GUIA No.

6 “FORMALIZACIÓN EMPRESARIAL Y
PARAMETRIZACIÓN DE SOPORTES CONTABLES Y
NO CONTABLES”

PREENTADO POR: Angie Alexandra Marín Jiménez

INSTRUCTORA: Amaris Arévalo
CONTABILIDAD Y FINANZAS

COLEGIO MORALBA SUR ORIENTAL SEDE A

2020
 GUIA No. 6
1. Elabore un flujograma con los soportes que usted cree debe tener una persona en el
transcurso de su vida desde su nacimiento hasta obtener su título profesional, para
lograr una plena identificación y desarrollo como individuo dentro de la sociedad.

RTA/

2005 nacimiento de 2010 inicia mi

2007 llegada de mi
Angie Marín a las 9:45 formación académica en
hermana a las 3:33 p.m.
p.m. prescolar

Mis padres me llevan

al registro civil para ser
ciudadana 2011 inicio mi
Ya tengo 7 años y mi primaria
madre me lleva a realizar
mi tarjeta de identidad

2015 recibo mi título

de primaria
En el 2017 tuve mii
primer accidente y dure 6
meses con un yeso

2020 inicio mi formación

técnica vinculada por mi 2019 recibí mi título de
colegio y me preparo para grado noveno
ser contadora pública

2. Visite tres tiendas de su barrio y realice la siguiente encuesta, posteriormente en una

hoja de Excel elabore un cuadro con las respuestas conseguidas. Haga un análisis
 detallado de las mismas y comparta las conclusiones con sus compañeros del grupo de
trabajo asignado:

 ¿Hace cuánto tiempo tiene usted su propio negocio?

 ¿Conoce el proceso de formalización empresarial?
 ¿Conoce los beneficios de formalizarse en Colombia?

TIENDA 1 TIENDA 2 TIENDA 3

Tiempo que lleva Año y medio 2 años 20 años

funcionando

¿Conoce el proceso de si si Si
formalización?

¿Esta formalizado? La mitad Si Si

¿Hace cuánto esta Desde que Año y 5 años desde

formalizado? empezó medio los nuevos
dueños

¿Conoce los beneficios No hay si si

de formalizarse? conocimiento
de beneficios

3. Explique con sus palabras en un párrafo de no menos de 5 renglones, ¿por qué

considera usted que es importante formalizar las empresas en Colombia?

RTA/

 Brinda posibilidades de acceso a créditos

 Brinda confianza y credibilidad a los clientes
 Imagen y responsabilidad social empresarial
 Se abren las puertas y oportunidades a nuevos negocios
 Le permitirá participar en concursos públicos
 Se evitan multas por no presentar declaración de rentas

4. Desarrolle el siguiente emparejamiento de entidades del estado con las funciones que
usted considere le deben corresponder:

RTA/

Entidad Funciones
 1 INVIMA 1) Garantizar la salud de los colombianos y los extranjeros que viven en el país,
vigilando las fábricas y a las personas o empresas que traen productos de otros
países, como alimentos, medicamentos, productos de aseo.
2) Promover la participación social en los procesos de gestión y vigilancia
sanitaria.
2 Cámara de 1) Legalizar los documentos que la Ley establece para su autenticación y
Comercio trámite.
3 Secretaria de 1) Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él
Hacienda inscritos. 2) Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias
que les defieran los contratantes.
3) Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su
jurisdicción y certificar sobre la existencia de las recopiladas
4 DIAN 1) Es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia.
2) Facilita las operaciones de comercio nacional e internacional.
5 Notaria 1) Formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias,
presupuestal, contable y de tesorería.
2) Asesorar a la Administración en la priorización de recursos y asignación
presupuestal del gasto.

