La Universidad Militar

Nueva Granada:
una universidad
de todos y para todos
 PROCESO ADMINISTRATIVO:
Planeación – Organización – Integración – Dirección - Control

Programa Administración de la Seguridad y Salud Ocupacional

Docente: Oscar Eduardo Jiménez H.

UMNG – ASSO Distancia 2019-2
 PROCESO ORGANIZACION

https://issuu.com/jassiorojo01/docs/administracion_gestion_organizacion
 División del Trabajo

• Para dividir el trabajo es necesario llevar a

cabo una secuencia que abarca las
siguientes etapas

Describir los Definir

Procesos
Jerarquización Departamentalización Descripción de Actividades

Niveles Jerárquicos División Orgánica Definir labores y

Clasificar Establecer actividades: Descripción
de Funciones
Tipo de Autoridad: Secuencia
Lineal
Funcional
Staff
 Estructuras de Organización

• se basa en la • basada en dividir el

autoridad lineal trabajo de la empresa
según la
especialización

Lineal Funcional

Por
Matricial
División
• se organiza por • se basa en un sistema
productos o líneas de de mandos múltiples
productos, por zonas
geográficas o bien
por tipo de clientes
Organigrama Funcional
 Integración en la Administración

La integración es la función a través de la cual se eligen

y obtienen los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones requeridas para ejecutar los
planes de acuerdo con la arquitectura organizacional.
 Integración en la
Administración

Integrar es obtener y articular los electos materiales y humanos que la organización y la

planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.
• La planeación nos ha dicho, que debe hacerse, y cuando.
• La organización nos ha señalado quienes, donde y como deben de realizarlo.

• Falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros
teóricos formados por la planeación y la organización: esto lo hace la integración.
Puesto que en las clases de producción, ventas, seguridad industrial, finanzas, etc., se
estudiara la integración de las cosas, aquí nos referimos especialmente a las
personas, y sobre todo, al aspecto específicamente administrativo.
 Etapas de la Integración

5. Selección,
2.
adquisición y
Establecimiento 3.
1. Definición de 4. Elección del asignación de
de estándares Determinación
necesidades y proveedor más recursos de
de calidad, de fuentes de
requerimientos confiable acuerdo con los
tiempos y abastecimiento
estándares de
características
calidad
 Técnicas de la Integración

Recursos Humanos. Para la integración de personal se

utilizan los exámenes psimétricos, la entrevista, el análisis
de puesto.

Recursos Materiales. Se aplican técnicas de toma de

decisiones, ya sean cualitativas o cuantitativas, así como
estándares, metrología, punto pedido y punto de reorden.

Recursos Tecnológicos. Para integrar los recursos de

información y telecomunicaciones en una organización se
utilizan básicamente la evaluación de factibilidad, los
estudios de costo beneficio y la TIR.

Recursos Financieros. Las técnicas más usuales son punto

de equilibrio, TIR y estudios de factibiidad.
 Integración de Recursos Humanos

La integración de recursos humanos es uno de los

factores clave para lograr el éxito de cualquier
organización. Lo componen las siguientes etapas:

1.
2. Selección 3. Contratación 4. Inducción
Reclutamiento
 1. Reclutamiento

1. Reclutamiento
El reclutamiento de personal consiste en allegarse del
mayor número de candidatos de un puesto para
seleccionar al idóneo. El reclutamiento puede ser:
• Reclutamiento Interno. Se presenta una vacante y se
cubre a través de sus empleados (concurso,
convocatoria o por ascensos)
• Reclutamiento Externo. Aspirantes que no pertenecen
a la organización (bolsas de trabajo, los avisos en
prensa e internet, las agencias de empleo privadas o
agencias de empleo públicas, ferias de empleo, feria de
empleo virtuales, becarios, asociaciones profesionales,
escuelas de formación , técnicas y comerciales)
• Reclutamiento mixto. De preferencia una empresa no
debe utilizar una sola fuente de reclutamiento; deben
utilizarse todas.
1. Reclutamiento
 2. Selección de Personal

La selección de personal es un conjunto de etapas

mediante las cuales se realiza una evaluación de las
características y aptitudes de los candidatos a un puesto
y se elige al idóneo. Se sustenta en el análisis del puesto
que sirve como guía para el proceso de selección.
 Etapas de la selección de personal

