TEMA I:

LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y ALMACENES COMO PARTE

FUNDAMENTAL DE LA FUNCIÓN LOGÍSTICA

INTRODUCCIÓN

Cualquier ciencia es más fácil de comprender cuando usamos metáforas para

explicarla. Lo visto, oído o experimentado nos da una aproximación mayor al problema
que largos desarrollos teóricos.

Por ello también es muy fácil formarse conceptos erróneos de explicaciones que
usaron metáforas inapropiadas. Frecuentemente se ha pretendido establecer similitud
entre el mundo administrativo y el ámbito militar. Hoy sabemos que, pese a deber su
desarrollo a ciertas funciones castrenses, la logística administrativa no es, ni por
asomo, parecida al rígido modelo que generalmente caracteriza al ejército en donde
también la logística cumple un papel importante.

La logística, entendida como una función exacta dentro del ámbito militar, encargada

de transportar, abastecer y acuartelar a las tropas, es, un concepto que sirvió

inicialmente para definirla. En la actualidad, la función logística puede definirse como
el conjunto de operaciones que permiten poner a disposición de la empresa, en
tiempo oportuno y en la cantidad y calidad deseada, todos los artículos y
productos necesarios para su funcionamiento al menor costo posible. A esto
habría que agregar que toda la operación deberá permitir el eficiente flujo de

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

materiales desde las fuentes en que se inicia la producción hasta el usuario final. Para
hacer efectiva esta función, se necesita contar con una compleja red de medios físicos
y técnicas de organización.

Todos estos elementos conforman un SISTEMA, palabra también usada en la

cibernética que explica, con mayor propiedad y realidad, la dinámica e interconexión
que siguen todos los elementos para alcanzar los objetivos que les fueron asignados.
A su vez, este sistema estará encuadrado dentro de otro sistema mayor: la empresa.
Como es obvio, dentro de la logística también existirán funciones básicas:
abastecimiento, circulación de materiales y distribución física.

Sobre estos puntos y otros complementarios se desarrollará este primer tema, tratan-
do de clarificar los conceptos teóricos con esquemas y ejemplos tomados de la
experiencia de otras empresas.

1. LA LOGÍSTICA COMO PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN DE UNA

EMPRESA

En los últimos años, la administración de empresas ha experimentado una intensa

renovación. Los académicos modelos teóricos, en los cuales las decisiones eran
tomadas por órganos de dirección independientes, especializados en el manejo de una
función específica, han tenido que dar paso a modelos extraídos de la práctica y en los
cuales se comprueba que las acciones se hallan integradas como un sistema de
componentes con una sola meta común.

La logística, entendida como un sistema capaz de asegurar el aprovisionamiento de

las fábricas, la ejecución de los planes de producción y la distribución física de los
productos, necesita que la alta dirección de la Empresa comprenda su valor como
parte de la administración; y la provea de métodos y medios necesarios para el cabal
cumplimiento de su gestión, así como procedimientos que controlen la eficiencia de su
desempeño.

Es común que las empresas entiendan la logística como una fuente de continuos
gastos y se afanen en aparecer sólo en las formas que permitan mejorar la producción
y la productividad. Por eso es necesario demostrar que una administración efectiva de
las compras y almacenes puede lograr ahorros sustanciales y mejoras - hasta este
momento insospechadas- en las áreas de venta y producción. Comprobemos lo
mencionado con un ejemplo:

La compañía Flores y Flores S.A., se dedica a la fabricación de cajas de cartón

corrugado. Durante los primeros años de su existencia, fue dirigida por el Sr. Flores,
quien se encargaba personalmente de las compras de materia prima, la supervisión
del producto, el manejo financiero y el trato con el personal.

Con el crecimiento que la empresa fue experimentando, la producción y el manejo

financiero absorbieron gran parte del tiempo del gerente. Por ello encargó al
supervisor de producción el almacenamiento y traslado de materiales a las áreas de
fabricación.