5. A continuación, explique con sus palabras sin hacer una búsqueda previa en el
material de apoyo o bibliográfico los siguientes términos que corresponden al proceso
de constitución:

RTA/

TÉRMINO DEFINICIÓN
Homonimia Es un documento de la cámara de comercio para la búsqueda del nombre
de la empresa en creación que no esté registrado para que no haya
igualdad de nombres
Registro Único Tributario Es un documento donde están los datos personales de la empresa a crear
donde la DIAN puede buscar administrar y controlar las gestiones
empresariales
Certificado de Sanidad Es un documento que acredita que el sitio y los productos cumplen con las
reglas aptas para el consumo humano

6. Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de
su familia o conocido ha realizado alguna de estas operaciones:
RTA/

Compra en un supermercado. Recibo de compra

Realiza transacción en alguna Certificación bancaria
 entidad financiera (apertura, Tirilla de retito
depósito, retiro, etc.) Consignaciones
Entrar a cine a ver cualquier Boletos
película.
Comer en algún restaurante. Recibo de cuenta
Ir a un parque de diversiones. Boletos

7. Identifique que tienen en común los soportes que le entregan de cada una de esas
operaciones. Elabore una lluvia de ideas con lo identificado.

RTA/

RECIBO DE COMPRA:

 Porque acredita la compra de productos

 Se puede hacer un reclamo en caso de que este mal algún precio o algún producto

CERTIFICACIÓN BANCARIA, TIRILLA DE RETITO, CONSIGNACIONES

 Es como un comprobante de las transacciones realizadas

 Justifica el pago o el retiro
 Documento que da tranquilidad a las partes involucradas
 Da constancia a los movimientos realizados
 Se puede iniciar un relamo y con el recibo solucionar las diferencias

BOLETOS

 Porque son la puerta de entrada a algún sitio

 Marcan a las personas en un orden para la presentación de algún evento
 Sirven como reclamo por un producto no satisfecho

RECIBO DE CUENTA

 Sirve para tener un balance de gastos

 También nos sirven para tener una idea en que estamos invirtiendo nuestro dinero
8. ¿Cómo es el proceso de formalización de una empresa en Colombia?, ¿cuáles son los
pasos que debe seguir y los trámites que debe realizar para tal fin?

RTA/

 ¿CÓMO ES EL PROCESO DE FORMALIZACIÓN DE UNA EMPRESA EN

COLOMBIA?:

a) CONSULTA DE NOMBRE: verificar en la cámara de comercio de su jurisdicción

que no exista nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio
 que se quiere registrar (personas naturales y sociedades comerciales) con lo anterior
se conserva el principio de homonimia
b) RUE – REGISTRO UNICO EMPRESARIAL: el control nacional permite que el
registro de nombres de sociedades y establecimientos de comercio se han controlado
no solo en la ciudad en la cual se realiza la inscripción, si no a nivel nacional. Esta
consulta facilita conocer si existen o no otras empresas o establecimientos con el
mismo nombre a la que se quiere crear
c) CONSULTA DE MARCA Y PATENTES: si se quiere registrar la marca que se tiene
pensada para el producto o empresa, debe verificar que el conjunto de signos y
características de logo o lema que lo identifican no estén registrados por otro
producto ante la súper intendencia de industria y comercio
d) CONSULTA DE ACTIVIDAD ECONOMICA: todas las actividades económicas de
las empresas deben identificar de acuerdo con el código internacional industrial
uniforme denominado CIIU y adoptado por nuestro país para la clasificación
empresarial

¿QUÉ ES EL CIIU?

Su propósito es agrupar todas las actividades económicas similares por categorías, lo que
facilita el manejo de la información para el análisis

Representa un beneficio para el empresario pues se hace visible y fácilmente identificable

por los clientes del mercado, generando oportunidades para hacer negocios, incrementar
ventas, logra más contactos comerciales y tener un análisis de competencia

 ¿CUÁLES SON LOS PASOS QUE DEBE SEGUIR Y LOS TRÁMITES QUE DEBE
REALIZAR PARA TAL FIN?:

PASO 1: consulte que sea posible registra el nombre de su empresa, es decir, que está
disponible por no ser el de ninguna otra

PASO 2: prepare, redacte y suscriba los estatutos de la empresa. Estos son el contrato que
regula la relación entre los socios; y entre ellos y la sociedad