• Recepción preliminar de candidatos. Revisión • Aplicación de pruebas de conocimiento: Son

documentación – Requisitos instrumentos para evaluar con objetividad los
conocimientos y habilidades adquiridos mediante
• Elaboración de solicitud de empleo: Suele servir
el estudio, la práctica o el ejercicio. Conocimientos
como base, no solo para realizar toda la selección,
profesionales o técnicos exigidos por el cargo y
sino también para encabezar todo el expediente
grado de capacidad o habilidad para ejecutar
del personal.
ciertas tareas” (Flores Ramírez, 2013).
• Entrevista previa: Suele ser un instrumento muy
• Entrevista profunda. Su objeto es comprender la
valioso para seleccionar personal, complementa y
autenticidad de la información y evaluar aspectos
aclara los datos de la hoja de solicitud y permite
más específicos acerca de las competencias del
obtener más vivamente informes sobre motivación
candidato.
del solicitante.

• Aplicación de pruebas psicométricas y de
personalidad: las pruebas psicométricas incluye
desarrollo metal, aptitudes, habilidades,
conocimientos etc. Y de personalidad son rasgos
generales.
• Entrevista de selección: se realiza con el jefe
inmediato para constatar que reúne todos los
requisitos
• Encuesta socioeconómica: investigación de
antecedentes y verificación de referencias. Se
comprueba la veracidad de la información
proporcionada en la solicitud y en la entrevista
Etapas de la selección de personal
• Examen médico: Suele dejarse al final del proceso,
porque bien realizado es costoso; comprende la
historia clínica del solicitante, examen físico,
pruebas de laboratorio, etc.
• Contratación: debe ser continuo e interrelacionado
con el proceso de selección. Existe una
contratación individual y otra colectiva.
• Inducción: es la introducción y bienvenida hacia la
empresa, los compañeros y el puesto de trabajo.
 Integración de recursos materiales

Tiene como finalidad seleccionar a los proveedores que garanticen:

• Confiabilidad en el suministro de materiales de calidad
• En tiempo requerido
Es importante seleccionar correctamente los
recursos, así como asegurar que éstos reúnan
los requisitos de calidad y durabilidad
necesarios para garantizar la calidad del
producto terminado.
 Integración de recursos informáticos y tecnológicos

Toda empresa requiere una • Servicios requeridos de infraestructura

infraestructura tecnológica.
Aspectos para tener en cuenta al
adquirir tecnología:
de red (datos, voz, videos)
• Recursos financieros disponibles
• Tiempo estimado y duración del uso
del equipo
• Velocidad requerida
• Seguridad informática
• Tamaño de la organización y recursos
 Integración de recursos financieros

La actividad más importante del área financiera es el manejo de las

inversiones. La toma de decisiones de inversión depende de:
• La relación del riesgo
• Incertidumbre que implica la inversión con relación al rendimiento
esperado
 Principios de Integración

Provisión de El hombre
Calidad de los
elementos adecuado para el
proveedores
necesarios puesto adecuado
 Principios de Integración

• Provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa

que le suministra los elementos necesarios para cumplir sus
funciones.
• Calidad de los proveedores. No se debe sacrificar la calidad de los
insumos por tener un menor costo. Todos los proveedores deben ser
confiables.
 Principios de Integración

• El hombre adecuado para el puesto adecuado. Las personas que

desempeñan determinada función debe cumplir con lo requerido y
las características que la organización requiera para desempeñar el
puesto. El perfil de los recursos humanos debe adaptarse a las
características de la organización y requiere un proceso que garantice
que las personas que forman parte de la empresa reúnan las
habilidades, conocimientos, experiencias y competencias necesarias
para desempeñar el trabajo.
 Técnicas y principios de integración

- Provisión de elementos necesarios

Principios - Calidad de los proveedores
- El hombre adecuado para el puesto adecuado

Técnicas - Pruebas psicométricas

cualitativas - Inducción

Técnicas - Punto de pedido

cuantitativas- Punto de reorden
 Proceso de dirección

Elementos que componen la

Es la fase más dinámica de todo el proceso, dirección:
debido a la interactividad que existe entre las
personas miembros de un equipo de trabajo Dirección
y su gerente. Entender el concepto de la
dirección en el proceso administrativo y sus
funciones es fundamental para avanzar en las
otras fases del proceso. Liderazgo
Toma de
decisiones
Para dirigir un conjunto de actividades se
requiere que el gerente tenga capacidad de
persuasión y la habilidad de liderar. Un líder
además, debe tomar decisiones lógicas
aunque también existirán algunas basadas en
la intuición; por lo que su experiencia es Comunicación Motivación
fundamental
 7. Técnicas de dirección

