoría en
repuestos para maquinaria agrícola en las diferentes marcas. RESUM S.A.S, brinda
a sus clientes un servicio integral en el suministro de partes para maquinaria
agrícola, los productos y servicios ofrecidos contribuyen a satisfacer las
necesidades que se presentan en los departamentos de Compras, Importaciones y
Taller Agrícola. Para RESUM SAS reconocer las partes interesadas que integran su
contexto es crucial para que la operación funcione de acuerdo a lo previsto, por ese
motivo determinó por medio de la matriz Requisitos de clientes.
En el año 2018 se obtuvo la Certificación en la Norma ISO 9001:2015 que hasta la
fecha se encuentra vigente y se trabaja constantemente en el mantenimiento y
mejoramiento del Sistema De Gestión De Calidad.

● Misión:
Brindar el mejor servicio en: Venta, Mantenimiento y Distribución de repuestos para
maquinaria agrícola. Así como también colaborar a la mejor operación y eficiencia
de los equipos mediante la asesoría, capacitación y certificación del personal
técnico.

● Visión:
Ser reconocida en el año 2022 como la Empresa líder a nivel regional en la
distribución de equipos, accesorios y repuestos para toda la industria, teniendo
como soporte personal calificado y una excelente gestión de proyectos y prestación
de servicios en mantenimientos preventivos y correctivos en la maquinaria industrial.
● Objetivos:
Teniendo en cuenta la política de calidad la empresa, estableció los siguientes
objetivos:

- Mejorar continuamente la satisfacción de nuestros clientes

- Ofrecer productos de calidad
- Lograr el mejoramiento continuo de nuestros procesos

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 - Alcanzar la rentabilidad esperada
- Establecer relaciones confiables con los proveedores
- Demostrar nuestra capacidad para proporcionar de forma coherente un
servicio que satisfaga los requisitos del cliente y los reglamentarios.
- Aumentar la satisfacción de nuestros clientes a través de una aplicación
eficaz del Sistema, incluyendo los procesos de mejora continua y la
conformidad con los requisitos del cliente y reglamentarios.

● Estructura Organizacional:
A continuación, se adjunta un esquema proporcionado por la empresa con la
estructura organizacional.

● De su opinión acerca de la misión, visión, objetivos y estructura

organizacional.
Respecto a la misión, visión, objetivos y estructura organizacional de la empresa
RESUM SAS ubicada en la ciudad de Cali. Se puede decir que es una empresa
organizada y estructurada en cuanto a su información empresarial.

Su misión expresa lo que la organización desea lograr, cómo lo quiere lograr.

Además brinda enfoque a su personal sobre la dirección a la que va la organización.

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Como recomendación se podría agregar temporalidad de ese deseo, es decir
plantear un periodo específico de tiempo para lo que propone.

En cuanto a su visión, describe a largo plazo sus planes y la forma en que se

visualizan en un futuro, en este caso en 2022. Teniendo en cuenta el mejoramiento y
el ideal de empresa que les gustaría ser. La forma en que se ha planteado la visión
es objetiva, alcanzable y se caracteriza por incrementar la calidad y mejora de
RESUM SAS, por tal motivo no se haría una recomendación puntual ya que se
desarrolló estratégicamente bien.

Los objetivos de una empresa, por lo general son los pasos para alcanzar una meta
grande que se tenga. En este caso, los objetivos están enfocados a la política de
calidad de la organización. Son 5 objetivos claros. Sin embargo, se pueden mejorar
proporcionando más información, es decir tratando de ser más específicos en
cuanto a quiénes deberían de cumplir este objetivo dentro de la empresa, que
procesos se quieren mejorar, en cuanto tiempo se espera cumplir estos objetivos, el
por qué de ellos y beneficios. Se sugiere una mejor redacción y mucho más
complementaria para tener unos objetivos completos definidos que ayudarán al
mejoramiento de la empresa.

Ahora bien, su estructura organizacional está planteada jerárquicamente, donde en

la cima se encuentra la asamblea de socios y a partir de ellos se desprenden los
diferentes cargos. En el esquema están incluidos todos los cargos y se tiene en
cuenta desde la junta de socios hasta servicios generales, mensajero y
recepcionista, lo cual se resalta por incluir a todos los miembros como parte
fundamental de la organización. El esquema proporcionado es claro, organizado y
está completo.

