TALLER PROCESOS ADMINISTRATIVOS 03

LAURA VALENTINA CRUZ GOMEZ

YULY KATERINE CRUZ ROJAS

NELSON ENRIQUE MENZA CEBALLOS

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA- SEDE LA PLATA HUILA

FACULTAD DE ECONOMÌA Y ADMINISTRACIÒN

ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

CURSO PROCESOS ADMINISTRATIVOS

LA PLATA – HUILA

JULIO 2020
 TALLER PROCESOS ADMINISTRATIVOS 03

PRESENTADO POR:

LAURA VALENTINA CRUZ GOMEZ

YULY KATERINE CRUZ ROJAS

NELSON ENRIQUE MENZA CEBALLOS

PRESENTADO A:

FLORICEL CANGREJO PEÑA

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA- SEDE LA PLATA HUILA

FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACIÒN

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

CURSO PROCESOS ADMINISTRATIVOS

LA PLATA – HUILA

JULIO 2020
 INTRODUCCIÒN

Por medio del presente trabajo se plasma a lo que realmente va enfocada WORKEM S.A.S

puesto que es una empresa dedicada a las asesorías administrativas como objeto principal con

ámbitos de actividad complementarios como los procesos administrativos, clima organizacional,

atención al cliente entre otros en las mypes del municipio de La Plata. El plan de empresa

consiste en el estudio de la viabilidad del proyecto teniendo en cuenta las características del

mercado, a través de un análisis tanto interno como externo. El objetivo fundamental es

permanecer en el tiempo y crear una referencia, que si no como innovación, sí como mejora de

los servicios que se ofrecen actualmente, minimizando los errores y aumentando la eficacia de las

decisiones más complejas; como así mismo poner en practica cada uno de los conocimientos

adquiridos en el curso de procesos administrativos.

 TABLA DE CONTENIDO
1. APLICACIÓN FUNCIÓN DE PLANEACIÓN.....................................................................7

1.1 RESEÑA HISTÒRICA.........................................................................................................7

1.2 OBJETIVO GENERAL.........................................................................................................8

1.2.1 Objetivos Específicos.....................................................................................................8

1.3 MISIÓN.............................................................................................................................9

1.4 VISIÓN..............................................................................................................................9

1.5 VALORES CORPORATIVOS.........................................................................................9

1.5.1 Principios..........................................................................................................................10

1.6 ANÀLISIS EXTERNO E INTERNO DE LA EMPRESA (DOFA)...............................11

2. APLICACIÓN FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN........................................................13

2.1 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES.........................................13

2.2 ORGANIGRAMA...............................................................................................................13

2.3 NVELES DE LA ORGANIZACIÓN (CARGO Y FUNCIONES).....................................14

2.3.1 NIVEL DIRECTIVO O ESTRATÉGICO........................................................................14

2.3.1.1 Denominación del cargo. GERENTE:...........................................................................14

2.3.2 NIVEL FUNCIONAL O TÁCTICO................................................................................16

2.3.2.1 Denominación del cargo. CONTADOR:.......................................................................16

2.3.2.2 Denominación del cargo. AUXILIAR DE MERCADEO:............................................17

 2.3.3 NIVEL OPERATIVO.......................................................................................................19

2.3.3.1 Denominación del cargo. AUXILIAR CONTABLE:...................................................19

2.3.3.1 Denominación del cargo. ASESORES:.........................................................................21

3. APLICACIÓN FUNCIÓN DE DIRECCIÓN.................................................................22

3.1 QUE ES DIRECCIÓN EMPRESARIAL............................................................................22

3.1.1 CUANTOS ESTILOS DE DIRECCIÓN EXISTEN.......................................................22

3.1.1.1 Estilo Autocrático:.........................................................................................................22

3.1.1.2 Estilo Paternalista:.........................................................................................................23

3.1.1.3 Estilo Laissez faire:........................................................................................................23

3.1.1.4 Estilo Democrático:.......................................................................................................23