PASO 3: PRE-RUT. En la cámara de comercio, puede tramitar el PRE-RUT antes de

proceder al registro.es necesario presentar estatutos, formularios diligenciados, la cedula
del representante legal y la de su suplente

PASO 4: inscripción en el registro. En la cámara de comercio llevaran a cabo un estudio de

legalidad de los estatutos; debe tener en cuenta que es necesario cancelar el impuesto de
registro, el cual tiene un valor del 0.7% del monto del capital asignado

PASO 5: es obligatorio que con la empresa registrada y el PRE-RUT, se proceda a abrir una
cuenta bancaria una cuenta bancaria. Sin la certificación de apertura de la cuenta, la DIAN
no procederá a registrar el RUT como definitivo

PASO 6: con el certificado bancario se debe tramitar en la DIAN el RUT definitivo

PASO 7: llevar el RUT definitivo aportado por la DIAN a la cámara de comercio para que
en el certificado de existencia y representación legal de la compañía, ya no figure como
provisional

PASO 8: en la DIAN, se debe solicitar una resolución de facturación, en principio manual

sin facturas es posible contactar, pero no se pueden cobrar los servicios.

PASO 9: toda compañía debe solicitar la inscripción de libros en la cámara de comercio,

estos serán el libro de actas y el libro de accionistas. La falta de estos registros de los libros
acarea la perdida de los beneficios tributarios

PASO 10: se debe registrar a la empresa en el sistema de seguridad social, para poder
contratar empleados

9. Elabore la ruta de formalización empresarial que dé respuesta a los principales

documentos que debe tramitar una empresa al momento de formalizarse en Colombia.

RTA/

DOCUMENTOS PARA TRAMITAR UNA EMPRESA

 Suscribir los estatutos sociales en la cámara de comercio

 Presentar estatutos y formularios diligenciados
 Fotocopia de las cedulas de los accionistas
 Documento de constitución de escritura publica
 Solicitar el PRE-RUT en la DIAN
 Diligenciar el formulario online
 Presentar la cedula del apoderado
 Solicitar matricula mercantil en cámara de comercio
 Debe pagar impuesto de registro 0.7% sobre el capital asignado
 Abrir la cuenta bancaria presentando el PRE-RUT
 El certificado de la cámara de comercio
 La cedula de ciudadanía
 Y el formulario 1648 el cual se encuentra en la DIAN
 Este formulario es el número de identificación tributaria el NIT
 Solicitar el NIT definitivo en la DIAN presentando la certificación de la cuenta y la
fotocopia de la cedula de ciudadanía
 Inscribir el NIT en la cámara de comercio presentando el NIT definitivo
 Solicitar la resolución de facturación en la DIAN presentando el NIT definitivo el
formulario 1302 que es la solicitud de numeración de facturación y el certificado de la
cámara de comercio
 Inscribir los libros oficiales en la cámara de comercio

De acuerdo a esto los documentos necesarios para registrarse como persona jurídica son:

 Presentar el original del documento de identidad

  El formulario de registro único tributario RUT
 el formulario de registro único empresarial y social RUES
 el formulario de registro con otras entidades
 documento de constitución
 el IMVIMA es el instituto nacional de vigilancia de medicamentos y alimentos
 el POT es consultar el plan de ordenamiento territorial
 SAICO Y ASIMPRO que se encarga de efectuar el recaudo y distribución de las
regalías producto de la comunicación pública los derechos de autor y conexos en
Colombia
 Es el visto bueno de seguridad a establecimientos públicos y comerciales expedidos
por bomberos
 Certificado sanitario expedido por la secretaria de salud

Verifique tipo de sociedad

Elabore minuta

Persona natural o jurídica

Registrar la minuta en la
notaria
Verifique nombre o razón
social

Formulario matricula
mercantil
Parafiscales

Registro libros de
Afiliación comercio

Seguridad social Ir a la DIAN

10. Desarrolle una matriz apoyándose en el material de apoyo dispuesto para ello, donde
indique la definición, función, entidad ante la que se tramita y otras ideas que
considere relevantes de los siguientes documentos y trámites que intervienen en el
proceso de constitución:

