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Universidad de Pamplona

Pamplona - Norte de Santander - Colombia


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APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA SEIS SIGMA EN EL PROCESO DE


REGISTRO DE MATRÍCULA ACADEMICA DE LA UNIVERSIDAD DE
PAMPLONA NORTE DE SANTANDER.

EDUARD MAURICIO AGUILLON PIRATEQUE

CIMI JOULIETH ARRIETA NIÑO

GUAIRA LUCIANA ARRIETA NIÑO

JUAN CARLOS PAREDES ESPID

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

FACULTAD DE INGENIERIAS Y ARQUITECTURA

SEMINARIO MMI

PAMPLONA

2019

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APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA SEIS SIGMA EN EL PROCESO DE


REGISTRO DE MATRÍCULA ACADEMICA DE LA UNIVERSIDAD DE
PAMPLONA NORTE DE SANTANDER.

EDUARD MAURICIO AGUILLON PIRATEQUE

CIMI JOULIETH ARRIETA NIÑO

GUAIRA LUCIANA ARRIETA NIÑO

JUAN CARLOS PAREDES ESPID

TRABAJO DE ANTEPROYECTO MODALIDAD INVESTIGACIÓN

CASTRO SANDRA

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1.TITULO ........................................................................................................ 4
2.RESUMEN DE LA PROPUESTA ................................................................. 4
3.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 4
3.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA....................................................... 6
4.JUSTIFICACION .......................................................................................... 6
5. MARCO TEORICO ..................................................................................... 7
6.OBJETIVOS ............................................................................................... 10
6.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................ 10
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................... 10
7. DISEÑO METODOLÓGICO ...................................................................... 10
7.1. FORMULACIÓN DE HIPÓTESIS ....................................................... 10
7.2. ENFOQUE .......................................................................................... 11
7.3. TIPO DE ESTUDIO ............................................................................. 11
7.4. POBLACIÓN ....................................................................................... 12
7.5. MUESTRA .......................................................................................... 12
7.6. TÉCNICA E INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS ......... 13
7.7. CRONOGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES .............. 15
7.7.1. Descripción de Actividades .............................................................. 15
7.8 PRESUPUESTO .................................................................................. 16
8. RESULTADOS ESPERADOS................................................................... 17
8.1 POTENCIALES BENEFICIARIOS ....................................................... 18
9.CONCLUSIONES ...................................................................................... 19
10.RECOMENDACIONES ............................................................................ 20
11.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................... 21

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1. TITULO
Aplicación de la herramienta seis sigmas en el proceso de registro de matrícula
académica de la Universidad de Pamplona Norte de Santander.

2. RESUMEN DE LA PROPUESTA
Esta investigación tiene como objetivo aplicar la herramienta seis sigma en el
proceso de registro de matrícula académica de la Universidad de Pamplona
Norte De Santander para conocer los diferentes problemas que se presentan
cuando se realiza el proceso de matrícula por medio de los diferentes
estudiantes de cada una de las facultades que conforman la universidad. Se
determinarán posibles soluciones para los problemas detectados en la plataforma, lo
cual permita una mayor satisfacción a cada uno de los estudiantes cuando hacen uso
de la plataforma. Las soluciones que se plantearan van encaminadas a generar
un menor tiempo al momento de realizar la matrícula en línea, cambios de
horarios, cambios de grupos, incorporación de materias. Esto lleva a disminuir
la problemática que se viene presentando al inicio de los semestres.

