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Bien sabemos que un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado
sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su
memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor
importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma
organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez
hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.
hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera
fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en
lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan
suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el
contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las
acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones
y el hombre en general.