Cuantitativas
 Herramientas de
calidad
 Cadena de fines y
medios
 Análisis marginal
Técnicas Cualitativas  Análisis costo-

para  Lluvia de ideas efectividad

 Árboles de decisiones
tomar  Delphi  Modelos

decisiones  Círculos de calidad  Camino crítico

 PERT
 Equipos de  Punto de equilibrio
trabajo  Análisis de
correlación
 Líneas en espera
 Mínimos cuadrados
 Programación lineal
 8. Principios de dirección

A continuación se mencionan los principios que todo ejecutivo debe

tomar en cuenta durante el proceso de dirección.
Principios de dirección
Herramientas y principios de dirección y ejecución
 2. Proceso de dirección

Mediante la toma de decisiones se elige la alternativa óptima para

lograr los objetivos de la organización.
A través de la comunicación se trasmite y recibe la información
necesaria para ejecutar:
Decisiones
Planes
Actividades
 2. Proceso de dirección

Con la motivación se obtienen comportamientos, actitudes y conductas

del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los
objetivos de la empresa.
El liderazgo se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas
hacia el logro de la misión de la empresa.
 2. Proceso de dirección

El liderazgo incluye:

Poder Autoridad Supervisión

Delegación Mando
 3. Toma de Decisiones

Tiene gran importancia la toma de decisiones porque tiene

repercusiones internas en la empresa en cuanto a:

Toma de
decisiones
•Las utilidades
Toma de
decisiones
•El producto
Toma de
decisiones
•El personal
 3. Toma de Decisiones

En cuanto a las repercusiones externas influyen en:

Proveedores
Clientes
Entorno
Economía
 3. Toma de Decisiones

Las decisiones poseen un efecto multiplicador que a su vez origina

efectos no solo en las áreas de la organización sino en diversos
segmentos del entorno tales como los clientes, el personal y la
sociedad. La toma de decisiones se fundamenta en un proceso lógico y
racional y en una serie de técnicas que permiten evaluar objetivamente
el entorno.
 3. Toma de Decisiones

Requisitos para tomar decisiones:

Definir el Plantear Analizar Evaluar costo-

problema alternativas repercusiones beneficio
 3. Toma de Decisiones

Una de las responsabilidades más importantes del directivo es la toma

de decisiones. De la adecuada selección de alternativas depende en
gran parte el éxito de cualquier organización.
Esta etapa forma parte de la dirección porque constituye una función
que es inherente a los directivos, aunque resulte obvio mencionar que
a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman
decisiones, y que algunos autores la consideran en la etapa de
planeación.
 3.1 Etapas en la toma de decisiones

Definición del
Problema

Evaluación de Determinación
Resultados de Alternativas

Selección y
Implantación evaluación de
alternativas
 3.2 Definición y análisis del problema

De una correcta definición del problema depende el planteamiento de

alternativas adecuadas de solución. Algunos lineamientos para
identificar el problema son:
Basarse en información completa, fidedigna y oportuna (estadísticas,
informes, proyecciones, etc)
No confundir el problema con las causas ni con los efectos
Aplicar técnicas para definir las causas
Definir parámetros, variables y restricciones
 Técnicas para identificar y definir el problema

Algunas técnicas para identificar y definir el problema correctamente

son:
 Herramienta Brainstorming o Lluvia de ideas
 Método Delphi
Una vez se han identificado las causas del problema es posible plantear
la alternativa de solución óptima, que es aquella que se enfoca a
solucionar las causas que originan el problema o la situación que se
desea resolver.
 Técnicas para identificar y definir el problema

Cuando la empresa se dispone a resolver un problema, lo primero que

debe hacer es identificar qué tipo de problema es, ya sea de
razonamiento, de dificultades o de conflictos.
 Proceso de solución a problemas

Una vez detectado el tipo de problema, es necesario hacer un análisis

minucioso, desglosando cada uno de los siete pasos del proceso de
solución de problemas:
1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de información
sobre los distintos elementos que intervienen y la forma en que éstos
se relacionan. En este paso, el personal encargado debe definir las
limitaciones y restricciones que tiene para resolver la situación.
 Proceso de solución a problemas

2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que

puedan resolver el supuesto, explorando toda clase de posibilidades,
sin importar lo poco realistas que puedan ser.
3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se
usarán para evaluar las alternativas. Se debe tomar en cuenta que
independientemente de la alternativa que se escoja, ésta debe cumplir
con el objetivo.
 Proceso de solución a problemas