Posteriormente, cuando las finanzas requerían de casi todo el tiempo del señor Flores,
éste delegó los despachos al Gerente de Ventas; y finalmente, cuando asumió la
administración general de su fábrica, encargó las decisiones de compra al responsable
de Finanzas.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

Este es el típico caso de una empresa donde si bien las funciones logísticas existen,
no se hallan sistematizadas ni delegadas con la debida transparencia. Por ello, los
problemas no tardaron en aparecer:

Al cabo de diez años de funcionamiento, la Compañía Flores y Flores había logrado un

lugar importante en el mercado de cajas corrugadas. Sin embargo, el señor Flores
advirtió con alarma que la pérdida de contratos por incumplimiento iba en aumento.

Por otro lado, los costos de fabricación continuaban creciendo, merced a que las
necesidades de la planta eran cubiertas en exceso y las compras se realizaban
atendiendo las fluctuaciones de liquidez de la empresa (por lo que resultaban, en
algunos casos, especulativas).

Al consultar el problema con su hijo, el ingeniero Juan Flores, éste le solicitó hacerse
cargo del problema personalmente. Como primer paso estableció un Departamento de
manejo de Materiales que él mismo dirigía, y designó los lugares más apartados de las
áreas de producción para el almacenamiento de materiales. Para ello contrató los
servicios de un administrador, quien debería entregar solo las cantidades necesarias
para la producción diaria al Departamento de Fabricación. Este profesional también se
haría cargo de la atención de despachos a los clientes desde los almacenes de
productos terminados que había establecido para tal fin.

Finalmente, el ingeniero Flores incluyó dentro del departamento que él manejaba, el

área de compras, hasta entonces parte de Finanzas, y que funcionaria en razón de las
informaciones de consumo que debería proporcionar Producción) y distribución
( correspondiente al área de Control de Almacén).

¿Qué había logrado el ingeniero Flores? Sin hacer gastos significativos, había
concentrado todas las funciones logísticas en un solo ente, además de integrar el resto
de organismos de la empresa. Esto permitía que la producción fuera atendida a tiempo
con materiales en la cantidad y calidad requeridas, dado que las necesidades podían
ser comunicadas con mayor fluidez a un solo departamento. Por otro lado, las
compras podían ordenarse y planearse, con lo cual se accedía a mejores precios y
cotizaciones. Los gastos efectuados se justifican ampliamente con el ahorro
conseguido en el conjunto del proceso.

El ejemplo presentado sugiere lo siguiente:

a) Para establecer sistemas logísticos eficientes, la empresa debe entender que ellos
son fruto de un manejo concertado de todos los elementos que la constituyen, los
cuales no pueden funcionar aisladamente.

b) Para diseñar la estructura logística, se debe partir generalmente de algo

preexistente.

c) Los modelos deben mantenerse en continua evaluación, dado que las fluctuaciones
del mercado, las innovaciones tecnológicas y otros factores exigen flexibilidad antes
que rigidez.

El ejemplo quedaría incompleto si no mencionáramos las relaciones que el Ing. Flores

estableció entre otros departamentos de la empresa: Producción comunicaba sus
necesidades y era atendida, a la vez que entregaba facturas a los almacenes de
productos terminados, que éstos distribuían luego de coordinar con Ventas. Este
último informaba oportunamente sobre las necesidades de los clientes, para así
planificar las adquisiciones de materia prima. Estas compras debían coordinarse con el

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

Área Financiera para poder cancelar los bienes y servicios a los proveedores. Como
vemos, una serie de relaciones que en la práctica pueden ser mucho más complejas,
pero que serán eficientes en la medida que se hallen integradas.

En consecuencia:

2. LA FUNCIÓN ABASTECIMIENTO Y SU INTERRELACIÓN CON LAS OTRAS

FUNCIONES LOGÍSTICAS

Hemos mencionado que la función logística tiene por objetivo satisfacer las
necesidades de materiales y suministros; hacer eficiente y efectiva la distribución de
productos a los usuarios, y controlar que esta satisfacción sea adecuada y económica.

