Procedimiento Elaboracion Control de Documentos

Código : GC-PR-001
INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS

Versión : 02
ELABORACIÓN, CONTROL, Fecha : 04-08-2015
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS Página : 1 de 14
TABL A DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5. RESPONSABLES
6. DESARROLLO
7. REGISTROS
1. OBJETIVO
Establecer los criterios y responsabilidades para la elaboración, revisión, aprobación,

distribución y actualización de los documentos de origen interno y externo que
afectan el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Bolivariano Esdiseños.
2. ALCANCE
Involucra a todas las dependencias de la institución y cubre todos los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad incluyendo la documentación de origen externo.
Comprende desde la solicitud para la elaboración o actualización de algún documento
de proceso, formato o procedimiento, hasta su distribución y control.
3.DEFINICIONES
3.1 Sistema de Gestión de Calidad
Sistema de Gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
3.2 Documento
Documento que se elabora voluntariamente y con el consenso de las partes

interesadas, en el que se describen las condiciones para llevar a cabo una actividad.
3.3 Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.
3.4 Procedimiento
Código : GC-PR-001
Versión : 02
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
3.5 Instructivo de Procedimiento Documentado
Es aquel procedimiento que se encuentra elaborado, además es controlado por la oficina

de calidad y es conocido por el personal pertinente.
3.6 Instructivo de Trabajo
Es un documento que describe detalladamente la forma “cómo” debe ejecutarse una

actividad o tarea, para asegurar su realización.
3.7 Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desarrolladas.
3.8 Normograma
Documento en el cual se registran los requisitos legales que debe cumplir un proceso.
3.9 Requisito
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
3.10 Copia Controlada
Una Copia Controlada es una copia impresa o fotocopia de un documento original, a la

cual se le coloca en todas sus hojas un sello rojo que dice “COPIA CONTROLADA”. La
Oficina de Autoevaluación y Calidad tiene la responsabilidad sobre el cambio de versión
del documento, si este es actualizado y será responsable por entregar las nuevas
versiones a las personas que se les sea entregado un documento como copia controlada.
3.11 Copia No Controlada
Copia impresa de un documento que no está sujeto a control, se imprime para fines
comerciales y/o legales, no se le controlan cambios, archivo, ni reproducción.
3.12 Documento Obsoleto
Documento que ha perdido vigencia debido a la situación de su versión. El original de

este documento lo conserva el responsable del Sistema de Gestión de Calidad,
identificándolo como obsoleto y guardándolo en una carpeta marcada como documentos
obsoletos del Sistema de Gestión de Calidad. Lo anterior no aplica para los documentos
de origen externo.
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Versión : 02
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
4.1 Referencias
 Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos GC-RG-001.
4.2 Registros
Los Registros del Instituto Bolivariano Esdiseños son consignados en sus respectivos
formatos, los cuales constan de un encabezado presente en todas las páginas como el
que se muestra en la Figura No. 1.
Figura 1. Estándares para la Elaboración de Registros.
B. Nombre del Instituto D. Código del Documento:

E. Versión del documento:
A. Logo del F. Fecha de elaboración:

C. Nombre del Documento, mayúscula y negrilla (Arial
Instituto a G. Página: _ de _
12)
color
4.3 Procedimientos e Instructivos de Trabajo

El formato utilizado para los Instructivos de Procedimientos e Instructivos de Trabajo
del Instituto Bolivariano Esdiseños constan de un encabezado presente en todas
las páginas del documento como el que se muestra en la Figura No. 2.
Figura 2. Estándares para la Elaboración de Instructivos de Procedimientos y

de Trabajo
B. Nombre del Instituto D. Código del Documento:

A. Logo del E. Versión del documento:
instituto a F. Fecha de elaboración:

color C. Nombre del Documento, mayúscula y negrilla (Arial
12) G. Página: _ de _
Código : GC-PR-001
Versión : 02
De igual forma, los documentos requieren de la utilización de un pie de página (Figura