3.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Universidad de Pamplona- Colombia, es una universidad pública, su sede


principal está ubicada en el municipio de Pamplona, Norte de Santander,
además de tener sedes en el municipio de Villa del Rosario y la ciudad de
Cúcuta, también posee centros regionales de educación a distancia (CREAD),
en materia académica se divide en 7 facultades, de igual manera entre sus
dependencias están vicerrectoría académica, vicerrectoría administrativa y

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financiera, centro de bienestar universitario entre otras cuenta con La Oficina


de Admisiones, Registro y control Académico, que tiene como función
coordinar y legalizar la vinculación de los estudiantes a la Institución en las
modalidades de pregrado y posgrado, así como su acompañamiento en los
procesos de gestión académica, en cumplimiento a la normatividad
vigente.(Universidad de Pamplona, una Universidad para una Sociedad
Inteligente e Interconectada RESPUESTAS A PREGUNTAS FRECUENTES,
n.d.) La Oficina tiene además la responsabilidad de actualizar, archivar,
custodiar y certificar la información académica. Una de sus tantas funciones
es realizar el proceso de matrícula académica de los estudiantes, habilitando
la plataforma en línea y permitiendo a cada usuario matricular las materias que
se le permiten, en los horarios que más le convengan. Este proceso no cuenta
con un modelo eficiente que garantice que después de realizar el
procedimiento este no tendrá cambios ni modificaciones en los procesos de
matrícula académica realizados por los estudiantes. La base de este proyecto
es aplicar el modelo de mejora seis sigmas para hacer del proceso de
matrícula académica algo práctico y seguro para todos los involucrados.
Debido a que desde el momento en que se publican las fechas de habilitación
de la plataforma para matricula académica inician los problemas por lo que
estas fechas casi nunca coinciden con las anteriormente estipuladas
ocasionando congestión en la plataforma, no permitiendo el ingreso al sistema
y demoras en el procedimiento, por otra parte los cambios de horarios que se
presentan incluso cuando ya se está activo en clase, asimismo cuando se
pretende rediseñar el horario no es permitido de manera que se somete al
estudiante a la disposición del área encargada de esto, además de la limitación
de grupos para las asignaturas lo que genera grupos con máxima capacidad.
Todo lo anterior hace que en el caso de las fechas, muchas personas ingresen
al sistema y este no este habilitado, por lo tanto los estudiantes no tienen el
conocimiento de cuando realizar la matrícula académica y deben estar
ingresando al sistema para saber cuándo realizarla, por otra parte en el caso
de los cambios de horario sin autorización del estudiante causa que al asistir
al nuevo curso se sientan desubicados y perdidos en los contenidos de cada
asignatura, ya sea por el nuevo profesor, por el nuevo horario o por los

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contenidos ya vistos en clase antes del cambio. Para esta problemática se


propone un modelo de mejora seis sigmas para el proceso de matrícula
académica buscando que los encargados de la estipulación de fechas y
habilitación de sistema cumplan con lo que establece para este proceso,
además, que la oficina de registro y control respete los horarios que los
estudiantes matriculan con tiempo y a su acomodo y por último que se abran
nuevos grupos para evitar la congestión en los salones y buscando un
ambiente de aprendizaje óptimo para todos.(Herrera, Paredes, Jannifer, Luis,
& Salazar, 2016)

3.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

¿En qué medida la Aplicación de Seis Sigma, ayudará a mejorar el Proceso


de Registro de Matrícula académica en la Universidad de Pamplona
Colombia? (Herrera et al., 2016)

4.JUSTIFICACION

La presente investigación se enfocará en estudiar el proceso de matrícula


académica de la universidad de Pamplona Norte de Santander a causa de los
inconvenientes presentes en el mismo, teniendo en cuenta que el impacto y la
importancia de la mejora continua no es exclusivo a nivel empresa, debido a
que las seis sigma no solo contribuyen en la reducción de defectos en
empresas manufactureras y de producción si no que de igual manera tiene su
aplicación en el sector de la salud y educación. Enfocando su aplicación en la
educación podemos traer beneficios a todos los involucrados como la
reducción de tiempos y mejora de los procesos además del respeto de cada
procedimiento realizado por los usuarios, asimismo contribuiría disminuyendo

