Guía 17 – Versión 1.

02 Julio de 2020

GUÍA 17

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

INTRODUCCION

Este documento presenta la guía para el establecimiento de sistemas de gestión integrales

en pequeñas organizaciones emitida por la organización ISO, comité 176 y
complementada con la revisión del secretariado general de la organización para
suministrar información a los cuerpos técnicos encargados de emitir normas técnicas y a
los directores de sistemas de gestión integrales de las pequeñas organizaciones para
poder establecer sistemas livianos y de bajo costo certificables.

Este documento no es de uso obligatorio, es simplemente una guía para las personas que
tienen responsabilidades en el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora
de sistemas de gestión integrales con el objeto de concebir documentos sencillos, con
formatos que compartan requisitos comunes y sean de uso simple, eficaz y de valor
agregado para el personal operativo, responsable de emplearlos. La información básica del
documento original ha sido complementada con buenas prácticas de industria que el
autor ha recopilado y aplicado en más de 240 organizaciones asesoradas en 37 años en la
región latinoamericana: Panamá, Colombia, México, Perú y Ecuador.

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

GUÍA 17

OBJETIVO:

Este documento permite a las organizaciones establecer sistemas sencillos, con mínima
cantidad de documentos, formatos y carga laboral para los empleados y contratistas
responsables de operarlo a diario.

INSTRUMENTO:

Para poder establecer en un sistema de gestión integral se debe partir de la premisa que
debe ser sencillo, casi dietético en materia de información documentada, para que las
personas que laboran en la empresa en calidad de contratistas o empleados directos, no
tengan una carga excesiva de trabajo. Por el contrario, deben verlo como algo sencillo, una
ayuda que les permite ser más asertivos en su trabajo diario.

a) GUÍA 17

Guía para el establecimiento de sistemas de gestión integral normalizados de fácil

comprensión para la pequeña y mediana empresa, para que pueda lograr certificarse a
bajo costo y con información documentada breve.
La estructura del documento emitido por la organización ISO en idioma inglés es la
siguiente:

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

GUÍA 17
NUMERO CONTENIDO EXPLICACIÓN REGISTROS
1 Alcance No aplica
2 Referencias normativas No hay No aplica
3 Vocabulario Ver anexo de No aplica
vocabulario de
este documento
4 Consideraciones generales No aplica
5 Guías Titulo No aplica
5.1 Generalidades Ver detalle No aplica
abajo.
5.2 Aplicación de un nuevo elemento Ver detalle Entregables
abajo
5.3 Consideraciones durante la preparación Ver detalle Análisis de
del estándar. abajo buenas prácticas
de industria.
5.4 Desarrollo del contenido del estándar. Ver detalle Establecimiento
abajo del documento
5.5 Estructura y presentación del contenido Ver detalle Aplicación
abajo práctica
5.6 Revisión final Ver detalle Resultado de
abajo eficacia
6 Lista de chequeo Ver detalle Control de
abajo efectividad.
NA Bibliografía Ver bibliografía No aplica
de este
documento
Nota: Las fuerzas de tarea es posible que hagan una traducción de este documento al
español y al árabe en el transcurso del año 2017.

b) EXPLICACIONES DE LA GUÍA 17

Las siguientes son las explicaciones emitidas por el secretariado general de la organización
ISO (Organización Internacional de Estandarización) con base en Ginebra, Suiza. Dentro de
esa organización, el comité 176 responsable de la serie de normas ISO9000 de gestión de
la calidad complementó alguna información para la producción de documentos y de
registros (información documentada) de esos sistemas, para completar las directrices de
elaboración del sistema de gestión integral.

A continuación se presentan las explicaciones de la guía 17 en forma detallada de cada

numeral:

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5.1 Generalidades

El sistema de gestión debe ser simple, sencillo de operar, acorde con el perfil del personal
operativo de una organización, especialmente teniendo en cuenta su nivel educativo. Se
trata con un mínimo de documentos y formatos que cumplen con los requisitos pero son
simples, sencillos de aplicar, lógicos y coherentes con el tipo de negocio.

5.1.1 Consecuencias de cambios tecnológicos.

Los cambios tecnológicos afectan la documentación de un negocio, pues la manera como

se realizaban las cosas cambia. Por ejemplo, varios restaurantes no han incorporado
instrucciones sobre el uso de hornos de micro ondas en sus cocinas. Esto es grave, pues en
ocasiones es necesario descongelar en forma acelerada o recalentar comida de un
comensal y son técnicas que se deben comprender y saber emplear con esa nueva
tecnología, para no cambiar el sabor a los alimentos.

