Reducción De Tiempos Y Costos En La Cadena De Abastecimiento Para La

Empresa OSRAM DE COLOMBIA ILUMINACIONES SAS

María José Díaz Martínez 1312010489, Cristian David Rodas Vinasco

1922010017, Natalia Andrea Santamaria Gómez 201201064, Crhistian Fernando

González López 0721022443

Politécnico Grancolombiano

Notas del autor

María José Díaz Martínez, Cristian David Rodas Vinasco, Natalia Andrea

Santamaria Gómez, Crhistian Fernando González López.

Gerencia de Proyectos, Politécnico Grancolombiano

Tutor: Ing. Magister. Jair Galvis

Este trabajo fue financiado con recursos propios de los autores.

La correspondencia de este trabajo debe ser enviada a Crhistian Gonzalez

Facultad Ingeniería, Diseño e Innovación, Politécnico Grancolombiano

Cl 57 3-00e, Bogotá

Contacto: cfgonzalez@poligran.edu.co

Septiembre de 2020
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Iniciación: levantamiento del acta de constitución de proyecto, aprobación de la

misma.
Planificación: Levantamiento de la información, Diagnóstico del proyecto, punto
de control
Ejecución: Implementación del proyecto
Seguimiento y control: punto de control para corregir el rumbo y/o ejecutar
nuevamente.
Cierre: El cierre se da con un informe final.

Declaración del alcance

El propósito de este proyecto es realizar el diseño, desarrollo e implementación de
operaciones de comercio exterior en modalidad importación que permitan reducir
los tiempos y costos en la cadena de abastecimiento de la empresa OSRAM
ILUMINACIONES DE COLOMBIA SAS, esto se abordará desde un punto
estratégico y financiero, estratégico porque logrando tal fin la empresa mejora la
perspectiva de sus clientes externos con base en la promesa de entrega de sus
productos y financiero porque se busca la reducción del costo lo cual se traduce
en maximizar sus utilidades.
Se plantearán diferentes estrategias en la cual podamos establecer en conjunto
con los stakeholders con el fin de optar por las que se alinean con los objetivos
organizacionales y estratégicos en los cuales se plantea obtener una reducción de
tiempo y costos al momento de realizar alguna negociación de productos
iluminarias para importar al país.
El proyecto contempla el diseño, desarrollo e implementación de operaciones de
Comercio Exterior en modalidad Importación para la empresa OSRAM, se
excluyen operaciones de Exportación y/o provisión de recursos humanos y
financieros.
Los entregables son 5 documentos, así:
A: levantamiento de la información (proveedores, transportes, agencias de
aduanas)
B: Diagnostico de la actual cadena de abastecimiento
C: Implementación de mejoras
D: Proyección de ahorros
E: Informe Final
Entregable Criterios de Aceptación
 Información proveniente de los proveedores de carga y
Levantamiento de la transporte.
información  Informe de las agencias de aduanas que tiene el país, con
(proveedores, información de sus procesos de importación y exportación.
transportes, agencias de  Lista de proveedores que tienen el producto solicitado para
aduanas) importación para la empresa OSRAM ILUMINACIONES DE
COLOMBIA SAS

 Reporte de al menos 5 hallazgos de procedimientos

incorrectos.
Diagnóstico de la actual  Reporte de al menos 5 procesos en los cuales se esta
cadena de incursionando en errores de importación o exportación.
abastecimiento  Reporte de al menos 5 casos en los cuales se tuvo un gasto
adicional al presupuesto expuesto para la negociación.
 Proceso detallado, en el cual brinde información de las
estrategias y mejoras que obtendremos como organización
implementándolas.
Implementación de  Plan detallado de los procesos que se deben implementar
mejoras de operaciones para mejorar el actual proceso de abastecimiento que tiene la
de comercio exterior empresa.
 Tiempo de retorno del ROI