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el trabajo ocasionado por los cambios en horarios a los estudiantes, los cuales
solicitan rediseño del mismo, de igual manera reduciría las congestiones que
se ocasionan por todos los factores de desconformidad respecto al proceso de
matrícula académica. Por consiguiente los inconvenientes identificados en
proceso de matrícula académica que generan problemas a los estudiantes al
momento de realizar el procedimiento para la matrícula de las asignaturas,
además de desubicación de los estudiantes al momento de cambiar el horario
establecido brinda la importancia de implementar la herramienta Seis sigma
para centrar la investigación en reducir las fallas en el proceso de estudio, para
que este sea más efectivo, se realice en las fechas que se estipulan, se deben
plantear las estrategias adecuadas para que en el momento de la habilitación
de la plataforma se cuente con la disponibilidad de personal y estructura
necesaria para el cumplimiento de estas, además de formular una estrategia
que no permita la modificación del horario que cada estudiante diseña a su
acomodo. (Herrera et al., 2016)

5. MARCO TEORICO

Antecedentes

Autores: Bernardo Herrera Katherine, Paredes Vilcamisa Jennifer

Título: APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA SIX SIGMA PARA MEJORAR


EL PROCESO DE REGISTRO DE MATRÍCULA, EN LA UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DEL PERÚ.

La investigación parte de la necesidad de las organizaciones en brindar


mejores servicios a sus clientes internos y externos, es ahí donde se observa
el enorme crecimiento de la demanda de servicios de educación universitaria
que crece al ritmo del crecimiento poblacional en nuestro país. De ahí partimos
para decir que durante cada inicio de año y según la programación de cada
institución son muchas las personas que buscan este servicio de educación,
para ello las distintas Universidades deben estar preparadas para recibirlas y
ofrecerles la mejor calidad de servicio y atención, puesto que vivimos en un

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mundo competitivo y a la vanguardia de la tecnología, por lo cual el servicio


que brinden estas universidades deben de cumplir con ciertas medidas y
parámetros de calidad, sin embargo existe la presencia de diferentes factores,
como el desorden en las atenciones a los clientes, la demora en el registro de
matrícula presencial, el desconocimiento de los estudiantes e ingresantes
sobre el uso de la matrícula vía web, a ello sumémosle las distintas reglas de
negocio de cada universidad, las cuales en muchos casos ponen en tela de
juicio la satisfacción de los clientes. (Herrera et al., 2016)

Una de las metodologías que desarrolla la mejora continua de los procesos es


Seis Sigma, que se centra en reducir y eliminar los defectos o fallos en los
procesos.

Bases teóricas

Seis Sigma es un término acuñado por el ingeniero Bill Smith, de Motorola, en


la década de los años ochenta. Fue así como la compañía denominó a su
propuesta de reducción radical de defectos en los productos. Luego
experimentó un nuevo impulso hacia fines del siglo XX, al ser aplicada por
General Electric en toda su organización, tanto para la fabricación como para
los servicios, logrando espectaculares resultados.

Seis Sigma es un método basado en datos que examina los procesos


repetitivos de las empresas y tiene por objetivo llevar la calidad hasta niveles
cercanos a la perfección. Es más, se propone una cifra: 3.4 errores o defectos
por millón de oportunidades. Y se distingue de otros métodos en el hecho de
que corrige los problemas antes que se presenten.

Seis Sigma constituye un modelo de gestión de calidad que también se conoce


como DMAIC, siglas de las palabras en inglés: define, measure, analyze,
improve y control. En español: definir, medir, analizar, mejorar y controlar.
Estas son las cinco fases que se han de aplicar en cada proceso.

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Definir: se procede a definir el proceso o los procesos, que serán objeto de


evaluación por parte de la dirección de la empresa. También se define el
equipo de trabajo que realizará el proyecto. Finalmente, se definen los
objetivos de mejora.