5.1.2 Costos de la adquisición de nuevos equipos.

Los nuevos equipos representan una inversión que debe depreciarse en los siguientes,
años, un cambio en tecnología, la necesidad de volver a entrenar personas y volver a hacer
manuales, instructivos de trabajo y otros documentos que explican la manera de realizar
las operaciones, las inspecciones, verificaciones, validaciones y revisiones.

5.1.3 Costos de formación del personal.

El personal no viene formado, es decir que no conoce los detalles sobre la manera de
hacer verificaciones, validaciones. Eso solamente lo conoce cada empresa y esa
información debe ser suministrada al personal, bien sea en la inducción o en cursos
posteriores muy cortos pero muy concretos para poder desempeñar el oficio. El buen
curso que explica en forma detallada como se logra alcanzar la calidad en un producto o
los secretos en la prestación de un servicio es lo que permite que las personas adquieran
rápidamente el conocimiento necesario para producir con calidad.

5.1.4 Costos de ensayos.

Toda empresa debe llevar a cabo ensayos para poder determinar que los requisitos del
cliente se cumplen mediante la verificación, es decir la toma de muestras y análisis
destructivo del producto en laboratorio. En otras ocasiones es necesario tomar las
muestras, enviarlas a un laboratorio acreditado bajo el esquema ISO17025 y recibir el
respectivo certificado cuyos resultados son compartidos con el cliente. Estas labores deben
de estar documentadas en los procedimientos, planes de calidad o protocolo de
prestación del servicio cuando es una organización del sector de servicios. Con esa
información debe ser posible hacer la prueba de verificación o de validación. Si es

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necesario se puede hacer una referencia a una norma técnica de producto que en muchas
ocasiones describen la manera de llevar a cabo el ensayo.

Solo se deben establecer en el sistema de gestión integral los ensayos que sean
estrictamente requeridos, pues son costosos, destructivos y requieren el empleo de
equipos de laboratorio e instrumentos de medición que deben de estar calibrados o por lo
menos verificados con patrones reconocidos internacionales. Por otra parte cabe recordar
que no se deben emplear ensayos que fomenten la concentración de poder o las prácticas
monopolísticas, cuando requieren sustancias que solo produce un monopolio o un
monopsonio.

Finalmente, los resultados de una verificación o de una validación no deben presentarse

para discrepancias, deben producir un resultado inequívoco. Por ello se recomienda
solamente emplear métodos reconocidos, normalizados y estandarizados que garanticen
resultados exactos, concretos que no pueden ser rebatidos.

5.1.5 Costos de consultoría.

Los empresarios normalmente han tenido que contratar un consultor para poder
establecer e implementar el sistema de gestión integral, razón por la cual no resulta
eficiente para las pequeñas empresas entrar en esos costos que son elevados. Por eso se
espera que la redacción de la norma sea suficientemente clara para poder comprender un
empresario los requisitos y luego viene su capacidad de exploración para poder localizar
las buenas prácticas de industria que permitan entender al requerimiento y convertirlo en
realidad en la empresa, sin necesidad de emplear los servicios de un consultor. Esto
requiere mucha información disponible en los sectores sobre las buenas prácticas de
industria, para que su comunidad las pueda comprender sin asesoría externa y pueda
determinar la mejor manera de aplicarlas en cada empresa. Mientras se logra crear esos
bancos de datos sectoriales, una manera de manejar el proceso es mediante buses en los
cuales se establece un cronograma de trabajo, los interesados asisten a un curso teórico,
un taller aplicativo y salen con los documentos listos, pero el trabajo se realiza en un salón
de conferencias en compañía de otras empresas para que los honorarios del consultor se
puedan dividir por el número de empresas participantes. Por otra parte se cuenta con un
seguro que ampara a las empresas atendiendo los pagos de la organización que se retire
del proceso que normalmente dura seis a ocho meses. De esta manera se tiene un sistema
de consultoría de bajo costo, operativo para empresas pequeñas.

5.2 Aplicación de un nuevo elemento

Las normas se presentan de una manera abierta, de tal manera que el cliente usuario de la
norma puede elegir la mejor práctica de industria que considere necesaria para poder
establecer la implementación que sienta que le aporta valor agregado.

