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MANUAL DE BANDEJAS TRÁMITE

DNTICS-DES-MU-Trámite

Fecha :24-Abr-2016

Manual de Bandejas Trámite

VERSION 1.0

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MANUAL DE BANDEJAS TRÁMITE
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Fecha :24-Abr-2016

Cambios
Fecha Autor Versión Referencia del cambio
24-Abril-2016 Marcia Peñafiel 1.0.0 Documento inicial

Documentos de Referencias
Fecha Autor Versión Documento de Referencia

Revisiones
Fecha Revisado por Versión Observaciones

Aprobaciones
Fecha Aprobado por Versión Observaciones

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TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 5
2 OBJETIVO DEL MÓDULO ................................................................................................................... 5
3 BANDEJAS EN TRÁMITE .................................................................................................................... 6
3.1 Datos de la bandeja .................................................................................................................. 6
3.2 BANDEJA DE INGRESADOS ....................................................................................................... 7
3.2.1 Filtros de búsqueda ......................................................................................................... 10
3.3. Acciones en la bandeja .......................................................................................................... 11
3.4. Como tramitar desde la bandeja ........................................................................................... 12
3.5 BANDEJA DE ASIGNADOS ....................................................................................................... 14
3.6 BANDEJA DE CONTROL PROCESO .......................................................................................... 15
3.7 BOTONES EN LAS BANDEJAS .................................................................................................. 16
3.8 Bandejas y el expediente electrónico .................................................................................... 18
3.9 BANDEJAS DEPENDIENTES DEL ROL ........................................................................................... 19
3.9.1 BANDEJA INGRESADOS DEL JUEZ ........................................................................................ 19
3.9.1.2 MENÚS DE LA BANDEJA ............................................................................................... 20
Tipo despacho .......................................................................................................................... 20
Filtros de búsqueda .................................................................................................................. 20
3.9.1.3 Acciones ....................................................................................................................... 22
3.9.2 BANDEJA DE CONTROL PROCESO PARA EL JUEZ................................................................. 24
3.9.1.4 Como trabajar cuando una tarea no se encuentra en la bandeja ............................... 26
3.9.3 BANDEJA DEL AYUDANTE JUDICIAL..................................................................................... 31
3.9.3.1 Cuando una causa está asignada a otra persona ......................................................... 33
3.9.3.2 Bandeja de control proceso para ayudantes ............................................................... 34
4 GLOSARIO DE TÉRMINOS:......................................................................................................... 36
5 ANEXO ...................................................................................................................................... 39

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5.1 ANEXO1: LISTA DE CÓDIGOS POR PROVINCIA................................................................................ 39


5.2 ANEXO 2: DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS ................................................................ 40

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1 INTRODUCCIÓN

Este manual está destinado a describir la funcionalidad de las bandejas del módulo de

trámite

Nota de descargo: El uso que se dé a la herramienta informática y la técnica jurídica

implementada no es responsabilidad del sistema como tal ni de sus desarrolladores y

responsables.

Se prohíbe cualquier reproducción total o parcial del documento a menos que sea

explícitamente autorizado por el Consejo de Judicatura de la República del Ecuador.

2 OBJETIVO DEL MÓDULO

La funcionalidad tiene como objetivo mostrar las causas que se encuentran asignadas

a un juez y que él pueda validar como se van procesando los ayudantes judiciales y los

secretarios.

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3 BANDEJAS EN TRÁMITE

Para el módulo de trámite se han creado las bandejas que es un reporte en el cual nos

permite saber cuáles son las tareas asignadas a diferentes personas

Las bandejas aparecen tanto a jueces como secretario y ayudantes judiciales

El coordinador de la unidad judicial también podrá ver las bandejas pero de la unidad como

un reporte y sin poder hacer ninguna modificación sobre las mismas

3.1 Datos de la bandeja

Cuando se ingresa al módulo de trámite y se encuentra activa la bandeja para la judicatura

con la que se logueo entones aparecerá una ventana como esta donde se puede divisar lo

siguiente

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La palabra procesos me permitirá ingresar a la

bandeja

El número me indica cuantos documentos de un proceso se debe despachar

Y el botón verde sirve para actualizar cualquier cambio en el transcurso del día

3.2 BANDEJA DE INGRESADOS

La bandeja de ingresados es la bandeja donde se hacen visibles todos los documentos de

un proceso a ser tramitado

1 Es la marca es donde se marca un documento para de ahí ir a escoger una acción

2.- Es el número de proceso lugar donde el cual se coloca el mismo

3.-Estado de despacho es donde nos indica en qué estado se encuentra el documento.

