APLICACIÓN DE LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LA

EMPRESA SITUP

1. PLANEACIÓN

Iniciamos con la planeación desde que realizamos la investigación del Sector Servicios,

subsector transporte público donde pudimos identificar el problema que enfrentan los

estudiantes universitarios de la ciudad de Bogotá y sus alrededores, ya que la mayoría no

cuentan con suficientes ingresos y tienen que recorrer grandes distancias para tomar el

transporte y en muchas ocasiones se hace necesario tomar y pagar más de un bus.

En esta etapa establecimos los objetivos que queremos lograr a corto, mediano y largo

plazo y los pasos necesarios que debemos dar para conseguirlo. Por ello, determinamos la

misión, visión, objetivos corporativos y estrategias funcionales por área de la empresa; todo

esto con la finalidad de prever problemas futuros y soluciones.

MISIÓN: La empresa Sistema de Transporte Universitario (S.I.T.U.P), tiene como misión

prestar un servicio óptimo de transporte a nuestra población estudiantil, de una manera

competente y comprometidos el desarrollo de la tecnología y responsabilidad ambiental,

destacándonos en calidad y bienestar para nuestros usuarios y empleados.

VISIÓN: En nuestra empresa Sistema de Transporte Universitario (S.T.U.) nos vemos en

el 2030 como líderes en innovación y tecnología eco sostenible en el sector del transporte

público y siendo punto de referencia de los sistemas de transporte del resto de país, de

forma que cada día podamos llevar más personas a cumplir sus sueños de prepararse en una

gran universidad y darle calidad de vida a los ciudadanos.

OBJETIVOS CORPORATIVOS:
  Brindar un servicio con la mejor calidad.

 Ser autosostenibles económicamente para crecer como empresa y brindar nuestro

servicio a todas las regiones del país.

 Satisfacer las necesidades de transporte a los ciudadanos y estudiantes de la región.

 Ejercer un control y supervisión permanente para detectar fallas e implementar

mejoras.

ESTRATEGIA FUNCIONAL POR ÁREAS DE LA EMPRESA:

Hemos diseñado estas estrategias enfocados en la calidad, la innovación, la capacidad de

satisfacer al cliente y la eficiencia en la prestación del servicio, valiéndonos de una

investigación previa que aterrizamos en una matriz DOFA.

Área gerencial: para lograr ser líderes en la prestación del servicio público de transporte

ecológico y sostenible, se elegirá un gerente con experiencia, capacitado y enfocado en

cumplir este objetivo, de forma que no solo sea administrador sino un líder que inspire a los

empleados a buscar ese objetivo común.

Área de Recursos Humanos: la hemos estructurado como la parte más importante porque

reconocemos que el recurso humano es el principal recurso de toda empresa. De esta

manera nuestro personal destacará en el mercado del transporte público ya que los

capacitaremos continuamente en su oficio, en servicio al cliente y salud y seguridad en el

trabajo estableciendo convenios con el SENA y entidades privadas que presten este mismo

servicio.

Área administrativa: al igual que el área directiva, nos aseguraremos de elegir un buen

administrador que pueda contribuir a que todas las áreas de la empresa funcionen como un
conjunto no separado, quien contará con un asistente que ayudará al cumplimiento de este

fin.

Área de finanzas: Es importante tener un control del dinero que entra y sale de la empresa,

sobre todo en su primer año de vida, para de esta forma hacer proyecciones a futuro para

recuperar la inversión y ser autosostenibles financieramente. Por ello se contratará un

contador con experiencia y un asistente que lo apoye en las labores contables y trámites

legales para ser una empresa transparente y respetuosa de las leyes.

Área de mantenimiento: Reconocemos la importancia de la prevención, por ello

crearemos un área de mantenimiento de la empresa no solamente para la flota de buses sino

de las estaciones de carga y la infraestructura y aseo de toda la empresa. Tratándose de un

servicio que se presta a través del ejercicio de una actividad peligrosa de por sí, es

fundamental implementar políticas de prevención de mano del área de recursos humanos.

Por ello se elegirá un jefe del área quien contará con asistentes que se encargarán del

mantenimiento de la flota, de las estaciones de carga y del aseo de toda la empresa.

2. ORGANIZACIÓN

Lo principal en esta fase es encontrar la manera adecuada de disponer y coordinar

todos los recursos con los que contamos, como el recurso humano, el recurso

material y el financiero.

Por ello, es vital tener una adecuada organización dentro de toda empresa ya que

son muchas labores por cumplir y no es humanamente posible que las cumpla una

sola persona de manera eficiente y adecuada. Por el contrario, si distribuimos

funciones equitativamente, habrá todo un equipo trabajando por un fin común y

habrá muchas más probabilidades de lograrlo.