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

5.3 Consideraciones durante la preparación del estándar

Es necesario establecer la mejor manera de explicar a las personas operativas la manera de

realizar acciones concretas que permitan alcanzar calidad en un producto o prestar un
servicio estandarizado. Por ello el idioma empleado, las palabras y la redacción debe ser
simple, sencilla de comprender y sin hacer relación a ninguna tecnología. Los cuerpos de
técnicos responsables de redactar las normas deben buscar que queden redactadas en
idioma popular, sencillo sin tecnicismos o palabras solo reconocidas por profesionales.
El texto de una norma debe ser tan corto como sea posible. Se hace mucho énfasis a los
equipos técnicos que redacten lo más breve posible los estándares, en lenguaje claro.
El contenido debe ser claro para todo el personal responsable de establecer e implementar
la norma, explicando en forma sencilla los conceptos y prácticas que debe aplicar. Deben
encontrar la información que buscan en forma sencilla y rápida, buscando que los
negocios pequeños se vean motivados a aplicarlo.

5.5 Estructura y presentación del contenido

El documento elaborado por el equipo de trabajo debe ser corto, comprensible para el
público en el cual esta destinado. Si las personas tienen bajo nivel educativo, como por
ejemplo primaria, es necesario que la información documentada sea muy gráfica, en
idioma sencillo y claro. Si las personas tienen dificultad en comprensión de textos y de
lectura, procedimientos complejos no resultan prácticos para ellos. Se sugiere por eso el
empleo de instructivos incluso grabados con los equipos Androide en los cuales se explica
la manera de planear, hacer, verificar y actuar en una situación concreta de trabajo.
Se espera que cada documento tenga cuadros, gráficos, planos y ejemplos representativos
de aplicaciones, siempre que sea posible.
El redactor debe tener en cuenta las siguientes reglas para que pueda ser muy fácil de
comprender y aplicar por parte de los usuarios del documento:

 Emplear los verbos en forma activa en vez de en forma pasiva. Redactar en

presente, nunca en futuro, pues el personal lo identifica como algo que debe ser
realizado más adelante y no en el momento presente.
 Utilizar palabras sencillas, significativas y fáciles de ser comprendidas;
 Ser firme en la utilización de órdenes en vez de formas poco convincentes;
 Utilizar verbos de acción en vez de nombres abstractos;
 Hablar directamente a los usuarios en vez de decir lo que ellos podrían hacer;
 Utilizar listas, siempre que sea adecuado;
 Definir los términos técnicos y las abreviaturas la primera vez que aparezcan; en lo
posible no emplear abreviaturas, siempre colocar el texto completo cuando son
documentos de consulta que no son leídos en orden.
 Utilizar los términos de forma constante a lo largo de todo el texto. Nunca emplear
una palabra con dos sentidos o dos significados. Siempre una palabra debe tener
en los documentos un solo sentido. Por ejemplo, en la norma cada requisito se

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

conoce como numeral. 7.2 corresponde a competencias laborales, pero en algunos

libros españoles, se conoce al numeral como “aprtado”. Eso puede crear
confusiones entre los lectores. Por ello asegure que quede una sola palabra para
cada objeto y para cada categoría.

TIPOS DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO EXPLICACIÓN REGISTRO
Proceso Documento para altos ejecutivos y para Caracterización
describir en forma general la manera de de procesos
realizar las actividades de la organización sin
entrar en detalles.
Procedimiento Documento secuencial para técnicos o Plantilla de
profesionales que van a llevar a cabo una proceso
actividad técnica.
Programa Documento con fecha de inicio y terminación Plantilla de
que tiene un objetivo concreto, con programa
responsables, cronograma, control de calidad
de sus resultados y lista de entregables a
realizar. Está dirigido a profesionales o técnicos
especialistas en el tema, por ejemplo manejo
de residuos sólidos.
Protocolo de servicio Documento dirigido a los prestadores de Plantilla de
servicios que explica la manera de realizar su protocolo
trabajo. Por lo general son técnicos o
tecnólogos que conocen el tema: manejo de un
casino, atención en un hotel, en un restaurante
o transporte de pasajeros.
Instructivo de trabajo Documento gráfico dirigido a personas que no Libre y gráfico
tienen casi educación y requieren aprender a
realizar una actividad en corto tiempo, con
poca experiencia y no comprenden bien la
lectura.
Grabación de audio Documento audible que explica la manera de Libre y solo
realizar un trabajo. Permite a personas audible
localizadas en forma remota aprender a
desempeñar sus cargos, atender situaciones de
emergencia, manejar un producto no conforme
y otras situaciones especiales.
Video con sonido Documento visible y audible en todo tipo de Libre y visible
dispositivos compatibles, lo cual lo convierte en en celulares,
una herramienta perfecta para entrenar tablets y
personas con bajo nivel educativo que computadores.
requieren realizar tareas delicadas. Basta