Para realizar estas tareas, es necesario que la estructura del sistema cumpla con las
siguientes funciones:

a) Función de Abastecimiento

Está encargada del aprovisionamiento de materia prima, energía y productos

intermedios para las unidades productivas. En otras palabras, atiende la adquisición
(compra), transporte (si no lo llevan a cabo los proveedores) y almacenamiento de
materiales antes de introducirlos en el proceso de fabricación.

b) Función de Distribución Interna

Organiza y supervisa los movimientos de los productos en tránsito de un punto a otro,

de cada taller o fábrica a los sitios designados para su venta.

c) Función de Distribución Física (Despachos)

Se encarga de hacer llegar o despachar a los clientes los productos elaborados desde
los depósitos de Productos Terminados en el tiempo oportuno y en las cantidades
solicitadas.

d) Función de Control de Existencia o Control de Stocks

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Es una función complementaria de las anteriores y se encarga de la evaluación de
cada una de ellas, utilizando diferentes técnicas. Con ello se logra una mayor
eficiencia de todo el sistema.

Las funciones someramente descritas, se hallan indisolublemente ligadas unas a otras

en su desarrollo. El ordenamiento que se les ha asignado trata de poner en relieve la
existencia de un flujo continuo de operaciones encadenadas. Sin embargo, es por
demás evidente que destacan como más importantes las referidas al abastecimiento.
¿Cuáles son los objetivos del Abastecimiento?
A menudo -aunque no debería suceder- los requerimientos de producción se realizan
tardíamente y con una serie de especificaciones y cantidades que no son claras. Para
evitar estos problemas, es necesario que el abastecimiento sea oportuno y que la
información suministrada por Producción, adecuada.
El primer objetivo que debe fijarse es el de la calidad. Para poder hablar en el mismo
lenguaje que Producción y los proveedores, el área de Abastecimiento deberá conocer
las especificaciones de las materias primas y los productos que adquiere. Con esta
información podrá entregar a Producción (y solicitar al proveedor), el material
apropiado, cuidando que siempre sea el mismo en lo referente a sus propiedades.
El segundo objetivo es el referido a la cantidad. Abastecimiento deberá tratar, en lo
posible, de ajustarse a la cantidad solicitada por el área de Producción. Los
excedentes no son buenos financieramente, sobre todo si obedecen a una actividad
que no volverá a repetirse. La labor del Control de Stocks coadyuvará
significativamente, ya que señalará las cantidades requeridas de acuerdo a los niveles
de existencias almacenadas, el tiempo de entrega y la velocidad de consumo.
El tercer objetivo, el precio más conveniente, origina muchos malentendidos. Se cree
que el mejor precio es el más bajo, sobre todo si se elige obviando los objetivos arriba
mencionados. Además de la calidad y la cantidad, el precio se convierte en elemento
muy importante. En él deberán considerarse las condiciones de pago (si es al contado,
deberá obtenerse un descuento); la situación de liquidez de la empresa (si es baja,
podrá negociarse un financiamiento por letras); y los valores agregados al costo del
producto (por ejemplo, mantenimiento y embalaje).

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El cuarto objetivo de la función de Abastecimiento es el tiempo. Al respecto existe
una frase en la gestión de compras: "no existe peor compra que la compra urgente".
Cuando se solicita un bien, debemos asegurarnos que éste llegue en las fechas
convenidas; cualquier atraso en las entregas paralizará necesariamente las líneas de
producción. Por otro lado, las entregas adelantadas significarán flujos de dinero no
previstos y, por ende, productos financieramente más caros.

Lo hasta ahora expuesto corresponde a la función de Abastecimiento con el exterior;

concretamente, la relación entre esta área y los proveedores. Sin embargo, también es
importante la relación interna con las líneas productivas y el almacenamiento
adecuado de los materiales.
El material adquirido debe protegerse cuidadosamente y enviarse en forma oportuna a
las plantas de fabricación. El establecimiento de una red confiable para la consecución
de estos objetivos, debe definir:

-La superficie de almacenamiento para las materias primas y materiales.

-La regulación de stocks.
-Los circuitos de manipulación adecuados entre las existencias y las plantas.

