A 6 Ejecucionauditoria

Ejecución de la auditoría
Contenido
Ejecución de la auditoría ............................................................................ 3

1 Proceso ................................................................................................. 3
1.1 Reunión inicial ................................................................................................................... 3
1.2 Visita general a la empresa ................................................................................................ 9
1.3 La búsqueda de evidencias ................................................................................................. 9
1.4 Reuniones del equipo auditor ...........................................................................................10
1.5 Reuniones diarias de información .....................................................................................11
1.6 Reunión final del equipo auditor .......................................................................................12
1.7 Reunión final con la empresa ............................................................................................13
2 El informe de auditoría........................................................................ 15
2.1 Estructura .........................................................................................................................15
2.2 Contenido .........................................................................................................................16
3 Acciones inmediatas y acciones correctivas ........................................ 21
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1 Proceso
La fase de ejecución es el verdadero trabajo de la auditoría, el equipo pasa a

realizar el trabajo de campo, durante el cual procede a recolectar los datos,
información, evidencias objetivas, etc., que le permitan emitir un juicio del estado
de la empresa. Juicio que posteriormente plasmará en el informe de auditoría. Esta
fase se desarrolla desde la llegada a la empresa hasta la reunión final. Al igual que
en la fase de preparación, la ejecución de la auditoría tiene una sistemática
establecida que debe ser desarrollada por el equipo auditor. Ésta se basará en
métodos ampliamente contrastados.
Las actividades que desarrollar por parte del equipo auditor durante la fase de
ejecución son:
 Reunión inicial
 Visita inicial a la empresa
 Búsqueda de evidencias
 Reuniones diarias del equipo auditor
 Reuniones diarias de información
 Reunión final del equipo auditor
 Reunión final con la empresa
1.1 Reunión inicial
El equipo auditor, de acuerdo con el calendario establecido en el Plan de auditoría,

se presenta en la empresa, dándose comienzo a la auditoría en sentido estricto.
Encontrándose en este momento las dos partes que van a participar en la auditoría,
los auditores y los auditados, por lo que es fundamental “romper el hielo” para que
se pueda generar una adecuada sintonía que permita realizar el trabajo de forma
agradable y sin tensiones.

La reunión inicial, de presentación o de apertura, según las diversas formas con las
que se le denomina, es el acto que inaugura la auditoría. Siendo el momento en el
que el auditor jefe pone en marcha su ejecución, por lo que todas las actividades
que el equipo realiza a partir de ese momento están dentro del alcance de la
auditoría. Podríamos decir, parodiando a las películas policíacas americanas, que
todo lo que el auditado diga a partir de ese momento podrá ser tenido en cuenta en
la auditoría.
Una de las características que definen a los auditores experimentados, es conducir

adecuadamente la reunión inicial. Una reunión inicial bien desarrollada puede
facilitar el trabajo de todo el equipo auditor; mal llevada puede originar el
desarrollo dificultoso de una auditoría.
Siendo un defecto bastante común en auditores expertos, consecuencia de haber

realizado muchas reuniones iniciales, desarrollarla de forma apresurada y
descuidada. No dándose cuenta que para el auditado puede ser la primera.
Los aspectos a tener en cuenta por parte del auditor jefe en el desarrollo de la
reunión inicial son:
Presentaciones
A la reunión inicial, además del equipo auditor, deben asistir por parte de la
empresa auditada las personas responsables de las actividades o áreas a auditar.
Las cuales, en general, deben haber sido seleccionadas por parte del auditor, si
bien la empresa cuenta con absoluta libertad para decidir quién o quiénes van a

acudir. Siendo preferible el exceso que el defecto de asistentes. A modo de guía,

deberían acudir las siguientes personas: Representantes de la alta dirección de la
empresa, responsables de las áreas auditadas, director de recursos humanos,
director de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.
Durante la reunión el auditor jefe se presentará a sí mismo y a los miembros del

equipo, independientemente de las presentaciones iniciales que se habrán ido
realizando a la llegada a la empresa. Indicando cuáles son las áreas o actividades
que va a cubrir cada uno de los miembros del equipo.
El auditor jefe invitará al personal de la empresa o a alguno de sus miembros a

presentarse. Procediendo alguno de los auditores tomar nota de sus nombres y
cargos, para poder reflejar su asistencia en el informe de auditoría.
En las auditorías internas, si el equipo auditor pertenece a la plantilla de la

empresa, muchas de las personas asistentes se pueden conocer previamente.

