CONTROL PREVENTIVO Nº01 DE 2021

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comunicaciones internas IMPLEMENTACIÓN
o memorandos DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y
Febrero 23,
Espacio
2021 para
15:34la etiqueta del RADICADO
GESTIÓN - MIPG
Radicado 2021-002893
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Bello, febrero 23 de 2021

Doctor
OSCAR ANDRÉS PÉREZ MUÑOZ
Alcalde
Municipio de Bello
E.S.D.

ASUNTO: Control Preventivo No. 01 de 2021 - Implementación del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión - MIPG.

1. OBJETIVO

Ejercer control a los riesgos a los que se expone la Alcaldía Municipal de Bello en el marco del diseño,
implementación, seguimiento y evaluación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

2. MARCO LEGAL

La Constitución Política de Colombia, en al artículo 209 establece que “La función administrativa está al
servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus
actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos
sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

De conformidad con lo señalado por la Corte Constitucional en sentencia C-103 de 2015, la vigilancia
fiscal de los recursos públicos está constituida por la coexistencia de dos niveles de control, el primero
conformado por los mecanismos de control interno de naturaleza previa y administrativa, y el segundo
por el control fiscal externo, de carácter posterior y selectivo que realiza la Contraloría y que depende de
la efectiva articulación de ambos controles. Además, señala que el control interno de las entidades está
facultado para intervenir de manera previa con el fin de detectar y corregir las desviaciones en la gestión
de la entidad que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos y comprometer el adecuado manejo de
sus recursos.

La Ley 87 de 1993 en el artículo 9 que la Oficina de Control Interno es la encargada de medir y evaluar la
eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del
proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos
necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos; y en el artículo 12 establece entre las
funciones de la Secretaría de Control Interno: e) velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas,
procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes

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necesarios; g) verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; y k) verificar que se
implanten las medidas respectivas recomendadas.

El Decreto 1083 de 2015 de 2015 artículo 2.2.21.5.3 establece que la Secretaría de Control Interno
desarrollará su labor a través de los roles de: liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención,
evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos. En lo
concerniente al presente control preventivo es necesario aplicar el rol de enfoque hacia la prevención,
consistente en brindar valor agregado a la organización mediante la asesoría permanente, la formulación
de recomendaciones con alcance preventivo y la ejecución de acciones de fomento de la cultura del
control, que le sirvan a la entidad para la toma de decisiones oportunas frente al quehacer institucional y
la mejora continua.

El Decreto 1083 de 2015 artículo 2.2.21.5.5 establece que las guías, circulares, instructivos y demás
documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán
directrices generales a través de las cuales se diseñan las políticas en materia de control interno, las
cuales deberán ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.

El Departamento Administrativo de la Función Pública elaborará prioritariamente guías e instructivos

sobre elaboración de manuales de procedimientos y sobre diseño de indicadores para evaluar la gestión
institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de las
organizaciones.

El Decreto 1083 de 2015 en el artículo 2.2.21.7.4 modificado por el Decreto 338 de 2019 en el cual se
modifica el Sistema de Control Interno y crea la Red Anticorrupción, establece que “los representantes
legales de las diferentes entidades deberán invitar a los Comité Directivos o instancia que haga sus
veces, con voz y sin voto a los Jefes de Control Interno, con el fin de brindar las alertas tempranas sobre
acciones u omisiones que puedan afectar el manejo de los recursos de la entidad”

El procedimiento Cultura del Control (P-EI-03) contempla en la política de operación 4.2.6 que “para
diseñar e implementar controles preventivos se identifican los riesgos potenciales que se presentan en los
procesos y procedimientos del Sistema de Gestión Integrado, riesgos potenciales en la prestación de los
diferentes trámites/servicios de la Alcaldía Municipal de Bello, riesgos potenciales del análisis e
interpretación de las diferentes estadísticas e indicadores”.

3. MOTIVACIÓN

La Ley 1753 de 2015 artículo 133 integra en un solo sistema de gestión, los Sistemas de Gestión de la
Calidad establecido en la Ley 872 de 2003 y el Sistema de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley
489 de 1998, y deberá articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993, de
tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al
interior de los organismos y entidades del Estado.

