REUNION DE APERTURA

Formato checklist:

 Saludar
 Presentar al equipo auditor
 Establecer el objetivo de la auditoria
 Definir fechas y horarios
 Explicar el procedimiento  muestra
 Definir los tipos de hallazgos: fortalezas, observaciones y no
conformidades
 Cómo se informarán los hallazgos
 Resaltar los principios de confidencialidad y profesionalismo
 Confirmación del plan de auditoría
 Preguntar por las medidas de seguridad relevantes
 Solicitar preguntas aclaratorias y cierre de la reunión
 Solicitar firmar registro de asistencia

Modelo de descripción:

Buenos días para todas las personas que nos acompañan en esta reunión de
apertura de la auditoría que se realizará estos dos días por parte del Grupo 2,
organización que ha desarrollado este proceso para su empresa. Mi nombre es
Freddy Rojas y seré el auditor líder, me acompaña GS, JF, JH y JJ, quienes son
parte del equipo auditor.

El objetivo de la auditoria es confirmar el cumplimiento de los requisitos definidos

en su sistema de gestión así como aquellos requisitos legales y reglamentarios
asociados con el alcance de su sistema de gestión.
La auditoría se llevará a cabo en las instalaciones de la empresa durante los días
12, 13, 14 y 15 de enero, con un horario de 8 de la mañana a 5 de la tarde con un
receso para la alimentación de doce a una de la tarde.

La reunión de cierre se realizara el dia 15 de enero a las 17:15 de la tarde.

Durante la auditoria se realizarán entrevistas a las personas implicadas en las

actividades, se realizará un muestreo aleatorio y según sea el caso un muestreo
estadístico para confirmar la conformidad o no de los requisitos además se
revisará la documentación e información que sea indispensable. Es importante
aclarar que de acuerdo con el tiempo y el método no es posible una revisión del
100% de los requisitos de su sistema sino de una muestra de los mismos.

Los hallazgos que se pueden detectar corresponden a fortalezas cuando se

identifica un desempeño o una práctica sobresaliente, observaciones cuando se
evidencian oportunidades de mejoramiento o no conformidades en los casos en
que se identifique que se incumple un requisito establecido.

Durante el proceso de auditoria el auditado será informado del progreso de la

auditoria y de los respectivos hallazgos que serán presentados formalmente en la
reunión de cierre. Es importante resaltar que la información adquirida será usada y
tratada bajo los principios de confidencialidad y profesionalismo.

Confirmemos el plan de auditoría:

INVENTAS PLAN DE AUDITORIA

Martes 12 de enero del 2021

Hora Actividad Participantes Responsables

Jefes de área , equipo auditor, JF,JJ,GS,JH,FR
08:00 - 08:45 Reunion de Apertura
personal de planta
9:00-9:30 Entrevista Recepción de materia prima JF,JJ,GS,JH,FR

9:30-10:00 Entrevista Pesado JF,JJ,GS,JH,FR

Entrevista Medidor de flujo y adición de JF,JJ,GS,JH,FR
10:00-10:30
químicos
10:30-11:00 Entrevista Mezclado JF,JJ,GS,JH,FR
 11:00-11:30 Entrevista Control de pesos JF,JJ,GS,JH,FR

10:30:12:15 Entrevista Calidad JF,JJ,GS,JH,FR

12:15-13:00 Almuerzo
13:00-13:45 Entrevista Camión agitador JF,JJ,GS,JH,FR
Medidor de flujo y adición de JF,JJ,GS,JH,FR
14:00-14:30 Almuerzo
químicos
14:30-15:00 Entrevista Personal de planta-obrero JF,JJ,GS,JH,FR

15:00-16:00 Entrevista Mantenimiento JF,JJ,GS,JH,FR

15:00-17:00 Entrevista Jefe de Producción Planta JF,JJ,GS,JH,FR

Miércoles 13 de enero del 2021

Hora Actividad Participantes Responsables

Reunión de JF,JJ,GS,JH,FR
8:00-8:30 Jefes de área , equipo auditor
coordinación
8:45-10:30 Entrevista Gerencia Producción JF,JJ,GS,JH,FR
Entrevista Encargado de Sistema de gestión JF,JJ,GS,JH,FR
10:30-11:30
ambiental
11:30-12:00 Entrevista Personal de planta JF,JJ,GS,JH,FR