No. 3) que solo debe incluirse en la última página de los Documentos.
Figura 3. Pie de página del formato Documento Fundamental.
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO
1 4 Agosto de 2011 Versión Inicial
Elaboró Revisó Aprobó
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
A continuación se describen cada uno de los campos correspondientes al formato:
a) Logotipo de la Organización: Se utiliza para identificar cada documento como

perteneciente al proceso de Normalización del Instituto Bolivariano Esdiseños.
b) Nombre del documento: Es la identificación textual de cada Documento. El título de

cada documento debe ser tan claro y preciso que pueda dar a entender el tipo de
actividades que se pretenden describir.
c) Código del Documento: Es la identificación única de cada documento dentro del

proceso de Normalización.
d) Versión: La primera, es el documento que se elabora para describir una serie de

actividades específicas, es considerada como la versión cero (0). Una vez se realizan
cambios a este primer documento este pasa a ser la versión uno (1) y así
sucesivamente para expresar la validación constante a la que deben ser sometidas
los documentos. Es un campo numérico de dos (2) dígitos.
e) Página x de y: Este campo expresa el número de páginas que componen el

documento, estableciendo un control visual del orden de estas. El consecutivo de las
páginas sirve para detectar la posible pérdida de una página. Por ejemplo, “Página 1
de 5”, “Página 2 de 5”, “Página 3 de 5”, etc.
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Versión : 02
f) Revisó: Campo donde se coloca el nombre completo y la firma de la persona que

revisa el Documento, es decir, el jefe del proceso o el encargado de la sección de la
cual hará parte el Documento.
g) Aprobó: Campo donde se coloca el nombre completo y la firma de la persona que

aprueba el documento. En el caso del Instituto Bolivariano Esdiseños siempre
será el director de la sede.
h) Cargo: Especifica el cargo de la persona que revisa y de la persona que aprueba el

documento.
i) Fecha: Especifica la fecha en que el documento fue revisado y/o aprobado.
4.3 Generalidades
4.3.1 En el caso de documentos extensos, habrá una portada donde irá el nombre del
documento, la versión y si es una copia controlada; así mismo el pie de página
que referencia quien revisó y quien aprobó.
4.3.2 Los documentos deben ser breves, claros y precisos; el texto debe presentarse de
manera resumida, presentando lo estrictamente necesario.
4.3.3 Se puede acudir a la utilización de ilustraciones (figuras, tablas y cuadros) con el

fin de reducir texto.
4.3.4 La terminología debe ser uniforme, se debe utilizar el mismo término para un
mismo concepto.
4.3.5 La redacción del documento se debe hacer en forma impersonal y en tiempo

presente.
4.3.6 Los documentos se deben transcribir en computador. El contenido de su texto se

debe hacer a un (1) espacio. El tipo de letra debe ser uniforme (Arial Tamaño 11),
en tinta de color negro.
4.3.7 Los párrafos deben iniciar en el margen izquierdo, sin dejar sangría.
4.3.8 Las figuras, tablas o cuadros deben llevar su título en la parte superior.
4.3.9 Se debe evitar el uso excesivo de términos como “adecuado”, “necesario”,

“requerido” entre otros; ya que pueden dar lugar a diversas interpretaciones. Por
ejemplo, “… el funcionario debe reunir los documentos requeridos para diligenciar
el registro…”. En este ejemplo se sugiere mencionar el conjunto de documentos
que se necesitan, evitando el uso del término “requeridos”.
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Versión : 02
4.3.10 Se debe evitar el uso excesivo de nomencladores, utilizando como máximo hasta
cuatro (4) dígitos en los numerales que señalan las subdivisiones de un capítulo.
Por ejemplo; 4.1, 4.1.1, 4.1.1.1. A partir de cuatro (4) dígitos se debe utilizar la
viñeta ( ● ) punto negro.
4.4 Estructura de los Documentos
La documentación del sistema de gestión de calidad del Instituto Bolivariano

Esdiseños debe llevar algunos ítems que son requeridos dependiendo del tipo de
documento (Cuadro No. 1), éstos deben incluirse según su obligatoriedad:
Cuadro No. 1 Ítems de la estructura de los documentos del sistema de gestión de
calidad y su uso obligatorio o alternativo.
Manual de Otros
Capítulo Procedimientos Registros
calidad Documentos
1. Objetivo O O A A
2. Alcance O O A A
3. Definiciones O O A A
4. Descripción de
A O A A
actividades
5. Responsables A O A A
6. Controles A A A A
7. Documentos y/o
A O A A
registros relacionados
O: Obligatorio A: Alternativo
Estos ítems definen:
 Objetivo: Precisa los aspectos que trata el documento y amplía la información del
título. 

 Alcance: Define la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento. 

 Definiciones: Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la
comprensión del documento. 

