PLAN DE COMUNICACION.

CORONAVIRUS

(COVID-19)

PROGRAMA DE COMUNICACION Código:

SG-SST Fecha:
AQUI SU EMPRESA Versión: 01.

VERSION APROBÓ FECHA DE APROBACION

01

1. OBJETIVO
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Establecer el procedimiento para garantizar la comunicación interna y externa, participación y

consulta, con los trabajadores, encaminadas a concientizar e informar de las medidas
desarrolladas ante COVID-19

2. ALCANCE

Aplicable a las comunicaciones internas y externas con trabajadores, proveedores,

contratistas, visitantes, toma de conciencia, participación y consulta en todos los niveles y
procesos de la empresa AQUÍ SU EMPRESA.

3. DEFINICIONES

Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado
por el desempeño en seguridad y salud en el trabajo de la empresa.

4. REALIZACIÓN

4.1 Matriz de Comunicaciones

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Definir los canales y medios de
comunicaciones formales tanto
interna como externa que
contribuyen al adecuado
funcionamiento de los protocolos
Gerente General Formato
Definir Canales y del COVID-19.
Residente SISO y asistencia y
1 medios de
Recurso capacitacione
Comunicación Debe asegurarse de que todos los
Hummano s
responsables de comunicaciones
tanto internas como externas son
conscientes de su responsabilidad.
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Se establece la rendición de
cuentas interna para Gerencia e Formato
Interventoría. De igual forma el rendición de
2 Rendir cuentas Residente SISO
reporte de la ejecución de cuentas
actividades y/o desempeño de
cada proceso.

La comunicación y toma de Formato de

conciencia inicial de los aspectos inducción,
Comunicar y del COVID-19, se realizarán a formato de
3 tomar de partir de la inducción de personal Residente SISO asistencia a
conciencia antes de desempeñar las labores o capacitacione
actividades de acuerdo con el s
cargo.
Las sensibilizaciones en los
aspectos del COVID-19 se
realizarán empleando los canales y
medios de comunicación
establecidos, tales como, Formato de
Realización de boletines, folletos, banner, correos asistencia a
4 Residente SISO
Sensibilizaciones electrónicos, capacitaciones, entre capacitacione
otros. s
Para la sensibilización con
visitantes, contratistas o partes
interesadas se utilizará la página
web.
Diariamente se verifica la
adecuada aplicación y la
efectividad de los canales y medios Formato de
Ejecución de
de comunicación definidos, asistencia a
5 Seguimiento y Residente SISO
registrados en el formato “Matriz capacitacione
control
de Comunicaciones”, como s
también la ejecución de la
rendición de cuentas por procesos.
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4.2 Comités y Equipos de trabajo

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Conforme los comités del SG-SST
según la normatividad aplicable entre
Conformación de
estos: Actas de
1 Comités o equipos Residente SISO
Copasst. Reunion.
de trabajo
Comité de Convivencia laboral.
Otros que considere pertinentes.
Diariamente se realizara reunión o
equipos de trabajo, por medio de una
Programación de
convocatoria por correo electrónico y Acta reunión
2 reuniones de Residente SISO
realice su ejecución dejando acta donde comité.
comités
se indica las medidas de prevención y
mitigación para la siguiente jornada.
En reunión del comité, tenga en cuenta.
1. Funciones del comité y de sus
miembros.
2. Analizar cómo se debaten cada uno
de las medidas que se tomaron frente al
COVID-19
3. Asegurarnos de que seguimos
cumpliendo las medidas de prevención
y cómo podemos mejorar.
4. Asegurarse que existe quórum.
Ejecución del 5. Elaborar propuestas positivamente.
Acta reunión
3 Comité. 6. Asegurarse de tener claro lo que ha Residente SISO
comité.
sido decidido.
7. Seguir las reglas acordadas del
debate.
8. Evitar los discursos.
9. Evitar las controversias innecesarias.
Nota: En un comité, si existen temas en
común con otros comités, pueden darse
como válida la reunión para dos
comités, dejando la respectiva
aclaración en el acta de la reunión.
Diligenciar el acta de comité.
4 Cierre del comité. Residente SISO Acta reunión
Culmine el comité tomando nota de las comité.
decisiones, compromisos, fechas y
responsables de la ejecución.
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No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Si es necesario defina mecanismo y
medios de socialización y
retroalimentación de los temas tratados
con los funcionarios.

4.3 Participación y Consulta.

 Las actividades de participación y consulta están relacionadas con los siguientes temas:

Inducción, Capacitación y entrenamiento frente al COVID -19.

Políticas de prevención COVID-19.
Representantes a Comités de SST (Copasst, CCL).
Protocolos de manejo de los peligros y riesgos acerca del COVID-19.
Investigación de Incidentes o Accidentes.
Plan de Contingencia COVID-19.
Plan de Mitigación COVID-19.
Plan PAPSO COVID-19.
Protocolos de desinfección COVID-19.
Manejo y uso de EPP.
Temas, lineamientos o cambios que afecten la seguridad y salud en el trabajo a los
Trabajadores, Asociados, Contratistas, Visitantes y demás partes interesadas.
Aspectos significativos
Programas existentes.

 Los mecanismos para garantizar la participación y consulta (Cómo lo vamos hacer):

Inducción, Capacitación y entrenamiento sobre COVID -19. .

Validación y actualización de la Matriz de peligro para COVD-19, por encuesta cuando se
requiera pertinente.
Publicación y difusión de Políticas COVID-19.
Actualización y Evaluación de requisitos legales por parte del personal.
Socializar resultados de las reuniones.
Simulacros.
Divulgar, socializar, reforzar los lineamientos, orientaciones del Ministerio de Salud y
Protección Social.
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Comunicación de la programación de limpieza de EPP, herramientas manuales, eléctricas,

lugares de trabajo, baños, puertas.
Aviso para lavado de manos, jornadas laborales, refrigerio, horario de almuerzo, se harán
por grupos no mayores a 10 personas.

5. REGISTROS RELACIONADOS

CÓDIGO REGISTRO UBICACIÓN

FT-SST-### Formato de asistencia a capacitaciones. UBICACIÓN: Original en
Oficina del responsable
del SG SST copias en la
red o en oficinas según
FT-SST-### Formato de inducción y re inducción. responsables.