Como se habrá visto la función de Abastecimiento será responsabilidad de dos

subsistemas dentro del Sistema Logístico: el área de Compras y el área de
Almacenes, auxiliadas ambas por el Planeamiento y Control de Existencias. En el
próximo tema se explicará su estructura. Sobre lo expuesto, recordemos que:

3. UBICACIÓN DE LA LOGÍSTICA EN LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

A través del ejemplo de la compañía Flores y Flores pudimos constatar una de las
formas como aprecia la empresa a la función logística: la compañía mencionada, en
un primer momento, la concebía separadamente. Luego vimos otra forma más

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avanzada, en la que se dotaba a la organización de planes y personal para cumplir sus
objetivos.
Afortunadamente, esta última visión es la predominante en nuestros tiempos. Cada
vez existen más empresas que ven en la logística, no a un monstruo generador de
gastos, sino como una forma de aumentar la eficiencia de las compañías. Varias son
las razones de este cambio:

a) Valor financiero de los stocks

Toda empresa trata de tener el mínimo capital inmovilizado. Es evidente que existe la
necesidad imperiosa de controlar las compras eficientemente, considerando que una
gran parte del flujo de efectivo se convierte en compra de materia prima y materiales
(entre el 20% y el 60% de los ingresos). El nivel de inversión en existencias debe
concordar con los fondos disponibles y evitar cualquier desequilibrio en la composición
del capital de la empresa. La forma más efectiva de tratar este problema es la
existencia dentro de la organización empresarial de una estructura diseñada para su
control.
b) Mejoramiento de los costos por efectividad
Contrariamente a lo que piensan muchos empresarios, la mejor manera de aumentar
las utilidades del negocio, no es sólo acrecentar la productividad y dentro de la fábrica.
La atención a la distribución de las materias primas evitando roturas de stock, también
es de mucho valor para la producción. Si una planta se paraliza por falta de materiales,
dos pueden ser las consecuencias. La primera que los operarios y las máquinas, al no
producir, eleven los costos fijos. La segunda, que para recuperar el nivel de
existencias se recurra a los sobretiempos y de esta manera se aumenten los costos de
operación. Incluso la situación se agrava, porque al incumplir con los pedidos de los
clientes, las ventas bajan considerablemente.
Si dentro de la organización existe un sistema encargado de evitar estos problemas,
los costos operativos se reducen a los niveles planificados y los costos logísticos
disminuirán hasta obtener utilidades marginales o mejoras en los costos de
producción. Ello ocurre porque un abastecimiento eficiente permite aumentar la mano
de obra y simplificar la supervisión. Por ende, al eliminar tiempos inactivos por falta de
materias primas, se reducen al mínimo las paralizaciones de maquinaria ya la vez se
posibilita tener lotes mayores y más económicos en lugar de pequeñas existencias.
c) Protección de las propiedades
Las propiedades de la empresa (materiales, insumos, productos terminados y
suministros) deben protegerse no sólo del robo sino de las pérdidas previsibles o del
uso no autorizado. Es necesario que dentro de la empresa exista un organismo
encargado de esta función y, además de que el valor de dichos elementos se halle
registrado contablemente y con un valor adjudicado a cada etapa del proceso de
fabricación. Deberá, así mismo, evitar o disminuir al mínimo el deterioro de los
materiales confiados a su cargo.
d) Reducción de los costos por adquisición
Si no existiera una estructura encargada de las compras, no se dispondría de la in-
formación adecuada acerca del movimiento del mercado y no podría determinarse el
costo de una orden de compra (en función a las horas utilizadas en su confección, o
cualquier otro parámetro). Las compras serían realizadas permanentemente sin orden
y siempre como urgentes. La eliminación de las compras de emergencia y del costo
adicional que significan las horas-extras invertidas en ellas, los pagos adicionales a
proveedores para obtener las mercancías a tiempo y la salvaguarda de la calidad y
cantidad, son algunos de los beneficios más inmediatos que otorga un sistema
logístico estructurado dentro de la organización de la empresa.