Explicación de qué es una auditoría
Cuando la empresa auditada no se ha sometido antes a una auditoría en materia de

prevención, el auditor jefe debería proceder a explicar someramente qué es. En
general, quitando los responsables calidad, medio ambiente y seguridad y salud,
muchos de los asistentes no tendrán claro los conceptos básicos de la auditoría, lo
cual puede originar una cierta tensión hacia lo desconocido. Si la empresa ya ha
realizado auditorías previamente, no será preciso llevar a cabo esta explicación.
El auditor jefe deberá explicar los siguientes aspectos:
 Que los auditores buscarán la conformidad de lo realizado con los requisitos

establecidos en la legislación, norma o documento contra los que se audita.
 Que la búsqueda se realizará mediante entrevistas, revisión de la
documentación y registros.
 Que la auditoría tiene carácter muestral, por lo que aun habiéndose declarado
por parte del equipo auditor una determinada actuación como conforme, pueden
existir actuaciones no revisadas.
 Que los hallazgos se clasificarán en observaciones y no conformidades, y que
serán puestos en conocimiento de los guías en el momento de su
establecimiento.
 Que el mayor o menor número de no conformidades y observaciones no tiene
una correlación con el estado de la acción preventiva.
 Que las no conformidades se presentarán a la dirección al final de la auditoría.
 Que de los resultados de la auditoría, posteriormente plasmados en el informe,
se les informará en la reunión final.
 Se aprovechará este momento para explicar a los miembros de la empresa
sobre lo que significa la clasificación de los distintos hallazgos localizados (no
conformidades, observaciones, etc.)

Propósito y alcance de la auditoría.
Realizadas las presentaciones, el auditor jefe procede a explicar el propósito y

alcance de la auditoría. Aunque éste esté perfectamente aclarado entre el auditor
jefe y su interlocutor en la empresa, puede ocurrir que alguno de los asistentes a la
reunión no lo conozca. No debiéndose sorprender el equipo auditor, si durante la
reunión inicial, existe algún tipo de discusión entre los miembros de la empresa
sobre el alcance y propósito de la misma.
Nombramiento de los guías
Independientemente del número de personas con las que va a tratar el equipo

audito, sus miembros van a ser acompañados a lo largo de la auditoría por personal
de la empresa, a los que denominaremos guías. Un guía debe conocer los procesos
de la empresa, las personas, las instalaciones, etc., de forma que pueda facilitar la
labor del equipo auditor. En general será personal de la organización involucrada en
la gestión de calidad, medio ambiente y prevención.
Confirmar la edición de la documentación
Para la preparación de la auditoría, la empresa suministró al equipo auditor una

serie de documentos. Dado que entre la preparación de la auditoría y la realización
de la misma ha transcurrido un determinado tiempo, en muchos casos la
documentación puede haber sufrido variaciones (no olvidemos que la preparación

de la auditoría por parte del auditado le habrá hecho encontrar determinadas

desviaciones que habrá corregido). Para no realizar comprobaciones sobre
documentos obsoletos o modificados, durante la reunión inicial se procederá a
confirmar que la documentación de que dispone el equipo está en vigor. De haber
sido modificada, se procederá a solicitar una copia actualizada.
Agenda
En el Plan de Auditoría se incluía una agenda u horario de las distintas actividades a

realizar durante la auditoría. Dado que las actividades van a ser realizadas
simultáneamente entre los miembros del equipo auditor y personal de la empresa,
en muchos casos, por problemas de la empresa o personales, las personas que van
a acompañar a los auditores no pueden hacerlo en el momento planificado, por lo
que se requiere una reorganización del horario. En la reunión inicial se procederá a
confirmar si el horario planificado es factible, en caso contrario se realizarán los
cambios necesarios.
Aclaraciones y preguntas
Una vez realizadas todas las explicaciones, se procederá a aclarar todas aquellas
preguntas que los miembros de la empresa puedan requerir.