3.1.1.5 Estilo Burocrático:.........................................................................................................23

3.1.1.6 Estilo Institucional:........................................................................................................23

3.2 ¿QUÉ ES GERENCIA?.......................................................................................................24

3.3 SEGÚN STEPHEN ROBBINS, QUE ES MOTIVACIÓN Y CUÁL ES SU PROCESO

QUE DINAMIZA LA MOTIVACIÓN..........................................................................................24

3.4 DESCRIBA Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE

TENER UN LÍDER IDEAL, SEGÚN LO ESTABLECIDO POR LA TEORÍA DE LOS

RASGOS DE LA PERSONALIDAD............................................................................................26

3.5 EXISTEN TRES TIPOS DE COMUNICACIÓN, EXPLIQUE CADA UNA DE ELLAS27

3.5.1 Comunicaciones formales e informales:...........................................................................27

 3.5.2 Comunicaciones orales y escritas:....................................................................................28

3.5.3 Comunicaciones descendentes, ascendentes y laterales:..................................................28

3.6 SEGÚN CHIAVENATO, UN SUPERVISOR DEBE CUMPLIR CON CINCO

CARACTERÍSTICAS ESENCIALES, EXPLÍQUELAS..............................................................29

3.6.1 Representante de la dirección:.....................................................................................29

3.6.2 Dependencia de la pericia técnica:...............................................................................30

3.6.3 Comunicación en dos lenguajes:..................................................................................30

3.6.4 Identificación en dos rumbos:......................................................................................30

3.6.5 Autoridad limitada:......................................................................................................30

4 APLICACIÓN FUNCIÓN CONTROL.................................................................................31

4.1 DEFINA EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA.................................31

4.2 IDENTIFIQUE Y EXPLIQUE LAS FASES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO......31

4.3 COMO APLICA EL CONTROL ESTRATÉGICO, TÁCTICO Y FUNCIONAL EN

NUESTRA ORGANIZACIÓN......................................................................................................33

4.3.1 Nivel estratégico:..............................................................................................................33

4.3.2 Nivel táctico:.....................................................................................................................33

4.3.3 Nivel Operativo:...............................................................................................................34

 1. APLICACIÓN FUNCIÓN DE PLANEACIÓN

1.1 RESEÑA HISTÒRICA

WORKEM S.A.S, nace en el año 2020, y surge después de haber realizado un estudio de

mercado en las empresas del municipio, investigaciones que nos permitieron tener un punto de

vista más amplio de cómo se encuentran estas empresas respecto a su organización. Y con ello

evidenciar que presentan falencias de tipo administrativo y corporativo, falencias que pueden

generar un descenso en las operaciones que realizan estas empresas para posteriormente

convertirnos en grupos de apoyo para los microempresarios del municipio de La Plata Huila; por

estos motivos WORKEM se ha enfocado en brindar sus servicios relacionados al área

administrativa a las mypes que están dando sus inicios y desean poner en marcha sus ideas de

negocio; contando con un doble propósito es decir con el fin de mejorar los déficit de calidad y

productividad que se ven reflejados en estas empresas, causados por los escasos conocimientos

administrativos o desinterés con los que cuentan estas personas, ocasionando una reducida

dedicación a esta área. Por ello contamos con un talento humano que está en continuo

entrenamiento y capacitación en esta área que requiere un mayor esfuerzo en particular; si se

desea cumplir con los objetivos empresariales.

De acuerdo a esto, WORKEM S.A.S se ha posicionado en el mercado al contar con personal

calificado, quienes brindan servicios de calidad y cumplen con los estándares nacionales para

lograr ser competitivos en el mercado local y regional.

 1.2 OBJETIVO GENERAL

Brindar apoyo en los procesos administrativos de las pymes del sector frutícola del

municipio de la plata Huila, proporcionando soluciones estratégicas mediante asesorías

administrativas que contribuyan a la competitividad y buen manejo de la empresa.