Diseño de operaciones  Especificación del diseño de operaciones de comercio exterior

comercio exterior  Mediante un diseño conceptual y un diagrama de procesos
realizar el nuevo flujo de operaciones de comercio exterior
para la empresa OSRAM
 % de ahorro en las operaciones de importaciones y
exportaciones.
 Cuadro comparativo del plan que se tiene actualmente contra
el que se quiere implementar para tener visibilidad del % de
 Documento proyección ahorro de dinero con la implementación de las estrategias de
ahorro de tiempo y mejoras.
costos Proyección de  % de ahorro a futuro de costos y en qué línea de tiempo se
ahorros puede dar.
 Tener al menos 5 valores de proveedores distintos que
garanticen la logística, negociación de la importación de los
productos buscados por la organización.
Informe Final 

Exclusiones del proyecto:

 El diseño y estrategia de las mejoras se realizará en una etapa inicial es
aproximadamente de un 50% para el primer semestre, dado los resultados
del mismo se extender para que el restante 50% se trabaje en 2 fases y con
eso garantizar el ROI esperado por la junta directiva.
 Mitigación de errores de comunican entre los diferentes agentes aduaneros
que realizan negociaciones extranjeras, la idea es que se tomen las
estrategias de mejoras planteada para mejorar estos puntos.
 Cualquier mejora propuesta que exceda tanto en tiempo como en
presupuesto otorgado para el proyecto debe pasar por un comité de control
de cambios que esta conformado por un grupo de personas de la
organización que validaran la solicitud y según su impacto tomaran una
decisión.

Restricciones
 Restricción de acceso a las instalaciones de la empresa, “Protocolos
anti Covid-19”.
 Retraso en la inmediatez de información con las fábricas, ya que
están en diferentes usos horarios.
 Conflicto con la agenda de los gerentes de la empresa.
 Cambio en las normas de importaciones y exportaciones de cada
país con el que la empresa tiene relaciones económicas.
 Agregar hitos al proyecto que no estén en un alcance inicial y que no
se hayan pasado por el comité de control de cambios.

Supuestos

 Acceso a la información digital.

 Acceso al archivo físico.
 Acceso a proveedores y fábricas que intervienen en la cadena de
abastecimiento.
 Negociaciones con empresas reconocidas y serias en el sector
  Entrega de información por parte de los proveedores como costos,
tiempos, envíos, entre otros.

PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y APROBAR LOS CAMBIOS AL

ALCANCE (QUE HACER UNA VEZ DETECTADOS LOS CAMBIOS AL
ALCANCE, COMO SE PROCESARAN Y EN CASO DE SER APROBADOS
COMO SE MODIFICARAN E INTEGRARÁN A LA LÍNEA BASE DEL ALCANCE)
Para la gestión de cambios se realizó la creación de un comité de control de
cambios, este grupo esta oficialmente autorizado y es el responsable de revisar,
evaluar, aprobar, disponer, retrasar y rechazar cualquier cambio solicitado por los
stakeholders que impacte en el alcance inicialmente definido.
Este CCB se conforma por 7 personas con una gran variedad de profesionales de
la organización y una experiencia en el sector de aduanas, importación y
exportación de productos desde y hacia Colombia.
Para este CCB se definió una plantilla que tendrá que ser diligenciada por los
diferentes equipos que tengan una necesidad adicional a la que se plasmo en el
alcance inicial.

PLANTILLA PARA SOLICITUD DE CAMBIOS

Información del documento

Título Identificador

Caracterización del Comité de Control de la

Configuración Versión

1.0
Archivo

CCB.doc
Autor Fecha Estado

Aprobación del documento

Gerente Técnico firma Fecha

nombre
Responsable de SCM firma Fecha

nombre
[[cargo/posición]] firma Fecha

nombre
[[cargo/posición]] firma Fecha

nombre
[[cargo/posición]] firma Fecha

nombre
[[cargo/posición]] firma Fecha

nombre
[[cargo/posición]] firma Fecha

nombre

Registro de Cambios
Nro. de Fecha Descripción del cambio Autor Id Solicitud
cambio

