TECNÓLOGO EN: ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Aprendiz: Favian Alexander Narváez Benavides

ADSI 182

Ficha (2010649)

2019
 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. Identificar el ámbito empresarial:
A continuación se presenta la información general de la empresa seleccionada para el
análisis basado en la etapa de identificación del ámbito empresarial.

Nombre de la empresa: HF SEGUROS

Logo:

Nit: 87533201-8

Dirección: CRA 4 NRO 12D-51 BARRIO EL PILAR (PASTO).

Teléfono: 3146247408

Correo electrónico: seguroshf79@gmail.com

MISIÓN:

HF SEGUROS, es una empresa que se dedica a la masificación de SOAT, a través de la

apertura de puntos de venta en la ciudad de Pasto, enfocado en el servicio al cliente al momento
de adquirir su seguro obligatorio.

VISIÓN:

Para el año 2025 HFSEGUROS ampliará la cobertura de puntos de venta, tanto a nivel
departamental como nacional, con el objetivo de brindar mejores servicios en cuanto a la parte de
seguros se refiere, todo esto con el fin de ofrecer mayores opciones para nuestros puntos de
venta y sus clientes.
 OBJETIVO

Establecer puntos de venta de SOAT, a través de un operador masivo, con el fin de

obtener un beneficio económico definido por comisiones de las ventas que el servicio genere.

HF SEGUROS, es una empresa que cuenta con un representante legal, un asesor de

atención al cliente y aproximadamente 50 puntos de venta anexos a la empresa.

2. Diseñar Instrumentos:

Diseño de instrumento entrevista

ENTREVISTA A HF SEGUROS

Fecha: 27 Diciembre 2019

Nombre del entrevistado: Ivan Herney Narvaez Benavides
Nombre del entrevistador: Favian Alexander Narváez

PREGUNTAS.
1. Desde cuando HF SEGUROS, se encuentra legalmente constituida?
2. Cuál es la misión de la empresa?
3. Cuál es su visión?
4. Cuál es su objetivo?
5. Cuantas personas laboran en HF SEGUROS?
6. Con que equipos de cómputo funciona la empresa?
7. La empresa cuenta con servicio de internet y red local?
8. Como se realiza el manejo de los puntos de venta?
9. Dentro de la empresa se puede manejar un punto de venta?
10. Como se hace el seguimiento a los puntos?
11. Como se realiza el seguimiento a los clientes de los puntos de venta?
12. Usted cree que un sistema de información podría mejorar el rendimiento de la
empresa?
13. Como cree que el proceso de seguimiento a clientes puede mejorar?
 14. Como afecta a la empresa la falta de seguimiento a los clientes?
15. La empresa se encuentra en capacidad de contratar el diseño de un sistema de
información el cual ayude a mejorar los procesos dentro de la misma?

3. Realizar las entrevistas:

https://www.youtube.com/watch?v=yGUt6gd4E-4

4. Describir la situación problema e identificarlo:

La situación que se viene presentando dentro de la empresa HFSEGUROS, es que por

falta de un sistema de información no se lleva un control de clientes ya que la mayoría de ellos
no vuelven para su correspondiente renovación, esto genera un bajo rendimiento económico para
la empresa porque esta depende como base de las posibles renovaciones, y si el cliente no es
informado oportunamente compra o renueva el seguro obligatorio en otro lugar generando a la
empresa la pérdida por una baja en las ventas.

5. Plantear una solución desde el punto de vista de sistemas de

información:
La solución que presentamos a la empresa es que por medio de un sistema de
información, se pueda evitar la pérdida masiva de los clientes.

En este caso una base de datos, que lleve de forma estructurada y organizada la
información y que a su vez contenga un sistema de alerta por cada vencimiento de dos a cinco
días de cada póliza, y que por medio de está el usuario responsable del manejo del sistema pueda
mantener informado al cliente y así evitar la pérdida masiva de los mismos, logrando obtener
mayor rentabilidad para la empresa la que se ver reflejada al mantener y aumentar sus ventas.
6Validar la solución o idea:

ENCUESTA: HFSEGUROS
Fecha____________________________

OBJETIVO:
Determinar una problemática específica de la empresa para proponer una
solución a través del análisis y diseño de un sistema de información.
A B C D
1. Realiza un registro de sus clientes dentro de su punto de venta? Si No Aveces Nunca

2. Qué tan frecuente realiza el seguimiento a sus clientes? Semanal Mensual Anual Nunca

3. Comó se hace el seguimiento a los clientes en su empresa? Llamadas Email Whats App Otro

4. Le facilitaria tener un registro de clientes? Diario Semanal Quincenal Mensual

5. Qué porcentaje de clientes renueva las polizas en su punto de venta? 100% 75% 50% 25%

6. Cuenta con los equipos necesario para la instalación de un sistema de

información? Si No
Observaciones: los resultados obtenidos a traves de la encuesta seran
utilizados como herramienta para el desarrollo del sistema información.
 7Tabular la información:
Pregunta número 1: Realiza un registro de sus clientes dentro de su punto de
venta?
Respuesta: de los 10 puntos encuestados la mitad de ellos afirma que no realiza
un registro de sus clientes, mientras que únicamente el 20%, es decir que solo dos puntos
si lo hacen, según se observa en la Tabla No.1.

Punto
encuestado Pregunta 1
1 D
2 C
3 B
4 B
5 B
6 A
7 C
8 B
9 B
10 A

Respueta Cantidad
a 2
b 5
c 2
d 1

Tabla No.1. Respuestas a la pregunta No.1. Fuente: Este proyecto.