Meta: ofrecer 6 asesorías en procesos administrativos, 6 asesorías en talento humano y 5 en

mercadeo proyectada a 1 año.

1.2.1 Objetivos Específicos

- Mejorar el área de procesos y procedimientos de la empresa que requiera de este

servicio, y así mismo estructurar las funciones y cargos de manera adecuada para un

mejor funcionamiento de la empresa.

Meta: Ofrecer 3 asesorías en el área de procesos y procedimientos, seguidamente se realizara

un seguimiento trimestral a un 1 año para verificar la evolución y mejora de la empresa.

- Mejorar el posicionamiento de la empresa mediante un análisis del de mercado

teniendo en cuenta la competencia, creando estrategias de marketing para un mayor

reconocimiento.

Meta: Brindar 3 asesorías al empresario y programar 2 capacitaciones mensuales a los

empleados, y su respectivo seguimiento mensual.

- Orientar a los empleados sobre la adecuada atención al cliente.

Meta: Brindar 3 capacitaciones mensuales a los empleados ya que un buen servicio prestado

crea una buena imagen de la empresa y motiva a más clientes a adquirir el servicio o producto.

8
 - Incentivar al empresario a la mejora e innovación del servicio o producto

brindándole un valor agregado que se destaque en el mercado

Meta: Brindar 2 asesorías al empresario y al área de mercadeo.

1.3 MISIÓN

WORKEM S.A.S es una empresa que identifica e implementa estrategias de desarrollo a las

empresas Mypes del municipio de La Plata Huila a aquellas que presentan falencias en las

actividades de tipo administrativo y corporativo generando un desnivel frente a la competencia,

trabajando de manera constante por la competitividad de estas y su respectiva sostenibilidad en el

mercado.

1.4 VISIÓN

Para el año 2025, WORKEM S.A.S será reconocida a nivel regional como una empresa líder

en asesorías administrativas, que busca generar un cambio organizacional en las empresas y

desarrollar ventajas competitivas diferenciadoras.

1.5 VALORES CORPORATIVOS

Honestidad: Brindando siempre nuestro servicio con rectitud, honradez y respeto a la ética

profesional, aportando un servicio de calidad que brinde valor y utilidad.

Transparencia: garantizamos que toda la información brindada de parte nuestros clientes

sobre su actividad comercial, en ningún caso será alterada o modificada.

Responsabilidad: Respetar una serie de lineamentos y reglas contribuyendo en el

crecimiento y armonía en el entorno laboral y con personas que interactuamos.

9
 Compromiso: Vinculación máxima con nuestros clientes en cada asesoría personalizada

convirtiéndonos en parte del equipo de la empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

1.5.1 Principios

 Mentalidad de servicio desarrollando capacidades para satisfacer las expectativas

del cliente con accesibilidad y atención personalizada.

 Trabajo en equipo brindado siempre el apoyo respeto y confianza teniendo en

cuenta nuestros conocimientos y experiencia.

 Aportamos soluciones innovadoras, creativas y estratégicas basadas en la

generación fomentado al desarrollo de ideas para nuestros clientes.

10
 1.6 ANÀLISIS EXTERNO E INTERNO DE LA EMPRESA (DOFA)

Oportunidades (O) Amenazas (A)

ANÀLISIS 1. Manejo de 1. Desastres

EXTERNO herramientas naturales.
tecnoló gicas. 2. Competencia
2. Existe gran desleal.
nú mero de 3. Disolució n
emprendedores que completa de los socios
desean iniciar sus de la empresa.
ideas de negocio. 4. No aceptació n de
ANÀLISIS 3. Establecer la empresa al ser nueva
alianzas estratégicas. en otros municipios.
INTERNO 4. Expandir los
servicios hacia otros
municipios.
Fortalezas (F) Estrategias (FO) Estrategias (FA)