Medir: es importante entender el estado actual del problema o defecto por el


que atraviesa el proceso objeto de mejora. Cada parte del proceso es
clasificada y evaluada, identificándose las variables relacionadas con el mismo
y se procede a medirlas.

Analizar: se analizan e interpretan los resultados de la medición, contrastando


la situación actual con el historial del proceso. Es aquí donde podemos
averiguar las causas del problema.

Mejorar: se realizan las acciones que se consideren necesarias para mejorar


el proceso.

Control: se aplican las medidas necesarias que garanticen la eficacia y


continuidad del proceso, el mismo que será adecuado a los nuevos objetivos.
(“La metodología Six Sigma | | Apuntes empresariales | ESAN,” n.d.)

Proceso de matrícula académica: Es la que realiza el estudiante en el


sistema, definiendo las asignaturas que va a cursar en el período
correspondiente, de acuerdo al Plan de Estudios en que se encuentre
matriculado y dentro de los términos establecidos en el Calendario
Académico. (Universidad de Pamplona, una Universidad para una Sociedad
Inteligente e Interconectada RESPUESTAS A PREGUNTAS FRECUENTES,
n.d.)

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6.OBJETIVOS

6.1. OBJETIVO GENERAL

Aplicar la herramienta seis sigma en la Universidad de Pamplona, Norte de


Santander para la mejora el proceso de registro de matrícula académica.

6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Elaborar una propuesta de aplicación de la metodología seis sigma para


mejorar el proceso de matrícula en Registro y control

• incrementar la eficacia, utilizando métodos estadísticos de seis sigma para


detectar errores en el proceso de matrícula antes de que los estudiantes se
vean afectados

• Mantener la satisfacción del proceso de Registro de Matrícula mediante


estrategias efectivas para evitar problemas en los horarios de clases cuando
se dé comienzo a la jornada académica.

7. DISEÑO METODOLÓGICO

7.1. FORMULACIÓN DE HIPÓTESIS

Las causas principales de los problemas del proceso de matrícula académica


en la universidad de Pamplona se deben a las medidas no efectivas
empleadas por la oficina de registro y control.

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7.2. ENFOQUE

Teniendo en cuenta las naturalezas de las variables:

● Variable independiente: Seis sigmas


● Variable dependiente: Proceso de matrícula académica
● Variable Interviniente: metodología DMAIC (Definir, Medir, analizar,
Mejorar y Controlar)
El tipo de investigación que se utiliza para este trabajo es de enfoque
cuantitativo en un nivel descriptiva, pues describe las fallas del sistema, los
diferentes casos ocurridos a los involucrados buscando como objetivo
principal.

• Caracterizar globalmente el objeto de estudio

• Describir el contexto en que se presenta cada fenómeno

En este caso, se busca describir cuales son los casos o fallas que les han
ocurrido a los estudiantes de la Universidad de pamplona al realizar la
matrícula académica.

7.3. TIPO DE ESTUDIO

El tipo o clase de estudio que se utilizara para la investigación es la


investigación no experimental en el ella el investigador (o grupo) actúa
conscientemente sobre el objeto de estudio, teniendo en cuenta que los
objetivos son conocer los efectos de los inconvenientes presentes en el
proceso de estudio, es decir, será un estudio en el cual no se controlaran las

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variables, se basa fundamentalmente en la observación de fenómenos tal y


como se dan en su contexto natural para analizarlos con posterioridad. En este
tipo de investigación no hay condiciones ni estímulos a los cuales se expongan
los sujetos del estudio. Los sujetos son observados en su ambiente natural,
por lo tanto, la clase o el subtipo de investigación es descriptiva porque al
investigador no le interesa hacer experimentos sino más en llegar a conocer
las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la
descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta
no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de
las relaciones que existen entre dos o más variables. Los investigadores no
son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una
hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y
luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer
generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento para así
enunciar las características de aquello que se propone a estudiar.

