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GESTION DOCUMENTAL

TALLER
EVIDENCIA

GESTION
APRENDIZAJE

DOCUMENTAL
INGRID CAROLINA GONZALEZ
DEISY LORENA PEDROZA PEÑA
RUBEN DARIO CIFUENTES LOPEZ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9:30 – 11:30
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GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL
La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta
administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y
almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a
optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

El ciclo vital de los documentos son las etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos
administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente. 

ARCHIVO CENTRAL

Es la unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de

gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizada su trámite y
cuando su consulta es constante.

ARCHIVO HISTORICO

Disposición y organización final de la documentación del archivo central o del archivo de

gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, en
otras palabras, por su valor cultural y patrimonio histórico.

VALOR PRIMARIO
Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia
originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e
informativo.

VALOR SECUNDARIO
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:Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y

cultural, deben conservarse en un archivo.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DETALLANDO CADA UNA DE SUS

ETAPAS)
Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información,
teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva
a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales, que
encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión documental.

De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los protocolos,

normas y objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener en cuenta en la
producción, categorización y almacenamiento de los documentos, partiendo de una revisión
preliminar del contexto empresarial. 

Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y
categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que
incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura, soportes y
medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con
el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.

Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia
en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da
revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y
facilidad del acceso que este debe tener. 

Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su intervención en los

distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial. 

Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una
revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie documental, valorización,
tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será
designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con
base en su ciclo de vida. 
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Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en
cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión, ceñidas a las tablas de
valoración documental (TVD). 

Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su
conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de retención y valoración
documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada documento, a
fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a
cabo su eliminación y destrucción.
 
Preservación a largo plazo:
Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante
todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su
preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios y formas para la
conservación de la información. 

Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios,
los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de este modo su
conservación y disposición final, temporal o definitiva. Como puedes darte cuenta la
ejecución de cada uno de estos pasos contribuirá al mejoramiento de las estrategias de
gestión en pro de tu empresa.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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SERIE
 Esta se define como el conjunto de unidades documentales, de estructura y contenidos
homogéneos, y producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Los documentos que forman parte de la serie documental son el resultado de la información
resultante de la repetitividad de los y procedimientos administrativos técnicos que produce
una determinada oficina.

SUB-SERIE
Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor,
por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que
forman parte por los llamados tipos de documentos. Estos se configuran y clasifican según el
trámite que requiere cada asunto de importancia archivística.

TIPO DOCUMENTAL
nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los
documentos. Además, encontramos la Sub-serie que es el conjunto de documentos
agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o
utilización

DESCRIBA LA IMPORTANCIA DE LAS TRD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental es un listado de series y sub-series con sus
correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los Documentos.
Beneficios:
1. Facilita la recuperación de la Información.
2. Racionaliza la producción Documental.
3. Facilita el control y acceso de los Documentos.
4. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
Documentación relevante.

¿EN QUE CONSISTE LA CLASIFICACION DOCUMENTAL?

Es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos
relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el
contenido. Es decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente
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del origen, destino, soporte, etc.

¿En qué consiste la ordenación documental? Especifique por favor la definición para
ordenación

alfabética, numérica, cronológica y por conceptos.

Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:

 Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la

ordenación.
 Un sistema numérico. Representa el orden a base de números (índices, guías, sub-
guías y carpetas).
 Un sistema cronológico. Ordena los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de las
fechas.
 Un sistema geográfico. La organización se lleva a cabo teniendo en cuenta la
localización.
 Un sistema temático. La ordenación de documentos se realiza conforme a los temas o
contenidos.
 Un sistema alfanumérico. Combina los signos alfabéticos y numéricos en la
organización de los documentos.

La clasificación documental es el instrumento que permite la visualización conjunta de los

fondos y las relaciones jerárquicas entre los grupos, lo que permite a las empresas tener
localizada toda su información.

 CONCEPTO.

¨Ordenar es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos

unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los
elementos serán los documentos o las unidades archivísticas, dentro de las series

¿EN QUÉ CONSISTE LA VALORACIÓN PRIMARIA CUANDO HABLAMOS DE

FOLIACIÓN?

Es importante tener en cuenta que antes de foliar es necesario hacer la valoración primaria
esta consiste en:

1. Verificar si los documentos corresponden a trámites o a los tipos documentales de la

respectiva serie documental.