4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un análisis de las

alternativas que pueden resultar productivas y alcanzables, ya que
algunas suelen ser atractivas, pero ponerlas en práctica puede resultar
imposible o contraproducente.
5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas
posibles, se debe escoger la que se crea es conveniente. Esta decisión
puede ser difícil, sin embargo, existen ciertas herramientas que pueden
facilitar la operación.
 Proceso de solución a problemas

6. Implementar la Decisión: La puesta en marcha de la decisión

previamente tomada, requiere de recursos y de una persona que dirija
la forma en que se implementará.
7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluación de la decisión
implementada, para determinar si el cambio está cumpliendo con los
objetivos propuestos, ya que de no ser así, se debe aplicar una vez más
todo el proceso de solución de problemas, hasta cumplir el objetivo.
 Toma de decisiones

Uno de los elementos fundamentales para llevar a cabo el proceso de

planeación, es la toma de decisiones. Elegir entre una alternativa u otra
es una de las tareas con mayor dificultad para cualquier administrador,
por lo complejo que suelen presentarse problemas dentro de una
organización, sin embargo, no siempre suelen suceder problemáticas
difíciles, sino que también se pueden presentar de manera repetitiva y
por consecuencia suelen ser de mayor facilidad.
 Principales técnicas para Toma de Decisiones

• Árbol de Decisión
“Un árbol de decisión es una representación posible de los procesos de
decisión involucrados en tareas inductivas de clasificación. Los atributos
son utilizados para crear particiones de conjuntos de ejemplos; los
nodos del árbol corresponden a los nombres o identificadores de los
atributos, mientras que las ramas de un nodo representan los posibles
valores del atributo asociado al nodo. Las hojas son conjuntos ya
clasificados de ejemplos.
 1. Árbol de decisión

La estrategia de construcción del árbol consiste en seleccionar en cada

momento aquel atributo potencialmente más útil para la clasificación,
entendiendo como tal aquel que prometa generar el mejor árbol a
partir de este momento (Moreno, 1994)”.
 2. Brainstorming o Lluvia de ideas

El Brainstorming o Lluvia de Ideas, es una herramienta que sirve para la

generación de ideas por medio de un consenso entre varios individuos
para tratar un tema o problemática en específico. La generación de
ideas ayudará a generar una serie de alternativas que servirán para
adoptar una decisión de manera grupal para resolver un problema.

Este proceso consta de una serie de pasos, en donde además de la

generación de ideas, se debe hacer un filtro para escoger las mejores
de ellas, que posteriormente se convertirán en una, la cual será
aplicada para componer o mejorar una situación dentro de una
organización
 Etapas del Brainstorming / Filtrado

• Etapa 1: Prepararse para el Brainstorming. Engloba el establecimiento

de un límite de tiempo de la sesión, designar un moderador del grupo y
definir las reglas para la actividad.
• Etapa 2: Selección del Método de Brainstorming. Se puede escoger
entre aleatorio o secuencial. En el primero los integrantes van a
mencionar sus ideas conforme se les vayan ocurriendo y en el segundo
cada integrante menciona su idea por turno.
 Etapas del Brainstorming / Filtrado

• Etapa 3: Generación de Ideas. Iniciar el proceso de mención de ideas

en cada uno de los participantes para resolver o mejorar una
problemática.
• Etapa 4: Creación de Filtros. Establecimiento de criterios o
restricciones para evaluar alternativas, ya sea para eliminarlas o para
incluir algunas otras.
 Etapas del Brainstorming / Filtrado

• Etapa 5: Aplicar Filtros. Se aplican los filtros a cada una de las ideas
mencionadas por los participantes, en donde se van a eliminar las
alternativas que no cumplan con las restricciones.
• Etapa 6: Finalizar la Sesión. Analizar las ideas que hayan aprobado el
filtro y asegurar que todos los integrantes del equipo estén de acuerdo
con las ideas propuestas.
 Conclusiones Herramienta Brainstorming o Lluvia de ideas

Finalmente la forma en que se relacionan ambas temáticas se resumen

con un diagrama, el cual muestra que el proceso de toma decisiones es
una parte de la solución de problemas.
Conclusiones Herramienta Brainstorming o Lluvia de ideas
 2. Método Delphi

El método Delphi se engloba dentro de los métodos de prospectiva,

que estudian el futuro, en lo que se refiere a la evolución de los
factores del entorno tecno-socio-económico y sus interacciones