1. Capacidad de 1. Implementar el 1. Contratar el

liderazgo. uso de las nuevas servicio de una
2. Personal con herramientas aseguradora ante
conocimientos en el tecnológicas para dar cualquiera eventualidad.
á rea. a conocer los 2. Capacitación
3. Solució n de servicios. continua de cada uno de
problemas y 2. Crear un los empleados.
conflictos. portafolio de 3. Rotar
4. Clima servicios flexible y constantemente los
organizacional cómodo a las puestos de trabajo, para
ó ptimo con cada uno necesidades de los no convertir en algo
de los trabajadores. clientes. monótono las
3. Entablar actividades.
contacto con empresas 4. Beneficiarnos del
promotoras o crecimiento del mercado
patrocinadoras para ampliando nuestro
impulsar la empresa. mercado objetivo.
4. Conformar
equipos de trabajo
para ampliar los
servicios a ofrecer de
manera personalizada.
Debilidades (D) Estrategias (DO) Estrategias (DA)
1. Poca experiencia en el 1. Fortalecer esta debilidad 1. Capacitarnos en el área
mercado a través del personal Seguridad Y Salud ocupacional
2. Bajo reconocimiento altamente capacitado, para obtener conocimientos y

11
de la empresa
3. No poseer una pá gina
web para aquellos clientes
que requieran informació n
de nuestro servicio
4. Carencia de
conocimiento en el servicio
online externo
realizando un diagnóstico estar preparados en caso de
tanto de la zona rural y emergencias.
urbana recolectando 2. Implementar grados de
información de cuáles son las
innovación constante, para
necesidades que requieren
nuestros clientes y así mismo lograr fidelidad de los clientes.
ofrecerles el servicio que 3. Entablar buenas
requieran. relaciones interpersonales, la
2. Implementar estrategias solución de conflictos, para
de publicidad a través las TIC fortalecer la confianza y unión
o folletos, tarjetas entre los socios de la empresa.
presentación para dar a
4. Crear un plan de
conocer la empresa en el
mercado y atraer clientes. publicidad y una Ubicación
3. Contratar a una persona estratégica de las instalaciones
altamente calificada para que de las sucursales que permitan
realice la página web donde ser más asequibles a los nuevos
se dé a conocer la imagen clientes.
corporativa de la empresa y
sus servicios.
4. Solicitar capacitaciones
para los empleados y
respectivamente su
certificación para el manejo
de la nuevas tecnologías
online
12
 2. APLICACIÓN FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

2.1 TIPO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES

El tipo de departamentalización que es utilizada por WORKEM S.A.S es por

funciones y consiste en la agrupación de funciones de acuerdo con las actividades que

realiza la empresa; un ejemplo son las empresas que cuentan con un departamento de

finanzas, uno de operaciones, uno de mercadotecnia y uno de recursos humanos.

2.2 ORGANIGRAMA

Para cumplir con los objetivos propuestos, WORKEM S.A.S deberá contar con la siguiente

planta de personal, diseñado con el fin de atender a las necesidades, definiendo las líneas de

autoridad y el área a la cual pertenece cada cargo.

13
 2.3 NVELES DE LA ORGANIZACIÓN (CARGO Y FUNCIONES)

2.3.1 NIVEL DIRECTIVO O ESTRATÉGICO

2.3.1.1 Denominación del cargo. GERENTE:

Objetivo del cargo. Coordinar las actividades, los planes de comercialización y mercadeo, a

fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a políticas establecidas para la promoción,

distribución y venta de servicios a fin de lograr los objetivos de ventas.

Perfil:

- Estudios profesionales en administración o carreras afines.

- Título universitario en Administración de Empresas, Ingeniero Industrial,

Mercadeo.

Requisitos.

1. Generar impacto en el entorno social y económico donde la empresa desarrolla su

actividad.

2. Motivar a los integrantes de su esquipo de trabajo.

3. Usar la verdad y transparencia.

4. Orientar hacia los objetivos empresariales de acuerdo a las funciones de cada uno.

5. Ser emprendedor.

6. Experiencia.

14
Funciones:

1. Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

2. Determinar el orden del pago sus trabajadores.

3. Realizar los actos de administración y gestión ordinaria de la sociedad.

4. Ejecutar el Plan de Negocios aprobado por el Directorio y proponer

modificaciones al mismo.