2. Analizar si existen duplicados (documentos repetidos)

3. Identificar si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de apoyo.

4. Verificar si los documentos contenidos en la unidad de conservación están correctamente

ordenados.
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Ana Gutiérrez-Díaz Martín Javier de la Riva Solano Pedro Rosado Martín-Díaz

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Antonio García Zorrilla DOCUMENTAL
John Mc Donald Raquel Suárez Blanco
Antonio la Hoz Huertas Jorge Martín-Díaz Rosado Rodrigo Muñoz Antolín
Azucena Suárez del Amo Jorge Martín Portillo Rafael Van der Vaard
Daniel Méndez Arcas Luis de la Hoz de Guevara Teresa García-Vera Pavón
Esperanza Muñoz García Lucía López Molina Vincent du Chapell
Emilio VictorQuer Ramón Manuel García-Vera Ruíz Yolanda Gutiérrez Puras
Fermín del Fresno García Nathalie Wuandi Bell Zoe Méndez Arcas

Lo anterior con el fin de de proceder a depurar si fuera el caso, lo cual consiste en retirar los
documentos duplicados y los que no sean constitutivos de la serie.

¿CUÁL ES LA FORMA CORRECTA DE FOLIAR?

Se debe foliar de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin

alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe escribir con trazo
fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. No se deben foliar las
pastas ni las hojas en blanco.

¿QUÉ NO SE DEBE FOLIAR?

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD
´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

¿PARA QUÉ CONSERVAR DOCUMENTOS EN PAPEL SI SE PUEDEN CONSERVAR

LOS ELECTRÓNICOS O LOS DIGITALES?

La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías

tradicionales de papel o microfilm. Los soportes de almacenamiento digital tienen menos
esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos
que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además, se deterioran
más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.

Clasifique alfabéticamente los siguientes nombres

Clasifique alfabéticamente los siguientes clientes:

ACCENTURE CAMPSA HUAWEI ORANGE

ACS EL CORTE INGLÉS IBM PETRONOR
APPLE EL PAÍS MICROSOFT RTE. CHAPÍN
BANCO SANTANDER GOOGLE MIN VODAFONE
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BBVA HIJOS DE ROMERO, S.L MOVISTAR ZAPATERÍA EDU

Clasifique alfabéticamente las siguientes organizaciones:

Agencia Estatal Tributaria Herederos de Marcelo Lagasca, S.A

Aceites Paco Reverte, S.L Hijos de Martínez, S.L
Álvaro Ruano Martínez y Cía. Instituto Nacional de Estadística (INE)
Bar Don Jamón Instituto Nacional de Empleo (INEM)
Banco Santander Benidorm Martínez y Asociados
Banco Santander Central Petronor
Banco Santander Villajoyosa Restaurante Los Cuatro Pinos
Cervecería Mac Holly Servicios Informáticos Aylagas, S.L
Doctor Baldomero Quirós Sociedad de Importación Ledesma, S.A
Hermanos de León, S.A Viuda de Pedro Jiménez, S.L

Ordene estos números en orden ascendente (de menor a mayor)

45 345 526 677

56 346 563 859
56 353 567 1.233
135 353 668 1.234
234 355 676 8.075

Ordene las siguientes matrículas de carros

3303 BFP 4197 DML 5795 BYZ 8031 DYW

0256 FXL
1507 BLL 3303 BPF 5074 CLR 6002 DCS 8922 BXX
3303 BBF 3762 GLC 5161 FRT 7992 FLV 9030 GDZ

Ordene estos códigos alfanuméricos

BA 123 D 433 E 321 S 452

A 322
AA 231 BA432 D 4333 G 322 T 32
AA 453 CC 434 D 45 H 111 V 5678
AC 456 D 43 D 456 R 444 W 32
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Ordene estos códigos alfanuméricos

ASD987 DER112 GHY878 QWE112 SWS335 VRF560

ASD988 DFD445 GHY879 RFV559 VFR556 VRF561
BNH552 DRE567 KIU319 SWS334 VFR559 XSW344

Ordene cronológicamente las siguientes fechas

15 DE ABRIL DE 1998 27 DE MARZO DE 2008

2 DE DICIEMBRE DE 1999 30 DE MARZO DE 2015
5 DE JULIO DE 2002 15 DE OCTUBRE DE 2015
16 DE OCTUBRE DE DE 2004 27 DE MARZO DE 2016