EL MÉTODO CONSTA DE CUATRO FASES:

1ª) Definición de objetivos: En esta primera fase se plantea la

formulación del problema y un objetivo general que estaría compuesto
por el objetivo del estudio, el marco espacial de referencia y el
horizonte temporal para el estudio.
 2. Método Delphi

2ª) Selección de expertos: Esta fase presenta dos dimensiones:

– Dimensión cualitativa: Se seleccionan en función del objetivo
prefijado y atendiendo a criterios de experiencia posición
responsabilidad acceso a la información y disponibilidad.
– Dimensión Cuantitativa: Elección del tamaño de la muestra en
función de los recursos medios y tiempo disponible.
 2. Método Delphi

Formación del panel. Se inicia la fase de captación que conducirá a la

configuración de un panel estable. En el contacto con los expertos
conviene informarles de:
– Objetivos del estudio
– Criterios de selección
– Calendario y tiempo máximo de duración
– Resultados esperados y usos potenciales
– Recompensa prevista (monetaria, informe final, otros)
 2. Método Delphi

3ª) Elaboración y lanzamiento de los cuestionarios: Los cuestionarios

se elaboran de manera que faciliten la respuesta por parte de los
encuestados. Las respuestas habrán de ser cuantificadas y ponderadas
(año de realización de un evento, probabilidad de un acontecimiento…)
 2. Método Delphi

4ª) Explotación de resultados: El objetivo de los cuestionarios

sucesivos es disminuir la dispersión y precisar la opinión media
consensuada. En el segundo envío del cuestionario, los expertos son
informados de los resultados de la primera consulta, debiendo dar una
nueva respuesta. Se extraen las razones de las diferencias y se realiza
una evaluación de ellas. Si fuera necesario se realizaría una tercera
oleada.
 2. Método Delphi

VENTAJAS DEL MÉTODO:

– Permite obtener información de puntos de vista sobre temas muy amplios o
muy específicos. Los Ejercicios Delphi son considerados “holísticos”,
cubriendo una variedad muy amplia de campos.
– El horizonte de análisis puede ser variado.
Permite la participación de un gran número de personas, sin que se forme el
caos.
– Ayuda a explorar de forma sistemática y objetiva problemas que requieren
la concurrencia y opinión cualificada.
– Elimina o aminora los efectos negativos de las reuniones de grupo “Cara-
Cara”.
 4. La motivación

La motivación es una de las labores más importantes de la dirección, a

la vez que la más compleja, pues por medio de ésta se logra que los
colaboradores ejecuten el trabajo con responsabilidad y agrado, de
acuerdo con los estándares establecidos, además de que es posible
obtener el compromiso y la lealtad del factor humano. Existen varias
teorías relacionadas con la motivación, la más importante es la
Jerarquía de las necesidades de Maslow.
 Jerarquía de necesidades de Maslow

Si se quiere comprender al recurso humano en la organización es

necesario conocer las causas de su comportamiento porque más allá de
ser empleados o trabajadores somos seres humanos
 Jerarquía de necesidades de Maslow

El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual

el hombre se sienta “autorrealizado” pero esto es muy raro, se podría
decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización.
Jerarquía de necesidades de Maslow

“Es cierto que el hombre

vive solamente para el
pan, cuando no hay pan.
Pero ¿qué ocurre con los
deseos del hombre
cuando hay un montón
de pan y cuando tiene la
tripa llena
crónicamente?”…
Maslow
 10
cosas
que
un
líder
no
debe
hacer
https://www.weforum.org/es/agenda/2017/08/infogr
afia-10-cosas-que-un-lider-no-debe-
hacer?utm_content=buffere97fd&utm_medium=social
&utm_source=facebook.com&utm_campaign=buffer
 6. Liderazgo
Conocimientos tecnológicos

Conocimientos administrativos
Todas las personas que
no se distingan por ser
Conocimientos personales
líderes natos y tengan
la responsabilidad de
dirigir un negocio Seguridad en
Visión Autocontrol
deberán aprender a sí mismo

desarrollar ciertas
Creatividad e Sentido
cualidades y iniciativa común
Inteligencia
emocional
conocimientos que
Sinceridad,
conforman el perfil del justicia y Comunicación
lealtad
líder:
 6.1 Estilos de Liderazgo