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3. Procesos en la organización

3.1 Cadena de valor de Porter y Mapa de procesos.

En los anteriores mapas se puede evidenciar primero los procesos que realiza la
empresa, estratégicos, operaciones y de apoyo lo cual nos ayuda para realizar la
cadena de valor de la empresa; Repuestos y suministros es una empresa que se
enfoca en la calidad, eficiencia e innovación para satisfacer al cliente con esto en
mente sus actividades primarias se basan mucho en el almacenamiento de
mercancía y la revisión de esta para garantizar una buena duración del repuesto, de
igual forma se empaca y se sella de manera que tenga una buena presentación y al
cliente le agrade, su entrega es de suma importancia por lo cual es fundamental
tener un transporte que ayudó a llevar la mercancía en el tiempo pautado, su
marketing no es tan innovador pero de igual forma utilizan páginas web y
publicidades en internet, sus servicios después de la entrega de mercancía son
importantes brindan mantenimiento, instalación y solución a quejas impuestas por
los clientes.

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En nuestro mapa de procesos podemos observar que entre nuestros procesos
estratégicos se incluyen el direccionamiento estratégico, la gestión administrativa y
financiera y los sistemas de gestión (SGC-SST), los definimos como procesos
estratégicos ya que son un conjunto de etapas o acciones que la empresa debe
seguir, son procesos a largo plazo (formulan la misión, visión y objetivos de la
empresa) y son realizados por la alta dirección. En nuestros procesos de operación
encontramos los procesos de compra, ventas y servicios y almacenamiento, estos
son nuestros procesos clave ya que influyen directamente con la satisfacción de
nuestros clientes. Por último tenemos los procesos de apoyo, aquí incluimos
únicamente al proceso de gestión humana, con este proceso proveemos los
recursos necesarios para que nuestro trabajo sea lo más eficaz posible y que
podamos ofrecer nuestros productos y servicios con alta satisfacción del cliente.

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3.2 Matriz de coherencia estratégica

Después de realizar la matriz de relacionamiento estratégica se pudo evaluar que en

la empresa los procesos en su gran mayoría están alineados con su misión, visión y
objetivos organizacionales. Contabilidad y Finanzas al ser el de menor coherencia
estratégica como se explicará posteriormente se debe tener cuidado y tratar de
mejorar para el bienestar de la empresa.

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3.3.

● Comercialización y ventas (Mayor coherencia estratégica)

Se escogió este proceso debido a que es de suma importancia en la empresa,
según la matriz realizada en el punto 3.2. Se evidencia que obtiene el número más
alto en relación de coherencia estratégica con 79,00 puntos, esto quiere decir que
tienen un gran enfoque así este proceso según su misión, visión, objetivos y política,
lo cual les ayuda a mejorar sus estrategias, implementando nuevas técnicas o
mejorando sus innovaciones, marketing y hasta su cadena de valor o
procedimientos, así mismo poder reconocer con facilidad los errores en este
procedimiento, se puede evidenciar en su misión de sobresalir en las ventas y en su
visión ser reconocida como una de las mejores empresas de distribución y venta de
repuestos agricolas.

● Contabilidad y finanzas (Menor coherencia estratégica)

Se escogió este proceso ya que en nuestra perspectiva es suma importancia en
toda empresa sin importar su tamaño, y según la matriz realizada anteriormente se
encuentra entre los procesos con menos relación de coherencia estratégica con
34,00 puntos, lo cual no es tan preocupante si lo comparamos con la misión, visión,
objetivos y política de la empresa; sin embargo es un procedimiento que se debería
tomar en cuenta e implementarlos sus objetivos principales ya que sin una buena
finanza no se podría controlar y mejorar el uso de sus recursos y mejorar en los
otros aspectos tomados como procesos principales.

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Referencias:

Correa, F. (2016). Definición de administración y teorías administrativas. Recuperado de:

https://www.gestiopolis.com/definicion-de-administracion-y-teorias-administrativas/

Estructura Organizacional | Cómo crearla y para qué sirve. (2019). Retrieved 12 April 2021, from
https://www.bizneo.com/blog/estructura-organizacional/#:~:text=La%20estructura%20organizaci
onal%20es%20el,se%20ramifica%20en%20un%20%C3%A1rbol

La estandarización de procesos, una ventaja competitiva. (2018). Recuperado de:

https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/proceso
s/la-estandarizacion-de-procesos-una-ventaja-competitiva.html

La norma ISO 9001 2015 ¿En que se basa el ciclo PHVA?. (2016). Recuperado de:
https://www.isotools.com.co/la-norma-iso-9001-2015-se-basa-ciclo-phva/#:~:text=El%20ciclo%20
PHVA%2C%20tambi%C3%A9n%20conocido,la%20calidad%20en%20cuatro%20pasos

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