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

TIPOS DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO EXPLICACIÓN REGISTRO
grabarlos y miles de personas pueden
visualizarlos y posteriormente, con un examen,
se decide quienes son los más calificados para
desempeñar el cargo.
Nota: Los documentos presentados son fruto del cambio de la norma hacia el anexo SL y
la guía 83 que permite elaborar medios de comunicación más electrónicos y orientados
para aprovechar los dispositivos disponibles en plataformas como Androide, Windows, OS
y el software libre como Linux. Cabe recordar que con estos dispositivos una grabación es
de bajo costo y a su vez una vez terminada, puede ser reproducida en forma casi virucial,
pues permite millones de reproducciones en los siguientes meses en muchos países. Esto
hace muy económica la formación de miles de personas en diversos países que compartan
el mismo idioma.

5.6 Revisión final.

El documento es presentado al personal operativo y su aplicación se realiza bajo la

supervisión del personal del departamento dueño del proceso y si es posible, personal del
departamento de gestión integral. Mediante la observación de ese documento, la manera
de operar el personal y la calidad de los registros que generan, es posible establecer los
últimos ajustes al documento. Debemos estar muy abiertos al cambio y a la necesidad de
ajustar el documento al nivel de comprensión del personal, su conciencia sobre la manera
de registrar las actividades y la necesidad de no dejar campos en blanco.

Directriz: “Asegurar que se proporciona información clara sobre los cambios introducidos a
una versión anterior en las normas nuevas o revisadas.”. Un jefe de turno dispone de poco
tiempo y por eso debe tener claro el cambio que se realiza en un documento para poder
explicarlo en forma sencilla a su personal, al inicio del turno. Normalmente se emplea el
código versión 1.02 pasa a versión 1.03. Esto significa que el cambio es menor y será
rápidamente explicado al inicio de turno. El texto cambiado además puede venir en itálica
o en rojo. Pero si el cambio es de 1.02 a 2.01 significa que el cambio es total. El personal
tiene que ser reentrenado, los cambios son grandes y seguramente toca mejorar el control
de calidad y la supervisión durante una o dos semanas hasta que el personal asimile los
cambios y asegure adherencia a los documentos. Por eso en resumen, el cambio de
documento debe ser muy claro, muy concreto y bien explicado, al mismo tiempo que el
personal directivo, sobre todo los jefes de turno deben de estar entrenados en el manejo
del cambio y en poder descifrar el cambio para poder establecer estrategias que permitan
que el documento sea divulgado en forma correcta en el menor tiempo posible.

Las empresas pequeñas no tienen tiempo de estudiar nuevos documentos y por esa razón
deben poder comprender en forma rápida y concreta los cambios, los objetivos y en
general lo que su personal debe poder llevar a cabo.

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Siempre debe de existir un tiempo para la transición, es decir un tiempo en el cual hay
reglas antiguas conviviendo con reglas nuevas mientras se realizan los cambios que hacen
posible la adopción del nuevo esquema. Por ello siempre suministre en forma clara las
reglas de transición, los tiempos y la manera de poder llevar a cabo el cambio en forma
ordenada, garantizando que se haga en forma organizada y permita que el personal lo
pueda asimilar.

6 Lista de chequeo.

El sistema de chequeo busca asegurar que el sistema de gestión sea eficaz: alcanzar las
metas a bajo costo, con los recursos asignados para que la organización y la región en la
cual opera mejore sus condiciones sociales y económicas.

LISTA DE CHEQUEO DE UN ESTÁNDAR

NUMER DESCRIPCIÓN
O
1 ¿Cuál es el propósito del sistema de gestión? ¿Es un documento de guía o un
documento estándar?
2 ¿El estándar propuesto y su alcance incluyen un producto o un servicio con
especificaciones, métodos de pruebas o test conocidos, niveles de
desempeño, otras guías o requerimientos directamente relacionados con el
producto que deba cumplir la organización?
3 ¿Existe un comité de ISO o una organización diferente que puede asumir la
responsabilidad sobre el estándar propuesto? Si su respuesta es positiva,
explíquelo.
4 ¿Es necesario referencias materias primas, prácticas específicas? ¿Requiere
especificar algunas guías?
5 ¿Hay expertos técnicos disponibles para realizar el trabajo de estandarización
de la norma?
¿Hay representantes de las partes interesadas que puedan desempeñarse
como expertos técnicos de diferentes regiones geográficas?
6 ¿Qué esfuerzos se realizan para anticipar el desarrollo del documento, las
necesidades de tiempo, encuentros, cronograma de trabajo?
7 ¿Es el estándar un documento de guía? ¿Una especificación contractual? ¿Una
especificación regulatoria?
8 ¿Están todas las partes interesadas identificadas?
a) ¿El jurado que va a aprobar el estándar a publicar como sistema de
gestión?
b) ¿Las partes interesadas en el estándar o usuarios que van a financiar la
producción están claros? ¿Definidos?
c) ¿Proveedores para la información están definidos?
d) ¿Cuerpos certificadores, organismos acreditadores y consultores están
disponibles?

