Gerencia del Tiempo

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 Objetivos:

 Dar a conocer y comprender las ventajas de

administrar adecuadamente su
tiempo.
 Aprender a evaluar si alcanzó las metas
trazadas, en el tiempo.

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 Punto importante

“No puedes hacer todo lo que

se te ocurra”

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 Principio de Pareto
• La mayor parte de cualquier cosa
proviene de la menor parte de otra
• El 20% de las acciones logra el 80% de
los resultados
• El 80% restante sólo causa un 20% de los
efectos deseados.

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 Principio de Pareto
• El 80% de las ganancias de un negocio proviene del
20% de sus productos o servicios.
• El 80% del éxito proviene de un 20% del esfuerzo
realizado para obtenerlo.
• El 20% de las personas posee el 80% de las riquezas.
• El 20% de los lectores genera el 80% de los
comentarios.
• El 20% de la población es responsable de un 80% de
los delitos.
• El 20% de las canciones suena un 80% de las veces.

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 Otras reflexiones
• “El tiempo que requiere una tarea crece
cuando la interrumpimos y la reanudamos”
• Por qué?
– Nuestra dificultad para decir no
– Nuestra falta de capacidad de como hacerlo
– Nuestra falta de disciplina personal (hace tiempo
que no lo veo, …..)
• Para una tarea corta siempre hay un minuto,
para una larga nunca hay tiempo”

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“ Lo que importa más! nunca
debe estar a merced de lo
que importa menos”.
Goethe

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E.M. Gray. “The Common Denominator of Sucess”

“El denominador común

que tienen todas las
personas con éxito:
empiezan por lo primero”

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 Matriz de la administración Tiempo:
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE

I
II

IV
NO IMPORTANTE

III

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 Matriz de la administración Tiempo:
URGENTE NO URGENTE

II
I
IMPORTANTE

Actividades:
- Crisis laboral (Clientes-Producción)
-Prevención actividades de CP.
- Emergencia familiar .
-Construir relaciones
-Problemas acuciantes.
-Reconocer nuevas oportunidades
-Proyectos con fechas de vencen.
-Planificación, .

IV
NO IMPORTANTE

III -Trivialidad.
-Interrupciones, algunas llamadas. -Algunas cartas, email personal.
-Correos, algunos informes. -Algunas llamadas telefónicas.
-Actividades populares. -Pérdidas de tiempo.

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 Identificar las siguientes actividades

• Un cliente furioso quejándose del servicio ante el gerente de

marketing?

• Un amigo llegó a visitarnos en horas de oficina, quiere

vendernos algo?

• Una llamada de la esposa indicando que su hijo ha tenido un

accidente.?

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 Identificar las siguientes actividades

Lectura de correspondencia publicitaria no relativa al trabajo o

profesión?

Un gerente capacitando a sus subordinados en como mejorar el

servicio al cliente?

Lectura y respuesta de correos electrónicos?

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Matriz de la administración Tiempo:
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE

I
II

IV
NO IMPORTANTE

III

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 Si no administramos primero lo primero

Cuadrante I Urgente e Importante

• Crisis
• Problemas apremiantes
• Proyectos cuyas fechas vencen
• Solución: Empiece con un fin en la mente

Resultados.
• Estrés
• Agotamiento
• Administración de crisis
• Siempre apagando incendios

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 Si no administramos primero lo primero
Cuadrante II Importante pero no Urgente
• Prevención, actividades de CP
• Construir relaciones
• Reconocer nuevas oportunidades
• Planificación, recreación

Resultados.
• Visión
• Perspectiva
• Equilibrio
• Disciplina
• Control
• Pocas crisis

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 Si no administramos primero lo primero
Cuadrante III Urgente pero no Importante
• Interrupciones, algunas llamadas
• Correos, algunos informes
• Algunas reuniones
• Cuestiones inmediatas, acuciantes
• Actividades populares
Resultados.
• Concentración en los plazos cortos
• Administración de crisis
• Carácter atento a la reputación
• Considera que los planes no valen la pena
• Se siente impotente, excluido
• Relaciones muy frágiles o rotas
• Total irresponsabilidad
• Despido de los empleados
• Dependiendo de otros o gobernado por Apremios básicos