Gráfica No. 1. Estadística de las respuestas a la pregunta No.1

 Pregunta número 2: Qué tan frecuente realiza el seguimiento a sus clientes?
Respuesta: de acuerdo a las respuestas de los puntos encuestados tan solo un 20%, o sea
dos puntos llevan un registro mensual de sus clientes, mientras que un 6, de los diez puntos no lo
hacen. Según se observa en la tabla número 2.

Punto
encuestado Pregunta 2
1 D
2 A
3 D
4 D
5 B
6 D
7 C
8 B
9 D
10 D

Respueta Cantidad
a 1
b 2
c 1
d 6

Tabla No.2. Respuestas a la pregunta No.2. Fuente: Este proyecto.

Gráfica No. 2. Estadística de las respuestas a la pregunta No.2

 Pregunta número 3: Cómo se hace el seguimiento a los clientes en su
empresa?
Respuesta: en base a la encuesta realizada se puede decir que seis de los diez
puntos prefieren contactar a sus clientes por medio de Whats App, Mientras que el
20% lo hacen por otros medios. Según gráfica número 3.

Punto
encuestado Pregunta 3
1 D
2 D
3 A
4 C
5 C
6 B
7 C
8 C
9 C
10 C

Respueta Cantidad
a 1
b 1
c 6
d 2

Tabla No.3. Respuestas a la pregunta No.3. Fuente: Este proyecto.

Gráfica No. 3. Estadística de las respuestas a la pregunta No.3

 Pregunta número 4: Le facilitaría tener un registro de clientes?
Respuesta: de acuerdo a las respuestas dadas por los 10 puntos encuestados a seis
de ellos les facilitaría tener un registro diario de clientes, mientras que solo dos nos dicen
que es mejor realizarlo semanalmente. Según tabla número 4.

Punto
encuestado Pregunta 4
1 A
2 D
3 A
4 A
5 C
6 A
7 A
8 B
9 B
10 A

Respueta Cantidad
a 6
b 2
c 1
d 1

Tabla No.4. Respuestas a la pregunta No.4. Fuente: Este proyecto.

Pregunta 4
1 1 a
b
c
d
2 6

Gráfica No. 4. Estadística de las respuestas a la pregunta No.4

 Pregunta número 5: Qué porcentaje de clientes renueva las pólizas en su punto de
venta?
Respuesta: tan solo el 20% de los puntos encuestados no dice que sus clientes,
vuelven a realizan las renovaciones en sus puntos de venta, mientras que el 60% afirma
que solo un 25% regresan. Según la gráfica número 5.

Punto
encuestado Pregunta 5
1 D
2 D
3 D
4 A
5 B
6 D
7 C
8 D
9 B
10 D

Respueta Cantidad
a 1
b 2
c 1
d 6

Tabla No.5. Respuestas a la pregunta No.5. Fuente: Este proyecto.

Pregunta 5
1
2 a
b
c
d
6
1

Gráfica No. 5. Estadística de las respuestas a la pregunta No.5

 Pregunta número 6. Cuenta con los equipos necesario para la instalación de un sistema
de información?

Respuesta: de los diez puntos encuestados ocho dicen que cuentan con los equipos para
la instalación de un sistema de información, mientras que tan solo dos puntos dijeron no tener los
recursos para ello. Según lo indica la gráfica número 6.

Punto
encuestado Pregunta 6
1 A
2 A
3 A
4 A
5 B
6 A
7 A
8 A
9 A
10 B

Respueta Cantidad
a 8
b 2

Tabla No.6. Respuestas a la pregunta No.6. Fuente: Este proyecto.

Gráfica No. 6. Estadística de las respuestas a la pregunta No.6

 INFORME DE VALIDACIÓN DE LA IDEA
De acuerdo a las respuestas obtenidas de los puntos de venta de la red operativa de la
empresa HF SEGUROS, se analiza que es viable y oportuno la implementación de un sistema de
información, tanto en la empresa como en sus en los puntos establecidos, porque es muy notable
que en la mayoría de los puntos no se realiza un registro de sus clientes, haciendo que se pierda
una gran cantidad de información, ya que son muy pocos los puntos que si realizan un
seguimiento a sus clientes, lo que genera la pérdida masiva de futuras renovaciones.

Por lo tanto se puede decir que si los puntos tuvieran un sistema que les permita realizar
un registro diario de sus clientes y además de ello informar al usuario la próxima renovación de
las pólizas de cada una de las persona que adquieren este servicio en cada punto de venta de la
red operativa, se podría realizar un seguimiento constante a cada uno de los clientes, igualmente
se les podría recordar de forma automática la próxima renovación de su póliza, con el fin de
mantener informado al cliente y lograr una venta más segura.

Al mismo tiempo que se llevaría de forma organizada el manejo de información como el

control de ventas y recaudos dentro de cada punto y dentro de la empresa, asimismo se lograría
masificar ventas porque la información de los clientes estaría siempre a disposición de cada
punto, haciendo fácil el seguimiento y la información de cada una de las personas que adquieren
este servicio.

De este modo se logrará que un alto porcentaje de personas que adquieren este servicio
vuelvan a realizar sus renovaciones al mismo punto de venta, así pues tanto la empresa como el
punto se verán beneficiados por poder realizar una fidelización del cliente, la que se verá
reflejada en ganancias para el punto de venta y la empresa.
En resumen un sistema de información es una herramienta fundamental para la empresa
y toda su operación, ya que esto va a permitir llevar de forma adecuada el manejo de toda la red
de puntos que se maneja dentro de la empresa, dando como resultado la organización de cada una
de sus áreas.