12:00-13:00 Almuerzo
Visita (transporte e JF,JJ,GS,JH,FR
13:00-17:00 Obra 1
inspeccion)
Jueves 14 de enero del 2021

Hora Actividad Participantes Responsables

Reunión de JF,JJ,GS,JH,FR
8:00-8:30 Jefes de área , equipo auditor
coordinación
8:45-9:45 Entrevista Gerente comercial JF,JJ,GS,JH,FR

10:00-11:00 Entrevista Gerente General JF,JJ,GS,JH,FR

11:00-11:30 Entrevista Gerencia de Contabilidad JF,JJ,GS,JH,FR

12:00-13:00 Almuerzo JF,JJ,GS,JH,FR

Visita (transporte e JF,JJ,GS,JH,FR
13:00-17:00 Obra 2
inspeccion)

Viernes 15 de enero del 2021

Hora Actividad Participantes Responsables

Reunión de JF,JJ,GS,JH,FR
8:00-8:30 Jefes de área , equipo auditor
coordinación
Visita (transporte e JF,JJ,GS,JH,FR
9:00-12:30 Obra 3
inspeccion)
Visita (transporte e JF,JJ,GS,JH,FR
13:00-16:00 Obra 4
inspeccion)
Reunión de Cierre Gerente General, jefes de área , JF,JJ,GS,JH,FR
17:15-17:30
equipo auditor, personal de planta

Todos de acuerdo con el plan de auditorias?

Antes de terminar con esta reunión es importante darnos a conocer las medidas
de seguridad relevantes.
Finalmente si durante la auditoria tienen alguna dura por favor háganosla conocer,
ya que soy el auditor líder y con gusto aclararé.

Agradezco sea firmado el registro de asistencia. ¿Alguna pregunta?

CONTROL DE REGISTRO DE LA ASISTENCIA A LA REUNION DE

APERTURA:

Proceso al que
Nombres y
Pertenece y/o Cargo Firma
Apellidos
Dependencia
 REUNION DE CIERRE

Formato checklist:

 Saludar y definir alcance

 Informar el desarrollo de la auditoría de acuerdo al plan de auditoria
 Definir criterios e idioma
 Conclusiones del equipo auditor
 Describir las no conformidades
 Describir observaciones
 Preguntar si hay dudas de los hallazgos
 Recomendar tomar acciones sobre hallazgos
 Advertir sobre la no detección de hallazgos
 Recordar política de confidencialidad y profesionalismo
 Agradecer y despedirse
 Solicitar llenar el registro de asistencia a la reunión de cierre y preguntas

Modelo de descripción:
Cordial saludo a todos los presentes, en esta reunión damos cierre a la auditoria
que se desarrolló el día 14 de enero en las instalaciones de la empresa con el fin
de evaluar la conformidad del sistema de gestión para el alcance definido. Se
realizó la auditoría sin ninguna novedad usando el método de muestreo aleatorio y
no estadístico (o mencionar el método utilizado) cubriendo en su totalidad el plan
de auditoria establecido.

El principal criterio de la auditoría fue la norma del sistema de gestión y los

requisitos legales y reglementarios aplicables para el alcance definido el idioma
utilizado fue el español.

El equipo auditor concluye que el sistema de gestión se mantiene de manera

eficaz y se evidencia una mejora progresiva en sus procesos sin embargo se
identificaron los siguientes hallazgos:

- # de fortalezas
- # de no conformidades
- # de observaciones

La no conformidad se detectó en el proceso de …… se evidenció que no se han

realizado ………… durante el presente año, incumpliendo con el requisito del
sistema de gestión que establece que ………

Como observación se identificó la necesidad de fortalecer ……..

¿Alguna duda o inquietud de los hallazgos?

Ante la no conformidad detectada es necesario que emprendas acciones para

identificar y eliminar las respectivas causas y asi darles cierre a este hallazgo.

Es posible que el equipo auditor no detectará hallazgos que ustedes identificaron

durante el acompañamiento y realización de la auditoria ante estos posibles
hallazgos se planteen las acciones pertinentes