5. Preparar y ejecutar el presupuesto aprobado por el Directorio y proponer

modificaciones al mismo.

6. Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario.

7. Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por pequeñas que

sean.

8. Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en negocio o empresa para poder

solucionarla.

9. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y

entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación.

10. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los

diferentes departamentos.

Subordinación. Asamblea General De Accionistas.

15
 2.3.2 NIVEL FUNCIONAL O TÁCTICO

2.3.2.1 Denominación del cargo. CONTADOR:

Objetivo del cargo. La persona que aspire a desempeñar el cargo deberá ostentar altas

calidades morales y profesionales. El cargo de Contador depende funcional y jerárquicamente del

Gerente.

Perfil:

- Licenciado en Contaduría Pública

- Estudios profesionales y/o técnicas en contabilidad.

Requisitos.

1. Minucioso.

2. Responsable.

3. Honrado.

4. Experiencia.

5. Aplicación y desarrollo de sistemas contables.

Funciones:

1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el

plan de cuentas establecidas.

16
 2. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que exijan los entes de control

y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.

3. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes

notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

4. llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender

los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.

5. formular alternativas y ajustes considerando objetivos organizacionales.

6. Hacer el registro diario de compras, ventas, gastos, cuentas por cobrar y pagar de las

diferentes empresas con las que labora la contadora en Excel.

7. Revisar que las facturas de los proveedores cumplan con los requisitos exigidos por ley.

8. Clasificar, guardar y resumir información numérica y financiera para recopilar y llevar los

registros financieras.

9. analizar los estados financieros.

10. digitar comprobantes de ingresos y egresos en el programa contable.

Subordinación. Gerente y la junta directiva.

2.3.2.2 Denominación del cargo. AUXILIAR DE MERCADEO:

Objetivo del cargo. Tiene como finalidad, mantener la presencia de la Empresa en el

Mercado, mediante una efectiva labor de Mercadotecnia, orientada a desarrollar nuevos

Negocios

17
Perfil:

- Formación Académica, titulado en Marketing, o carreras afines.

- Manejo de los programas de Office (Word, Excel).

- Experiencia en las actividades del cargo.

Requisitos.

1. Tener Buena Memoria

2. Ser Creativo

3. Tener Espíritu de Equipo

4. Ser Auto disciplinado

5. Saber decir las cosas de forma apropiada y coherente.

Funciones:

1. Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los objetivos empresariales.

2. Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia de Ventas, que

Permita conocer el avance y los resultados de las ventas.

3. Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes,

Proveedores, Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al

Mercado.

18
 4. Estudiar las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los

que pueda participar la Empresa.

5. Realizar planes estratégicos de mercadeo, que permitan modificaciones y

Adaptaciones para operar en diferentes ambientes.

6. Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes servicios que presta la

empresa.

7. Formular e implementar políticas, que orienten los estudios de Mercado, Promoción y labor

Publicitaria de los servicios que brinda o brindará la Empresa.

8. Realizar el análisis cualitativo y cuantitativo del Mercado, de tal manera que se

Pueda proyectar la demanda de los distintos servicios.

9. Elaborar Escenarios futuros de acuerdo a los diferentes estados posibles del entorno.

10. Promociona marca/empresa – integra estrategias entre cliente, consumidor y usuario.

Subordinación. Gerente.

2.3.3 NIVEL OPERATIVO

2.3.3.1 Denominación del cargo. AUXILIAR CONTABLE:

Objetivo del cargo. Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y

procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos,

19
a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la

prestación efectiva del servicio.

Perfil:

- Estudiante de nivel técnico, tecnológico o en formación profesional de primeros

semestres, certificados en el área de administración.

Requisitos.