La duración de la reunión inicial no debe ser excesiva, la mayoría de los autores

recomiendan entre 15 y 30 minutos, si bien la experiencia del auditor jefe le
indicará la duración que debe dar a cada reunión.
1.2 Visita general a la empresa
Independientemente de las visitas específicas que cada uno de los miembros del
equipo auditor realice a las distintas áreas de la empresa durante la auditoría, es
conveniente que todo el equipo realice una visita general a la empresa. Durante
esta visita podrán hacerse una idea general de los distintos procesos, instalaciones,
riesgos, etc., lo cual va a permitirles una mejor realización de la auditoría.
La duración de esta visita no debe ser excesiva, no debiéndose durante la misma

comenzar la toma de datos y evidencias, ya que lo único que se pretende es
conocer la sistemática de funcionamiento, los procesos y la forma de trabajo, con el
fin de poder realizar mejor la auditoría.
Cuando el auditor interno es un buen conocedor de la empresa, no es preciso

realizar esta visita.
1.3 La búsqueda de evidencias
Una vez realizada la reunión inicial y la visita a la empresa, cada auditor comenzará
a realizar su trabajo con los interlocutores que le hayan correspondido.
Comenzando la búsqueda de evidencias que permitan establecer el grado de
conformidad del sistema de gestión de la empresa.

La recolección de evidencias es el proceso que consume más tiempo y esfuerzo de

toda la auditoría, podría decirse que es la auditoría en sí.
1.4 Reuniones del equipo auditor
Durante la búsqueda de evidencias, la mayoría de los auditores desarrollarán su

trabajo independientemente. Teniendo en cuenta que ningún área o actividad de la
empresa es independiente del resto, durante la búsqueda cada auditor recibe cierta
información de cómo se realizan determinadas actividades que no están dentro de
su agenda. Con el fin de asegurar la imprescindible coordinación del equipo, éste
debe reunirse cada cierto tiempo para intercambiar información, opiniones y
consultas entre sí.
Estas reuniones serán llevadas a cabo sin la presencia de miembros de la empresa.

Durante la misma se tratarán los siguientes aspectos:
 El cumplimiento de la agenda,
 Su modificación, si es necesario,
 Comentar hallazgos, conclusiones y problemas y
 Consensuar criterios ante situaciones difíciles.
Durante el desarrollo de las reuniones, en determinados casos, se puede llegar a

cierto grado de discusión ante la forma de interpretación de determinadas
actuaciones, es bueno que antes de acabar las reuniones dichos aspectos, que la
discusión habrá enriquecido, queden consensuados y solventados. Mas cuando el
criterio adoptado por el equipo auditor puede afectar a la interpretación de los
futuros trabajos a realizar durante el resto de la auditoría.
La reunión del equipo auditor es utilizada en muchos casos para replantearse el

reparto de trabajos, pues consecuencia del estado de determinadas áreas respecto
a otras, uno o varios auditores pueden retrasarse sobre la planificación, mientras
que otros pueden ir adelantados. Se procederá a un nuevo reparto de trabajos de
forma que se puedan corregir los desequilibrios, llevando a cabo la auditoría en los
plazos establecidos.

