MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA

Representante
A todos los
de la Alta Cuando ingresen a la Intranet, Carteleras,
servidores públicos
Dirección. Institución o cuando Folletos, Periódico,
Política involucrados en el
Líderes de se modifique. boletines.
SIG
Proceso

Representante
A todos los
de la Alta Cuando ingresen a la Intranet, Carteleras,
servidores públicos
Objetivos Dirección y Institución o cuando Folletos, Periódico,
involucrados en el
Lideres de se modifique boletines
SIG
procesos
A los servidores En la implementación A través de comunicaciones
Líder del públicos y cuando haya de la intranet,
Documentos del SIG
proceso involucrados según modificaciones en el comunicaciones internas y
el documento documento proceso de capacitación.

A todos los
Requisitos legales, Cada que se A través de comunicaciones
Líder del servidores públicos
reglamentarios y del modifiquen o surjan y reuniones internas del
proceso involucrados en el
usuario nuevos requisitos Comité.
SIG

A todos los
Servicios prestados y Líder del servidores públicos Comunicaciones intranet y
Permanentemente
sus requisitos proceso involucrados en el reuniones.
SIG

Matriz de peligros y Líder proceso validacion de informacion

riesgos por salud Servidores públicos en la inducción y por proceso y
proceso/actividad ocupacional y personas que reinducción del dependencias,relacion con
Matriz de aspectos e Líder del trabajan en su personal, actividades peligros y riesgos
impactos proceso Gestión nombre de capacitación prioritarios, aspectos e
ambientales Ambiental impactos significativos
Controles Líder proceso
operacionales salud Servidores públicos
en la inducción y
asociados a las ocupacional y personas que validacion de informacion
reinducción del
actividades que se Líder del trabajan en su por proceso y dependencias
personal
ejecuten en materia proceso Gestión nombre
de HSE Ambiental
Líder proceso
salud en la inducción y
Programas de gestión Servidores públicos
ocupacional reinducción del
en seguridad y salud y personas que
personal, campañas, intranet, correo electronico.
ocupacional y trabajan en su
Líder del actividades de
Gestión ambiental nombre
proceso Gestión capacitacion
Ambiental
Servidores públicos mediante documento
Líder proceso en la inducción y
Política de alcohol y y personas que escrito a todos los
salud reinducción del
drogas trabajan en su trabajadores y/o medios
ocupacional personal
nombre institucionales (página web,
 ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA
intranet corportativa,
carteleras, etc)
Servidores públicos publicar en medios
Reglamento de Líder proceso en la inducción y
y personas que institucionales (página web,
higiene y seguridad salud reinducción del
trabajan en su intranet corportativa,
industrial ocupacional personal
nombre carteleras, etc)
Charlas o socialización
Servidores públicos virtual.
Programa de salud Líder proceso en la inducción y
y personas que publicar en medios
ocupacional salud reinducción del
trabajan en su institucionales (página web,
ocupacional personal
nombre intranet corportativa,
carteleras, etc)
Programación de los en medios institucionales
Líder proceso Docentes y
exámenes periódicos (página web, intranet
salud funcionarios de en el primer semestre
ocupacionales a corportativa, carteleras,
ocupacional planta
trabajadores etc)
Resolución
Servidores públicos en medios institucionales
conformación comité Líder proceso
y personas que (página web, intranet
de emergencia y salud en el primer semestre
trabajan en su corportativa, carteleras,
contingencia de la ocupacional
nombre etc)
universidad
Conformación
Hacer convocatoria en
Brigada de
Líder proceso medios institucionales
emergencias de la de acuerdo a
salud Servidores públicos (página web, intranet
Universidad con necesidad
ocupacional corportativa, carteleras,
representantes de
etc)
cada sede
Líder del Servidores públicos en medios institucionales
Resolución comité de
proceso de y personas que (página web, intranet
gestión ambiental y en el primer semestre
Gestión trabajan en su corportativa, carteleras,
sanitaria
Ambiental nombre etc)
Líder proceso Servidores públicos
Plan de emergencias
salud y personas que publicar el protocolo en la
básico por sedes para en el primer semestre
ocupacional trabajan en su intranet
la universidad.
/ARL nombre
Lecciones aprendidas Líder proceso cada vez que suceda
de incidentes ó salud Servidores Públicos un incidente ó Intranet
accidentes de trabajo ocupacional accidente
Líder proceso
Servidores públicos
salud
y personas que en la actualización,
ocupacional intranet, comité sigma de
Requisitos legales en trabajan en su cambio o nueva
Líder del cada proceso, medios
HSE nombre legislación aplicable a
proceso Gestión institucionales
Partes interesadas la universidad
Ambiental
pertinentes
Gestión Jurídica
Líder proceso
Desempeño del salud
sistema de seguridad ocupacional Alta direccion de la Revisión por la
Informe
y salud ocupacional y Líder del universidad dirección
Gestión ambiental proceso Gestión
Ambiental
Mecanismos de
Líder proceso
participación y Inducción y re
salud Todos los procesos Medios institucionales
consulta en temas inducción
ocupacional
syso
 ASPECTO A A QUIEN LE
RESPONSABLE CUANDO COMUNICA ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR COMUNICA
Líder de Proceso A los procesos Cada vez que se
Programas de
Evaluación involucrados, y establezca el Comunicaciones internas.
Auditorias
Independiente auditores internos programa
Líder de Proceso
Informe de las Todos los líderes de Después de cada
Evaluación Informe registros.
Auditorias proceso auditoria
Independiente
Mensualmente y
Líder de Proceso
Acciones correctivas Líderes de cuando se requiera
Evaluación Registros
y preventivas Proceso para la revisión por la
Independiente
Alta Dirección.
Profesional
Proceso
Gestión de las quejas Quejas
Direccionamiento Cuando aplique Informe
y reclamos Reclamos y
de SIG
Sugerencias
Cambios que puedan
Representante
tener impacto en el
de la Dirección Todos los procesos Cuando aplique Medios institucionales
sistema integrado de
Gestión

Los mecanismos de comunicación externa definidos por la Universidad son los establecidos por el
proceso estratégico Comunicación Pública: página web, programas radiales, Emisión de cuñas y
campañas, magazín Institucional, campañas institucionales, rendición de cuentas, reuniones con la
comunidad y demás partes interesadas, publicaciones, Folletos, cartillas, afiches, entre otros.

La Universidad pedagógica y Tecnológica de Colombia, identifica y divulga internamente sus

aspectos ambientales significativos, sin embargo ante solicitudes externas, analizará la pertinencia
de su divulgación dado que no contempla como tal una comunicación formal externa de los
mismos.