 Descripción de Actividades: Determina paso por paso la forma como se llevan a
cabo las actividades relacionadas en el documento 

 Responsables: Precisa quien o quienes son los responsables de implementar el
documento, puede estar incluido dentro de la descripción de actividades o aparecer
como un numeral del documento. 


 Código : GC-PR-001

 INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS
Versión : 02

 ELABORACIÓN, CONTROL,
 Fecha : 04-08-2015
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Y
 REGISTROS Página : 7 de 14


 Controles: Precisa a que actividad se le hace control, quien y en qué momento se
debe hacer. 

 Documentos y/o registros relacionados: Documentos internos y externos que se
pueden consultar como apoyo, así como los registros que se derivan de la aplicación
del documento que se describe. 
4.5 Identificación de los documentos
El código de los documentos se constituye como el mecanismo principal para

identificarlas dentro del proceso de normalización. De esta manera el código debe
reflejar el origen y la utilización del documento.
Según el “Elaboración, Control, Distribución de Documentos y Registros -GC-RG-001”del

Instituto Bolivariano Esdiseños, la codificación de los documentos se realiza de la
siguiente forma:
Código del tipo de documento – XX (Código numérico del proceso) – XX (Número del
manual de procedimientos) - Código de la dependencia responsable.
Con base en la información anterior y adecuándolo a la estructura de la sede, la

documentación del sistema de gestión de calidad del Instituto Bolivariano Esdiseños,
se utilizará la estructura de codificación ilustrada en la Figura No. 4.
Figura 4. Estructura de los Códigos de la Documentación del sistema de

gestión de calidad del Instituto Bolivariano Esdiseños.

α α − β 
β - 
Tres (3) dígitos co mo consecutivo de
 control para la organización

Dos (2) letras que representan el tipo de
documento.
Dos (2) letras que representan el proceso
al que pertenece el documento.
Las dos (2) primeras letras en la estructura de los códigos para la Documentación
representan el proceso del cual proviene ésta, es decir, donde se encuentran
centralizados los Usuarios de los documentos con relación al alcance que se haya
definido para el documento. Las siglas que representan a los procesos del Instituto
Bolivariano Esdiseños se muestran en el Cuadro No. 2.
Código : GC-PR-001
Versión : 02
Cuadro No. 2 Siglas que representan los procesos del Instituto Bolivariano
Esdiseños.
CODIGO TIPOS DE PROCESOS

GD Gestión Directiva
GC Gestión de la Calidad
GE Gestión de la Comunidad
GA Gestión Académica
TH Talento Humano
ME Mercadeo
FI Financiero
GL Gestión Logística y de la Infraestructura
Para la definición de las siglas que representan los procesos de la organización (donde
se originan los documentos) se adopta una subdivisión de tipo metodológico.
Las dos (2) letras siguientes en la estructura del código representan el tipo de
Documento. El Cuadro No. 3 presenta la clasificación de acuerdo al tipo de documentos
que va a manejar el Instituto Bolivariano Esdiseños.
Cuadro No. 3. Siglas que representan el tipo de Documento para el Instituto

Bolivariano Esdiseños.
CODIGO TIPOS DE DOCUMENTOS
MC Manual de Calidad
IP Instructivo de Procedimiento
CT Caracterización
RG Registro (Formato)
DI Documento Interno
DE Documento Externo
PR Procedimiento
Código : GC-PR-001
Versión : 02
5. RESPONSABLES
5.1 Elaboración, Control y Distribución Preliminar de Documentos
5.1.1 El usuario del Documento identifica la necesidad de nueva documentación o

ajuste a la existente y le informa con el diligenciamiento y entrega del registro de
Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos GC-RG-001, al
responsable del Sistema de gestión de calidad.
5.1.2 El responsable del Sistema de gestión de calidad analiza la solicitud y evalúa la

importancia y la prioridad del elemento a documentar. Si es un documento nuevo,
asigna el código correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4.4
de este procedimiento. En caso de actualización, analiza los efectos del cambio y
consulta con los involucrados en el mismo. Para proceder a documentar se cuenta
con las siguientes opciones:
5.1.2.1. La persona solicitante es quien elabora o ajusta el documento de forma

preliminar, con el soporte necesario por parte del responsable del Sistema de
Gestión de Calidad.
5.1.2.2. El responsable del Sistema de Gestión de Calidad es quien directamente