No se requiere un número fijo de reuniones. Habitualmente se mantiene una corta

reunión antes o después de las comidas y una reunión más larga al finalizar el día.
1.5 Reuniones diarias de información
Independientemente de la duración de la auditoría, al final del día o comienzo del

siguiente, es conveniente realizar una reunión con los miembros de la empresa
implicados o una representación de los mismos. Esta reunión no es imprescindible,
pero su realización mejora la calidad de la auditoría, permitiendo, sobre todo en las
auditorías largas, que la empresa no tenga que esperar hasta la reunión final para
conocer los hallazgos que el equipo auditor está encontrando, evitando sorpresas
de última hora.
Esta reunión, cuya duración no debe superar los 15 minutos, será realizada con
posterioridad a la reunión del equipo auditor, informándose al auditado de los
siguientes aspectos:
 Marcha de la auditoría respecto a la planificación.

 Observaciones más importantes.
 Necesidad de información o documentación complementaria.
 Problemas que requieran una actuación de la empresa.
Debe tenerse en cuenta que todos los hallazgos transmitidos durante las reuniones
diarias pueden sufrir modificación en las conclusiones finales, la ampliación de
información puede dar lugar a cambios en las conclusiones del equipo auditor. En la
mayoría de los casos, la propia información suministrada es utilizada por la
empresa para realizar modificaciones o correcciones rápidas que permitan dar por
corregidas las observaciones o no conformidades, por lo que en las conclusiones
finales éstas habrán desaparecido.

El equipo auditor debe tener en cuenta que estas reuniones se convocan para el
beneficio propio y de la empresa, por lo que no deben degenerar en un
enfrentamiento. Si el equipo auditor estaba equivocado en sus conclusiones, la
organización tendrá motivación para corregirle o ayudarle, si realmente existía un
problema, la investigación adicional que se suscita ayudará para reforzar el hecho.
En ambos casos, ambas partes ganan.
Cuando un auditor o experto técnico va a desarrollar parcialmente la auditoría, por

ser su trabajo específico para una actividad o área, la reunión diaria servirá para
que éste se despida de los representantes de la empresa, quedando sus no
conformidades perfectamente aclaradas antes de irse.
1.6 Reunión final del equipo auditor
Una vez finalizada la búsqueda de evidencias, el equipo auditor procederá a

reunirse para analizar las conclusiones de la auditoría, a las que debe llegar de
forma consensuada. Aunque el principal responsable de la auditoría sea el auditor
jefe, los resultados de una auditoría son los resultados extraídos por un equipo.

Durante la reunión final el auditor jefe debe repasar todos los aspectos auditados
de forma ordenada, indicando cada auditor en la parte que le corresponda los
hallazgos encontrados y las conclusiones que ha extraído. El resto del equipo
aportará aquella información que pueda modificar o ratificar las conclusiones
expuestas, para evitar los sesgos producidos por la información parcial que puede
disponer un determinado auditor.
Analizados todos los hallazgos encontrados, el auditor jefe procederá a realizar un

resumen de los mismos, dando por definitivas las conclusiones de la auditoría, las
cuales debe escribir, a forma de borrador de informe, antes de proceder a su
presentación a la empresa.
1.7 Reunión final con la empresa
La reunión final, de clausura, o de salida, formaliza el cierre de la auditoría y tiene

por misión informar a la empresa sobre el resultado a través de la exposición de los
hallazgos. Normalmente ésta reunión suele realizarse la última tarde de la
auditoría, debiendo planificarse el equipo auditor adecuadamente ya que, en
muchos casos, los problemas de horarios de vuelos, trenes, etc., pueden hacer que
la reunión deba realizarse de forma apresurada, en consecuencia: mal.
La reunión final debe ser conducida por el auditor jefe, que comenzará saludando a
los asistentes, agradeciéndoles su asistencia. En particular a aquellos asistentes
que no estuvieron en la reunión inicial, que suelen coincidir con la alta dirección de
la empresa; gerente, consejero delegado, etc. El auditor jefe debe hacer,
previamente, hincapié en que asistan a la reunión todos los responsables de la
empresa afectados por la auditoría, ya que al ser ellos los responsables de