ACCIONES POR EJECUTAR PARA EVALUAR EL IMPACTO DE LOS CAMBIOS

SOLICITADOS (CON ÉNFASIS EN ALCANCE, CRONOGRAMA, COSTOS Y CALIDAD)

Alcance
Los responsables de revisar, evaluar, aprobar, disponer, retrasar y rechazar los cambios
solicitados únicamente son el comité de control de cambios, partiendo de la solicitud
realizada por medio de la plantilla “Caracterización del Comité de Control de la
Configuración”. Deben tener en cuenta unos parámetros de evaluación, como lo son: la
procedencia del cambio con respecto al objetivo del proyecto,

Cronograma
 Se determina el estado actual del cumplimiento del cronograma.
 Se valida si el cambio solicitado impacta el desarrollo de alguna actividad, en caso
de que sea así, se busca disminuir el tiempo en el desarrollo de alguna otra con el
fin de no afectar la fecha de cierre del proyecto.
 Se reprograman fechas.
 Se establece un nuevo cronograma.

Costos
En caso de que se solicite alguna modificación al proyecto, el comité de control de
cambios evaluará la eficacia del cambio con respecto al impacto significativo de las metas
financieras o presupuesto del proyecto, verificando el incremento o disminución en los
costos.
Calidad
Evaluar que el cambio no impacte la razón de ser del proyecto, en caso contrario,
establecer planes de mejora.

CREACIÓN DE LA EDT DEL PROYECTO

Empresa / Organización OSRAM ILUMINACIONES DE COLOMBIA SAS

Proyecto Realizar el diseño, desarrollo e implementación de operaciones de
comercio exterior en modalidad importación que permitan reducir
los tiempos y costos en la cadena de abastecimiento
Fecha de preparación 19 – Septiembre – 2020
Cliente OSRAM ILUMINACIONES DE COLOMBIA SAS
Patrocinador principal Yefi Rolando Trujillo
Gerente de proyecto Crhistian Fernando Gonzalez López

DICCIONARIO EDT

Código EDT Nombre EDT

1.1.1 Especificación funcional proveedores, transportes y agencias de aduanas
Descripción
Realizar la especificación funcional de la lista de proveedores que proporcionan los servicios de
transportes logísticos con el fin de realizar acercamiento o negociaciones con el fin de crear
relaciones económicas para la importación de productos.
Responsable Jefe del departamento de compras
Actividades 1. Realizar búsqueda de proveedores de transporte marítimos o
aéreos para la importación de productos.
 2. Buscar acercamientos económicos con estas empresas y crear
relaciones económicas con la organización OSRAM.

Hitos
Dependencias 1.1
Recursos N/A
Especificación funcional de la lista de proveedores que proporcionan los
Entregables
servicios de transportes logísticos
 Información proveniente de los proveedores de carga y
transporte.
 Informe de las agencias de aduanas que tiene el país, con
información de sus procesos de importación y exportación.
Aceptación
 Lista de proveedores que tienen el producto solicitado para
importación para la empresa OSRAM ILUMINACIONES DE
COLOMBIA SAS

Costos

Código EDT Nombre EDT

1.2.1 Especificación Hallazgos cadena de abastecimientos
Descripción
Una vez se realizó la validación y análisis del proceso de abastecimiento actual que tiene la
organización, con esto se busca las diferentes estrategias en las que la empresa esta fallando y
su cadena de abastecimiento no está bien estructurada.
Responsable Jefe del departamento de aduanas
1. Proceso detallado, en el cual brinde información de las
estrategias y mejoras que obtendremos como organización
implementándolas.
2. Plan detallado de los procesos que se deben implementar para
Actividades
mejorar el actual proceso de abastecimiento que tiene la
empresa.
3. Tiempo de retorno del ROI