e) Acercamiento al cliente
A pesar de que esta tarea es misión del área de Ventas, un adecuado tratamiento de
la distribución física (función que depende del sistema logístico que se desee

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

estructurar) permitirá un mayor acercamiento al cliente. No olvidemos que entregas
más rápidas son entregas que se venden mejor; entregas más seguras permiten que
nuestro cliente se sienta satisfecho.
El disponer de un nivel de artículos que permita la atención al cliente en cualquier
punto dentro de un territorio, es labor de un subsistema establecido dentro del mismo
cuerpo de la empresa.

f) Mejoras tecnológicas
Una de las mejores maneras de acercarse a la tecnología es mantenerse en contacto
con los proveedores de ésta. La labor de investigación de modernas técnicas y nuevos
productos que nos puedan ofrecer los proveedores, se desperdiciará si no existe un
departamento que analice esta información. Esta función es similar a la anterior, con la
diferencia de que el flujo es de afuera hacia adentro de la empresa.

Con lo expuesto hemos demostrado la necesidad dé organizar el sistema logístico

dentro del sistema empresarial. Caben algunas preguntas: ¿Cómo podemos ubicar la
logística dentro del esquema organizacional de la empresa? ¿Cómo debemos
relacionarla con otras áreas igualmente importantes?

Para responderlas, sigamos Con el caso de la empresa Flores y Flores:

Antes de las innovaciones propuestas por el Ing. Flores, el almacenamiento y

transporte de materias primas, así como su manipulación, dependían de la supervisión
de Producción. La Gerencia Comercial se encargaba de los despachos y la Gerencia
Financiera del control de compras. Si visualizamos la referida situación quedaría como
sigue:
En el cuadro observamos que cada Gerencia tenía otras funciones como prioridad, por
lo que las funciones logísticas se diluían.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

Luego de las reformas emprendidas por el Ing. Flores, se crea una nueva Gerencia,
que bajo el, nombre de Manejo de Materiales, sistematiza todas las funciones en un
solo ente y con el mismo nivel que las otras gerencias. Esta es una solución que en la
actualidad se presenta con mayor frecuencia ya que se reconoce la interdependencia
orgánica existente entre los flujos de materiales y productos, así como su importancia
financiera y su gravitación en los costos de efectividad de la empresa. Veamos la
nueva propuesta:

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.
Hay variaciones sobre el tema; así la función logística puede ser considerada como un
organismo de primer nivel, tal como lo vimos en las reformas hechas por el Ing. Flores;
o de segundo nivel, dependiente de una Gerencia de Operaciones, tal como funciona
en la Empresa Papeles Nacionales:

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

En ambos casos debe recalcarse que cualesquiera que sean los métodos de gestión
logística utilizados, no tendrán resultado alguno si el personal competente no ocupa un
puesto en los distintos niveles de la jerarquía y si las responsabilidades no han sido
completamente definidas.

En el caso del esquema utilizado por la empresa Papeles Nacionales (Figura 6) se han
incluido todas las funciones de la logística; las fundamentales, como organismos de
primer nivel, y las complementarias, como organismos de apoyo supeditados a las
principales.

Las relaciones que la logística tiene con otras funciones, fueron presentadas en forma
apretada en la figura 1. Lo esencial fue determinado: "dada la importancia del
sistema logístico, no existe ningún campo de la gestión de la empresa que no se
halle ligado a él".
Son más directas, sin embargo, las relaciones que mantiene con Mercadeo (es más,
éste establece limitaciones en su accionar), y con el de Producción (en tanto el
aprovisionamiento determina los límites a las operaciones productivas). También es
necesario reconocer el impacto del control de existencias y el flujo de efectivo,
realizado en compras con Finanzas.
Con Mercadeo, el sistema logístico se verá más afectado por las definiciones que
haga este departamento en lo tocante a:

 La elección de nuevos productos

Es una constante el deseo de Comercialización por servir al mercado con nuevos y

cada vez con productos más específicos. Esto ocasiona problemas a la logística, pues
será necesario contar con más espacio para almacenar los nuevos productos, tratar
con otros proveedores. Ello exigirá mayor carga en el control de los inventarios y
mayor trabajo en la distribución física de los productos-

 El acondicionamiento de los productos para la venta

Hay un aforismo en marketing: "la envoltura de un producto es parte de la fuerza de

ventas". Las labores que requieran material de envase y las operaciones de embalaje
recaen en la logística, la cual deberá satisfacer no sólo las necesidades del Dpto. de
Comercialización en cuanto al aspecto del producto, sino encargarse, además, que las
paletas, cilindros y contenedores protejan al producto.

