CODIGO: CD-407 ADMINISTRATIVO - ARCHIVO

Hospital Mario Gaitán Yanguas.

NIT: 800.006.850-3
VERSIÓN 02
DOCUMENTO PUBLICO

TRAMITE DE CORRESPONDENCIA

APRENDICES:
 BAUTISTA PEÑA LOREN GERALDINE
 GARCIA VARGAS KAREN LORENA
 OSPINA MARTÍNES JUAN DAVID
 VARGAS RUIZ MARIA ALEJANDRA

INSTRUCTOR:
 DIEGO MIRALLES

GESTIÓN DOCUMENTAL
2141343
SENA
2020
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Hospital Mario Gaitán Yanguas.
NIT: 800.006.850-3
VERSIÓN 02
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1. Objetivo:
Demostrar gráficamente el paso a paso de los procesos a realizar para llevar a
cabo el trámite de correspondencia en el hospital Mario Gaitán Yanguas.

2. Alcance:
Este documento esta formulado para el personal de cada dependencia del hospital
que pueda realizar de manera correcta y buscando las más altas expectativas en
calidad en los procesos de trámite de documentos externos e internos, todo esto
aplicado para información física, electrónica o digital.

3. Condiciones generales:

 Se realizarán las capacitaciones anualmente o de acuerdo con los cambios

que se realicen en la normatividad.
 El personal de archivo y correspondencia deberá tener conocimiento y
acceso permanente a los diagramas de procesos.
 Contar con auditorías para verificar la correcta realización de los procesos
que se llevan a cabo en la recepción de documentos.

4. Descripción del procedimiento:

No. Actividad Descripción de la Responsables Documentos
actividad asociados
01. Validación de La persona encargada de Secretaria.
documentos. recibir los documentos
verifica que la
dependencia a la que va
dirigida sea correcta, de
lo contrario el
documento será
devuelto para enrutarlo
en la dependencia
correspondiente.
02. Registro de El personal encargado Secretaria. Formato de
documento. hace el respectivo registro de
registro del documento documentos.
con la siguiente
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información en un
formato: fecha, hora,
quien entrega, quien
recibe y sus respectivas
firmas.
03. Verificación de El personal encargado Secretaria.
trámite. verifica la naturaleza del
documento y decide si
este requiere tramite o
no.
Si no se hace tramite se
da ha conocer la
información a los
integrantes de la
dependencia.
Si requiere tramite se
dirige a la persona
encargada para que lo
realice.
04. Tramite de La persona encargada Dependencia Documento de
documento. debe realizar el tramite y encargada. respuesta.
enviar la respuesta al
solicitante.
05. Enviar la respuesta La persona encargada Dependencia Formato de
a la unidad de envía la respuesta a la encargada. registro.
correspondencia. unidad de
correspondencia y se
diligencia el formato de
registro.

5. Control de acceso al documento:

Cargo Observaciones
Dependencia encargada N/A

6. Control de cambios:

Fecha Versión Descripción

24/11/2020 01 Elaboración del documento
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7. Diagrama de flujo