Hitos
Dependencias 1.2
Recursos N/A
Documento con especificación funcional del reporte de hallazgos que se
Entregables
encontró en el análisis
 Proceso detallado, en el cual brinde información de las estrategias
y mejoras que obtendremos como organización
implementándolas.
Aceptación  Plan detallado de los procesos que se deben implementar para
mejorar el actual proceso de abastecimiento que tiene la empresa.
 Tiempo de retorno del ROI

Costos
Código EDT Nombre EDT
1.3.1 Estrategias de mejoras para las operaciones comercio exterior
Descripción
Una Vez conocidos los hallazgos sobre la cadena de abastecimiento se establecen diferentes
estrategias en la cual se implementan mejoras a los procesos con el fin de obtener mejoras en
costos y tiempos.
Responsable Equipo de Proyecto OSRAM
1. Crear un documento con los principales hallazgos de
procedimientos incorrectos.
2. Especificar los procesos en los cuales se tienen errores
Actividades constantes en la importación o exportaciones de producto.
3. Validar los gastos en cada negociación, para establecer
métricas e identificar y establecer gastos adicionales en
cada negociación de importación o exportación.
Hitos
Dependencias 1.3
Recursos N/A
Documento con especificación funcional que contiene las estrategias en la
Entregables cual se implementan mejoras a los procesos con el fin de obtener mejoras
en costos y tiempos
 Proceso detallado, en el cual brinde información de las estrategias
y mejoras que obtendremos como organización
implementándolas.
Aceptación  Plan detallado de los procesos que se deben implementar para
mejorar el actual proceso de abastecimiento que tiene la empresa.
 Tiempo de retorno del ROI

Costos

Código EDT Nombre EDT

1.4.1 Especificación del diseño de operaciones de comercio exterior
Descripción
Documento funcional con el diseño de las operaciones de comercio exterior en las cuales
deberíamos soportar las mejoras implementadas en el punto 1.3.1
Responsable Equipo de Proyecto OSRAM
1. Documento específico del diseño de las estrategias para
Actividades implementar en el nuevo modelo o diseño de las operaciones de
comercio exterior de la empresa OSRAM
Hitos
Dependencias 1.4
Recursos N/A
Documento específico del diseño de las estrategias para implementar en el
Entregables nuevo modelo o diseño de las operaciones de comercio exterior de la
empresa OSRAM
 Plan detallado de los procesos que se deben implementar para
mejorar el actual proceso de abastecimiento que tiene la empresa.
Aceptación
 Tiempo de retorno del ROI

Costos

Código EDT Nombre EDT

1.5.1 Informe de proyección de reducción de costos y tiempos
Descripción
Documento final, con proyecciones de ahorro de tiempo y costo en las operaciones de
importación y exportación de la empresa OSRAM, este documento debe contener una
comparativa entre el modelo actual y el nuevo modelo propuesto que sea de fundamente para
la toma de decisiones de la junta directiva
Responsable Equipo de Proyecto OSRAM
1. Documento final, con proyecciones de ahorro de tiempo y costo
en las operaciones de importación y exportación de la empresa
Actividades OSRAM, este documento debe contener una comparativa entre el
modelo actual y el nuevo modelo propuesto que sea de
fundamente para la toma de decisiones de la junta directiva
Hitos
Dependencias 1.4
Recursos N/A
Documento final con proyecciones de ahorro de tiempo y costo en las
Entregables
operaciones de importación y exportación de la empresa OSRAM.
 % de ahorro en las operaciones de importaciones y exportaciones.
 Cuadro comparativo del plan que se tiene actualmente contra el
que se quiere implementar para tener visibilidad del % de ahorro
de dinero con la implementación de las estrategias de mejoras.
Aceptación  % de ahorro a futuro de costos y en qué línea de tiempo se puede
dar.
Tener al menos 5 valores de proveedores distintos que garanticen
la logística, negociación de la importación de los productos
buscados por la organización.
Costos