El Decreto 1083 de 2015 en el artículo 2.2.21.5.5 establece que las guías, circulares, instructivos y demás
documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán

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directrices generales a través de las cuales se diseñan las políticas en materia de control interno, las
cuales deberán ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.

En el artículo 2.2.22.3.5 de este mismo decreto se adopta el Manual Operativo del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión -MIPG, el cual tiene como propósito brindar los elementos fundamentales mínimos
para la implementación de las políticas de gestión y desempeño y los atributos de calidad que deben
contener cada una de ellas para lograr la eficiencia administrativa y mejorar la calidad de vida de los
ciudadanos y el cubrimiento de los servicios del Estado.

El artículo 2.2.22.3.10 establece que la recolección de información necesaria para dicha medición se hará
a través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión – FURAG. A través del índice, las
metodologías o herramientas definidas por la Función Pública.

El artículo 2.2.22.3.11 establece que la implementación y desarrollo del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión – MIPG en las entidades del orden territorial, tal como lo prevé el artículo 133 de la Ley 1753 de
2015, se hará con criterios diferenciales atendiendo las características y especificidades que definirán
los líderes de política; de acuerdo a estos criterios diferenciales la Alcaldía Municipal de Bello pertenece al
orden “Territorial”, Clasificación orgánica “Rama Ejecutiva”, la Categoría Municipal 1, Grupo Par
“Alcaldías – Tipología A Y B”, por lo tanto, no existe un escalafón de entidades de acuerdo con este
reporte.

Para efectos de un seguimiento se determina en el artículo 2.2.23.4 que la Procuraduría General de la

Nación podrá hacer seguimiento a la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión -MIPG en las entidades del orden nacional y territorial, lo cual demanda de las entidades el
reporte de información veraz, confiable y verificable en el Formulario Único de Reporte y Avance de
Gestión FURAG.

La Circular Externa N°100-001 de 2021para la medición del desempeño institucional y del sistema de
control interno – Reporte de información a través del FURAG, imparte como lineamientos para llevar a
cabo la Medición del Desempeño Institucional, que:

i) El FURAG es una herramienta en línea, autodiligenciable por parte de las entidades, que contiene
cuestionarios específicos aplicables a las entidades de acuerdo con sus características y con los
ámbitos de aplicación y marcos normativos de las políticas de gestión y desempeño.

ii) Es responsabilidad de los representantes legales de cada entidad velar por la veracidad,
confiabilidad y oportunidad de la información que se reporta a través del FURAG. Los jefes de
planeación y jefes de control interno gestionarán internamente el reporte oportuno de la
información solicitada.

iii) Las entidades públicas deberán, en el marco de sus capacidades y esquemas organizacionales,
diseñar y emprender las acciones de mejora necesarias para subsanar aspectos de MIPG en los
cuales se detectaron falencias, o mantener las fortalezas identificadas.

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El instructivo para la medición de desempeño institucional mediante el FURAG correspondiente a la

vigencia 2020 publicado por la Función Pública el 05 de febrero de 2021, recomienda:

i) Consultar los resultados consolidados que obtuvo la entidad en la vigencia inmediatamente

anterior y las recomendaciones de mejora derivadas.

ii) Respecto de las evidencias que soportan el reporte que debe realizar la entidad, el sistema no
permite cargar documentos, solo se podrán mencionar la ubicación web (URL) o la ubicación física
REAL de los soportes.

La medición del avance en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG
realizado durante las vigencias 2018, 2019 y 2020 ha presentado una variación de 6,5 puntos, partiendo
de los 59 puntos correspondientes al corte de la vigencia 2017, hasta 65,5 puntos que arroja la evaluación
correspondiente a la vigencia 2019.