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LISTA DE CHEQUEO DE UN ESTÁNDAR

NUMER DESCRIPCIÓN
O
e) Organismos reguladores
f) Organizaciones no gubernamentales
9 ¿Cuáles son las necesidades del sistema de gestión? ¿Es un requisito local,
nacional, regional o global? ¿Aplica para los países en desarrollo? ¿Aplica a los
países desarrollados? ¿Qué valor agregado va a adquirir la organización ISO al
publicar ese estándar?
10 ¿Aplica a varios sectores, es genérico? ¿Qué sectores cubre? ¿Aplica a grandes,
pequeñas y medianas empresas?
11 ¿Es la necesidad importante? ¿Será necesario en el futuro? ¿En qué fecha
puede estar completado el estándar para el sistema de gestión? ¿Son las
alternativas viables y conocidas?
12 Explique cómo se determinó la importancia Liste las partes afectadas
consultadas y sus localizaciones geográficas, económicas y localización.
13 ¿Es necesario brindar soporte para el sistema de gestión? Indique cuales serían
los cuerpos que podrían dar soporte. ¿Se esperan acciones de oposición
contra el sistema de gestión como estándar? Diga que organizaciones se
oponen al estándar.
14 Cuáles son los beneficios y costos para establecer el estándar
Explique la metodología con la cual estimó los costos y beneficios. Provea
información geográfica, foco económico y sectores industriales, tamaño de las
organizaciones. Provea información de las fuentes consultadas, sus prácticas,
premisas, supuestos y condiciones y cualquier otra información pertinente.
15 ¿Cuáles son los costos y beneficios para otras partes afectas incluyendo los
países en vías de desarrollo?
Describa la metodología que empleó para determinar los costos y los
beneficios. Provea información sobre las partes afectadas.
16 ¿Qué valor se espera para la sociedad en general?
17 ¿Se han identificado otros riesgos?
COMPATIBILIDAD
18 Existe superposición o conflicto con otros estándares publicados por la
organización ISO, no ISO? ¿Hay conflictos a nivel regional o nacional? ¿Existen
otras guías públicas o previamente identificadas sobre ese tema? ¿Están en
forma de documentos técnicos, practicas probadas, estudios académicos o
profesionales o cualquier otra forma de conocimiento?
19 ¿Existen actividades con el sistema de gestión u otras actividades que puedan
ser adicionadas, fusionadas, armonizadas o simplificadas para reducir
conflictos con actividades existentes? ¿Qué etapas son compatibles? ¿Cuáles
desaparecen para evitar duplicación?
20 ¿Es posible una proliferación de estándares nacionales, regionales o en los
sectores industriales?

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

LISTA DE CHEQUEO DE UN ESTÁNDAR

NUMER DESCRIPCIÓN
O
CUBRIMIENTO
21 ¿Está el sistema de gestión destinado a un solo sector?
22 ¿Va el sistema de gestión a hacer referencia o a incorporar un estándar
existente? (como por ejemplo ISO9001, o la serie ISO9000?) ¿Va el estándar a
aceptar políticas y otros requisitos comunes?
23 ¿Qué etapas se deben llevar a cabo para la eliminación o minimización de
sistemas particulares o específicos de sector?
FLEXIBILIDAD
24 ¿El nuevo estándar propuesto va a promover la innovación, en la gestión del
estándar?
MERCADO LIBRE
25 ¿Cómo va el nuevo estándar a impactar el comercio global? ¿Puede prevenir o
crear barreras técnicas en el comercio el nuevo estándar?
26 ¿Puede el estándar prevenir o crear barreras técnicas al comercio para
empresas pequeñas, medianas o grandes?
27 ¿Puede el estándar prevenir o crear barreras técnicas al comercio para países
en vías de desarrollo?
28 ¿El estándar propuesta entra a reemplazar, duplicar, mejorar o soportar
regulaciones gubernamentales?
APLICABILIDAD DE LA CONFORMIDAD
29 Si el estándar busca servir como regulador o soporte contractual: ¿cuáles son
los métodos para demostrar conformidad? (primera parte, segunda parte o
tercera parte). Permite el estándar ser flexibles a las organizaciones en el
método para demostrar conformidad. ¿Puede demostrar conformidad
acomodando cambios operaciones, de gestión, locaciones físicas o equipos?
30 ¿Si los registros o certificados de tercera parte son una opción, que beneficios
se anticipan para la organización? ¿La auditoría al sistema de gestión se puede
hacer en forma combinada con otros estándares?
EXCLUSIONES
31 ¿El estándar propuesto incluye especificaciones en el producto o el servicio?
¿En métodos de inspección? ¿En rendimientos? ¿En cualquier otro tipo de guía
o requerimiento relacionado con un producto y (o) servicio en el momento de
ser implementado por la organización?
Nota: El lector puede adaptar el documento a sus necesidades específicas.

