INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES

Funciones del almacén.

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una

empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia,
control y abastecimiento de materiales y productos.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios

factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de
descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa
de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción.

La función de almacén controla físicamente y mantiene todos los artículos

inventariados, se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los
artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de
inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la
localización inmediata de los artículos.

El valor de un buen almacenaje es alto y es un falso ahorro el no tener el equipo y personal

necesarios. Lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea
una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo

del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de
existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse

siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de

recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de
inventarios.

• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

 INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de
producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre

común y conocido de compras, control de inventario y producción.

• La identificación debe estar codificada.

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas
industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos
etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una
de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo,
muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se
guardaban los materiales que producción o ventas requería. Su dependencia de los
elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales.

Funciones más comunes en todo tipo de almacenes:

9 Recibir mercancías. Se responsabiliza de las mercancías que recibe de

transportistas externos o provenientes de una fábrica cercana.
9 Identificar mercancías. Se registran y se anotan las cantidades recibidas de cada
artículo. A veces es necesario marcar los artículos mediante una clave, el código
de barras etc.
9 Clasificar mercancías. Como su nombre lo indica, se clasifican las mercancías en
las áreas apropiadas.
9 Enviar las mercancías al almacén. Tiene identificado el lugar donde se encuentra
las mercancías.
9 Conservar mercancías. Protege las mercancías hasta que se necesite.
9 Retirar, seleccionar o escoger mercancías. Los artículos deben seleccionarse en
forma eficaz del lugar donde se encuentran adecuadamente almacenados para
el siguiente paso.
9 Ordenar el embarque. Los artículos que integran el embarque se agrupan y
revisan para comprobar que estén completos o determinar la causa de los
faltantes.
9 Despachar el embarque. El pedido se empaca de forma apropiada, se lleva el
vehículo de transporte correspondiente y se preparan los documentos
necesarios.
 INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres
áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Despacho (entrega).

Manejo físico de Inventarios.

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la

existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla
con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre
materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística
física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo

fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se
hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras.

El inventario físico es importante por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias y las

existencias físicas (cantidad real en existencia).

2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en

valores monetarios.

3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para

efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.

2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad,

la existencia del material y la aproximación del consumo real.
 INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

Recepción de los materiales.

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que

una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la
recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos
grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la
compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la
responsabilidad del departamento de compra.

Deberes de un departamento de recepción de materiales

Todos los materiales que entran a una unidad productiva deben pasar a través del
departamento de recepción para que su presencia en la planta quede registrada. Los
deberes de este departamento son:

1. Registrar la recepción de todos los materiales en un libro, conocido a menudo

como libro de recepción de materiales (RM). Esto es en realidad una simple lista
de materiales registrados conforme llegan y no un registro de materiales
recibidos por una orden autorizada.

2. Desempacar todos los materiales y verificarlos contra la orden de compra tanto

en cantidad como en calidad. Mientras que las verificaciones cualitativas sólo las
puede efectuar el departamento de inspección, el trabajo cuantitativo se podrá
realizar en el área de recepción.

3. Devolver todos los artículos defectuosos al proveedor. Esto se debe realizar

por medio de una forma de rechazo explicando las razones del mismo. Esta
forma la llena el departamento de inspección, y la envía al departamento de
recepción junto con los materiales o la transfiere a la sección de compras para su
transmisión posterior. En cualquier caso es imperativo que una copia de la forma
de rechazo se envíe al comprador.

4. Informar a los departamentos de compras y de control de materiales sobre la

recepción de todos los materiales. Esto es conveniente efectuarlo por medio de
una forma de materiales recibidos (FMR), una copia de la cual se puede emplear
para transferir los artículos al siguiente paso, por ejemplo, a los almacenes.

5. Devolución al proveedor de los envases reutilizables.

1) Recibo y registro de todas las entregas.

2) Desempaque y verificación de materiales contra las órdenes.
3) Devolución de materiales defectuosos.
4) Circulación de los informes de recepción.
5) Devolución de envases reutilizables.
 INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de

mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más

corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas
se pasan del vehículo del proveedor al almacén.

Organización de los inventarios.

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las
finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo
de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde
se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.

Características de la Zona de Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona
ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.

• El espacio de que se dispone.
• Los artículos que en él se van a guardar.

Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.

Principios Básicos en el Área de Almacenamiento:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho
tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas
condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas
son despachadas.

• Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de

recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.

• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es
una manera de reducir los costos de la mano de obra.

• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay
una ocasión más para estropearla.

• Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se

permitirá ingreso al personal autorizado.
INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

• Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de

documentación adecuada.

• Llevar registros de existencias al día.

• Eliminar el papeleo superfluo.

• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la

medida de lo que se almacena.

• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de

almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las
condiciones de operación.

• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales

perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros,
bastidores o pilas independientes de artículos.

• El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el

punto de distribución en el opuesto.

• Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones,

puede pensarse en lo siguiente:

• Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.

• Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio

existente.

• Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por

el sistema de almacenamiento diversificado.

• Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o

estantería de varios niveles sobrepuestos.

• Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o

en bloques.

• Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.

• Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de

control de inventarios.
 INSTITUTO TECNOLÓGICO TUXTLA GUTIÉRREZ - EDUC ACIÓN A D ISTAN CIA

Despacho de inventarios.

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de

entrega debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.

• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una

factura.

• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el

documento de salida.

Mantenimiento de registro de Inventarios.

El conocimiento exacto de qué materiales están disponibles es esencial para el

funcionamiento del departamento de control de producción, y en consecuencia un registro
de existencias es parte o está muy relacionado con este departamento.

De los registros que se tengan en la oficina mencionada debe ser posible en todo
momento conocer con precisión las existencias de los almacenes. Registros similares
se conservan en los propios almacenes en forma de tarjetas de anaquel o compartimiento.

Estas tarjetas se colocan en lugares específicos que registran los movimientos de las
existencias del almacén. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta
de compartimiento es esencial, dado que es la única constancia de existencias en la
compañía, sin embargo, si un departamento de control de existencias funciona
correctamente, entonces la tarjeta de compartimiento es un instrumento innecesario y
desconcertante que consume un considerable tiempo del almacenista.

Se argumenta que la tarjeta de compartimiento es un medio simple con el que se

pueden verificar las existencias, pero esto es una debilidad que no debe ser tolerada.

Un método mejor para el conteo de existencias es por medio de un inventario periódico

y si éste se realiza, los almacenes no necesitan tener las tarjetas de compartimiento.

De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de computadora,

teniendo acceso a ellos por medio de terminales remotas.