Documentos organizacionales en una

mipyme y sus criterios de redacción

Presentado por:
Sharon Acosta
Yubis Jiménez
Elainis vega
Katherine barros
Alexandra

Presentado a:
Ana Cecilia Marrugo Perez

“Elaborar documentos de acuerdo con normas técnicas”

TCO ASISTENCIA EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Ficha: 2142758

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA – ATLÁNTICO

BARRANQUILLA
2020
¿Cuáles son las consecuencias de no tener en cuenta la
gestión documental?

Muchas empresas aún no son conscientes de las problemáticas o consecuencias que

se podrían evitar implementando gestión documental dentro de sus organizaciones.

Dentro de las consecuencias más importantes se destacan:

Pérdida de tiempo: cuando la búsqueda de un documento toma más de 2 minutos es

de entrada una pérdida importante para la organización tanto en tiempo como en
costos. Según un estudio, el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar
documentos para poder realizar sus actividades diarias.

Documentos duplicados y problemas con las versiones: encontrar documentos

duplicados en diferentes formatos o el mismo formato con distintas versiones es
una de las consecuencias que ocasionan descontrol y desorden dentro de una
compañía. El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o
fotocopias de los documentos.

Alto consumo de papel: todas las compañías en su labor diaria generan información

que en la gran mayoría de ocasiones es guardada en papel. A medida que las
organizaciones crecen, el volumen de papeles también lo hace, ocupando grandes
espacios, perdiendo el control de la información y acumulando papel innecesario.

 ¿Cómo reducir sus gastos en la administración de sus documentos?

Mal servicio al cliente: dentro de las consecuencias que quizás más afectan a una
organización está el mal servicio a los clientes. El tener grandes cantidades de
documentos y los trámites que conlleva cada uno hace que más de una persona
esté involucrada en el proceso, retrasando tiempos de respuesta, desconocimiento
de su ubicación y demoras en la respuesta.

 
Sanciones legales: por ley todas las empresas colombianas que estén reguladas por
la Superintendencia de La Economía Solidaria y la Superintendencia de Industria y
Comercio, deben cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en
materia de gestión documental y organización de archivos. Las compañías que no
cumplan con esta resolución deben pagar altas sumas de dinero.

Altos costos: las empresas que no llevan un control de sus archivos gastan alrededor
del 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

Problemas habituales de control de documentos y como

evitarlos

Servidores y correo electrónico

Son muchas las organizaciones que aún administran sus documentos por medio de
servidores compartidos y la bandeja de salida del correo electrónico. Esto, no solo
propicia la pérdida de tiempo y productividad, sino que hace que la información
pierda confiabilidad, debido a la falta de control sobre los documentos actualizados y
la proliferación de carpetas en los servidores.
La falta de control sobre las versiones de los documentos, aumenta el riesgo de
cometer errores, gracias al uso de información desactualizada, sin mencionar la
duplicación de esfuerzos.

La solución es utilizar una plataforma que permita la gestión rigurosa, sistemática y

automatizada de los documentos de la organización. La App Gestión Documental de
ISOTools, garantiza una gestión eficiente de los documentos corporativos, así como de
la información relevante para el óptimo funcionamiento de los sistemas de gestión.
Falta de integración

Los documentos no existen en un espacio independiente, aislados de los diferentes

sistemas de la organización. Los documentos, y la información que contienen, afectan
varios procesos, que involucran varios sistemas de gestión.

La falta de integración en los sistemas de gestión dificulta la gestión documental. El

uso de un software que haga posible el control de documentos integrado en su
totalidad, puede solucionar el problema.
 Entre otras áreas, la App Recursos Humanos de ISOTools, puede mejorar la
integración de procesos en lo relativo a la formación de empleados. Por ejemplo,
cuando se actualiza un protocolo clave, sin actualizar en forma simultánea los
requisitos de capacitación de los empleados, por supuesto, que en un momento dado
aparecerán conflictos y problemas.

Problemas con las auditoría

Las auditorías suelen encontrar hallazgos en la gestión de documentos. Aunque

algunos no son trascendentes, otros pueden requerir de acciones correctivas para
solucionarlos, sobre todo cuando la gestión documental está basada aún en el papel, en
unidades de red o en el correo electrónico.
Los problemas habituales de control de documentos, derivados de las auditorías,
pueden ser solucionados, gracias a la App Gestión de Auditorías de ISOTools, que,
entre otros beneficios, permite cumplir con el requisito de mejora continua, exigido
por las normas ISO.