c) ENTREGABLES

Los entregables son los documentos que la organización debe tener establecidos e
implementados para poder cumplir con un requisito de un estándar. Esos documentos
incluyen los formatos que se deben registrar durante la operación diaria a manera de

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

evidencias objetivas. Algunos entregables son un estándar establecido por la industria

hace muchos años como por ejemplo:

LISTADO DE ENTREGABLES
REQUISITO EXPLICACIÓN ENTREGABLES
Análisis de contexto. La organización debe analizar su  Procedimiento de gestión
(Común en todas las contexto para poder determinar del contexto
normas de sistemas los riesgos que la afectan debido  Matriz de análisis del
de gestión integrales) a una serie de parámetros que contexto.
inician desde la localización  Plan estratégico.
geográfica hasta el estudio de la
gobernabilidad y cultura de la
localidad.
Atención de Permite atender emergencias en Análisis vulnerabilidad

emergencias (Común la operación diaria de una Plan de emergencias

en todas las normas organización. Recursos y brigadistas

de sistemas de formados
gestión integrales)  Simulacros
 Plan de mejora.
Auditoria interna Permite realizar una validación del  Procedimiento de
(Común en todas las cumplimiento del sistema de auditoría
normas de sistemas gestión integral.  Programa de auditoría
de gestión integrales)  Plan de auditoría
 Notas de campo
 Informe a la dirección
 Evaluación de auditores
Nota: A veces un solo requisito puede tener 6 a 7 entregables en un sistema de gestión
integral para poder demostrar su cumplimiento. Requiere establecer los documentos y en
una segunda fase permite implementar esos documentos.

d) ANÁLISIS DE BUENAS PRACTICAS DE INDUSTRIA.

Las empresas desarrollan buenas prácticas de industria que se registran en algunos textos
de gremios, en publicaciones de la misma organización o en algunos textos universitarios
cuando son financiados por donaciones del sector real. Esta información debe ser
recopilada por los directores de los sistemas de gestión integrales y presentada a la
empresa para poder conocer las técnicas y definir la más adecuada para la organización.

Las buenas prácticas de industria no son requisitos directos de las normas, pero con
entregables que permiten prevenir riesgos que si están contemplados dentro de los
requisitos de las normas. Por esta razón investigar las buenas prácticas de industria es vital
para poder atender requisitos del sistema de gestión.

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

BUENAS PRÁCTICAS DE INDUSTRIA

BUENA PRACTICA
Programa alcohol, drogas, Permite
tabaco y otras adicciones.
Briefing de seguridad.
Programa de manejo seguro Evitar accidentes terrestres Un millón de kilómetros sin
de vehículos terrestres
Programa de manejo de Evitar
sustancias peligrosas.
Trabajo en alturas
Trabajo en espacios Permite
confinados.
EXPLICACIÓN REGISTRO
controlar el Cero incidentes en 10.000
consumo de sustancias pruebas.
alucinógenas, alcohol,
trabajo y redes sociales para
hacer personas con
comportamientos confiables
en los turnos de trabajo.
Permite realizar una charla Formato de capacitación.
de cinco minutos diarios de
seguridad y posteriormente
5 minutos para unificación
de criterios, lo cual asegura
conocimiento de situaciones
en el sistema.
que pueden conducir a accidentes.
demoras en los proyectos y
tener que aplicar costosas
actividades de evaluación en
helicóptero y otros medios
de los afectados por un
accidente.
accidentes de Mil doscientas horas de
personas o ambientales que labor con cero derrames.
involucren sustancias
peligrosas que deben ser
manipuladas por la
organización.
Prevenir accidentes por Mil doscientas horas de
trabajo en alturas mediante operaciones en alturas sin
la aplicación de buenas accidentes.
prácticas de industria,
revisión de equipos y
revisión de herramientas
para asegurar su trabajo.
realizar trabajo Mil doscientas horas de
seguro en espacios muy operaciones en espacios
estrechos y muchas veces confinados.
con trabajo en caliente. Por
eso tiene que seguir las