elabora o ajusta el documento requerido de manera definitiva.
5.1.3 Una vez documentado, el responsable del Sistema de Gestión de Calidad revisa el
documento, evaluando la necesidad de realizar ajustes, los cuales serán discutidos con el
personal involucrado.
5.2 Revisión
5.2.1 Desarrollados los ajustes, el documento es sometido a revisión por parte del
Responsable del proceso involucrado.
5.2.2 El responsable del Sistema de Gestión de Calidad efectúa los ajustes o

cambios que se requieran realizar en el documento de acuerdo a los comentarios y
observaciones emitidas por el Responsable del proceso. En los casos que se
requiera precisar conceptos poco claros o justificar la inaplicabilidad de los mismos,
cita a reunión con las personas involucradas.
5.2.3 Finalmente el documento será revisado nuevamente por el responsable del sistema
de gestión de calidad, quien lo verificará con los ítems solicitados en Elaboración,
Modificación o Eliminación de Documentos GC-RG-001, en este documento
quedará constancia del estado del documento.
Código : GC-PR-001
Versión : 02
5.3 Aprobación
5.3.1 El responsable del Sistema de Gestión de Calidad envía el PEI, Manual de

Convivencia y Documentos Reglamentarios para aprobación final al Consejo
Directivo de la Institución.
5.3.2 Este mismo ajusta el documento de acuerdo a los comentarios y observaciones

emitidas por la dirección de la sede.
5.3.3 Posteriormente imprime la versión final del documento elaborado o actualizado lo

hace firmar de las personas correspondientes.
5.3.4 El responsable del Sistema de Gestión de Calidad, actualiza la versión y fecha del
documento en el formato en el “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS – GC-
RG-003
5.4 Modificación o Eliminación de Documentos
Por lo menos una vez al año se deben revisar los documentos, con el fin de mantenerlos
actualizados, quedando registrado en el GC-RG-001. En caso de eliminación o
modificación se registrará en la casilla de observaciones del registro mencionado. Los
documentos que sean definidos como obsoletos, serán guardados por máximo 3 meses.
Cada vez que se apruebe o se requiera un cambio en los documentos, el responsable del
Sistema de Gestión de Calidad debe actualizar los listados maestros.
En el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS – GC-RG-003 se identificará la versión

que tenga el documento actualmente, Igualmente cada documento llevará en su
encabezado la versión del mismo, de esta forma se podrá corroborar si las versiones
corresponden.
5.5 Distribución y Difusión
Una vez ha sido firmado el documento, el Responsable del Sistema de gestión de calidad
distribuye el documento en los procesos en los cuales tiene aplicación en el
Registro de ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS - GC-RG-001. Así mismo, cuando se trata de documentos que
han sido modificados o eliminados se procede a la recolección de las copias
obsoletas, y según se requiera se destruyen las copias y se procede a guardar el
original en el servidor principal en archivo especifico llamado óbstelos, por el tiempo
determinado en el punto anterior.
Código : GC-PR-001
Versión : 02
El Responsable del Sistema de gestión de calidad en asocio con el Responsable del

proceso involucrado, lleva a cabo la difusión de los aspectos del documento elaborado o
actualizado, a los involucrados en la aplicación del mismo, quienes deben cumplir con las
disposiciones previstas en el documento rutinariamente.
6. DESARROLLO
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO

1. Establecimiento De Los Registros.
Los responsables de cada uno de los

procesos del Instituto Bolivariano
Esdiseños deben solicitar la creación o
modificación de registros mediante el
registro Elaboración, Modificación o
Eliminación de documentos
- GC-RG-001.
El Instituto Bolivariano Esdiseños ha

delegado en los siguientes cargos la Equipo de Gestión Elaboración,
responsabilidad de revisar y aprobar la de la Calidad Modificación o
solicitud de elaboración o modificación de Eliminación de
registros cada vez que se requiera: documentos
GC-RG-001
  Dirección de la Sede 
 Responsable del sistema de gestión
de calidad 
 Responsable de Proceso 
Estas personas poseen la capacidad de

implementar registros en cada uno de los
procesos que tenga a cargo cuando considere
necesario o conveniente siguiendo siempre
los lineamientos del procedimiento para la
elaboración, distribución y control de
documentos y Registros – GC-PR-001.
2. Mantenimiento De Los Registros
Los formatos deben ser revisados cada vez

que se requiera por los responsables de su
diligenciamiento para asegurar que son
adecuados, en el caso de que se soliciten Equipo de Gestión
Código : GC-PR-001
Versión : 02
cambios se deben remitir al punto anterior. El de la Calidad Elaboración,