Por esta razón, y para lograr cumplir nuestros objetivos que ya fueron previamente

determinados, establecimos diferentes áreas de funcionamiento necesarias para el

adecuado desempeño de la empresa, y se crearon los cargos por áreas especializadas

cada una en una competencia, así:

GERENTE GENERAL

Secretaria

AREA DE AREA AREA DE AREA DE

RECURSOS ADMINISTR FINANZAS MANTENI
HUMANOS ATIVA MIENTO

Jefe de personal Jefe Contador Jefe de

administrativo mantenimiento

Coordinador de
conductores Asistente
Asistente

Asistentes Asistentes
Conductores de planta de
física estaciones
de carga y
flota de
buses

- Gerente: quien ocupe este cargo deberá tener experiencia y estudios de

administración, con una gran actitud de liderazgo y responsabilidad, pues será el

representante legal de nuestra empresa, y quien guiará a todos al cumplimiento

de nuestros objetivos. Será el puente de comunicación entre la compañía y los

socios para que en las juntas periódicas sepan del estado de su empresa.
 Sus funciones serán planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar,

calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de estar presente en las

entrevistas realizadas al personal para elegir las personas más aptas, efectuando

esto durante la jornada de trabajo que será de lunes a viernes de 8a.m. a 5 p.m.

con disponibilidad de tiempo en caso de ser necesario.

- Secretaria: se preferirá a una persona con estudios de ofimática, y con estudios

técnicos en áreas administrativas o de secretariado y con experiencia en el cargo

mínimo de 6 meses. Tendrá una labor de asistencia al gerente, apoyarlo en

juntas, redactar informes, contestar llamadas, manejar la agenda, recibir la

correspondencia y todas aquellas que se relacionen con su función y requiera el

Gerente. Su horario será de lunes a viernes de 8a.m. a 5 p.m. con disponibilidad

de tiempo en caso de ser necesario.

- Jefe de personal: nuestro jefe de personal será profesional o tecnólogo en

Gestión del Talento Humano, con experiencia mínima de 2 años en cargos

relacionados, con excelente actitud de liderazgo, sus funciones serán elaborar y

supervisar el plan de selección, contratación y desvinculación, diseñar los cargos

y sus funciones, supervisar el pago de nómina, implementar y proponer el

reglamento interno de trabajo, así como los procedimientos disciplinarios de los

empleados. Su horario será de lunes a sábados de 8a.m. a 5 p.m. con

disponibilidad de tiempo en caso de ser necesario y ocasionalmente domingos

cuando haya pago de nómina.

- Coordinador de conductores: el coordinador de conductores deberá contar con

experiencia mínima de 5 años en cargos similares, con actitud de liderazgo,

responsable, capaz de trabajar sobre presión y manejo de personal. Se encargará

 de asignar las rutas y turnos de los conductores de los buses y velar porque

cumplan con las normas de salud y seguridad en el trabajo. Estarán encargados

de vigilar las pruebas de alcoholemia y sustancias psicoactivas de los

conductores y deberá reportarlas al jefe de talento humano. Se contratarán 2

coordinadores para cubrir 2 turnos en horarios de 5 a.m. a 2 p.m. y de 2 p.m. a

11 p.m., alternando los descansos en dominicales y festivos.

- Conductores: los conductores deberán tener los pases adecuados para manejar

buses de servicio público, con experiencia en el sector mínimo de 2 años.

Deberán tener actitud de servicio, ser responsables y capaces de trabajar bajo

presión. Se contratarán 10 conductores que se distribuirán en los mismos turnos

de los coordinadores: de 5 a.m. a 2 p.m. y de 2 p.m. a 11 p.m., alternando los

descansos en dominicales y festivos.

- Jefe administrativo: el jefe del área administrativa deberá ser profesional con

conocimientos en administración, legislación laboral, procesos de

administración de personal, análisis financiero y presupuestal. Buscaremos un

profesional proactivo, creativo, responsable y líder. Sus funciones serán planear,

supervisar, coordinar, controlar y optimizar el desarrollo de los proyectos,

programas y actividades relacionados con la administración de los recursos de la

empresa en pro del desarrollo de lo misma y enfocada al cumplimiento de las

metas propuestas para cada año. Su horario será de lunes a viernes de 8a.m. a 5

p.m. con disponibilidad de tiempo en caso de ser necesario.