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

BUENAS PRÁCTICAS DE INDUSTRIA

BUENA PRACTICA EXPLICACIÓN REGISTRO
prácticas de los permisos de
trabajo, las pruebas de gases
y asegurar un vigía.
Notas:
 Las metas pueden variar en cada organización de acuerdo con sus controles, su
esquema de permisos de trabajo, de charlas diarias de seguridad y otras medidas
que puedan permitir mitigar un accidente.
 Las buenas prácticas son muy extensas y el lector las puede consultar en el material
de curso de gestión de la calidad.

EJEMPLO APLICATIVO

Directora HSEQ

“Para poder establecer el sistema de gestión de mi organización, la primera meta que nos
propusimos en el grupo directivo es hacerlo sencillo y productivo, por eso se colocaron unas
reglas que nos han permitido tener éxito y las cuales comparto con ustedes para que puedan
tener éxito en el establecimiento e implementación de sistemas de gestión”.

REGLAS DE ESTABLECIMIENTO
ACCIÓN DETALLE VALOR
Establecer un proceso Permite crear en el mapa de Almuerzo al grupo directivo.
procesos un nuevo proceso
y es necesario hacer una
caracterización de ese
proceso
Establecer un procedimiento Permite explicar en detalle Refrigerio para el grupo
alguna actividad del proceso directivo
en forma secuencial
Establecer protocolo de Permite crear directrices Refrigerio para el grupo
servicio. para la prestación de un directivo
servicio.

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

REGLAS DE ESTABLECIMIENTO
ACCIÓN DETALLE VALOR
Establecer un instructivo Permite detallar en forma No requiere. Si aumenta la
gráfica una actividad crítica productividad en los
de la organización siguientes tres meses puede
recibir una felicitación de la
gerencia general.
Establecer un formato Un formato permite registrar Un almuerzo al grupo de
un evento legal, un trabajo que requiere el
requerimiento con el cliente formato.
de trazabilidad, un requisito
sectorial o la necesidad de
conservar información
Establecer un campo en un Un campo permite registrar No requiere inversión
formato. el dato faltante al modificar porque este perfeccionando
un formato existente. el sistema a bajo costo.
Establecer una sección en un Consecuencia de una mejora No requiere inversión
documento que permite hacer más porque este perfeccionando
eficiente el sistema y el sistema a bajo costo.
conservar conocimiento en
los documentos existentes.
Video Si el video permite disminuir Premio económico si el
costos operacionales en los video logra disminuir costos
siguientes 90 días, se de operación en la
entrega un premio a los organización en los
productos del video. (autor) siguientes 90 días.
Nota: Cada organización es libre de establecer las reglas y los concursos necesarios para
llevar a cabo de una manera motivante el establecimiento de un sistema de gestión eficaz.

REGLAS DE IMPLEMENTACIÓN
ACCIÓN DETALLE VALOR
Briefing de seguridad Se obliga a realizar charla de Permite asegurar unidad de
inicio de turno todos los días criterio y repaso de los
para asegurar unidad de documentos diario, antes de
criterio y revisión de los iniciar turno.
procedimientos y métodos
de trabajo a diario, antes de
iniciar turno.
Adherencia de los Se realiza una inspección Se rifa un electrométrico
procedimientos para verificar que el personal entre las personas que
operativo cumple lo que tienen 5 puntos después de
dice el procedimiento y se culminar las inspecciones
califica de 1 a 5. Si cumple se cada tres meses. Personas

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

REGLAS DE IMPLEMENTACIÓN
ACCIÓN DETALLE VALOR
entregan 5 puntos con 1 pueden tener
llamadas de atención.
Revisión cruzada Un operario lee el Registro de formación
documento y revisa que su
compañero lo cumpla. Lo
califica. Se hace una clínica
para discutir el
cumplimiento.
Redundancia en los En las listas de chequeo se Registro de cambio de
parámetros críticos para hacen repetitivas algunas documentos, emisión de
asegurar que se apliquen. acciones críticas que las nuevas versiones y registro
personas deben llevar a de formación del personal
cabo y se mejora la en las nuevas versiones.
información sobre los límites
inferiores y superiores
permitidos para mejorar el
conocimiento de la gente
relacionada con la calidad.
Ley interpretada en forma Se hacen talleres para que el Registro de formación.
práctica operativa (1) personal conozca la ley en
forma muy operativa y sus
consecuencias para la
empresa en caso de omitir
estas operaciones.
Auditoría Interna Validación del sistema de Informe a la dirección
gestión integral para
determinar el cumplimiento
con los criterios de auditoria
establecidos.
Mi papel en el sistema de La persona debe de leer su Registro de formación.
gestión integral cargo, sus funciones, perfil y
los documentos
relacionados con su trabajo
de acuerdo con la lista
maestra de documentos. (2)
Nota:
(1) La ley no es fácil de comprender para el personal operativo, por eso requiere
ser interpretada a cosas que la gente que realiza las tareas la convierta en
hábitos de trabajo. Por ejemplo, la afiliación a una ARL toma 24 horas y solo
sucede a la media noche. La ley solamente dice que la persona debe estar
afiliada. Por ello en los documentos y en el entrenamiento a las personas