 Consulta Homonimia
 Escritura de Constitución o documento privado
 RUES – Registro Único Empresarial
 Certificado de Constitución y Gerencia
 RUT – Registro Único Tributario
 Solicitud Expedición Facturación (Virtual)
 Resoluciones (Facturación, Gran contribuyente, Autor retenedor)
 RIT – Registro de Información Tributaria
 Certificado de Bomberos
 Inscripción Libros Oficiales
 Licencia Sanitaria
 Licencia de Funcionamiento Alcaldía Local

TRAMITE ¿DÓNDE
DOCUMENTO DEFINICIÓN FUNCIÓN SE OTROS
TRAMIT-
A?

CONSULTA Es un documento de la cámara Que el nombre de la En la No hay

HOMONIMIA de comercio para la búsqueda empresa no sea igual Cámara homonimia
del nombre de la empresa en de cuando dos
creación que no esté registrado Comercio nombres son
similares

ESCRITURA Es una carpeta donde se Guardad los Se tramita Es un instrumento

DE archivan: la identidad de los documentos privados ante un notarial que
CONSTITUCI- socios, la voluntad de de la organización de notario contiene varias
ÓN O construir una sociedad, las la sociedad declaraciones
DOCUMENTO aportaciones de cada socio, los realizadas
PRIVADO estatutos de la sociedad y la
identidad de personas que se
encargan de la administración

RUES – Es un sistema integrado de Integral información En la Permite que se

REGISTRO información en tiempo real, en tiempo real Cámara reduzcan los
ÚNICO agiliza las consultas y tramites ofreciendo servicios a de tramites,
EMPRESARIA- del registro mercantil, del empresarios de todo el Comercio requisitos e
L registro de proponentes o país información a
entidades sin ánimo de lucro cargo de las micro,
que administran la cámara de pequeñas y
comercio medianas
empresas

CERTIFICADO Es un documento que Es convertir el nombre En la Sirve más como

DE demuestra que la empresa ha de la empresa en una Cámara prueba de registro
CONSTITUCI- recibido reconocimiento y entidad legal de
ÓN Y nombre propio Comercio
GERENCIA

RUT– Es un mecanismo Es tener en cuenta En la Una vez obtenido

REGISTRO administrado por la DIAN, actividades DIAN el RUT la DIAN le
ÚNICO asignado para identificar, económicas, asignara al
TRIBUTARIO ubicar y clasificar la función de comerciales, valor usuario un
 las personas y entidades patrimonial aportes y número de
dentro del sistema tributario consumos aclarando y identificación
avalando los tributaria NIT
declarantes o no
declarantes de
impuestos sobre la
renta

SOLICITUD Para solicitar la numeración de Dar clic en la opción En la Toca seguir el

EXPEDICIÓN facturación debe tener de numeración de DIAN proceso, el sistema
FACTURACIO- actualizado el RUT cuidado en facturación y el indicara como
N (VIRTUAL) los ítems: nombre o razón sistema generara un debe registrar los
social, dirección, aviso sobre el datos
responsabilidad para facturar contribuyente y
y establecimientos de comercio vencimiento

RESOLUCION- La DIAN selecciono a los Adquiere la calidad de En la Deberán presentar

ES grandes contribuyentes agentes de retención DIAN y pagar
(FACTURACIÓ responsables del impuesto a del IVA cumpliendo declaraciones
-N, GRAN las ventas para que facturen con las obligaciones tributarias en
CONTRIBUYE- electrónicamente formularios de la
NTE, AUTOR DIAN
RETENEDOR)

RIT – Es el registro en el que todas Mediante este En un El RIT lo deben

REGISTRO DE las personas responsables de mecanismo la súper tramitar todas las
INFORMACIÓ- impuestos de industria y secretaria de hacienda CADE o personas que
N comercio deben de estar puede identificar, la ejecuten labores
TRIBUTARIA inscritas para cumplir con la ubicar y clasificar las secretaria comerciales,
obligación responsables del ICA, de industriales o de
avisos y letreros hacienda servicios