Existen 5 estados:

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1.-Pendiente: que apenas nace el documento y no se encuentra asignada a ninguna

persona

2.- Asignado O Por atender: Que se ha realizado el sorteo de pool de ayudantes y

este documento debe ser analizado y elaborado por el ayudante judicial al que le

toco el documento

3.- En Elaboración: Significa que este documento ya tiene una providencia asociada

al mismo y la misma se encuentra en estado pendiente

4.- Concluido: significa que el documento ha sido analizado por el sr. Juez y el mismo

es el que lo concluye

5.- Terminado.- Una vez firmado el documento debe ser asignado al secretario para

que lo termine con la notificación ahí desaparece de la bandeja.

4.- Asignado: Sale el nombre de la persona logueada

5.- Actuación Judicial: Esta la providencia si el documento ya cuenta con una

6.-Digitalizado: este campo es de utilidad cuando la judicatura tiene activo el expediente

electrónico, pues si una judicatura tiene activo el expediente electrónico no se puede

tramitar una causa que no tenga digitalizado el documento. De lo contario si se puede

tramitar

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7.- Tiempo asignado: es el tiempo que se contabiliza en días desde que un documento fue

asignado a la persona logueada.

8.- Tiempo total: es la suma del tiempo desde que el documento fue sorteado o ingresado

por el módulo de escritos

9.-Fecha de ingreso: es la fecha de nacimiento del documento ya sea en el módulo de

sorteos escritos o de trámite cuando se está realizando tareas de despacho diario

10.- Pedido: en caso de escritos es el pedido con que se ingresa el mismo.

A.- Es el título de la bandeja

B: El tipo de despacho contiene los diferentes tipos de bandeja existentes en el módulo de

trámite

1.- Bandeja de Ingresados: Es la bandeja donde se encuentran todas as causas que

están asignadas a la persona logueada para ser tramitadas

2.- Bandeja de Asignados: Esta bandeja muestra un reporte de todas las causas que

han sido asignadas

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3.- Bandeja de control: esta bandeja muestra todos los juicios del juez es para que

el vea cuales juicios han ido llegando y como los van despachando los diferentes ayudantes

y secretarios

3.2.1 Filtros de búsqueda

Los filtros de búsqueda los cuales son dependientes de la bandeja

Se puede buscar por:

 Despacho es decir de que modulo provienen: Sorteos; escritos o histórico si son de

trámite

 Fecha desde y hasta: se puede buscar por fecha colocada como intervalos

 Por número de juicio: se coloca el número y se da click sobre la lupa

Estas funciones de búsqueda son valiosas cuando existen muchos procesos asignados a la

persona que ingresa al módulo de esta manera podrá trabajar más fácil y eficientemente

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3.3. Acciones en la bandeja

La bandeja de despacho es la única que nos permite tramitar para ello se debe marcar en

el juicio seleccionado; y se escoge acciones

Acciones:

Asignación Directa: Si se da click sobre la asignación directa se desplegara una lista de juez,

secretario, o ayudante judicial según el cargo ira saliendo está así:

 Si es juez el logueado saldrá ayudante judicial y secretarios

 Si el loguea un secretario aparecerá los ayudantes judiciales y el juez

 Y si se loguea un ayudante judicial aparecerán el juez y el secretario

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Devolver: Se devuelve al usuario que envió la causa

Vincular: Se vincula un documento con otro documento de un mismo juicio pero que no

tenga providencia ahí se vinculan ambos

3.4. Como tramitar desde la bandeja

Para ello se escoge en acciones despachar

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3.5 BANDEJA DE ASIGNADOS

La bandeja de asignados es un reporte donde se va a encontrar la información de los

documentos que han sido asignados y el nombre del usuario al que fue asignado así como

la fecha de asignación y el pedido este es un reporte útil pues todos los usuarios lo

pueden ver así sabrán en qué estado se encuentra un documento que antes ha sido

asignado a ellos

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3.6 BANDEJA DE CONTROL PROCESO

La bandeja de control proceso es la que permite ver al juez como van las causas de las

que él es responsable antes que se termine la providencia.

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En la bandeja de control proceso un usuario secretario o ayudante judicial puede colocar

le recibido a una causa que le llegue cuando la judicatura no tenga activo el expediente

electrónico.