Responsable del sistema de gestión de calidad Modificación o
tiene la responsabilidad de actualizar el listado Eliminación de
maestro de registros – GC-RG-004 para mantener documentos
el control de los registros establecidos. GC-RG-001
Los encargados de revisar y aprobar los
registros están en la capacidad de
determinar si alguno de estos debe ser
modificado o eliminado, por medio del
registro de Elaboración, Modificación o
Eliminación de documentos
- GC-RG-001.
3. Legibilidad De Los Registros

Equipo de Elaboración,
Los formatos de los registros pueden estar Gestión de Modificación o
impresos en papel ó sistematizados. Los registros la Calidad Eliminación de
que se diligencien en línea y no requieran documentos
impresión al momento del diligenciamiento GC-RG-001
deberán realizarse una impresión por lo menos
una vez al semestre.
Es responsabilidad de quien diligencia el registro,

que se encuentre redactado en un lenguaje sencillo
y que no presente tachones o enmendaduras que
puedan dar lugar a confusiones posteriores.
Los registros que se diligencien a mano se

deben hacer con letra imprenta para facilitar su
lectura.
4. Identificación De Los Registros

Equipo de Elaboración,
Para la identificación se ha dispuesto de un Gestión de Modificación o
encabezado que contiene el nombre del la Calidad Eliminación de
registro y una codificación compuesta por siete (7) documentos
dígitos, que se encuentra detallada en el GC-RG-001
procedimiento para elaboración, control,
distribución de documentos y registros - GC-PR-
001. Sobre el análisis de la información
recogida con el fin de sugerir donde se
Definirán las líneas de acción pertinentes.
Código : GC-PR-001
Versión : 02
5. Almacenamiento Y Recuperación De Los

Registros Equipo de Elaboración,
Gestión de la Modificación o
Los registros que se mantienen en papel Calidad Eliminación de
pueden estar ordenados cronológicamente o documentos
por tipo de documento, se conservan en GC-RG-001
carpetas o archivadores situados en el
puesto de trabajo de los empleados. Para el
caso de los registros por computador, se
requiere que el responsable de diligenciar y
archivar tenga asignado un equipo y que los
programas sean sencillos y seguros para
garantizar su recuperación.
6. Protección De Los Registros
Los registros que se encuentran en papel pueden

ser almacenados al finalizar el día, en el Elaboración,
momento que se terminan de diligenciar o Equipo de Modificación o
Gestión de la Eliminación de
cuando ya no se necesite; las diferentes áreas
Calidad documentos
cuentan con la infraestructura adecuada para GC-RG-001
ello. Para el caso de los registros
sistematizados se ha establecido que los
empleados tengan asignado un equipo para su
realización y deben realizar semanalmente
una copia de seguridad.
7. Tiempo De Retención
El tiempo de retención para cada registro es

de 1 años el cual ha sido establecido por el
responsable de cada proceso según la incidencia Equipo de Listado maestro de
que tiene sobre el sistema de gestión de Gestión de la Registros.
calidad o las disposiciones reglamentarias o Calidad GC-RG-004.
legales aplicables y se encuentra consignado en
el documento listado maestro de registros – GC-
RG-004. Es responsabilidad de quien archiva los
registros mantenerlos por el tiempo indicado.
Código : GC-PR-001
Versión : 02
8. Disposición De Los Registros

La disposición final de los registros ha sido Equipo de Gestión Listado maestro de
especificada en el listado maestro de registros de la Calidad Registros.
en la columna definida para esto. GC-RG-004.
7. REGISTROS
El Control de los registros de este procedimiento se hace de acuerdo con la siguiente tabla.
CODIGO NOMBRE ARCHIVO FORM A DE RESPONSABLE TIEMPO DE DISPOSICION
ARCHIVO DEL ARCHIVO RETENCION
GC-RG-001 Elaboración, Red Cronológico Equipo de 1 año Activo
Modificación Gestión
de la
o Eliminación
Calidad
de
Listado maestro
GC-RG-004 documentos Red Cronológico Equipo de 1 año Activo
de Gestión
GC-RG-
Registros. de la
001 Calidad
GC-RG-003 Listado Maestro Red Cronológico Equipo de 1 año Activo
de Gestión
Documentos de la
Internos Calidad
HISTORIAL O CONTROL DE CAMBIOS A ESTE DOCUMENTO
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO
1 4 Agosto de 2011 Versión Inicial
2 5 de agosto de 2015 se cambia el nombre del registro