implantar las medidas correctoras deben entender perfectamente lo que ha

encontrado el equipo auditor.
Durante la reunión es fundamental que no existan discrepancias reales o aparentes
entre el equipo auditor, por lo que los auditores sólo manifestarán su opinión
cuando el auditor jefe les dé la palabra. El equipo habla con una sola voz: la del
auditor jefe.
Con el fin de iniciar la reunión de forma distendida, el auditor jefe comenzará la
reunión indicando que la auditoría ha concluido. Agradeciendo a la empresa su
hospitalidad, las atenciones y el trato recibido. No debemos olvidar que la empresa
está esperando las conclusiones como el alumno que espera las notas de un
examen.
El auditor jefe debe comenzar por exponer los aspectos positivos y después los
negativos, poniéndose en el punto de vista de los auditados. El objetivo de la
auditoría es que las cosas cambien para bien, la empresa ya ha realizado un
esfuerzo que agradecerá que le sea reconocido. Una reunión final bien conducida
debe haber transmitido a los miembros de la empresa que el auditor no se ha
dedicado simplemente a buscar fallos o puntos débiles, sino que ha sido capaz de
analizar el sistema de gestión de forma correcta, habiendo captado el verdadero
estado de las cosas. Lo cual es difícil de transmitir, pues en la presentación de
conclusiones los aspectos positivos se suelen generalizar, mientras que los aspectos
negativos se enumeran detalladamente. Los auditados tienden a justificar su
actuación, discutiendo la interpretación del auditor o su comprensión de la realidad
de la empresa. El auditor jefe deberá dejar claro la validez de los hallazgos,
recurriendo en muchos casos al guía de la empresa para validar los mismos. No
debiendo permitir que la reunión se transforme en una agria discusión, ni realizar
cambios en sus conclusiones que no estén claramente justificados. De lo contrario,
demostrará una debilidad que puede poner en entredicho su profesionalidad, y, por
tanto, el resultado de la auditoría.
Durante la reunión puede surgir por parte del auditado la petición de ayuda para
corregir los problemas detectados. Un auditor no es un consultor que pueda
recomendar acciones correctoras para corregir las no conformidades.
Una vez expuestos y aclarados los hallazgos, no es conveniente alargar la reunión;
tanto el equipo auditor como los auditados estarán cansados, teniendo ambas
partes ganas de finalizar la auditoría. El auditor jefe dará por terminada la reunión
y se procede a la despedida.

2 El informe de auditoría
El resultado de la auditoría se plasma en el informe de auditoría, de ahí su

importancia, pues va a reflejar todo el trabajo que ha desarrollado el auditor y sus
conclusiones. El auditor debe cuidar la redacción del mismo, una vez entregado es
la única constancia de su trabajo.
El auditor puede diseñar el informe a su buen criterio, gusto y entender, su calidad

de redacción, claridad y entendimiento no va a estar relacionado con la calidad del
auditor, se va a ver muy influenciado por su capacidad de redacción. Existen
auditores con gran capacidad de escritura mientras que otros tienen serios
problemas para elaborar informes más o menos claros. Igualmente, ocurre con su
longitud ya que, con la misma información, número de observaciones y no
conformidades, etc. se puede elaborar informes de mayor o menor longitud.
Aun dentro de la libertad existente en la elaboración del informe, el auditor debe

tener en cuenta una serie de criterios básicos a la hora de su elaboración, que
desarrollaremos a continuación.
2.1 Estructura
La estructura y formato utilizado para el desarrollo del informe va a depender del

gusto, costumbre, etc., del propio auditor. Actualmente la utilización de los
ordenadores y sus procesadores de texto permiten realizar o presentar informes
con gran calidad gráfica. Sin embargo, el auditor no debe olvidar que la calidad del
informe no depende de su diseño gráfico, sino de su contenido. La estructura del
informe debe seguir una serie de pautas:

1. Número y referencia del informe.
El informe debe numerarse de forma que quede claramente identificado. La

codificación y numeración del informe seguirá los siguientes criterios:
 No será compleja, en muchos casos se pretende transmitir gran

información con el código, su complejidad la hace inoperante.
 Indicarán el año de la auditoría, de forma que, auditorías al mismo
departamento o empresa en diferentes años, tengan un código similar.
 Permitirá identificar modificaciones, cuando en casos excepcionales sea
necesario. No dando lugar a error entre el informe y su modificación o
modificaciones.
2. Identificación del equipo auditor y funciones de cada uno.