Se da tres días para que el proceso recibido sea realizado por el funcionario asignado

Esta bandeja tiene los procesos con colores los mismos que nos indican:

 Rojo: El tiempo esta pasado ya debería haberse terminado la tarea

 Amarillo: tiene 1 día para terminar con la tarea asignada

 Verde: No ha colocado el recibido en el documento.

3.7 BOTONES EN LAS BANDEJAS

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Los botones que se encuentran bajo de las bandejas nos

son de utilidad para:

Ver datos generales:

Si se da coloca una marca sobre el juicio y se da click sobe este botón se desplegarán

las características del juicio: la materia, el tipo de acción, el delito los litigantes y la

observación la misma que las puede escribir cualquiera de las personas que pueden

tramitar una causa y que la tienen asignada desde la bandeja como se muestra en la

siguiente ventana.

Refrescar:

Cuando se tiene las bandejas y se escribe una sumilla no se refrescan los daros

enseguida para ello nos es de utilidad este botón.

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Desmarcar:

Cuando se tienen muchas causas y no se divisa si alguna de ellas se encuentra

marcada es de mucha utilidad este botón.

Salir:

Este botón se usa para salir del formulario de las bandejas y colocar una causa que

no se encuentra en ellas y tramitarla o ver el histórico de dicha causa.

3.8 Bandejas y el expediente electrónico

Una vez creado el documento el mismo será sorteado al ayudante judicial.

Habilitado el expediente electrónico

Cuando una judicatura está habilitada con expediente electrónico como en el caso de

Imbabura

 El ayudante judicial debe guardar el proyecto de trámite

 El juez debe Concluir y firmar para realizar una asignación directa al secretario

 El secretario debe terminar y firmar el documento para que se retire de documentos

pendientes de firma

Deshabilitado el expediente electrónico

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Cuando una judicatura está deshabilitada con expediente electrónico

 El ayudante judicial debe guardar el proyecto de trámite

 El juez debe Concluir para realizar una asignación directa al secretario

 El secretario debe terminar así el documento se retirara de la bandeja del secretario

(ingresados) y de la bandeja del juez (control proceso)

3.9 BANDEJAS DEPENDIENTES DEL ROL

3.9.1 BANDEJA INGRESADOS DEL JUEZ

El juez cuando ingresa se visualizan las bandejas de ingreso en las cuales encuentra todas las
causas asignadas a el

El rol del juez debe ser concluir una providencia y firmarla

Dentro de la bandeja de ingresos tiene otros roles como:

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3.9.1.2 MENÚS DE LA BANDEJA

Tipo despacho

Se debe fijar en las flechas las flechas para abajo como


muestra la imagen demuestran que la ventana tipo
despacho se encuentra cerrada

En tipo despacho se muestra el menú de las bandejas existente


y es de utilidad para ir de una bandeja a otra

Ingresados: muestra las causas asignadas a la persona que


ingresa

Asignados muestra todas las causas

Control proceso muestra todas las causas que le han sido sorteadas al juez y de las cuales él es el
responsable como juez ponente

Filtros de búsqueda

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En los filtros de búsqueda va el nombre del módulo desde el que ingreso

Escrito: significa que ingreso por el módulo de escritos

Órganos Auxiliares: significa que el documento ingreso por el


módulo de órganos auxiliares

Sorteo: significa que el documento ingreso por el módulo de


sorteos

Histórico: significa que el documento ingreso por el módulo de trámite y es un despacho de oficio

Desde - Hasta

Se utiliza para búsquedas por intervalos de tiempo el tiempo


se lo puede localizar según el calendario que muestra el
aplicativo y la fecha que se toma en consideración es la fecha
de ingreso.

Como se puede mostrar en la siguiente imagen de búsqueda

Se coloca la fecha y después se da click en la


lupa para desplegar los resultados

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Número de proceso: Cuando se busca una causa por el número del proceso se

puede colocar solo los primeros dígitos y mostrara cualquier coincidencia en el

número como en este ejemplo. Al igual que la fecha se debe dar click sobre la lupa

Para que se despliegue el resultado como lo muestra la imagen anterior.

3.9.1.3 Acciones

Para poder realizar una acción se debe primero dar click sobre la grilla y después dar click en la
acción a realizarse de esa manera no saldrá un mensaje como este

Dentro de la bandeja de ingresados se puede verificar algunas


acciones como son las que se muestran a continuación

Asignación directa, Despachar, Devolver, Vincular

Asignación directa: Cuando se da click sobre este menú aparece una ventana como esta

En este caso estamos analizando la bandeja del juez por lo que se refleja los nombres de los
ayudantes judiciales y el nombre del secretario.