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 Si no administramos primero lo primero

Cuadrante IV No Urgente y no Importante

• Trivialidades, ajetreo inútil
• Algunas cartas
• Algunas llamadas telefónicas
• Pérdidas de tiempo
• Actividades agradables
Resultados.
• Ineficacia
• Dejarse

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Estudio Sobre el Cuadrante II

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 Organización normal
Organización normal No urgente Urgente

Importante 15 25 crisis

No importante 5 55

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 Organización Excelente
Organización excelente No urgente Urgente

Importante 65 20 crisis

No importante minucia 15

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 Ladrones del tiempo
• Visitas inoportunas
• Teléfono
• Reuniones sin agenda y mas de 1 hora
• Crisis, incendios, urgencias
• Dejar las cosas para luego
• No saber decir no
• Correo electrónico
• Redes sociales
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 Identifique sus roles
• Nuestra vida está en función de roles.
• Los auténticos deberes que elegimos cumplir.
• Roles importantes en el trabajo, la familia, la
comunidad, etc.
• Los roles simbolizan responsabilidades,
relaciones y áreas de contribución.

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 Ejemplos de Roles
• Desarrollo personal, individual
• Esposo, Padre
• Gerente de nueva Zona
• Gerente de Desarrollo del Personal
• Gerente de Administración
• Gerente de Ventas

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 Roles
• La identificación de los roles brinda un sentido de la
vida en su conjunto.
• La vida es algo más que un puesto de trabajo.
• La vida es un conjunto de roles.
• La identificación de los roles destaca las “áreas
importantes pero no urgentes”.
• Las áreas importantes generalmente las pasamos por
alto.

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 Visión cercana Visión
(perspectiva diaria) Gran Angular
(Visión y Misión)
Urgencia
Necesidades percibidas Importancia a largo plazo
BRECHA Necesidades fundamentales
Tareas y actividades
Dirección

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 Visión Normal
(Perspectiva semanal) Visión
Visión cercana
(perspectiva diaria) Gran Angular
Vincula: (Visión y Misión)
•La urgencia con la importancia
Urgencia•Las necesidades percibidas con
Necesidades percibidas Importancia a largo plazo
las necesidades
BRECHAfundamentales
Necisdades fundamentales
Tareas y actividades
•Las tareas y actividades a la Dirección
dirección

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 Ejerza integridad en el momento
• Prever el día
– Revisar la agenda, ubicarse en el día.
– Observar el día según el contexto de la semana .
– Renovar la perspectiva para responder de forma
significativa a la oportunidad o desafíos inesperados.
• Priorizar
– Refuerza el paradigma de la importancia.
– Priorice los temas que incorporó en la semana.
– Es posible que algunas acciones resulten importantes.

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Ejerza integridad en el momento
• Utilice algún formulario de planificación
– Identifique las actividades que no pueden
cambiar de horario.
– Diferencia las actividades que pueden
realizarse en cualquier momento del día.
– La separación le ayudará a tomar decisiones
más efectivas sobre la programación .
– Puede ajustarse a los compromisos
importantes.

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 Sobre Gestión del Tiempo

• Pregunta 1: ¿Qué puede hacer usted, que no

esté haciendo ahora y que, si lo hiciera
regularmente, representaría una tremenda
diferencia positiva en su vida personal.?

• Pregunta 2: ¿Qué produciría resultados

similares en su vida profesional o en su
empresa?