7.4. POBLACIÓN
Estudiantes de pregrado de la Universidad de Pamplona Norte de Santander.

7.5. MUESTRA

Realizando un muestreo aleatorio simple por conveniencia el cual es un


procedimiento de selección de la muestra en el que se determina quién integra
la muestra representativa. Aplicando la fórmula del muestreo simple con un
nivel de confiabilidad del 95% y error del 5% la muestra será de:

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N= 1000

Z= 95% - 1.96

P=Q= 0.5

E=0.05

𝑁 ∗ 𝑍2 ∗ 𝑃 ∗ 𝑄
𝑛=
(𝑁 − 1)𝐸 2 + 𝑍 2 𝑃𝑄

1000 ∗ (1.96)2 ∗ 0.5 ∗ 0,5


𝑛=
(1000 − 1)(0.05)2 + (1.96)2 ∗ 0.5 ∗ 0.5

𝑛 = 278

7.6. TÉCNICA E INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La información requerida (variables e indicadores) para alcanzar a los


objetivos de la investigación y probar la hipótesis, se recolectará a través de
las siguientes fuentes de información como lo son las técnicas de encuesta
que nos permitirá medir las variables de estudio.

El cuestionario está asociado a la técnica denominada encuesta, el


cuestionario es el instrumento modelo de la investigación, en el campo social
el cuestionario es el instrumento que tiene su nombre debido a que consiste
en un conjunto de preguntas que se elaboran luego de tener en cuenta las
variables y sus dimensiones.

La técnica de procesamiento de datos que se utilizará para organizar los datos


que se obtendrán cuando se aplique los instrumentos de recolección de datos

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con el objetivo de agrupar y ordenar los datos de acuerdo a los objetivos de la


investigación e hipótesis del estudio, es la técnica de procesamiento de datos
electrónicos la cual utiliza computadoras que permiten ingresar los datos.

La metodología seis sigma contempla 5 fases o etapas para su


implementación, estas están contenidas en DMAIC (Definir, Medir, Analizar,
mejorar y controlar)

Definir: se procede a definir el proceso o los procesos, que serán objeto de


evaluación por parte de la dirección de la empresa. También se define el
equipo de trabajo que realizará el proyecto. Finalmente, se definen los
objetivos de mejora.

Medir: es importante entender el estado actual del problema o defecto por el


que atraviesa el proceso objeto de mejora. Cada parte del proceso es
clasificada y evaluada, identificándose las variables relacionadas con el mismo
y se procede a medirlas.

Analizar: se analizan e interpretan los resultados de la medición, contrastando


la situación actual con el historial del proceso. Es aquí donde podemos
averiguar las causas del problema.

Mejorar: se realizan las acciones que se consideren necesarias para mejorar


el proceso.

Control: se aplican las medidas necesarias que garanticen la eficacia y


continuidad del proceso, el mismo que será adecuado a los nuevos objetivos.
(“La metodología Six Sigma | | Apuntes empresariales | ESAN,” n.d.)

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7.7. CRONOGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

MESES 2019
Sep Oct Nov

ACTIVIDADES

1.Revisión del diseño x


2. Obtención de la información x
3. Análisis estadístico x
4. Redacción x
5. Revisión del anteproyecto x
6. Presentación x
7. Sustentación x

7.7.1. Descripción de Actividades


1. Revisión del diseño: en esta actividad verificamos que el proceso objeto
de estudio es efectivo, adecuado y será eficaz para lo que se realizará.
2. obtención de la información: se obtendrá la información requerida para
alcanzar los objetivos de la investigación y probar las hipótesis.
3. Análisis estadístico: se realizará el análisis de la información
estadísticamente para la posterior redacción de esta.
4. redacción: se redactará los resultados obtenidos en la investigación.
5. revisión del anteproyecto: el tutor con el estudiante revisará
críticamente cada elemento de la investigación asegurándose que todo
está relacionado con el objetivo principal de la investigación.
6. presentación: se entrega la investigación para la revisión y corrección
para posteriormente ser calificada.
7. sustentación: se expondrá el conocimiento obtenido y los resultados
presentados a lo largo de la investigación.

