ENSAYO SOBRE LA RELACIÓN DE NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN

COLOMBIA

INGRID KATHERINE HERNÁNDEZ NIÑO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CURSO VIRTUAL LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2018
 NORMAS SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA
La revisión de la normatividad relacionada con la creación de documentos, las
reglas de archivo y los procedimientos de conservación, permiten ver que la
palabra que define de mejor forma el amplió compendio normativo adoptado es,
dispersión, en la medida que dicha temática no se encuentra reglada o mejor
regulado legalmente mediante un código único, o compendio normativo
sistematizado o por lo menos integrado y sistematizado.
Las personas que se enfrentan a la labor de la creación, conservación y archivo de
documentos, se confronta con la constante duda acerca de la normatividad que
rige su actividad, en la medida que la misma es impresionantemente difusa, y de
difícil alcance y entendimiento, en la medida que no todas las personas cuentan
con los elementos técnicos o los conocimientos jurídicos necesarios para saber
que norma buscar y de qué forma llegar a estas.
Además de la confusa y profusa normatividad sobre los archivos de gestión y la
forma de adopción de documental tanto en el sector público como privado,
podemos centrar atención en la constante indiferencia ciudadanía y estatal creada
frente a los archivos históricos. Estos archivos construyen memoria histórica y
permiten, en la medida de su conservación, el conocimiento de diversos datos
históricos que permiten reconstruir aspectos puntuales en la creación del Estado y
la idiosincrasia de este, contribuyendo así al concreto entendimiento del presente;
pero dichas circunstancias parecen ajenas a las preocupaciones tanto de
funcionarios públicos como de la comunidad en general.
Otro aspecto puntual, es que la normatividad documental es esencialmente
antigua, por ejemplo la norma que crea el Archivo General de la Nación, fue
adoptada en 1989. Por lo tanto, y de acuerdo a la hermenéutica jurídica y la Ley
153 de 1887, para la interpretación y observancia de la normatividad, siempre
debe apreciarse la norma posterior frente a la anterior, lo cual implica, que siempre
deberá indagarse si no existe una normatividad más actual que regula la temática,
o alguna otra normatividad que la reglamente de forma íntegra, haciendo así
inoperante la norma anteriormente adoptada.
Por otra parte, podemos resaltar como la organización técnica del archivo por
parte de la administración, posibilita el concreto ejercicio y protección de derechos
fundamentales contenidos en la constitución política, como lo son el derecho a la
información, el derecho de petición, y el derecho de acceso a información pública,
derechos de especial protección en el marco de un estado social y democrático de
derecho.
Finalmente de la lectura de la normatividad relacionada con el proceso documental
y los centros de archivos, podemos precisar que nuestro país no ha adoptado
legislación frente a las nuevas tecnologías de la información, dado que, es
innegable que el auge tecnológico a posibilitado la adopción de documental en
forma digital, y en bases de datos de forma mucho más eficiente.