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 Preparando Nuestra Agenda
No. Actividad Duración Cuadrante Yo Delegando Rechazando

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 CASO:
GERENCIA DEL TIEMPO

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Sentido del Propósito

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“La Visión es el destino final; la Misión es
lo que escojo hacer en el recorrido
porque es lo que me siento llamado a
hacer y que por ese camino alcanzaré
mi Visión”

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 Caso Funeral
Véase mentalmente asistiendo al funeral de un ser querido. Imagínese
conduciendo su coche al velatorio o a la capilla, aparcando y saliendo.
Mientras camina dentro del edificio advierte las flores, la suave música
de órgano. Ve los rostros de amigos y parientes. Siente la pena
compartida de la pérdida y la alegría de haber conocido al difunto que
irradia de las personas que se encuentran allí.
Cuando llega al ataúd y mira adentro, de pronto queda cara a cara
consigo mismo. Ése es su propio funeral, que tendrá lugar dentro de tres
años. Todas esas personas han ido a rendirle un último homenaje, a
expresar sentimientos de amor y aprecio por su persona.
Cuando toma asiento y espera a que comience el servicio religioso, mira
el programa que tiene en la mano. Habrá cuatro oradores.

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 Caso Funeral
• El primero pertenece a su familia (la familia inmediata y la
extensa: hijos, hermanos y hermanas, sobrinos y sobrinas, tíos y
tías, primos y abuelos, que han viajado desde distintos puntos
del país).
• El segundo orador es uno de sus amigos, alguien que puede
hablar de lo que usted era como persona. El tercer orador es un
colega o compañero de trabajo. Y el cuarto proviene de su
iglesia o de alguna organización comunitaria en la que usted ha
servido.
• Ahora, piense profundamente. ¿Qué es lo que le gustaría que
cada uno de esos oradores dijera sobre usted y su vida?
• ¿Qué tipo de esposo o esposa, padre o madre, le gustaría que
reflejaran sus palabras? ¿

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 Caso Funeral
• ¿Qué tipo de esposo o esposa, padre o madre, le
gustaría que reflejaran sus palabras?
• ¿Qué clase de hijo, hija o primo?
• ¿Qué clase de amigo?
• ¿Qué clase de compañero de trabajo?
• ¿Qué carácter le gustaría que ellos hubieran visto en
usted?
• ¿Qué aportaciones, qué logros quieres que ellos
recuerden?
• Mire con cuidado a la gente que lo rodea.
• ¿Cómo le gustaría haber influido en sus vidas?

esan
 Caso Funeral
• ¿Qué tipo de esposo o esposa, padre o madre, le
gustaría que reflejaran sus palabras?
• ¿Qué clase de hijo, hija o primo?
• ¿Qué clase de amigo?
• ¿Qué clase de compañero de trabajo?
• ¿Qué carácter le gustaría que ellos hubieran visto en
usted?
• ¿Qué aportaciones, qué logros quieres que ellos
recuerden?
• Mire con cuidado a la gente que lo rodea.
• ¿Cómo le gustaría haber influido en sus vidas?

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 CASO:
ELABORAR UNA AGENDA PERSONAL

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 Agenda Modelo
VISIÓN

MISIÓN

Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado Dom ingo

Roles Metas Prioridades Diarias

1
Profesor

2
Com prom is os Tareas
3
Padre

4 8

9
Empresa 5
10

6 11

12
7
1
Social
2
8
3

4
9
Físico 5

10 7
Esposo
8
11

9
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 Agenda Modelo
HOJA DE TRABAJO SEMANAL Preparar una hoja de Planificación Sem anal en la cual incluya la Vis ión, Mis ión (de acuerdo al
VISIÓN cues tionario),Roles y actividades .
Ser un líder optimista e inspirador

MISIÓN
Generando valor a los que me rodean y
en mi mismo
Roles Metas Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado Domingo
Prioridades Diarias

1
Curs o
Profesor
Articulos
2
Com ercio
Com prom is os Tareas
3 Darle tiem po 9 9 9 9 9 9
Padre a m i hija
2
4 Llevarla a
8
Ballet 6
9
5
Empresa 10 8 3
Act. Bas e
de Datos 10

6 Proy. Cam po 11

12
7
Reunión
1
M. Ruiz
Social 4 4
8 2
B. Turcos

9 4
Footing
Físico 5

6
1
7
10
Proy. ONG 7 11
Esposo
8
11 Mis ión Fam ilia
9
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