3. Firma del Auditor Jefe
4. Firma de los miembros del grupo auditor (no es imprescindible).
5. Paginado, identificando la página y el número de páginas del informe.
2.2 Contenido
El informe, como cualquier tipo de registro, debe contener los trabajos realizados y
los resultados obtenidos, y por lo tanto, estará relacionado directamente con el
objeto y alcance de la auditoría. No siendo una simple transcripción de las
entrevistas, información, hechos observados, etc., pues no se pretende reproducir
los trabajos realizados, sino transmitir a su lector el grado de cumplimiento del
sistema, indicando de forma clara los hallazgos detectados.
El informe debe incluir como mínimo los siguientes aspectos:
Objeto
Se indicará el objeto de la auditoría de acuerdo con el incluido en el plan de

auditoría.

Alcance
El alcance debe quedar claramente reflejado en el informe, incluyéndose dentro del

mismo los siguientes aspectos:
1. Estándar bajo el cual se ha realizado la auditoría

2. Centros de trabajo auditados.
3. Actividades o unidades organizativas auditadas
Equipo auditor e interlocutores
El equipo de personas que han participado en el desarrollo de la auditoría debe

quedar reflejado en el informe, incluyendo tanto el equipo auditor como los
interlocutores por parte de la empresa. Indicando entre éstos últimos las personas
que se consideren relevantes para el informe y la auditoría, no siendo necesario
indicar todos y cada uno de los interlocutores que hemos tenido en la empresa.
Documentos de referencia
El auditor evalúa si el sistema implantado cumple con los requisitos incluidos en un

estándar o documento de referencia, debiendo quedar definido cual ha sido.
También son utilizados durante la auditoría determinados documentos propios de la
empresa auditada, como la evaluación de riesgos, memorias anuales, etc.
En ambos casos, el auditor debe reflejar, no sólo el documento utilizado, sino

también la edición, fecha o referencia que lo defina claramente.
Realización
Este apartado es el contenido básico del informe, en el se reflejan todos los

trabajos realizados y las conclusiones obtenidas, expresando, de una forma
estándar, la opinión profesional sobre el estado de la empresa en materia de
prevención.

Aunque el desarrollo de todo el informe debe ser cuidado por el auditor, este
apartado debe serlo en especial, en él se reflejan los aspectos básicos de la
auditoría, en contraposición de aspectos más formales reflejados en el resto de los
apartados. No confundiendo importancia con longitud o número de páginas, el
auditor debe ser lo más conciso posible, claro y entendible, debe redactarse el
informe pensando en que no sólo va a ser leído por personas especializadas o
técnicas en materia de prevención, que necesariamente no conocen el lenguaje
preventivo. Su redacción no puede introducir elementos subjetivos o literarios que
puedan inducir a confusión e impidan una interpretación uniforme de las
conclusiones.
En este apartado, el auditor reflejará todas las actividades y requisitos incluidos en

el estándar que ha evaluado durante la auditoría, no limitándose a manifestar sólo
los incumplimientos o no conformidades, para lo cual realizaremos una breve
introducción sobre el aspecto evaluado, cuando, para mayor claridad, se considere
necesario de una forma similar a:
Se describen a continuación las distintas actividades auditadas indicando para cada

una de ellas los resultados obtenidos.
Tras el cual se irán analizando los distintos apartados o requisitos del estándar.
Teniendo en cuenta los siguientes criterios:
 No incorporar opiniones subjetivas del auditor.