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Las principales debilidades que se presentan en materia del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –
MIPG:
i) Gran parte de los servidores públicos de la entidad no comprenden el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión ni los roles y responsabilidades que tienen en cada una de las políticas de
gestión y desempeño.
ii) Durante la vigencia 2020 no se realizaron los autodiagnósticos de las diferentes dimensiones y
políticas de gestión y desempeño, por consiguiente, no existe un plan de acción para el cierre de
brechas y lograr con ello la implementación del Modelo para la optimización de los procesos y
satisfacción de los ciudadanos.
iii) El comité municipal, institucional y mesas técnicas para la implementación del Modelo no
desarrollan las actividades establecidas en los reglamentos correspondientes.
iv) Inexistencia de los autodiagnósticos que se deben realizar de manera permanente por parte de
cada dimensión y política de gestión y desempeño, lo cual conlleva a la inexistencia de planes de
acciones para subsanar las brechas y mejorar el modelo de gestión.
v) Desconocimiento del manual operativo de MIPG, las políticas, planes y actividades que deben
desarrollar cada comité y las mesas técnicas para la implementación y seguimiento del modelo de
gestión.
vi) No se realiza seguimiento y evaluación del cumplimiento de las políticas de gestión y desempeño,
de las funciones de los comités y las mesas técnicas de las diferentes dimensiones.
vii) El comité operativo de MIPG y el comité viernes de MIPG se encuentran desconectados de la
gestión de las mesas técnicas de las dimensiones y del comité institucional de gestión y
desempeño.
viii) Falencias en el seguimiento de los indicadores de desempeño y de resultado por parte de los
procesos y del sistema de gestión consolidado.
ix) No se realiza seguimiento a los riesgos y controles desde los diferentes procesos, tampoco desde
la coordinación del sistema de gestión, desde el consejo de gobierno y desde el comité
coordinador de control interno.
x) El sistema de gestión se encuentra desactualizado en relación con el cambio el contexto,
estructura administrativa, plan de desarrollo y los cambios normativos y sociales del último año.
xi) No existe un plan de acción, estrategias ni direccionamiento para ajustar el sistema de gestión al
contexto y necesidades de los ciudadanos.
xii) La estrategia de racionalización (disminuir costos, tiempos, requisitos, desplazamientos) de
trámites es incipiente, solo el 30% de los trámites de la entidad se encuentran articulados al
Sistema Único de información de Trámites – SUIT establecido por la función pública.
xiii) La entidad carece del análisis de causas de las demandas en contra, y falencias en la implantación
de estrategias de prevención del daño antijurídico socializadas con los servidores públicos de la
entidad.
xiv) Inoportunidad e ineficacia en la atención y prestación de servicios a la ciudadanía, derivando en
reprocesos y la insatisfacción de las partes interesadas de la entidad.

En atención a los anteriores resultados del nivel de avance del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
según el FURAG, no se evidencia un plan de acción para subsanar o cerrar las brechas identificadas, a
partir del cual se pueda implementar los criterios diferenciales del Modelo para la entidad, adoptar la
cultura de seguimiento y evaluación, así como la implantación de acciones correctivas que conlleven al
fortalecimiento de los procesos y el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

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La Secretaría de Control Interno presentó el Control Preventivo 01 de 2020 con radicado 2020-001810 del
05 de febrero de 2020, producto del cual no se evidencia la suscripción de planes de acción para prevenir
la materialización de riesgos ni la implantación de las recomendaciones respectivas.

La Secretaría de Control Interno presentó el informe de seguimiento del Estado del Sistema de Control
Interno con corte al 31 de diciembre de 2020 con radicado 2021-001268 del 31 de enero de 2021
concluye que “…El estado general del Sistema de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Bello con
corte al 31 de diciembre de 2020 presenta un avance del 54% que lo clasifica en el nivel de Oportunidad
de Mejora, debido a los avances que presenta en materia de la documentación de controles como la
política de administración de riesgos, procedimientos y el establecimiento de las instancias de control
institucionales, así como los canales y mecanismos adoptados para la información y comunicación, y las
actividades de seguimiento y evaluación independiente. Se debe fortalecer las actividades de monitoreo y
evaluación de los riesgos y controles, la realización de actividades de autoevaluación y la toma de
acciones para el mejoramiento continuo.