Además de un campo donde se puede ingresar la observación con la cual el juez secretario y
ayudante judicial podrán saber qué es lo que se debe hacer con cada documento como se muestra
en el siguiente grafico

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Devolver:

El momento que se da click en devolver la causa se regresa al usuario que nos la envió y sale un
mensaje como el que muestra en la imagen a continuación

Para validar el envío correcto de un documento se ingresa por control proceso y se verifica la
información como lo muestra la imagen a continuación

El color rojo simboliza que el tiempo está llegando a su límite

Cuando se encuentra pendiente y en digitalizado NO saldrá un mensaje como el siguiente

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Cuando se encuentra un proceso por atender

3.9.2 BANDEJA DE CONTROL PROCESO PARA EL JUEZ

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Se marca una causa y se desplegara en acciones la acción sortear pool

Es única del juez de la causa y se puede sortear la misma siempre que la causa este en estado: en
elaboración

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Por eso muestra este mensaje cuando se trata de sortear una causa concluida

No Proceso:

Detalle:

Asignado:

Actuación Judicial:

Digitalizado:

3.9.2.1 Como trabajar cuando una tarea no se encuentra en la bandeja

Cuando una tarea no está en la bandeja y el rol es juez la manera de trabajar es:

Buscar si el juicio se encuentra en la bandeja del juez

No existe ningún proceso porque la bandeja se encuentra en blanco como lo muestra

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En la bandeja de control proceso puede verificar si se encuentra la causa pues en el mismo el juez
puede ver todas las causas de las cuales el es el responsable

Como no se encuentra y él quiere tramitar una causa entonces va por trámite y coloca el número
de la causa

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Después va a realizar una providencia

Cuando se crea la actividad se puede visualizar que el contador se actualiza

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En la flecha indica como de cero cambio a uno y además si se abre la bandeja se puede verificar
que el proceso ha sido creado

Si se quiere enviar la tarea a otra persona se lo puede hacer cuando se da click sobre la flecha

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Si no se puede tramitar con toda normalidad

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3.9.3 BANDEJA DEL AYUDANTE JUDICIAL

Cuando se guarda la providencia se crea una actividad

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Y la misma queda asignada a la persona que la crea por lo cual aumenta el contador de los
procesos

Cuando un usuario crea la tarea en la bandeja saldrá histórico como lo muestra la imagen

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3.9.3.1 Cuando una causa está asignada a otra persona

Cuando existe la causa en la bandeja está asignada aparecerá esta ventana

Y después se desplegará este mensaje

Donde nos indica quien tiene la causa

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Y si queremos hacer una providencia nos aparecerá este mensaje impidiéndonos hacer alguna
tarea pues la causa está asignada a otra persona

3.9.3.2 Bandeja de control proceso para ayudantes

Cuando se ingresa como ayudante en la bandeja de control proceso se puede verificar que si se da
click en acciones se puede recibir

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La función de recibir es cuando se inicia el proceso más 3 días hábiles ahí se deberá terminar una
providencia

El color verde significa que no tiene fecha de recibido

Cuando colocamos el recibido se cambia las fechas

Fecha inicio de despacho: la fecha de hoy

Fecha final de despacho: la fecha de hoy más tres días

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4 GLOSARIO DE TÉRMINOS:

Para los fines de este Manual, se describen los siguientes términos sin perjuicio de lo

establecido en la legislación vigente.

 USUARIO: Usuario es la persona que utiliza o trabaja con algún objeto o que es

destinataria de algún servicio público, privado, empresarial o profesional. Por otra

parte la RAE, determina como usuario "aquel que usa algo". Desde el punto de vista

informático: un usuario es un individuo que utiliza una computadora, sistema

operativo, servicio o cualquier sistema, además se utiliza para clasificar a diferentes

privilegios, permisos a los que tiene acceso un usuario o grupo de usuario, para

interactuar o ejecutar con el ordenador o con los programas instalados en este.

 ROL: El concepto está vinculado a la función o papel que cumple alguien o algo.

 TAREA: Una tarea es una labor u ocupación. El término puede hacer referencia a

aquello que una persona debe realizar.