Elaboración, Control, Distribución de
Documentos y Registros.
GC-RG-001 por el de Elaboración,
Modificación o Eliminación de
documentos GC-RG-001
Elaboró Revisó Aprobó
Firma: Firma: Firma:

Luis E. Vélez Caraballo Sandra Mercado Pérez Rosario Monterrosa Castro
Nombre: Nombre: Nombre:
Luis E. Vélez Caraballo Sandra Mercado Pérez Rosario Monterrosa Castro
Cargo: Cargo: Cargo:
Coordinador de Proyectos Coordinador de Calidad Alta Dirección
Fecha: Fecha: Fecha:
02-08-2011 03-08-2011 04-08-2011

Procedimiento Elaboracion Control de Documentos

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Código : GC-PR-001

INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS

Establecer los criterios y responsabilidades para la elaboración, revisión, aprobación,

3.1 Sistema de Gestión de Calidad

Documento que se elabora voluntariamente y con el consenso de las partes

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

3.5 Instructivo de Procedimiento Documentado

Es aquel procedimiento que se encuentra elaborado, además es controlado por la oficina

3.6 Instructivo de Trabajo

Es un documento que describe detalladamente la forma “cómo” debe ejecutarse una

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

3.10 Copia Controlada

Una Copia Controlada es una copia impresa o fotocopia de un documento original, a la

3.11 Copia No Controlada

3.12 Documento Obsoleto

Documento que ha perdido vigencia debido a la situación de su versión. El original de

Figura 1. Estándares para la Elaboración de Registros.

B. Nombre del Instituto D. Código del Documento:

A. Logo del F. Fecha de elaboración:

4.3 Procedimientos e Instructivos de Trabajo

Figura 2. Estándares para la Elaboración de Instructivos de Procedimientos y

B. Nombre del Instituto D. Código del Documento:

instituto a F. Fecha de elaboración:

De igual forma, los documentos requieren de la utilización de un pie de página (Figura

Figura 3. Pie de página del formato Documento Fundamental.

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO

1 4 Agosto de 2011 Versión Inicial

Elaboró Revisó Aprobó

Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

A continuación se describen cada uno de los campos correspondientes al formato:

a) Logotipo de la Organización: Se utiliza para identificar cada documento como

b) Nombre del documento: Es la identificación textual de cada Documento. El título de

c) Código del Documento: Es la identificación única de cada documento dentro del

d) Versión: La primera, es el documento que se elabora para describir una serie de

e) Página x de y: Este campo expresa el número de páginas que componen el

f) Revisó: Campo donde se coloca el nombre completo y la firma de la persona que

g) Aprobó: Campo donde se coloca el nombre completo y la firma de la persona que

h) Cargo: Especifica el cargo de la persona que revisa y de la persona que aprueba el

i) Fecha: Especifica la fecha en que el documento fue revisado y/o aprobado.

4.3.3 Se puede acudir a la utilización de ilustraciones (figuras, tablas y cuadros) con el

4.3.5 La redacción del documento se debe hacer en forma impersonal y en tiempo

4.3.6 Los documentos se deben transcribir en computador. El contenido de su texto se

4.3.9 Se debe evitar el uso excesivo de términos como “adecuado”, “necesario”,

4.4 Estructura de los Documentos

La documentación del sistema de gestión de calidad del Instituto Bolivariano

Estos ítems definen:

El código de los documentos se constituye como el mecanismo principal para

Según el “Elaboración, Control, Distribución de Documentos y Registros -GC-RG-001”del

Con base en la información anterior y adecuándolo a la estructura de la sede, la

Figura 4. Estructura de los Códigos de la Documentación del sistema de

CODIGO TIPOS DE PROCESOS

Cuadro No. 3. Siglas que representan el tipo de Documento para el Instituto

CODIGO TIPOS DE DOCUMENTOS

5.1 Elaboración, Control y Distribución Preliminar de Documentos

5.1.1 El usuario del Documento identifica la necesidad de nueva documentación o

5.1.2 El responsable del Sistema de gestión de calidad analiza la solicitud y evalúa la

5.1.2.1. La persona solicitante es quien elabora o ajusta el documento de forma

5.1.2.2. El responsable del Sistema de Gestión de Calidad es quien directamente