NO sacar este
documento lo
puede hacer
acreedor de una
sanción monetaria

CERTIFICADO Es la apreciación técnica Revisar las En los Para solicitar este

DE emitida por el cuerpo oficial de condiciones de súper certificado debe
BOMBEROS bomberos de Bogotá seguridad humana, CADES presentar original
riesgos de incendios, o fotocopia legible
materiales peligrosos y del certificado de
sistema de protección existencia y
contra incendios que representación
se presenten es las legal expedido por
edificaciones o la Cámara de
establecimientos Comercio
 renovado

INSCRIPCIÓN Son libros oficiales que Son aquellos que En la Los libros deben
LIBROS debidamente están determina la ley como Cámara conformarse y
OFICIALES custodiados y diligenciados obligatorios y de diligenciarse de
por cada organización según auxiliares necesarios Comercio forma que
su normativa para el completo garantice su
entendimiento de intensidad e
funcionamiento integridad

LICENCIA Es una autorización que se le Fumigación En el Cualquier

SANITARIA otorga si cumple las desinfección y control INVIMA modificación a las
condiciones sanitarias de un de plagas instalaciones o
establecimiento cambio de
domicilio implica
solicitud de nueva
licencia

LICENCIA DE Es un documento que lo Otorgar permisos a las En las No realizar etas

FUNCIONAMI otorga la alcaldía de la empresas para su alcaldías gestión implicará
-ENTO localidad para permiso de funcionamiento de cada multas y sanciones
ALCALDÍA funcionamiento localidad por no manejo de
LOCAL los espacios

11. Elabore en un cuadro comparativo donde mencione: definición, diferencia y

semejanzas entre:

 Título valor
 Documentos comerciales
 Soportes contables

TITULO VALOR DOCUMENTOS SOPORTES

COMERCIALES CONTABLES
DEFINICION Es un documento También llamados Son los documentos
escrito siempre documentos que sirven de base
firmado por el deudor mercantiles, con para registrar las
únicamente, se define comprobantes operaciones
como un derecho en extendidos por escrito comerciales de una
beneficio de una en los que se deja empresa deben ser
persona constancia de las tratados con especial
operaciones de la cuidado
actividad mercantil
 DIFERENCIAS Es un derecho  Son documentos Los soportes
privado patrimonial de compra y contables son los que
utilizado como medio venta de la lleva la empresa,
de pago o empresa. registro justificable de
instrumento de  Es documentación su actividad comercial
crédito. Ejemplo: respiratoria de los
 Letra de cambio hechos o actos
 El cheque económicos de la
 El pagare empresa
 Pueden ser dos
los negociables y
los no negociables
SEMENJANZA Son documentos de Son documentos que Son libros que
organización de organizan los manejos archivan todos los
entradas y salidas de entradas y salidas documentos de los
económicas de una de una empresa manejos de entradas y
empresa salidas de una
empresa

12. A continuación, elabore un cuadro sinóptico donde evidencie la clasificación de los

distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes criterios:

 contables / no contables;
 internos / externos;
 quien compra / quien vende;
 salida dinero / entrada dinero, sin movimiento de dinero;
 Negociables / no negociables

RTA/

CONTABLES Y NO CONTABLES

Los documentos contables son los que nos ayudan a respaldar nuestra contabilidad y en
algún momento la afectan estos son:

 Factura de venta
 Recibo de caja generar
 Recibo de caja menor
 Notas debito notas crédito
 Consignaciones
 Letras de cambio
 Pagares
 Tarjetas de Kardex
 Cheques y nomina

Y los documentos no contables – informativos estos no afectan ni realizan modificaciones

en la contabilidad de la empresa son:
  Cotizaciones
 Ordenes de pedido
 Órdenes de compra
 Ordenes de entrega
 Remesa
 Hojas de vida
 Solicitudes

Adicional mente debemos saber que los documentos contables ese dividen en dos grupos
INTERNOS y EXTERNOS

