INSTITUTO TOLIMENSE DE EDUCACION TECNICA PROFESIONAL

“ITFIP”
INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR
FACULTAD DE ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
TECNICO PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
II SEMESTRE
CONTABILIDAD

SOPORTES DE CONTABILIDAD
Documentos contables, no contables, soportes contables y de títulos valores:

SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa
exijan.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación
se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el
ciclo contable, su definición y sus principales características.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate,
los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando

constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y
consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser
utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

OBJETIVOS

El presente tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al
igual que:

• Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

• Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada

formato.

• registrar las transacciones según los soportes de contabilidad

María Teresa Sánchez Barrero
Contador Público
Especialista en Gerencia y Administración Financiera
• valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad

GENERALIDADES. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar
y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de
caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el
soporte es la factura.

2. Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y

suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una
copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la
empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los
soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa lo exija.

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros: as corporaciones de ahorro y crédito

han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos

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opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

4. Factura de compra-venta: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de

los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista
del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente,
el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

5. Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco
llamado “girado”; que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiario”.

6. Comprobante de pago: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio
de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en
el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente
las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

Es el formato del documento comprobante de egreso de una compañía, el cual discrimina la

contabilización por cuenta PUC, concepto y valor. ¿Cuándo sirve? Cuando se desea llevar un
registro de los egresos de la compañía en un tiempo determinado, unificar el formato de
comprobantes de egreso de su organización o conocer más al respecto. ¿Por qué tenerla? Porque
permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque. Porque registra a los responsables
del pago de los montos registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento,
quien lo aprueba, el revisor y el contador.

7. Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago
que da una persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al
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portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la
letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar
letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a
sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

9. Nota Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes,
un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

10. Nota Crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en
original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo,
por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor.

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12- Comprobante de ingreso: Sirve de comprobante de todos los ingresos monetarios y de
constancia de los pagos recibidos, se diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien
por venta o por cualquier otro concepto.

13. Libranza: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor autoriza a su

entidad empleadora a descontar de su nómina mensual o quincenal una suma determinada para
aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora
se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente
convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la
entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el
convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén
expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.

SOPORTES NO CONTABLES

1. Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones
que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

2. Cotización: La cotización es un documento no negociable que me permite conocer información

referente al objeto que se decía comprar o que se ofrece en venta y las condiciones bajo los cuales
se acepta la negociación. El objetivo fundamental de una cotización es la de facilitar al cliente la
toma de decisiones acerca de la mejor por esta razón antes de realizar una negociación el
interesado debe solicitar varias cotizaciones.

3. Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al

registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y
cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le
anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Procedimiento contable Clasificación,
análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del
comprobante diario de contabilidad.

4. Orden de pedido: Es el documento escrito por el cual el vendedor y el consumidor manifiestan

estar de acuerdo sobre el objeto y el precio de la venta, en aquellos casos en los que el objeto
comprado no puede entregarse inmediatamente. Un acuerdo sobre estos dos elementos, el
objeto y el precio de la venta, es suficiente para que una venta exista en el sentido jurídico. El
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hecho de que el pago y la entrega se produzcan más tarde no cambia nada. Por lo tanto, el
documento en el que consta la orden de pedido es una prueba de la venta realizada.

5. Informe saldo en bancos: El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara
y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques
girados, compras al crédito y otros. Bayton, 1995, p. 93. El informe diario de operaciones podrá
estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y
la sección de cheques girados y compras al crédito. Además, secciones de control como son:
sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de
observaciones y sección de fecha y de número.

El siguiente es un formato sencillo de cómo se puede representar la disponibilidad

bancaria, es necesario que tomemos en cuenta que en caso de que nuestra remesa este
integrada por cheques de otros bancos hay que espera el tiempo de compensación que
establece la ley y que se manejan de la siguiente manera-
T + 0: Día en que son depositados los cheques en los bancos por los clientes
T + 1: Día que es presentado el cheque para compensación en el Banco Central
T + 2: Día en que los bancos deben liberar los fondos a sus clientes.
Lo anterior nos indica que la operación de compensación de cheques dura tres días
hábiles para poder hacer uso de ese dinero para los diferentes pagos que la empresa
posea. 

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6. Conciliación bancaria: La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las
partidas que aparecen en el estado de cuenta (extracto bancario) que recibe del banco con las
partidas que tiene contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de
ella puede asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas
y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar que el
saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en forma oportuna
para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo.

7. Bonos: Es un contrato que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la fecha de
vencimiento señalado, además de intereses periódicos a una tasa estipulada, sobre el valor
nominal del bono. Están obligados a emitir documentos comerciales las personas físicas con
actividades lucrativas y las personas jurídicas cualquiera que sea su actividad.

 Quienes prestan servicios a la ciudadanía

 Quienes comercializan bienes
 Quienes se dedican a la producción y venta de bienes.