Baja tasa de uso

Si el sistema de control de documentos es engorroso y complicado, simplemente los

empleados se abstendrán de utilizarlo. Son varias las razones por las cuales un sistema
de control documental puede ser obviado por los empleados. Veamos algunas:
 Falta de integración con otros módulos: nuevamente se hace énfasis en
la integración como factor de productividad y eficiencia. La integración aumenta las
posibilidades de que el sistema de control de documentos resulte útil y sea utilizado
por los empleados.
 Flexibilidad: el sistema debe adaptarse a los procesos, no los procesos a él.
De ser así, se verá afectada la eficiencia y, por supuesto, aumentaran las
posibilidades de que los empleados no utilicen el sistema.
Carta bien presentada

Palestina, febrero 25 de 2012

Licenciado

ELKIN GARZÓN ALDANA

Líder Proyecto Camino a la Transversalidad

Ciudad

Respetado Señor:

La asociación de docentes de la I.E El Roble INQUIETOS POR MEJORAR; después de haber realizado
la autoevaluación de los objetivos alcanzados a la fecha en lo que tiene que ver con la
autoformación, concluimos que estamos preparados para pasar al siguiente nivel, que consiste en
sistematizar nuestra información. Por tal razón lo invitamos a que aprenda con nosotros y nos
brinde una capacitación que nos de los elementos básicos para este propósito.

Su vinculación y colaboración serán parte fundamental para el éxito de nuestro nuevo objetivo.
Agradecemos sus aportes a nuestra organización.

Atentamente.

Carta mal presentada

MARINELA MUÑOS BRADO

C.C 3600036000 Expedida en chillurco

Presidenta INQUIETOS POR MEJORAR S.A

Cel: 3195632585

Sr. D Francisco Peláez López

Aseguradora “Dientes Dientes”

Plaza Murciana 21

Barcelona

Muy señor mío: Lo primero enviarle un saludo y rogarle que no se tome a mal que me dirija a
usted con esta carta, sin tener el gusto de conocerle previamente.

Los motivos para hacerlo son que don Alfonso Gutiérrez Olmito, desea incorporarse a nuestra
empresa en calidad de asesor de prestamos y seguros personales. Dicho cargo conlleva mucha
responsabilidad y es nuestra obligación la de cerciorarnos que el señor Alfonso Gutiérrez cumpla
con todos los requisitos pedidos.

Es por ello que le ruego y le agradecería si nos enviase una contestación a esta carta confirmando
las credenciales personales del anteriormente citado trabajador.
Le agradezco su tiempo y las molestias que pudiera ocasionarle.

atentamente

Juan Carlos Séptimo González

Director General (firma)

CIRCULAR INTERNA

ASUNTO: Cambio de material informático

PARA: Dpto. Tecnologías de la Información

Debido a que el material informático que se ha utilizado hasta el día de hoy, ya ha cumplido el
plazo de amortización establecido, procederemos en los próximos días a su renovación.

Por otra parte, el personal que desee adquirir alguno de los equipos retirados, puede hacerlo al
valor residual del mismo según los datos publicados en la intranet corporativa.

Atentamente,

Jesús García

Director General del TICs

Circular bien presentada

Circular mal presentada

CIRCULAR

SALVA DE ERRORES DE CONFECCIÓN, ENMIENDAS O RASPADURAS EN D.N.I

INSTRUCCIÓN

Los errores en la confección del Documento Nacional de Identidad, o la existencia de enmiendas o

raspaduras en los ejemplares que portan los ciudadanos, no podrán ser salvados por los oficiales
públicos en las oficinas seccionales habilitadas por este RN, debiendo ser resueltos con un trámite
de reposición o de emisión de un nuevo ejemplar, según corresponda.

Circunstancias de excepción podrán determinar que este organismo, expresa y taxativamente,

autorice las condiciones que deberán reunirse para un acto de esta naturaleza, el cual, en todos
los casos, será de carácter provisorio y acotado en el tiempo, hasta tanto pueda ser resuelto de la
manera indicada.

ALCANCE

La presente circular deberá ser puesta en conocimiento de todas las Oficinas Seccionales
habilitadas en la República, en los Consulados Argentinos en el exterior y las dependientes
directamente de este Registro Nacional de las Personas.
Memorando bien presentado

MEMORÁNDUM

FECHA: 29 DE ENERO DE 2018

DE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

PARA: LEONEL JIMÉNEZ ROJAS (Número de empleado 1234)

ASUNTO: DESCUENTO SALARIAL POR FALTA INJUSTIFICADA

Por medio del presenta se le informa que en esta quincena verá aplicado un descuento de un día
de salario en su recibo de nómina. Esta con motivo de la falta injustificada que tuvo el 21 de enero
del presente año.