En la actualidad las empresas conceden mayor importancia al

desarrollo gerencial y capacitación a todos los niveles de jerarquía,
desde supervisores hasta directores. En efecto, gran parte de la
selección y capacitación está dedicada al liderazgo, buscando con ello
elevar en gran medida la calidad de los ejecutivos. En opinión de
algunos analistas, la diferencia entre una empresa próspera y otra en
crisis se ve influenciada por el papel de quienes la dirigen.
 6.1 Estilos de Liderazgo

Video:
¿Eres un líder? 22 claves para descubrir tu liderazgo Motivación Desarrollo Superación Personal (4:58)
https://www.youtube.com/watch?v=IzMMDgVKYHQ
Liderazgo
https://www.youtube.com/watch?v=nItpjUgRV6I
Estilos de liderazgo
https://www.youtube.com/watch?v=QCUN-tmpuJY
Tipos de líderes
https://www.youtube.com/watch?v=AoqJH2YCpiw
El error más común de los líderes
https://www.youtube.com/watch?v=AR0LJljCIgk
Grid Gerencial
https://www.youtube.com/watch?v=9CF1iclIQ7M
 6.2 Elementos del liderazgo. Autoridad, delegación, mando

A. Autoridad
Existen diversos tipos de autoridad
 Formal. Surge de la posición y jerarquía conferida por la organización; es decir, la que
emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser:
 Lineal. Es ejercida por un jefe sobre las personas que le reportan
 Funcional. Ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas
 Técnica o staff. Surge de los conocimientos especializados
 Personal. Proviene del carisma y la personalidad de la gente
 6.2 Elementos del liderazgo. Autoridad, delegación, mando

B. Delegación
Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la
dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que administrar es «hacer a
través de otros».
Entre algunas de las ventajas de la delegación se encuentran las
siguientes:
 El ejecutivo puede dedicarse a las funciones estratégicas, en tanto
que delega las funciones detalladas y rutinarias
 Motiva a los subordinados al hacerlos participes d ela responsabilidad
y autoridad.
 6.2 Elementos del liderazgo. Autoridad, delegación, mando

Al delegar es necesario:
 Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada,
preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de
funciones, fuga de autoridad, etc
 Capacitar al personal en quien se va a delegar
 Establecer estándares de actuación
 6.2 Elementos del liderazgo. Autoridad, delegación, mando

C. Mando
El ejercicio de la autoridad es el mando
El mando asume dos formas: órdenes e instrucciones
Órdenes
Para que la orden sea efectiva deben considerarse los siguientes factores:
Transmitirla
Por escrito, con claridad y precisión
Explicar y fundamentar la necesidad de su cumplimiento
Debe ser oportuna (elegir el momento y lugar más apropiados para transmitirla)
Debe motivar al personal
 6.2 Elementos del liderazgo. Autoridad, delegación, mando

Instrucciones
Son el conjunto de pasos a realizar en situaciones de carácter repetitivo. Usualmente se
definen en instructivos y circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los lineamientos
para las órdenes.
 7. Técnicas de dirección

El directivo debe sustentar sus decisiones en un proceso racional y

tener el sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas
de acuerdo con el tipo de decisión que deba tomar, considerando
costos, riesgos, información, nivel en el que se origine, repercusiones e
importancia. Es importante recordar que en todas las etapas del
proceso de toma de decisiones es imprescindible contar con un sistema
de información oportuno confiable y actualizado.
 7. Técnicas de dirección

El directivo debe sustentar sus decisiones en un proceso racional y

tener el sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas
de acuerdo con el tipo de decisión que deba tomar, considerando
costos, riesgos, información, nivel en el que se origine, repercusiones e
importancia. Es importante recordar que en todas las etapas del
proceso de toma de decisiones es imprescindible contar con un sistema
de información oportuno confiable y actualizado.
 7. Técnicas de dirección

Las técnicas o herramientas de las que puede auxiliarse el ejecutivo

para tomar decisiones son las mismas que las de dirección, éstas
pueden ser cualitativas cuando se basan en el criterio, la experiencia y
las habilidades de quienes las toman, y cuantitativas cuando utilizan
métodos matemáticos, estadísticos y de ingeniería económica. Un buen
ejecutivo debe sustentar sus decisiones en un proceso racional y tener
el sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas.
 6. Evaluación y control

• La mejor medida de
• control es la prevención
 1. El control y su importancia

Íntimamente ligado con la planeación, el control es la fase del proceso

administrativo a través de la cual se evaluán los resultados obtenidos
con relación a los resultados obtenidos con relación a lo planeado
con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso.
 1. El control y su importancia