 La definición de los canales de distribución y el servicio al cliente

Vimos anteriormente la importancia en la elección de un Sistema de Distribución
Física; ahora explicaremos en detalle esta importancia.
La alternativa que tiene toda empresa en lo referente a la distribución de sus productos
se centra en dos posibilidades: o distribuye a mayoristas; o se asegura de servir en
detalle hasta el usuario final, entregando pequeñas cantidades en los lugares donde
antes depositaban cantidades muy grandes.
Claro que atender a 5 mil usuarios en pequeñas cantidades resultará más caro que
atender a 30 ó 50 mayoristas con grandes cantidades. La atención de muchos
depósitos multiplica los problemas de sobrestocks y los costos de depósito,
preparación y entrega; pero permite, por otra parte, un acercamiento y servicio
constante al cliente, que se ve reconocido con un aumento de la demanda. Sobre
estos temas deberán coordinar Logística y Mercadeo para aplicar conjuntamente la
solución más conveniente.
Con Producción, la relación es bastante clara y se realiza a través del
aprovisionamiento. La función logística requerirá que producción informe claramente
de sus pedidos y necesidades y que las diversas partes de una operación sean
definidas con exactitud. La reducción de costos por eficiencia del abastecimiento fue
vista con claridad en el momento de definir la importancia de la logística.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

Con Finanzas, los objetivos básicos de la función logística, en lo tocante al
abastecimiento, se contraponen. Por un lado, es necesario minimizar la inversión en
stocks porque, si no, limitará la posibilidad de financiar otros proyectos y funciones de
la empresa; y, desde otro punto, hacer frente a las necesidades de producción y
ventas con las existencias necesarias que exija la demanda del mercado. La única
forma de poder armonizar ambas cosas, es con un nivel óptimo de inventarios. La
existencia de un mecanismo que permita el reajuste rápido, ordenado y lógico del nivel
de stocks tan pronto se requiera un aumento de las compras o una disminución de la
producción, es garantía de que esto pueda lograrse.
El Departamento de Finanzas centraliza la información de las empresas, y la
automatización de las tareas logísticas será otro punto donde los intereses de estos
departamentos deberán estar profundamente ligados.

Recapitulando:

4. COMO ORGANIZAR EL SISTEMA LOGÍSTICO DE LA EMPRESA

El problema planteado al iniciar este tema, era cómo hacer efectivas las labores
logísticas ya identificadas a través de un aparato que contenga el personal idóneo
para realizarlas, jerarquizado y organizado dentro de la empresa, con relaciones
determinadas con los otros estamentos que la componen.
Se necesita ahora una guía que permita establecer el cómo, de acuerdo a las
características de cada empresa. Los pasos para la definición de esta guía son:
a) reunión de la información, b) análisis de la información, c) formulación de los
alcances del sistema y sus limitaciones, d) los requerimientos de inversión y e) los
lineamientos de política que deberán acordarse con la gerencia. Veamos cada uno
detalladamente:

a) Reunión de la información
Básicamente los temas o aspectos que deberán reunirse como información, son los
siguientes:

-La demanda que hay que satisfacer: cómo está distribuida geográficamente, su
evolución en el tiempo, qué clientes potenciales existen, qué desean en lo referente al
servicio.
-Las técnicas de fabricación y formulación de los productos por desarrollar: cómo
están constituidos los productos que se ofrecen al mercado, qué porcentaje de la
materia prima es importada, con qué recursos contamos para su elaboración, qué
maquinaria necesitaremos para su transformación.
-Los proveedores que se tienen: cómo están distribuidos, cuáles son sus alcances,
sobre qué formas de comercialización se tratará.