Se le recuerda que esta es la segunda falta de este tipo en lo que va del mes, por lo cual esta usted
recibiendo un memorándum a forma de advertencia; que sirve para recordarle que de acumular
una falta injustificada más, puede causar baja definitiva de su puesto.

Angela Ortiz Martínez

Jefe de Recursos Humanos

Memorando mal presentado

Barranquilla, Atlántico

2 de mayo de 2017

Asunto: Carta aclaratoria

A todos los trabajadores

Por medio de la presente vengo a hacer algunas precisiones respecto del discurso que con motivo
del día del trabajador fue pronunciado por el Sr. Gerente General, y que se ha prestado a algunas
malas interpretaciones.

Cuando el gerente dijo la expresión “El diez de mayo celebramos a nuestras queridas panzonas”,
en evidente referencia a la celebración del día de la madre. La anterior expresión no fue dicha con
ninguna connotación ofensiva. El señor Gerente, como gente del norte, utiliza algunas expresiones
coloquiales de esa zona, y una de esas es llamarle panzona a las mujeres que han sido madres.

Así también, cuando utilizo la expresión “No queremos vaquetones que no se merezcan el reparto
de utilidades”, no fue referencia ningún trabajador o departamento de la empresa. La intención
del gerente fue incentivarnos a todos a trabajar siempre duro y con animo en todas nuestras
labores. Es falso que vaya a haber despedidos.

Agradezco su atención y su comprensión por las expresiones utilizadas el día de ayer.

Atentamente

Javier Alfredo Rosales

Jefe de recursos humanos

ACTA No. 001

CONSTITUCIÓN DE ARCHIVO

Fecha: 23 de abril de 2015

Hora: 9: 00 a.m.

Lugar: Instalaciones Empresa Social del Estado

Asistentes:

Carlos Ramos Varón - Secretario General

Julián Rodríguez Cruz – Asesor SIGA

Francisco Rubiano Córdoba – Jefe de la oficina Asesora Jurídica

Héctor Pérez Zapata – Jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico

Enrique Plazas Veloza -Líder de la oficina de tecnología de la información y la comunicación

Leonardo Martínez Muñoz – Asesor de la oficina de control interno

Invitados:

Ausentes:

Orden del día:

Verificación de Quórum

Constitución del comité de archivo

Funciones del comité de archivo

Reuniones del comité de archivo

Verificación y control del comité de archivo

Desarrollo:
El día 23 de abril de 2015 en las instalaciones de la Empresa Social del Estado, se reunieron el Señor Secretario General,
el asesor del Sistema integrado de Gestión Documental y Archivos, el jefe de la oficina asesora jurídica, el jefe de la
oficina de planeación y diseño estratégico, el líder de la oficina de tecnologías de la información y la comunicación y el
asesor de la oficina de control interno, para conformar el comité interno de archivo, dando cumplimiento a la ley general
de archivos, que en su articulo 6 establece los procesos y acciones que las entidades integrantes del sistema nacional de
archivos deberán llevar acabo.

Secretario presidente. Nombre de la persona que preside

ACTA No. 001

CONSTITUCIÓN DE ARCHIVO

Fecha: 23 de abril de 2015

Hora: 9: 00 a.m.

Lugar: Instalaciones Empresa Social del Estado

Asistentes:

Carlos Ramos Varón - Secretario General

Julián Rodríguez Cruz – Asesor SIGA

Francisco Rubiano Córdoba – Jefe de la oficina Asesora Jurídica

Héctor Pérez Zapata – Jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico

Enrique Plazas Veloza -Líder de la oficina de tecnología de la información y la comunicación

Leonardo Martínez Muñoz – Asesor de la oficina de control interno

Invitados :

Ausentes:

Orden del día:

Verificación de Quórum

Constitución del comité de archivo

Funciones del comité de archivo

Reuniones del comité de archivo

Verificación y control del comité de archivo

Desarrollo:
 El día 23 de abril de 2015 en las instalaciones de la Empresa Social del Estado, se reunieron el Señor Secretario General,
el asesor del Sistema integrado de Gestión Documental y Archivos, el jefe de la oficina asesora jurídica, el jefe de la
oficina de planeación y diseño estratégico, el líder de la oficina de tecnologías de la información y la comunicación y el
asesor de la oficina de control interno, para conformar el comité interno de archivo, dando cumplimiento a la ley general
de archivos, que en su articulo 6 establece los procesos y acciones que las entidades integrantes del sistema nacional de
archivos deberán llevar acabo.

Nombre de la persona. Secretario presidente