INFORME

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO DE COMPRAS.

Se hace adquisición de materias primas las cuales son de vital importancia

para la función pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión
de calidad es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos,
es el departamento de compras desde la ISO 9001. Su gestión impacta
directamente en los resultados que busca la empresa porque su importancia va
ajustada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la calidad
del producto final, la satisfacción del cliente.

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son

aquellos que hacen parte del negocio, pero con ellos van relacionados
aspectos negativos hacia el mismo. es importante resaltar si el producto
impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría provechoso
mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede
llamar índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización

se deben establecer y de forma definida la metodología y
responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores, las especificaciones para el proceso de compra están
encadenados con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad,
material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables
en función del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende

vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así
brindarlo de una mejor forma. es importante las cantidades a comprar y el
momento justo que se debe realizar dicha acción de compra, permite
disminuir inconvenientes en el inventario

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresa en funcionamiento

inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se
encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones
suficientes para satisfacer las necesidades de compra. Una forma sencilla
de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada
proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no
conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de
pedidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado,
que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc.
5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el
proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de
compra" y obtiene la autorización asegurándose de contar con la
aprobación de la alta dirección.

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados

por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión
previa como la verificación o inspección antes de ser incluidos en los
procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes
mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección,
prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una
práctica muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se
tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en
aquello que no coincide, puede considerarse como puntos considerados
negativos en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la
empresa. Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de
Pedido, Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de
Proveedores, Solicitud de revisión, elaboración de contratos y convenios;
aspectos que son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen

alrededor de cientos de proveedores y, sin embargo, los
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su
impacto en el sistema de gestión de calidad.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar
acciones para las respectivas correcciones y con ello la consecuente
mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa,
resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el
esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos
adelantar.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características Requisitos legales, y normas

específicas del producto o servicio a vender,
producto a comprar, cantidad, criticidad entre
otros.
Documento cargado con las metodologías del
proceso de compra y subcontrataciones.
Documentos nutridos de los datos y resultados de
la selección y evaluación de proveedores que
hacen parte de la empresa y los que están en el
proceso evaluativo.
Documento que contengan la realización de los
pedidos, como el proceso de la aprobación del
pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, el plazo
solicitado, presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del producto.
internacionales, donde acoplan las
características estándares que debe tener
cada producto.
Catálogos de los equipos, necesarios para
obtener el producto o/y servicio a realizar.
Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de la
materia prima o insumos, con las cuales se
obtendrá el producto o/y servicio.
Orden de compra, facturas y Registros de
lo comprado