-Las instalaciones con que cuenta la empresa: su ubicación, tamaño y capacidad de

producción, tamaño y distribución de los almacenes.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

-Las facilidades y disponibilidad de operación: maquinarias para almacén y empaque,
transporte, equipo de comunicación y elementos de manejo informático de los cuales
se dispone.

-El personal con que se cuenta para la realización de estos objetivos.

b) Análisis de la información

En base a los datos antes descritos, se realizará un análisis en detalle de cada uno de
ellos, utilizando valiosos instrumentos como las estadísticas y la informática.
c) Formulación de los alcances del sistema y sus limitaciones
Para determinar los alcances del sistema logístico en estudio, debemos establecer
los siguientes parámetros:
-Distribución de responsabilidades en función a un organigrama propuesto.

-Determinación de los métodos: cómo se plantea la gestión del sistema, cómo se

prevén las ventas y se programa la producción.

-Tratamiento de las informaciones: de dónde procederá la información, quiénes son los

responsables y qué métodos se utilizarán para su acopio.
Los alcances del sistema también podrán verse afectados por limitaciones que no
siempre se logran controlar. Entre éstas, tenemos las siguientes variables:

- Macroeconómicas: Entre ellas suelen presentarse: un marco inflacionario, que hace

difícil mantener precios económicos; un marco recesivo, que ocasiona ofertas muy
bajas debido a la depresión de la demanda; la falta de liquidez, que hace que nuestros
proveedores exijan condiciones cada vez más rígidas, etc.
- Comerciales. En este rubro existen problemas típicos: los precios pueden cambiar
con frecuencia; los proveedores no aceptan propuestas por más de una semana; el
producto que se hace en el país no es el más confiable; y las barreras de tipo legal,
que impiden lograr mejorar condiciones.
- Laborales: la empresa tendrá que enfrentar el problema de las huelgas en los
negocios de nuestros proveedores que pueden quebrar nuestros stocks de insumos; y
las propias paralizaciones, que ponen en peligro los stocks de productos terminados.
Estas dos situaciones deberán superarse ya sea recurriendo al abastecimiento propio
o al almacenaje estratégico.
d) Inversión necesaria

Definidos los alcances del sistema y las limitaciones del entorno, y analizadas las in-
formaciones de los recursos con que se cuenta, deberá procederse a proponer me-
joras, cambios o reestructuraciones, considerando prioritariamente cuánto costará
implementar las nuevas ideas.

Deberán considerarse los casos:

- De efectividad, valorizando cuánto se pierde en la actualidad por quiebras de stocks,
pedidos no atendidos, nuevas puestas en funcionamiento, distracción de la mano de
obra y costos de compras de emergencia.
- De almacenamiento, transporte y flete para la atención al cliente, así como para el
estudio de las posibilidades de abrir nuevos depósitos.
- De funcionamiento, es decir, hasta qué punto este capital está detenido y en cuánto
van elevándose los costos conforme crece su tiempo de inmovilización.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

La empresa de transportes "Viajes marinos", ha elaborado un esquema básico para
organizar su sistema logístico. Luego de varias reuniones con los Gerentes de todos
los departamentos, se llegó a concebir el siguiente esquema:

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.

Una vez evaluados estos puntos y si el resultado del análisis de costos es positivo, se
procede a probar el sistema. Las posibilidades de efectuar esta prueba son múltiples:
desde su evaluación en papel o la simulación mediante pronósticos, como también la
instalación del sistema propuesto en partes de la empresa para ver cómo funciona.
Pero cualquiera que sea el método utilizado para la evaluación, lo importante es que el
sistema funcione eficientemente, pues cualquiera sea el entorno (recesivo,
inflacionario, etc.), el valor de los procedimientos establecidos y responsabilidades
fijadas para el logro de los objetivos logísticos permanecerá invariable.

Fuente: IE.- Instituto de Empresas.