1. Responsable.

2. Puntual.

3. organizado.

4. Experiencia en las actividades del cargo.

5. Conocimiento básico de computación Word, Excel, etc.

Funciones:

1. Programar, organizar y controlar los recursos humanos y materiales, así como los servicios

generales que la empresa necesita para el desarrollo de sus funciones.

2. Elaborar e integrar los informes que se requieran, en el ámbito de sus competencias, e

informar a la empresa del desarrollo y resultados de las acciones a su cargo.

3. Planificar los objetivos y fijar las estrategias para alcanzarlas.

4. Llevar a cabo la planificación estratégica de la empresa. (Definir misión, visión, políticas

etc.).

20
 5. Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades administrativas delegadas a los de los

diferentes cargos, para garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos administrativos

del área.

6. Supervisa y ejecuta la organización del trabajo administrativo.

7. Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos que resultan

adecuados a los fines perseguidos.

8. Trasmite decisiones de la jefatura de la unidad hacia los ámbitos que la integran.

9. Analizar los estados financieros.

10. Archivar y llevar el control de los documentos del área.

Subordinación. Gerente.

2.3.3.1 Denominación del cargo. ASESORES:

Objetivo del cargo. Ofrecer conocimientos y consejos sobre un tema a alguien que presenta

ciertas falencias en su organización.

21
 Perfil:

- Título universitario en Economía, Administración pública o de Empresas,

Contaduría, Ingeniería Industrial, financiera, o disciplinas académicas afines, técnicos y/o

tecnólogos.

- Título de especialización, en Administración Financiera o Finanzas públicas o Alta

Gerencia o Mercadeo o disciplinas afines.

Requisitos.

1. Conocimiento de los procedimientos del sistema de gestión integrado relacionados

en la caracterización del proceso al cual pertenece

2. Tener Facilidad de expresión verbal y escrita

3. Excelente manejo de relaciones interpersonales

4. Ser una persona líder.

5. Pro - activo.

Funciones:

1. Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.

2. Atender todas aquellas personas que necesiten información.

3. Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo

Requiera.

4. Revisión continúa de los documentos administrativos de la empresa.

5. Colaboración continúa en otras labores asignadas por su jefe inmediato.

22
 6. Estructurar los proyectos que le asigne el gerente.

7. Establecer contactos y desarrollar actividades de comunicación bajo las orientaciones y

normas que establezca el gerente.

8. Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización.

9. Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.

10. Diligenciar y reportar al coordinador de calidad las oportunidades de mejoramiento

expresadas por el cliente.

Subordinación. Gerente.

3. APLICACIÓN FUNCIÓN DE DIRECCIÓN

3.1 QUE ES DIRECCIÓN EMPRESARIAL

La dirección empresarial es el proceso global de la gestión de recursos productivos y toma

de decisiones con el propósito de alcanzar los objetivos de la organización de una forma

eficaz y eficiente. Los directivos se ocupan de las funciones de planificación, organización,

coordinación y control dentro de una empresa u organización.

23
3.1.1 CUANTOS ESTILOS DE DIRECCIÓN EXISTEN

3.1.1.1 Estilo Autocrático:

El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe

quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele

generar ambientes de trabajo tensos.

3.1.1.2 Estilo Paternalista:

Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.

No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.

3.1.1.3 Estilo Laissez faire:

El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja

libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus

propias decisiones.

Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas

de trabajo.

3.1.1.4 Estilo Democrático:

El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando

pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.

Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.

24
3.1.1.5 Estilo Burocrático:

La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación

rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.

3.1.1.6 Estilo Institucional:

El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con

confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el

trabajo realizado.

3.2 ¿QUÉ ES GERENCIA?

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus

múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos

a través del proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr

objetivos establecidos.

Es empleado para definir a un grupo de personas con habilidades de liderazgo y con

gran preparación educacional cuyas funciones se relacionan a la dirección de empresas,

instituciones y organismos. La palabra da pie a darle nombre al cargo que desempeñan estas

personas, las cuales se denominan como gerentes o directores generales de la empresa en

cuestión.