 CARGO: El concepto de cargo también se utiliza para nombrar a un empleo, oficio o

responsabilidad. La obligación de hacer o cumplir algo también se conoce como

cargo; en este caso, la responsabilidad incluye el cuidado de un bien material, la

supervisión de un proyecto o la protección de un ser vivo, entre otras posibilidades.

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 TURNO: cierto orden que permite organizar el desarrollo de una actividad. Se conoce

como turno, por otra parte, a un periodo temporal de trabajo y al grupo que

forman los trabajadores que realizan tareas de manera simultánea.

 CATÁLOGO: En términos generales, un catálogo es la lista ordenada o clasificada que

se hará sobre cualquier tipo de objetos (monedas, bienes a la venta, documentos,

entre otros) o en su defecto personas y también catálogo será aquel conjunto de

publicaciones u objetos que se encuentran clasificados normalmente para la venta.

 INSTANCIA: Dos acepciones tiene esta palabra en Derecho. Por la primera equivale a

solicitud, petición o súplica, y en esta forma cuando se dice que el juez debe

proceder a instancia de parte, se da a entender que debe proceder previa petición

de parte, y no de oficio. Por la segunda, se designa con este nombre cada conjunto

de actuaciones practicadas, tanto en la jurisdicción civil como en la criminal, las

cuales comprenden hasta la sentencia definitiva. Se llama primera instancio el

ejercicio de la acción ante el primer juez que debe conocer del asunto; segunda

instancia, el ejercicio de la misma acción ante el juez o tribunal de apelación, con

el objeto de que reforme la sentencia del primer juez; y tercera instancia, a la

revisión del proceso o causa ante el tribunal superior, según la jurisdicción.

 JUDICATURA: Cuerpo constituido por los jueces de un país. Los jueces, junto con los

magistrados, tienen atribuida la función jurisdiccional que consiste en juzgar y

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hacer cumplir lo juzgado así como el resto de las indicaciones establecidas por la

ley.

http://www.enciclopedia-juridica.biz14.com/d/instancia/instancia.htm

http://definicion.de/turno/#ixzz46Bq5c569

http://www.definicionabc.com/general/catalogo.php

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5 ANEXO

5.1 ANEXO1: LISTA DE CÓDIGOS POR PROVINCIA

01 AZUAY
02 BOLIVAR
03 CANAR
04 CARCHI
05 COTOPAXI
06 CHIMBORAZO
07 EL ORO
08 ESMERALDAS
09 GUAYAS
10 IMBABURA
11 LOJA
12 LOS RIOS
13 MANABI
14 MORONA SANTIAGO
15 NAPO
16 PASTAZA
17 PICHINCHA
18 TUNGURAHUA
19 ZAMORA CHINCHIPE
20 GALAPAGOS
21 SUCUMBIOS

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22 ORELLANA
23 SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS
24 SANTA ELENA

5.2 ANEXO 2: DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS

Término Descripción
SATJE Sistema Automático de Tramitación Judicial Ecuatoriano

Instancia Nivel en el que se va conociendo los procesos, Juzgados, Salas

Materia Tipo de proceso el mismo que puede ser: Penal, Civil, Trabajo,

Tránsito, Inquilinato, Familia.


Proceso Se refiere en forma general a un: juicio, diligencia,

contravención,
Providencia Resolución judicial que decide sobre cuestiones de trámite y
indagación previa, demanda, causa, etc.
peticiones de un proceso.
Resolución Providencia que resuelve un proceso ya sea a favor o en contra

Notificación Comunicación de la providencia realizada a un Litigante

mediante su abogado.
Boletas Documento impreso que contiene el texto de una notificación.

Fe de Presentación Documento impreso que da fe que el ciudadano o abogado

presentó un proceso en la Oficina de Sorteos.


Petición
Ejemplo:de algún
Letra de trámite
Cambioespecífico dentro de un proceso.

Delito/Acción
Escrito
Actor/Ofendido Son lossedelitos
Actor refiereo acciones correspondientes
al acusador a unCivil,
en las materias determinado
Laboral y

Tipo de Acción por la cual se presenta la demanda o proceso.


Familia.

Demandado/Imputado Demandado se refiere


Ofendido se refiere al acusado
al acusador enen
laslas materiasdeCivil,
materias PenalLaboral
y

yTránsito.

Módulo Subsistema que realiza


Familia. Imputado tareasalespecíficas
se refiere acusado en y forma parte del
las materias de
40
sistema
Penal y principal.
Casillero Número de casillero físico en el cual se le notifica las
Tránsito.
providencias de un proceso a un determinado abogado.
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