INTERNOS

 Recibos de caja
 Recibos de caja menor
 Comprobante de egreso
 Factura de venta
 Comprobante de diario
 Nominas
 Pedidos
 Notas de contabilidad
 Órdenes de compra y otros

EXTERNOS

 Consignaciones bancarias
 Notas bancarias
 Pagares
 Letras de cambio
 Remisiones
 Facturas de compra y otros

QUEN COMPRA Y QUIEN VENDE

Son las modificaciones que realiza una empresa en el valor del patrimonio neto, ya sean
pérdidas o ingresos negativos (gastos pagados) o ganancias o resultados positivos (cuando
vende bienes o servicios)

SALIDA DINERO Y ENTRADA DINERO, SIN MOVIMIENTO DE DINERO

Son movimientos financieros que realiza una empresa en un periodo determinado

NEGOCIABLES Y LOS NO NEGOCIABLES

NEGOCIABLES

Pertenecen a la documentación empresarial, es como el dinero en efectivo, lo podemos

usar como moneda de cambio tanto como para cobrar como para pagar ya sea mercancía o
servicios

EJEMPLOS: letra de cambio, el cheque y el pagare

NO NEGOCIABLE

Son aquellos que nos permiten sustentar las transacciones comerciales o la información
que necesitamos para realizarlas es una parte importante de la gestión documental,
permite al comprador realizar verificaciones

EJEMPLOS: orden de compra, factura de compra, la nota de pedido, un vale, etc.

13. Desarrolle una matriz de conceptos donde indique la definición, función, clasificación
(de acuerdo con lo desarrollado en la actividad 3.3.5) de los siguientes documentos:
 Cotización
 Factura de venta
 Recibo de caja menor
 Documento equivalente
 Orden de Compra
 Cheque
 Comprobante de egreso
 Planilla de nómina
 Extracto Bancario
 Letras de cambio
 Consignación
 Recibo de caja
 Remisión
 Nota débito o nota crédito comercial
 Nota débito o nota crédito bancario
 Kardex
 Reembolso de caja menor
 Cuenta de cobro