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7.8 PRESUPUESTO

DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL

Remuneraciones
✔ Encuestador $ 50.000/hora*10hora $500.000

Bienes
✔ Impresiones $25.000
✔ Computadoras y $1.000.000 $1.135.000
componentes
✔ Papel $10.000

✔ Instrumentos $100.0000

Servicios
✔ Energía $5.000/hora*9 horas
$114.000
✔ Internet $1000/hora*9 horas
✔ Transporte
$3000/servicio*20servicio

Otros
✔ Imprevistos $ 100.000 $100.000

TOTAL $1.849.000

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8. RESULTADOS ESPERADOS

 Obtener una propuesta de mejora continua acorde a los inconvenientes


presentados que logre la disminución de cada uno de ellos.

 Lograr un aumento de la productividad en el proceso de matrícula


académica derivado de un proceso realizado con eficiencia y eficacia.

 Optimizar los recursos requeridos para la puesta en marcha de esta


metodología de mejora continua.

 Alcanzar un beneficio mutuo para las partes interesadas.

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8.1 POTENCIALES BENEFICIARIOS

Comunidad Intereses
Beneficiarios  Estudiantes de  Que su matrícula
directos la modalidad académica no sea
de pregrado de modificada sin
la Universidad autorización, ni
de Pamplona- tiempo después de
Sede principal. haber iniciado el
semestre.

 La Oficina de  Evitar la saturación


Admisiones, de la plataforma y
Registro y cambios posteriores
control al registro de la
Académico. matrícula.
Beneficiarios  Docentes.  Librarse de tener
indirectos que hacer
transferencia de
notas, cuando al
estudiante lo
cambian de grupo,
después de haber
iniciado el semestre.
Neutrales o  Alta dirección  La mejora continua
excluidos de la de sus procesos
Universidad. internos.
Oponentes o  Ninguno  Ninguno.
perjudicados

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9.CONCLUSIONES

 Seis Sigma es una herramienta de mejora que si se implementa de


una manera adecuada logra reducir la variabilidad en los errores,
optimizando los recursos utilizados

 La metodología seis sigma brinda una facilidad para que las empresas
que la utilicen sean más competitivas, otorgando así una mejor
capacidad de reacción a inconvenientes

 Para alcanzar un nivel seis sigmas en el proceso de matrícula es


recomendable centralizar las principales actividades que hacen parte
de este, para tener mayor control sobre las mismas y sobre su
resultado

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10.RECOMENDACIONES

En la universidad de pamplona en la cual aplicaremos la herramienta seis


sigma en el proceso de matrícula, existen otros procesos en los cuales se
podría intervenir para mejorar los índices de productividad, aumentar la
capacidad de máquinas, mano de obra, espacios de trabajo, estandarizar
operaciones y así lograr una integración donde todas las dependencias
funcionen de manera eficaz obteniendo una mejora a nivel de toda la
institución

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11.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Herrera, B., Paredes, K., Jannifer, V., Luis, M. J., & Salazar, H. (2016).
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE
INGENIERÍA DE SISTEMAS. Retrieved from
http://repositorio.autonoma.edu.pe/bitstream/AUTONOMA/339/1/Bernard
o Herrera%2C Katherine%3B Paredes Vilcamisa%2C Jannifer.pdf
La metodología Six Sigma | | Apuntes empresariales | ESAN. (n.d.).
Retrieved October 16, 2019, from https://www.esan.edu.pe/apuntes-
empresariales/2016/06/la-metodologia-six-sigma/
Universidad de Pamplona, una Universidad para una Sociedad Inteligente e
Interconectada RESPUESTAS A PREGUNTAS FRECUENTES. (n.d.).

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