8. Acciones: Una acción es un título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio en
una sociedad anónima.

9. Requisición o pedido de compra: Es un documento de uso interno, cuyo objetivo es realizar el

pedido de los artículos de bodega que se requieren en el inventario, cuando la cantidad de
mercancías en bodega llega a un punto mínimo. Lo elabora el encargado de la bodega o de ventas
y lo remite al departamento o encargado de compras de la empresa para que se proceda con la
misma. Se hace en original y dos copias, el original lo conserva el encargado de bodega y envía
una copia al departamento de compras y otra al departamento de contabilidad. No genera ningún
registro contable, sirve para verificar posteriormente la entrada de la modificación y la factura de
compra. Debe especificar el tipo de artículo, el código que tiene asignado, las especificaciones de
calor, grosor u otras específicas del artículo, la cantidad que se solicita y la que queda en bodega,
así como el proveedor o proveedores que suplen la precisó.

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Remisión: La remisión es un documento comercial no negociable que me permite proceder al
despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado la mercancía se despacha con una
remisión en la cual se relacionan los objetos enviados. El objeto fundamental de la remisión es el
de permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de su pedido.

LIBROS CONTABLES MAS USADOS

Los libros contables son aquellos en los que se refleja la información financiera de la empresa, es
decir, donde se anotan todas las operaciones que se realizan en la misma durante un determinado
período de tiempo. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario, y deben ser legalizados
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periódicamente. Dentro de los voluntarios nos encontramos con los libros auxiliares, aunque
tienen su importancia en la contabilidad de la empresa

La ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos
económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad. Pero en Colombia no
existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de contabilidad que un comerciante
o empresa debe llevar.
El código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad señala algunos
aspectos sobre los libros, pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la doctrina la que
se ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando entre libros
principales y libros auxiliares.
El Código de Comercio en sus artículos 48 y 49, establece:
“TITULO IV.
DE LOS LIBROS DE COMERCIO CAPÍTULO l.
LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE.
Adicionalmente, los artículos 125 al 130 del título III del Decreto 2649 de 1993, enuncia.

LIBROS PRINCIPALES U OFICIALES

Basados en el articulado antes citado, los libros oficiales deben estar debidamente custodiados y
diligenciados por cada organización y según la normatividad vigente son los siguientes:

 Libro Diario
 Libros Mayor y Balances
 Libro de Actas de Asambleas
 Libros de Actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
 Libro de Actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control social
 Libro de Registro Social
 Libros de inventarios y balances
 Libro de accionistas

LIBRO DIARIO.

Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos
económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro
son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez
deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.

Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período
respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento

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débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar
los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas
partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos
y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se
presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo
menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que
permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES.

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o
presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe
identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las
operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.

No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.

Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.

LIBROS AUXILIARES
Los libros auxiliares son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la
información que se ha registrado en los libros principales. Como aspectos más importantes,
podemos destacar:

 Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente.

 Dan detalles de las actividades realizadas.
 Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.

No todos tienen la misma estructura y pueden recogerse en cualquier soporte informático.

Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las
transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a estos libros, el decreto 2650
de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de
Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente
económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de
contabilidad.

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Los libros auxiliares también nos permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades
de registro y control. Aunque su número es ilimitado, ya que depende de las necesidades de cada
empresa, podemos decir que los principales libros auxiliares en contabilidad son:

Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la empresa y
también del saldo de caja. Se anota la fecha, el concepto, el debe, el haber y el saldo. El total de
los cobros menos el total de los pagos debe ser igual al último saldo.

Libro auxiliar de caja columnado: además de llevar el control de los movimientos en efectivo,
registra cada movimiento en la cuenta que lo ha originado. Los pagos se anotan en el Haber de
caja y los ingresos en el Debe. Como en la legislación contable española se sigue el criterio de
contabilidad por partida doble, hay que tener en cuenta que cada anotación en el debe de caja se
balancea con una en el haber de la cuenta que la ha originado, y cualquier anotación en su haber
se balancea con una en el debe de la cuenta que la origina.

Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio nombre indica en él se anotan todos los
movimientos que se hayan producido en la cuenta corriente. Es decir, en él se anotan todos los
ingresos y pagos que se hayan hecho en esa cuenta. En el debe se anotan los ingresos y en el
haber los saldos.

Libro de clientes o de cartera: se lleva una cuenta para cada cliente que tengamos. En el debe se
anotan las facturas y las notas de cargo que le emitamos. En el haber las cantidades que recibamos
de él, ya sea lo cobrado o las partidas que nos haya devuelto. Cuando se anota el saldo, que como
siempre es la diferencia entre el debe y el haber, hay que anotar si es deudor o acreedor.

Libro de proveedores: Aquí se anotan los movimientos con nuestros proveedores. Se anotan las
compras realizadas a crédito y los pagos que realicemos a los proveedores. Igual que en el libro de
clientes, al computar cada saldo se debe determinar si es deudor o acreedor. Un asiento en el
debe se resta del saldo y un asiento en el haber se suma al mismo.

Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros
auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la
venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo
por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha
de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada,
número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas;
existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido,
consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que
resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

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