- Asistente administrativo: Este tendrá la función asistencial de apoyar al jefe

administrativo en las funciones de contestar llamadas, atender visitas, recibir

documentación y custodiar documentación delicada, realizar cálculos, manejar

 la agenda, realizar informes y todo aquello en lo que su jefe requiera apoyo y

esté relacionado exclusivamente con el cargo. Su horario será de lunes a viernes

de 8a.m. a 5 p.m. con disponibilidad de tiempo en caso de ser necesario.

- Contador: Quien ocupe el cargo del contador deberá ser profesional en

contaduría pública con experiencia mínima de 3 años en el cargos afines, con

licencia profesional vigente y sin procesos disciplinarios o penales. Sus

funciones serán realizar informes financieros que permitan al jefe administrativo

y el gerente tomar decisiones a corto, mediano y largo plazo. Deberá además

llevar la contabilidad, llevar los libros contables, calcular los impuestos,

elaborar las declaraciones de renta y aplicar las normas NIIF. Este tendrá una

vinculación a la empresa por Contrato de Prestación de servicios y su asistencia

a la planta será según la necesidad y programación de juntas.

- Asistente contable: este deberá ser técnico o tecnólogo en áreas afines, con

conocimientos contables para apoyar las funciones del contador, como haciendo

el control de los ingresos y egresos, los datos que serán registrados en los libros

contables, llevar la agenda contable para el pago de los diferentes impuestos y

declaraciones de renta, y demás funciones que requiera el contador siempre y

cuando se relacionen con su cargo. Su horario será de lunes a viernes de 8a.m. a

5 p.m. con disponibilidad de tiempo en caso de ser necesario.

- Jefe de mantenimiento: este deberá contar con experiencia mínima de 5 años

en cargos similares, con actitud de liderazgo, responsable, capaz de trabajar

sobre presión y manejo de personal. Se encargará de asignar las funciones a los

asistentes de aseo y mantenimiento de estaciones de carga y flota de buses y

velar porque cumplan con las normas de salud y seguridad en el trabajo. Rendirá
 informes sobre la necesidad de contratar más personal y proponer planes de

acción. Además, vigilará la calidad del trabajo de los asistentes y será

responsable del estado de aseo y funcionamiento de las estaciones de carga y

buses. Su horario será de lunes a viernes de 8a.m. a 5 p.m. con disponibilidad de

tiempo en caso de ser necesario.

- Asistentes de mantenimiento: Se requerirá personal que asista el aseo de la

planta física, y estará encargado del cuidado de los elementos de la empresa y

los buses, y de tener todo limpio y en buen estado. Sus horarios serán de lunes a

viernes de 8a.m. a 5 p.m. con disponibilidad de tiempo en caso de ser necesario.

Los asistentes encargados del mantenimiento preventivo de los buses y

estaciones de carga, deberán ser técnicos capacitados para estas funciones, con

experiencia mínima de 1 año. Seguirán las funciones asignadas por el jefe de

mantenimiento y su horario será en los mismos turnos de los coordinadores: de

5 a.m. a 2 p.m. y de 2 p.m. a 11 p.m., alternando los descansos en dominicales y

festivos.

3. DIRECCCIÓN

En esta fase es fundamental el liderazgo, por eso en la empresa SITUP elegimos los

profesionales que ocuparán los cargos de Gerente y jefes de área que más actitudes

de líder tenían para que estos puedan guiar a la consecución de nuestros objetivos a

todos los empleados de la empresa.

Estos deberán implementar estrategias constantemente valiéndose del recurso

humano que posea la empresa, llevándolos a que sean el mejor recurso disponible
para el mejoramiento del servicio y la consolidación de la misión, la visión y los

objetivos corporativos.

Por ello, centramos el liderazgo en 4 cargos específicamente: gerente, jefe de

personal, coordinador de conductores y jefe de mantenimiento. Estos cubren en

conjunto todas las partes de la empresa para que no haya ningún departamento débil.

Para contribuir al proceso de dirección y motivar a los empleados se implementarán

políticas como las siguientes:

- Posibilidad de ascensos cuando lleven mínimo 2 años, que culminen estudios

técnicos, tecnológicos y profesionales, los cuales estarán sujetos a las

necesidades de cargos.

- Posibilidad de otorgar créditos para estudios de los empleados o miembros de su

núcleo familiar.

- Posibilidad de otorgar créditos para vivienda.

- Capacitación técnica pagada por la empresa para desarrollar otras habilidades

que contribuyan al crecimiento personal del empleado y al crecimiento de la

empresa.

- Otorgamiento de incentivos periódicos a los mejores empleados de cada área

que destaquen por su honestidad, responsabilidad y compañerismo.

- Flexibilidad de horarios a los empleados que estén cursando estudios.