Las principales debilidades que se presentan en referencia al sistema de control interno articulado del con
las dimensiones y políticas de gestión, corresponden a:
1. La entidad presenta deficiencias en el seguimiento y evaluación del Código de Integridad y la
implementación de los planes de gestión del talento humano.
2. El mapa de riesgos no presenta seguimiento, actualización, ni evaluación de los controles, lo que
denota que no opera como herramienta de gestión desde la Alta dirección hasta las líneas de
defensa y cada uno de los procesos.
3. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno no evidencia actividades de evaluación
de los riegos, los controles y tratamiento para la toma de acciones.
4. El Comité Coordinador de Control Interno presenta falencias en la toma de decisiones frente a los
reportes que se realizan para el ajuste del sistema de control interno.
5. La Secretaría de Control Interno no realizó durante la vigencia 2020 evaluación del diseño y
efectividad de los controles.
6. La entidad no cuenta con una matriz de roles y responsabilidades del control segregadas.
7. No se observa la evaluación y adecuación de los procesos a partir de los cambios en el entorno, la
estructura interna, la normatividad, entre otros.
8. La entidad no cuenta con un inventario de información interna y externa relevante, ni un
mecanismo para su actualización.
9. La entidad presenta falencias en materia de controles para el acceso y extracción de información
en unidades de almacenamiento externo.
10. Se presentan falencias en materia de evaluación periódica de la efectiva de los canales de
comunicación y la percepción de los usuarios.
11. La entidad no consolida las evaluaciones externas ni analiza el impacto en el logro de los objetivos
estratégicos.
12. La entidad no cuenta con registros de la autoevaluación del sistema de control interno ni las
acciones correctivas pertinentes.

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4. RIESGOS

1. Posible reporte de avances en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

MIPG en el formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión FURAG sin soportes veraces y
confiables con relación a la gestión de la entidad.

2. Posibles sanciones administrativas, disciplinarias y penales para el representante legal de la

entidad derivadas del reporte de presuntos avances en la implementación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión -MIPG sin contar con los soportes idóneos.

3. Posibles sanciones disciplinarias para el representante legal de la entidad, derivadas de las

falencias y bajo nivel de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG.

5. RECOMENDACIONES:

La Secretaría de Control Interno recomienda a la Alta Dirección, diferentes secretarías y gerencias del
despacho, y líderes de los procesos de la entidad implementar las siguientes acciones para prevenir la
materialización de riesgos y fortalecer los procesos de gestión:

1. Desde la secretaría de planeación se deben establecer líneas de gestión, orientaciones

específicas, y sensibilización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG para lograr el
entendimiento por parte de todos los servidores públicos sobre los roles y responsabilidades que
se tienen en la implementación y seguimiento del modelo.

2. La secretaría de planeación debe orientar y acompañar efectivamente la gestión de los comités y

mesas técnicas de gestión y desempeño para coordinar la implementación del modelo con todas
las secretarías y gerencias de la entidad.

3. La Secretaría de Planeación, la Secretaría de Control Interno y el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño deben convalidar los soportes que describan el avance en la implementación del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión que se reportarán mediante el FURAG a la Función
Pública.

INSTANCIA: Comité Municipal de Gestión y Desempeño

El comité municipal de gestión y desempeño adoptado mediante la Resolución Municipal 201800002654,

requiere tomar acciones frente a los siguientes factores:

4. Realizar mínimo las cuatro (4) reuniones ordinarias establecidas en el reglamento, las cuales
podrán ser sesiones virtuales, y deberán adoptar sus decisiones mediante resoluciones, circulares,
instructivos u otro acto administrativo como órgano asesor, articulador e impulsor de iniciativas
para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión – MIPG a nivel municipal.

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5. Dar cumplimiento a las funciones establecidas para el comité, entre ellas: i) articular los esfuerzos
institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurarla implementación, seguimiento
y evaluación del Modelo, ii) hacer seguimiento a la ejecución de las políticas de gestión y
desempeño de la Alcaldía y las entidades descentralizadas (E.S.E. Bellosalud y el INDERBELLO),
entre otras.

6. Establecer en el orden del día de cada sesión del Comité la realización de actividades de
implementación del Modelo en las diferentes entidades que lo integran, la presentación de los
informes de autodiagnósticos y seguimiento a los planes de acción para el cierre de brechas de
cada política de gestión y desempeño, para la toma de correctivos necesarios y la colaboración
entre las entidades en caso de ser necesario.