DEFINICION FUNCION CLASIFICACION

COTIZACIÓN Es un documento Se utiliza para se clasifican es:
informativo que se gestionar las  Cotización
utiliza para entablar negociaciones de previsional
una negociación solo compra, así como  Cotización
para consideraciones internacional
 pretende colocar precio presupuestario  Cotización
justo a un bien o a un monetaria
servicio  Cotización de
bolsa
FACTURA DE Es un comprobante Se usa para la  Códigos de
VENTA fundamental de las solicitud del pago Colombia compra
eficiente
transacciones de por un bien o
 Códigos GTIN
negocios que impactan servicio vendido  Códigos de
las operaciones de la especificando solos partida
compañía y los estados servicios arancelaria
financieros involucrados o (facturas de
bienes, la fecha y el exportación)
número de factura  Código propio
RECIBO DE CAJA Es un recibo impreso de Se usa cuando se Se clasifican en:
MENOR la cantidad de efectivo toma dinero de un  Recibo de caja
recibido durante una cliente para ajustar de ingreso
transacción que el saldo pendiente  Recibo de caja
involucra la de las cuentas por de egreso
transferencia de efectivo cobrar
DOCUMENTO Es un soporte de Funciona como
EQUIVALENTE aceptación de los costos soporte de los
y gastos del régimen costos y gastos de
común al momento de una empresa
adquirir bienes y
servicios
ORDEN DE Es un documento Se usa cuando un Se clasifican por
COMPRA financiero que acredita cliente quiere compras del tipo de
formaliza, a través de material (primas o
una negociación entre un documento el
proveedor y cliente componentes
interés por un
auxiliares y
producto o servicio
también se usa como
herramientas). Por
prueba física cuando compras de poca
surgen dudas con frecuencia
alguna compra
CHEQUE Es un documento de Es servir como Se clasifican en:
naturaleza bancaria que medio de pago  Cheque al
portador
posee una orden según el derecho
 Cheque
especificada escrita de mercantil que le normativo
pago otorga a su  Cheque en blanco
poseedor el  Cheque cruzado
derecho literal del  Cheque viajero
documento  Cheque de caja
COMPROBANTE Es un documento Permite a la Se clasifican en:
DE EGRESO contable que permite institución  Seguridad
registrar el pago de las determinar su  Formas de pago
 diferentes obligaciones capacidad  Documentos
económicas que financiera fuente
adquiere una empresa  Notas de efectivo
PLANILLA DE Es una plantilla que se Se utiliza para Se clasifican en:
NÓMINA utiliza para referirse a referirse al  Nómina de
empleados
los trabajadores de una documento en que
 Nómina de
empresa que suma se encuentran los gerencia
todos los sueldo que datos referente al  Nómina semanal,
paga la compañía salario de cada quincenal y
trabajador mensual
 Nóminas por
enfermedad
 Nóminas con
horas extras
EXTRACTO Es un auténtico mapa Se utiliza para tener un  Deposito en
BANCARIO económico de nuestro conocimiento de todos efectivo
los movimientos que  Una nota de
estado financiero han supuesto en crédito bancaria
aumento o  Una nota de
disminución del saldo débito bancaria
(dinero)  Un cheque
emitido por la
empresa
LETRAS DE Es un documento de Se utiliza por el Se clasifican en:
CAMBIO cobro en donde se vendedor para  Letra domiciliada
garantizar el pago de  Letra
ordena el pago de una la venta realizada, la documentada
determinada suma de utiliza como  Letra a la vista
dinero con fecha de financiación a sus  Letra a cierto
vencimiento clientes con la garantía tiempo vista
de que cobrara el  Letra al día fijo
dinero en la fecha de
vencimiento
CONSIGNACIÓN Es un acuerdo en el cual Es negociar un
participan dos personas el producto donde se
consignan te (propietario del
bien) y el consignatario
acepta los objetos
(persona que se para vender y se
responsabiliza por la venta acuerda pagar al
del bien) el cual se delega la vendedor un
facultad de venta sin perder porcentaje si los
derecho a la propiedad
bienes se venden
RECIBO DE CAJA Es un documento Funciona como Se clasifican en:
contable que se utiliza soporte de los  Recibo de caja
para registrar los anticipos, abonos o  Comprobante
diferentes recaudos de pagos que realizan de egreso
dinero que tenga la los clientes a la  Recibo de
empresa por concepto empresa depósito en
cuenta corriente
 de cualquier transacción
comercial
REMISIÓN Es un tipo de documento que Se usa para acreditar o  No son incluidas
se utiliza cuando existe una dejar constancia de la en los libros de
relación de compra entre dos entrega de un pedido contabilidad
partes y se extiende a la hora y para que tenga efecto porque no tienen
en la que una de las partes y validez deberá ser SI valor tributario
hace entrega del producto a firmado por el  Es un documento
la otra receptor de la interno de la
mercancía empresa que
cumple la función
de verificación
NOTA DÉBITO O La nota debito es emitida por Cuando se se clasifican en
NOTA CRÉDITO el comprador, en el momento devuelven bienes transacciones
de devolver las mercancías al
COMERCIAL proveedor y el proveedor
al vendedor se
emite una nota crédito para emite nota débito.
informar que ha recibido las Cuando un cliente
mercancías de vueltas devuelve bienes se
emite nota crédito
NOTA DÉBITO O Nota crédito bancaria: es un Nota debito bancaria: Se clasifican en:
NOTA CRÉDITO documento que extiende el es un documento que  Las más comunes
banco como constancia de emite el bando a sus son las cuentas
BANCARIO haber recibido una cantidad clientes para corrientes o la
determinada de valores en informarles una boleta de
calidad de deposito disminución de su deposito
cuenta corriente Se clasifican en:
bancaria  Gastos de
chequera o
comisiones
KARDEX El Kardex es un registro de Su función es  Es un sistema
manera organizada de la mostrar los de control de
mercancía que se tiene en un
almacén. Para hacerlo, es
movimientos inventario
necesario hacer un (ingresos, salidas y  El Kardex en
inventario de todo el a veces los ajustes) Excel
contenido, la cantidad, el de los productos
precio unitario y el control dentro de un
de sus entradas y salidas
almacén
REEMBOLSO DE Es el reintegro que se realiza Para realizar un
CAJA MENOR a un fondo fijo asignado a un reembolso se puede
departamento de la empresa, utilizar un
por el monto de los pagos comprobante de
hechos por este medio, de egreso firmado por la
acuerdo a lo indicado en las persona encargada que
facturas y recibos estará soportado por la
presentados, para así relación detallada de
completar de nuevo su los recibos que
monto inicial en dinero en justificaron las salidas
efectivo de dinero
CUENTA DE Es cuando una empresa Sirven para realizar Se clasifican a
 COBRO tiene unos derechos una facturación bien corto y a largo
pendientes de cobro detallada y analizada, plazo
evitando así retrasos
sobre terceras personas, en pago y morosidad,
ya sean físicas o una buena gestión
jurídicas en una fecha puede permitir
determinada es cuando generar ingresos en el
la empresa realiza futuro
créditos a sus clientes