- Charlas motivacionales dictadas por el área de recursos humanos.

- Establecer un puente eficaz de comunicación entre los empleados y sus

superiores para que puedan manifestar sus inconformidades, proponer ideas y

solucionar problemas, haciéndolo por medio de un comité de trabajadores de

 todas las áreas que serán elegidos democráticamente por ellos mismos para que

los representen.

- Campañas internas por el sentido de pertenencia hacia la empresa.

- Garantizar una infraestructura adecuada, limpia y saludable para todos los

empleados de la empresa.

- Dictar charlas de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales

y manejo adecuado de los elementos de trabajo.

- Establecer metas trimestrales con incentivos a quienes las superen.

- Política de salarios justos y acorde a la experiencia, calidad y cantidad de

trabajo, con reconocimiento de horas extras monetariamente o en compensación

de días de descanso.

- Establecer una jerarquía que implique respeto a los superiores pero que permita

un acercamiento con todos los trabajadores de la empresa, procurando dar buen

ejemplo para todos aquellos que los ven como líderes.

- Realizar evaluaciones de desempeño que permitan identificar falencias e

implementar procesos de mejoramiento.

4. CONTROL

Esta fase se ha implementado desde el inicio, ya que tenemos políticas de

prevención y vigilancia continua a todos los aspectos de la empresa SITUP, y así

cuando ocurran problemas o se cometan errores, garantizar que no se repetirán.

Esto se puede realizar por medio de los factores críticos de éxito:

El Gerente deberá mantenerse actualizado y gestionar adecuadamente los cambios

que se puedan presentar y afecten de alguna manera el funcionamiento de la

empresa para que los trabajadores se adapten rápidamente.

Además, exigirá informes a los jefes de cada área de la empresa que entregarán

mensualmente para que de esta manera se logre información que permita tomar

decisiones que lleven a la realización de los objetivos corporativos, definir la

necesidad de capacitar a los empleados, contratar nuevo personal, asignar más

funciones, delegar funciones, ajustar metas o modificar planes de acción.

Se realizará una junta donde cada jefe tenga la oportunidad de explicar su informe y

todos tengan conocimiento del estado de la empresa, creando una sinergia entre

ellos para lograr un fin común.

Cada jefe de área deberá además vigilar que las metas y compromisos se cumplan

oportunamente, por ellos mismos y respecto de sus empleados a cargo.

El gerente elegirá auditores que revisarán los informes de los jefes de área,

determinando si elige entre el mismo personal o agencias externas.

Se aprovecharán también las evaluaciones de desempeño para hacer mediciones e

implementar estrategias de mano del área de Recursos Humanos. Estas deberán

realizarse acorde a cada cargo.

Se revisará periódicamente que las políticas de prevención de accidentes y

enfermedades laborales surtan efecto, y se dictarán capacitaciones sobre Salud y

Seguridad en el Trabajo obligatorias para todo el personal.

Se solicitará a la ARL que por medio de un profesional en Salud Ocupacional

vigilen que la infraestructura y puestos de trabajo sean seguros para los trabajadores

e informen sobre los cambios que se deban implementar, como pausas activas,

cambio de sillas, etc.

El jefe del área financiera rendirá además de los informes, estrategias para cubrir

contingencias económicas y propondrá estrategias para que se cumpla el objetivo de

que la empresa sea autosostenible.

Se creará un área de servicio al cliente virtual para que el jefe de talento humano y

coordinador de conductores puedan conocer la percepción de los usuarios respecto a

la calidad del servicio que prestaremos.

Por último, el jefe de mantenimiento será muy exigente en garantizar el buen estado

del aseo de la empresa, estaciones de carga y los buses, así como el óptimo estado

de estos últimos para prevenir accidentes o retrasos en las operaciones del servicio.

Y para evitar problemas legales o penales por las actividades de los conductores, se

realizarán pruebas de alcoholemia y de sustancias psicoactivas, así como exámenes

físicos que muestren la aptitud de los conductores.

Implementando estas políticas se podrán identificar con mayor facilidad las

desviaciones para aplicar oportunamente los correctivos necesarios, acudiendo si es

necesario a la comparación con otras empresas del sector.

BIBLIOGRAFIA

 Se tomó como referencia las lecturas fundamentales del módulo de Proceso

Administrativo del Politécnico Grancolombiano Escenarios del 1 al 8.

 Consulta de página web: Fases del Proceso Administrativo

www.gestiopolis.com/

 Consulta lectura sobre administración: Henri Fayol

 Consulta página web: GES Formación web Funciones de un jefe administrativo

www.gesformacion.edu.es