INSTANCIA: Comité Institucional de Gestión y Desempeño

El comité institucional de gestión y desempeño adoptado mediante la Resolución Municipal

201800002655, requiere tomar acciones frente a los siguientes factores:

7. Realizar mínimo las seis (6) reuniones ordinarias establecidas en el reglamento, las cuales podrán
ser sesiones virtuales, y deberán adoptar sus decisiones mediante resoluciones, circulares,
instructivos u otro acto administrativo como órgano rector, articulador y ejecutor a nivel institucional
de las acciones y estrategias para la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y
seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

8. Establecer en el orden del día del comité la verificación y cumplimiento de las funciones
establecidas en su reglamento, entre: i) Aprobar y hace seguimiento, por lo menos una vez cada
tres (3) meses a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión – MIPG, ii) Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico,
para facilitar la valoración interna de la gestión, iii) Aprobar y hacer seguimiento a los planes,
programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación interna de
las políticas de gestión, iv) realizar seguimiento a las dimensiones y políticas del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión desarrolladas por las Mesas Técnicas; entre otras.

INSTANCIA: Mesas Técnicas de MIPG: 1. Talento Humano, 2. Direccionamiento Estratégico y

Planeación, 3. Gestión con valores para resultados, 4. Evaluación de Resultados, 5. Información y
Comunicación, 6. Gestión del Conocimiento, y 7. Control Interno.

Las diferentes mesas técnicas establecidas y reglamentadas para la ejecución de las directrices del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para la correcta implementación, operación, desarrollo,
evaluación y seguimiento de cada una de las dimensiones y las políticas de gestión y desempeño que las
componen, requieren tomar acciones frente a los siguientes factores:

9. Realizar las reuniones ordinarias establecidas en el reglamento, las cuales podrán ser sesiones
virtuales, y deberán adoptar sus decisiones mediante resoluciones, circulares, instructivos u otro
acto administrativo como órgano ejecutor de las acciones y estrategias para la correcta

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implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión – MIPG.

10. Implementar las directrices establecidas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, las
orientaciones contempladas en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
para cada una de las dimensiones y políticas de gestión y desempeño que las componen.

11. Realizar los autodiagnósticos permanentes de cada una de las políticas de gestión y desempeño
según la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
además, se debe implementar los planes de acción necesarios para el cierre de brechas en cada
una de las políticas.

12. Implementar las estrategias y actividades establecidas en el reglamento de cada una de las mesas
técnicas relacionadas con las dimensiones y cada una de las políticas de gestión y desempeño de
la entidad.

En atención al presente control preventivo, la Entidad deberá evaluar los riesgos y determinar controles
necesarios para prevenir su materialización y atender las recomendaciones presentadas por la Secretaría
de Control Interno, las cuales podrán ser objeto de seguimiento y verificación posterior en procura de su
cumplimiento para el mejoramiento de los procesos.

HUGO ALBERTO LONDOÑO OSSA

Secretario de Control Interno ( E )

Copia: Doctor Oscar Hernán Orrego Gutiérrez, Secretaría del Adulto Mayor
Doctora Johana Andrea Martínez Orjuela, Secretaría de Cultura
Doctora Nubia Valencia Montoya, Secretaría de Educación
Doctor Luis Giovany Arias Tobón, Secretaría General
Doctor Wber Zapata Lopera, Secretaría de Gestión del Riesgo
Doctor Francisco Javier Echeverri Cárdenas, Secretaría de Hacienda
Doctor Juan David Arango Peláez, Secretaría del Interior
Doctor Harold Alexander García Álzate, Secretaría Jurídica
Doctor Juan David Casas, Secretaría de Medio Ambiente, Vivienda y D. R.
Doctor Rigoberto Arroyave Acevedo, Secretaría de Movilidad
Doctor John Harold Muñoz Restrepo, Secretaría de Obras Públicas
Doctor David Antonio Lopera Monsalve, Secretaría de Participación e Inclusión Social
Doctor Carlos Alberto Pinto Santa, Secretaría de Planeación
Doctora Eliana Restrepo Herrera, Secretaría de Recaudos y Pagos
Doctor René Omar Jiménez Arango, Secretaría de Salud
Doctora Isabel Daniela Ortega Pérez, Secretaría de Seguridad y Convivencia
Doctor Julio Eduardo Muñoz Espinal, Secretaría de Servicios Administrativos
Doctor Estefan Valencia Palacio, Gerencia de Proyectos Especiales
Ingeniero Julián Mauricio Montoya Cuartas, Dirección Técnica de TIC y Soporte
Doctor Carlos Alberto Gaviria Sánchez, Subsecretario de Planeación Institucional

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