 No referenciar nombres del personal ni a la información confidencial:
 No utilizar expresiones que indiquen duda o falta de confianza por parte del
auditor, como:
 En apariencia, …
 Parece ser,
 Cuando se quiera describir las actividades llevadas a cabo por parte de la
empresa, con el fin de dar una mejor compresión a los posteriores hallazgos,
ésta debe ser lo más escueta y corta posible.
Analizadas las líneas básicas a tener en cuenta en este apartado, debemos definir
cómo vamos a denominar a los hallazgos, ya que desde la introducción de las
auditorías reglamentarias en prevención, las diferentes empresas auditoras y/o
auditores han denominado a los hallazgos que representan un incumplimiento de

diferentes formas, así unas han seguido la denominación clásica de “no-

conformidad”, otras han utilizado “incumplimiento” o “inadecuación”, etc.
En este sentido nos da lo mismo cómo denominemos a los incumplimientos, ya que

independientemente del nombre éstos deben ser corregidos. Sin embargo, todos
deben tener en cuenta una estructura básica:
NO CONFORMIDAD = INCUMPLIMIENTO + REQUISITO DEL ESTÁNDAR

INCUMPLIDO + EVIDENCIA OBJETIVA
Realmente ésta sería la estructura más adecuada para una “no conformidad”,
aunque sólo sería imprescindible incluir el incumplimiento, la introducción del
requisito incumplido refuerza la no conformidad ante el auditado y la inclusión de
las evidencias objetivas da una mayor credibilidad a la no conformidad.
Como vemos, la no conformidad podría haber terminado en “… su puesto de

trabajo”, lo añadido refuerza ésta y la aclara al auditado.
La redacción de las no conformidades es una de las carencias mayores que

podemos encontrar en los informes de auditoría, en muchos de ellos, el auditor se
limita escribir evidencias objetivas como si fueran no conformidades. En la mayoría
de los casos estos errores se deben a la inexperiencia del auditor, pero en muchos
otros es consecuencia de la falta de comprensión y diferenciación entre ambos
aspectos. En este sentido, podemos decir que una forma de valorar la capacidad del
auditor suele estar en su capacidad de redacción del informe, tanto en forma como
en contenido.
Con el fin de ayudar a los auditores podríamos dar varias reglas:

 Cuando se va a redactar una no conformidad debemos seguir siempre una

estructura que nos permita empezar ésta por “El sistema no asegura que…”, si
somos incapaces de iniciarla por esta hipotética frase posiblemente estemos
indicando una no conformidad.
 Detrás de una evidencia objetiva siempre existe una no conformidad, la
cuestión es analizar cuál es y cómo redactarla.
 A toda no conformidad le tendrán que sobrevenir dos acciones correctoras, un
hecho concreto que corrija las evidencias objetivas, un hecho concreto y una
acción sobre el sistema de prevención que corrija la no conformidad y evite que
se vuelva a repetir ésta.
 La mejor forma para no equivocarse al escribir una no conformidad es
redactarla con la regla antes indicada y después de su redacción darle un
aspecto más literario si se desea.
 Otro problema que se está planteando en las auditorías es la clasificación de las
no conformidades y la aparición del concepto de observación.
Respecto al concepto de observación, ha sido tradicional dentro de las auditorías de

calidad, medio ambiente (no olvidemos que éstas siempre han ido dirigidas a la
certificación del sistema por una entidad certificadora) que las han utilizado bajo el
concepto de aspectos que no siendo un incumplimiento de no corregirse podrían
transformarse en un incumplimiento a corto o medio plazo. Podríamos decir que la
inclusión de las “observaciones” es un valor añadido que el auditor aporta a la
empresa auditada, ya que le ayuda a prever problemas posteriores, sin embargo
desde un punto de vista de la auditoría reglamentaria, en la que se pide una
valoración de la eficacia del sistema los posibles problemas a posteriori no tendrían
cabida desde un planteamiento de incumplimiento rebajados, de ahí que éstas de
incluirse se deberían plasmar en un apartado independiente dentro del informe,
salvo en aquellos casos que el auditor, teniendo conciencia clara de que a corto
plazo se pone en peligro la eficacia del sistema, realmente debe incluir la
“observación” como una no-conformidad.
Por otra parte, dentro de un informe, el auditor no se limita a relatar una serie de
no conformidades, sino que también debe indicar aquellos aspectos que dentro del
sistema la empresa y se desarrollan eficazmente.