14. A continuación, en grupos no mayores a 3 aprendices elaboren una lotería que

contenga 5 tableros de trabajo de 3x2 con imágenes donde se evidencien los formatos
de formalización de las empresas en Colombia y los soportes contables y no contables
que se trabajaron en la presente guía. No deben incluir ninguna palabra en el tablero,
y en las fichas que recortan deben indicar el nombre y el dibujo del formato o soporte.
En cada uno de los tableros deben aparecer formatos y soportes diferentes, no
pueden repetirse los dibujos de formatos o soportes entre uno y otro tablero.
RTA/
LOTERIA CONTABLE.docx
15. Elabore un mapa conceptual teniendo en cuenta la “Ley 594 de 2000”, el video
“Conservación de la información contable” y otros textos de consulta que se
encuentre a su alcance, que contenga:

a. Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en
las áreas financieras y contables de las empresas.
c. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología,
el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al acceso de
información disponible.
RTA/

LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE

ARCHIVOS

Establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado

Es decir

Archivo publico Archivo privado de interés Archivo total

publico
Prestación de
Aquel que para la Proceso integral de
servicios públicos a
historia es de interés los documentos
entidades privadas
publico

Soporte documental

Toda evidencia que contenga material tales Documentos originales que

como: fotos, archivos visuales, fílmicos, etc. garantizan autenticidad e integridad

Archivo general de la nación

Encargado de orientar y coordinar la función archivística, salvaguardando el

patrimonio de los archivos que allí reposan

Por ende

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: le ARTÍCULO 7: los archivos desde la

da importancia a los archivos activos, e jurisdicción y competencias se
históricos como parte fundamental de la clasifican
memoria colectiva

 Archivo general de la nación

Control y vigilancia. El archivo general de la
 Archivo general del
nación podrá adelantar en cualquier
departamento
momento, visitas de inspección a los
 Archivo general del distrito
archivos del estado
Recompensa al momento de salvaguardar
los documentos de la empresa

ARTÍCULO 50: estimulo por parte del gobierno nacional

otorgando permisos no tributarios, a empresas que con
acciones contribuyan a salvaguardar los documentos del país

Es decir

ARTICULO 51: apoyo a los Acuerdo 42 del 2002

organismos de control

La procuraduría general de la nación y la Criterios para la

contraloría general de la republica prestara organización de archivos
todo el apoyo al archivo general de la nación en las entidades públicas
para que se cumpla todo lo establecido en la
ley
 ARTICULO 23 DE LA LEY 594 DEL 2000

Dependiendo del ciclo vital de los documentos, los

archivos se clasifican:

ARTÍCULO 52: esta ley se rige a

 Archivo de gestión partir de la fecha de su
 Archivo central publicación y de nación en lo
pertinente todas las disposiciones
 Archivo histórico de la nación
que le sean contrarias