25
 3.3 SEGÚN STEPHEN ROBBINS, QUE ES MOTIVACIÓN Y CUÁL ES SU PROCESO

QUE DINAMIZA LA MOTIVACIÓN

Stephen P. Robbins (1999). Define la motivación como “el deseo de hacer mucho esfuerzo

por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la posibilidad de satisfacer

alguna necesidad individual”.

Esta definición posee tres elementos principales: intensidad, esfuerzo y persistencia. La

intensidad consiste en la medida de esfuerzo que la persona utiliza para lograr su objetivo.

Este esfuerzo deberá canalizarse en la dirección de la meta deseada. La persistencia se refiere

a la medida tiempo en que una persona sostiene dicho esfuerzo.

"procesos que dan cuenta de la intensidad, dirección y persistencia del esfuerzo de un

individuo para conseguir una meta" (Robbins, 2004). Esta definición posee tres elementos

principales: intensidad, esfuerzo y persistencia. La intensidad consiste en la medida de

esfuerzo que la persona utiliza para lograr su objetivo. Este esfuerzo deberá canalizarse en la

dirección de la meta deseada. La persistencia se refiere a la medida tiempo en que una

persona sostiene dicho esfuerzo.

Cuando un nivel superior se frustra, se acentúa el deseo de la persona por satisfacer una

necesidad inferior. Dicho en otras palabras, "la frustración del intento por satisfacer una

necesidad superior puede incitar una regresión a una necesidad inferior" (Robbins, 2004).

El referente que la persona utilice parece ser un factor clave para esta perspectiva. Así, los

empleados pueden realizar cuatro comparaciones de referente (Robbins, 2004):

1. Yo interior: las experiencias del empleado en otro cargo en la organización actual.

26
 2. Yo exterior: las experiencias del empleado en otro puesto fuera de la organización

actual.

3. Otro interior: otro u otros individuos dentro de la organización actual.

4. Otro exterior: otro u otros individuos fuera de la organización actual.

Robbins (2004) sostiene la existencia de cuatro variables moderadoras de la elección del

referente: género, antigüedad, nivel en la organización y escolaridad.

Una vez seleccionado el referente se realizará la comparación, que en el caso de arrojar una

desigualdad, da paso a seis posibles opciones según Robbins (2004).

1) Cambiar sus aportes al trabajo

2) Cambiar sus resultados

3) Distorsionar las percepciones del yo

4) Distorsionar las percepciones del otro

5) Escoger otro referente

6) Abandonar el terreno

3.4 DESCRIBA Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE

TENER UN LÍDER IDEAL, SEGÚN LO ESTABLECIDO POR LA TEORÍA DE LOS

RASGOS DE LA PERSONALIDAD

La teoría de los rasgos de personalidad es la más antigua. Lo que busca es describir las

características que deben tener un líder ideal. La teoría nos enseña que un líder tiene unas

características especiales que lo hacen líder por ellas mismas y que le permiten influir en el

comportamiento de otros, esta teoría habla de lo que es el líder. Algunos rasgos son:

27
 - Empuje: Los líderes exhiben un alto nivel de esfuerzo. Tienen un relativo alto

deseo de logro, son ambiciosos, tienen mucha energía, son incansablemente persistentes

en sus actividades y muestran iniciativa.

- Deseo de dirigir: Los líderes tienen un fuerte deseo de influir y dirigir a otros.

Demuestra la disposición a asumir responsabilidades.

- Honestidad e integridad: Los líderes construyen relaciones de confianza entre

ellos y sus subalternos al ser sinceros o no engañando y al mostrar una alta consistencia

entre su palabra y los hechos.