3 Acciones inmediatas y acciones correctivas
Como consecuencia de la auditoría la empresa debe establecer las acciones para

eliminar las no conformidades y las observaciones.
Generalmente las no conformidades conllevan varias acciones:
 La acción inmediata que corrige el problema detectado, por ejemplo, si se ha

detectado un equipo sin calibrar se debe establecer la acción correctora de
calibrar dicho equipo.
 La acción correctora para corregir los fallos del sistema que dieron lugar a que
se produjera la no conformidad, por ejemplo, analizar y revisar el proceso de
calibración de equipos para que no pueda quedar sin calibrar ninguno de ellos.
Respecto a las observaciones, dado que realmente no representan un

incumplimiento, lo que se debe establecer son acciones para corregir aquello que la
observación nos advierte. Aunque puede haber acciones inmediatas y correctoras
para las observaciones generalmente sólo suele existir acciones correctoras pues, al
no ser incumplimiento no da lugar a una acción inmediata.
Tanto las acciones correctoras como las inmediatas deben establecer:
 Plazo de ejecución
 Responsable de la ejecución
 Actividades por desarrollar, indicando plazos y responsable para cada una de
ellas.
 Cómo se va a valorar el grado de eficiencia de la acción.

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La fase de ejecución es el verdadero trabajo de la auditoría, el equipo pasa a

1.1 Reunión inicial

El equipo auditor, de acuerdo con el calendario establecido en el Plan de auditoría,

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Una de las características que definen a los auditores experimentados, es conducir

Siendo un defecto bastante común en auditores expertos, consecuencia de haber

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acudir. Siendo preferible el exceso que el defecto de asistentes. A modo de guía,

Durante la reunión el auditor jefe se presentará a sí mismo y a los miembros del

El auditor jefe invitará al personal de la empresa o a alguno de sus miembros a

En las auditorías internas, si el equipo auditor pertenece a la plantilla de la

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Explicación de qué es una auditoría

Cuando la empresa auditada no se ha sometido antes a una auditoría en materia de

 Que los auditores buscarán la conformidad de lo realizado con los requisitos

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Propósito y alcance de la auditoría.

Realizadas las presentaciones, el auditor jefe procede a explicar el propósito y

Nombramiento de los guías

Independientemente del número de personas con las que va a tratar el equipo

Confirmar la edición de la documentación

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La duración de la reunión inicial no debe ser excesiva, la mayoría de los autores

1.2 Visita general a la empresa

La duración de esta visita no debe ser excesiva, no debiéndose durante la misma

Cuando el auditor interno es un buen conocedor de la empresa, no es preciso

1.3 La búsqueda de evidencias

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La recolección de evidencias es el proceso que consume más tiempo y esfuerzo de

1.4 Reuniones del equipo auditor

Durante la búsqueda de evidencias, la mayoría de los auditores desarrollarán su

Estas reuniones serán llevadas a cabo sin la presencia de miembros de la empresa.

Durante el desarrollo de las reuniones, en determinados casos, se puede llegar a

La reunión del equipo auditor es utilizada en muchos casos para replantearse el

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No se requiere un número fijo de reuniones. Habitualmente se mantiene una corta

1.5 Reuniones diarias de información

Independientemente de la duración de la auditoría, al final del día o comienzo del

 Marcha de la auditoría respecto a la planificación.

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Cuando un auditor o experto técnico va a desarrollar parcialmente la auditoría, por

1.6 Reunión final del equipo auditor

Una vez finalizada la búsqueda de evidencias, el equipo auditor procederá a

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Analizados todos los hallazgos encontrados, el auditor jefe procederá a realizar un

1.7 Reunión final con la empresa

La reunión final, de clausura, o de salida, formaliza el cierre de la auditoría y tiene

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implantar las medidas correctoras deben entender perfectamente lo que ha

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