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

operativas de talento humano y a los jefes responsables de los procesos, solo

se les explica que una persona no puede iniciar labores en el día que firma el
contrato, que debe hacerlo en el día siguiente, sin excepciones.
(2) Con base en la información consultada, la persona debe decir a sus
compañeros y al facilitador de HSEQ cómo hace su trabajo, qué documentos
debe seguir y que formatos debe diligenciar durante su jornada de trabajo.
Luego vienen las explicaciones sobre cómo diligencia los datos y que hacer en
situaciones especiales como por ejemplo una devolución de un pedido que
llegó en mal estado o incompleto, como atiende un producto no conforme o
cómo se atiende una queja de un cliente. Este es un taller aplicativo que las
personas deben comprender para poder tomar conciencia de su papel en el
sistema de gestión integral.

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VOCABULARIO

3.1 Micro, pequeña y mediana empresa. (PYME)

Empresa que emplea a menos de 250 personas y que tiene una facturación anual que no
excede de 50 millones de euros, y/o un balance general anual que no excede de 43
millones de euros. [2003/361/EC: Recomendación C (2003) 1422 de la Comisión]

3.2 Pequeña empresa

Empresa que emplea a menos de 50 personas y cuya facturación anual y/o balance
general anual no excede de 10 millones de euros. [2003/361/EC: Recomendación C (2003)
1422 de la Comisión]

3.3 Microempresa

Empresa que emplea a menos de 10 personas y cuya facturación anual y/o balance
general anual no excede de 2 millones de euros. [2003/361/EC: Recomendación C (2003)
1422 de la Comisión]

3.4 Redactor de normas

Persona que participa en la elaboración de normas.

3.5 Guía

Documento publicado por CEN o por CENELEC que proporciona reglas, orientaciones,
consejos o recomendaciones. Relacionadas con la Normalización Europea.

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Guía 17 – Versión 1.02 Julio de 2020

BIBLIOGRAFÍA

LIBROS Y DOCUMENTOS
CEN Guidance Document - Date of withdrawal, Version 2, March 2010, available at
http://www.cen.eu/boss/supporting/Guidance%20documents/dow/Pages/default.aspx

H. J. van der Vaart and Tom Gibson, Defining SMEs: A Less Imperfect Way of Defining Small
and Medium Enterprises in Developing Countries, The Brookings Institution, 2008, available
at:http://www.brookings.edu/~/media/research/files/papers/2008/9/development%20gibs
on/09_development_gibson.pdf

IAF. Transition Planning Guidance for ISO14001:2015. Issue 1 (IAF ID 10:2015) 27/02/2015.

IFAN Guide 3:2008, Guidelines to assist members of standards committees in preparing

user- oriented European Standards, First edition, 2008‐04, available
at: http://www.ifan.org/IFAN_Guide3-2008.pdf

ISO/IEC Directives, Part 1, 2015, Procedures for the technical work, available
at: www.iso.org/directives

ISO/IEC Directives, Part 2, 2011, Rules for the structure and drafting of International
Standards, available at: www.iso.org/directives

ISO/IEC Guide 17:2016

Guide for writing standards taking into account the needs of micro, small and medium-
sized enterprises.

Jiménez, Hernán. Guía para la implementación de sistemas de gestión de la calidad basado

en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guías para implementar, mantener, mejorar y
diseñar sistemas de gestión para varios sectores. Publicación actualizada cada seis meses.
Para copias puede contactarnos en el teléfono 313-3210580 de Bogotá. HJ & Asociados,
Bogotá, septiembre de 2020

Meghana Ayyagari, Thorsten Beck, and Asli Demirgüç‐Kunt (2005), Small and Medium
Enterprises across the Globe. Washington, DC: World Bank.

DIRECCIONES WEB
Web: www.iso.org

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