Lo ideal es saber elegir y utilizar las formas, técnicas y tipos de control

que propicien la máxima satisfacción de los clientes, del personal, de
la sociedad, del entorno y de los accionistas para cumplir la misión de
la organización.
 1. El control y su importancia

El control es de vital importancia dado que:

• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión
• Promueve el aseguramiento de la calidad
• Protección de los activos de la empresa
• Garantiza el cumplimiento de los planes
• Establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo
• A través de éste, se detectan y analizan las causas que originan las desviaciones, para
evitar que se repitan
• Esel fundamento para el proceso de planeación.
 2.1 Establecimiento de estándares e indicadores

El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado, para lo
cual se requiere establecer indicadores o unidades de medición de resultados.
 2.2 Medición y detección de desviaciones

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de

medida, definidas de acuerdo con los estándares establecidos, con la finalidad de
detectar desviaciones. Para llevar a cabo esta función se utilizan primordialmente los
sistemas de información, por tanto, la efectividad de la mediación dependerá
directamente de la fiabilidad y exactitud de la información, misma que debe ser:
Oportuna (a tiempo)
Confiable (exacta)
Válida
Que mida realmente
 2.3 Corrección

Antes de iniciar la acción correctiva, es de vital importancia reconocer si la desviación es

un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el
problema.
Un ejemplo frecuente de esta situación sucede cuando existe una disminución en la
ventas que inidica que no se han logrado los objetivos. Antes de implantar una medida
correctiva es conveniente analizar se esta disminución se debe a la escasa calidad en el
producto o a deficientes procesos mercadológicos.
 2.4 Retroalimentación

A través de la retroalimentación se informa de los resultados y las medidas correctivas

que se aplicaran.

De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el

sistema.
 3. Técnicas de control

Todas la herramientas o técnicas de planeación son técnicas de control. A partir del

momento en que se determina un objetivo (si éste es correctamente definido) se
establece un control ya que un objetivo es un éstandar. Por lo tanto, un adecuado control
depende de una eficiente planeación y viceversa.
Dentro de las técnicas de control destacan, por su mayor representatividad, los sistemas
de información.
 Benchmarketing

Es el proceso mediante el cual se recopila información y se obtienen nuevas

ideas, mediante la comparación de aspectos de tu empresa con los líderes o
los competidores más fuertes del mercado
Al igual que el benchmarketing, llevar las cuentas al día es una buena
práctica para tu negocio. El benchmarking es un punto de referencia sobre el
cual las empresas comparan algunas de sus áreas.
 Objetivos del Benchmarking

Nos encontramos en un mundo enormemente competitivo donde las

empresas han de compararse con lo mejor que haya en el mercado para
ganar ventaja en áreas fundamentales como en:
• Nivel de calidad: El valor creado sobre un producto, teniendo en cuenta su
precio y los costes necesarios para su fabricación y venta.
 Objetivos del Benchmarking

• Productividad: Las empresas comparan cuánto producen y cuánto

consumen para obtener esa cantidad con el objetivo de comparar
eficiencia en los procesos.
 Tipos de Benchmarking

• Interno: Se suele dar en grandes empresas formadas por numerosos

departamentos y/o divisiones, en las que es muy común compara los
niveles alcanzados dentro de la misma organización.
 Tipos de Benchmarketing

• Competitivo: Se utiliza cuando hay una competencia agresiva, comparando

algunos aspectos con los competidores más directos o con los líderes del
mercado sobre un cierto producto. Normalmente, es el tipo de
benchmarking más complicado de llevar a cabo dada la limitada
información que las empresas ofrecen sobre sus procesos.
 Tipos de Benchmarking

• Funcional: Consiste en compararse con empresas que no pertenecen a tu

misma industria; con este consigues la ventaja de obtener la información
necesaria al no ser competidor de la empresa.
 3. Técnicas de control

Las técnicas de control se aplican en todas las áreas funcionales de la empresa. Una de
las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles
y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico
como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
Debido a que es virtualmente inmposible estudiar cada una de estas técnicas, se
mencionan de manera informativa las más usuales.
 3.1 Tipos de control

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse de manera integral y aplicarse
continuamente a la empresa. El control puede ser:
Preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades
Concurrencia. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un
proceso continuo
Porterior. Se aplica después de haber realizado las actividades.
 4. Sistemas de Control

Para establecer un sistema de control se requiere:

• Contar con objetivos y estándares e indicadores
• Capacitar al personal para que comprenda y aplique los controles
• Evaluar la efectividad de los controles
Algunos de los sistemas de control más usuales son: reportes e informes,
sistemas de información y formas.
 4.1 Reportes e informes

Existen múltiples tipos de reportes e informes. En términos generales, al

diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta los
siguientes lineamientos:
• Confiabilidad. Es imprescindible que los reportes se sustenten en
información confiable
• Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones
• Indicativos. Deben revelar indicadores y resultados importantes
 4.1 Reportes e informes

• Claridad y concisión. Los informes largos, detallados y genéricos, originan

confusiones y desatención por parte de quien los recibe
• Gráficas y audiovisuales. De gran ayuda para la presentación de un informe
puede ser la utilización de gráficas, material audiovisual y explicaciones
verbales para enriquecer la información
• Frecuencia. Contar con
 4.1 Reportes e informes

• Frecuencia. Contar con información oportuna y periódica no implica que

ésta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario
• Oportunidad. Deben ser actualizados y entregarse en tiempo y forma
 4.2 Sistemas de información

Los sistemas de información integran datos acerca de todas las áreas,

funciones y actividades de la empresa, entre las que destacan bases de
datos, reportes , informes, estadísticas, proyecciones, análisis del
entorno.
 4.2 Sistemas de información

Deben establecerse de acuerdo con las particularidades y requerimientos de

cada organización y tomar en cuenta las necesidades reales de la empresa,
así como el costo-beneficio del sistema, ya que muchas veces el deseo de
controlar puede originar papeleo excesivo y burocratización. Por supuesto,
un buen sistema de información debe ser confiable, oportuno, valido,
amigable y de fácil manejo.
 4.3 Formas

Las formas y los formatos son elementos indispensables para la transmisión y

registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada
departamento. Existe multitud de formas que se utilizan en la empresa que
van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de
contabilidad. Las formas facilitan la transmisión de información y sirven para
registrar adecuadamente las operaciones.
 4.4 Auditoría

4.4.1 Auditoría contable

La auditoría contable tiene como función primordial si la información
financiera presenta fidedignamente la información de la empresa y si los
resultados que presenta son auténticos. Esta evaluación se realiza con base
en la revisión y examen detallado de todos los registros contables con el fin
de verificar la autenticidad de los registros y los estados financieros.
 4.4 Auditoria

Asimismo, que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de
contabilidad, generalmente aceptados y que su aplicación sea consistente.
Como se puede inferir, la auditoria es el control aplicado a los estados
financieros y su utilización es trascendental en cualquier empresa.
 4.4 Auditoría

4.4.2 Auditoría administrativa

En toda organización es imprescindible verificar la ejecución correcta de sus
distintas áreas funcionales o departamentos para comprobar si
efectivamente se está cumpliendo con los planes con la finalidad de corregir
errores, fallas, irregularidades o ineficiencias
 4.4 Auditoría

Existen diversas metodologías de auditoría administrativa. Las más usuales

son:
a. Método del American Institute of Management (Instituto Americano de la
Administración). Mediante este método se evalúan los siguientes factores:

1. Función económica 6. Consejo de administración

2. Estructura formal 7. Políticas fiscales
3. Utilidades 8. Eficiencia en la producción
4. Atención a los accionistas 9. Distribución y logística
5. Investigación y desarrollo 10. Evaluación de los ejecutivos
 4.4 Auditoría

b. Método de William P. Leonard

Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien
presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de
los métodos y e•ficiencia administrativa publicado en 1991. En su modelo, Leonard
plantea que el objetivo principal de la auditoría administrativa es descubrir las
deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la
empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.
Etapas del modelo de auditoría de W.P. Leonard
 5. Indicadores

La efectividad del control está en relación directa son la precisión de los

indicadores ya que éstos permiten la ejecución de los planes dentro de
ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas
de tiempo y dinero. Independientemente del tamaño de la empresa, los
objetivos e indicadores bien establecidos son los estándares que sirven para
evaluar el logro de resultados.
 5. Indicadores

Una de las ventajas de este método es que se utilizan razones o indicadores

cuantitativos para cada uno de los factores anteriormente mencionados;
algunos ejemplos de estos indicadores (fórmulas para medir la ejecución)
6. Principios de control
 6. Principios de control

Herramientas
y principios
del proceso
de control
Cualidades de un sistema de control efectivo
GRACIAS