- Confianza sí mismos: En Los subalternos ven a sus líderes como carentes de

dudas. Los líderes, por lo tanto, deben mostrar confianza en sí mismos con el fin de con

vencer a sus subalternos de lo correcto de las metas y decisiones

- Inteligencia: Los líderes deben tener la inteligencia suficiente para reunir, resumir

e interpretar grandes cantidades de información, y ser capaces de generar expectativas,

resolver problemas y tomar las decisiones correctas.

- Conocimiento relativo a trabajo: Los líderes tienen un alto grado de

conocimiento acerca de la compañía, la industria y cuestiones técnicas. El conocimiento

profundo permite a los líderes tomar decisiones bien informadas y comprender las

implicaciones de esas decisiones.

28
 3.5 EXISTEN TRES TIPOS DE COMUNICACIÓN, EXPLIQUE CADA UNA DE

ELLAS

3.5.1 Comunicaciones formales e informales:

- Comunicación formal: es la comunicación directa a través de los canales

existentes en el organigrama de la empresa que se deriva de la alta administración. El

mensaje se transmite y se recibe dentro de los canales formalmente establecidos por la

empresa

- Comunicación informal: Se define como la comunicación no oficial, pero

también es conocida como aquella comunicación basada en chismes que luego se

convierten en rumores. Los chismes y/o rumores se filtran a través de los canales formales

de comunicación y transportan una gran variedad de hechos, opiniones, habladurías y otro

tipo de información; este tipo de comunicación se da en cualquier organización, sea esta

grande o pequeña.

3.5.2 Comunicaciones orales y escritas:

- Comunicación Oral: Establece que es aquella comunicación que se produce

cuando se emplea la palabra hablada para transmitir un mensaje. Las conversaciones

pueden realizarse personalmente cara a cara, por teléfono, por discursos en reuniones, por

circuitos cerrados de TV, o a través de una red de computadoras; todo ello facilita una

interacción inmediata de doble dirección entre las partes

- Comunicación escrita: es aquella que se establece cuando se transmite un

mensaje mediante la palabra escrita. Este tipo de comunicación comprende los

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 memorandums, cartas, publicaciones periódicas, tableros de aviso, informes, manuales,

correos electrónicos, etc., o cualquier dispositivo que transmita palabras o símbolos

escritos. La ventaja de este tipo de comunicación, es que por su carácter impersonal, ésta

puede ser compleja o extensa, por lo cual resulta importante para las organizaciones el

tener registro permanente, legible y verificable, ya que el hecho de asentar algo por

escrito, nos orilla a pensar con mayor cuidado lo que se quiere transmitir.

3.5.3 Comunicaciones descendentes, ascendentes y laterales:

- Comunicación descendente: Es aquella comunicación que se presenta cuando la

información fluye de arriba abajo, a lo largo de la línea jerárquica de la organización, es

decir, desde los directivos y supervisores, hasta los subordinados. Esta comunicación es

importante, ya que es utilizada para establecer tareas, metas, proporcionar instrucciones,

informar referente a políticas y procedimientos, señalar problemas que necesiten de

retroalimentación acerca del desempeño, etc.

- Comunicación ascendente: Es aquella modalidad en donde la información fluye

de abajo hacia arriba, desde los subordinados a sus supervisores y de éstos a los niveles de

dirección; su importancia radica, en que es una manera de evaluar indirectamente la

eficacia de la comunicación descendente; mediante ella los trabajadores adquieren

conciencia de que forman parte de la organización; también permite obtener mejoras a

través de la retroalimentación desde la “parte baja de la pirámide” que facilita la medición

del clima organizacional Ejemplo de esta comunicación lo son los programas de

sugerencias, procedimientos de quejas, políticas de puertas abiertas, reuniones de trabajo,

etc.

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 - Comunicación lateral: Es aquella comunicación donde los mensajes fluyen entre

personas del mismo nivel de la organización. Las principales funciones de este flujo de

comunicación son: facilitar la coordinación de tareas permitiendo a los miembros

establecer relaciones interpersonales efectivas; proporcionar a un empleado un medio para

compartir información relevante de la empresa. Este tipo de flujo de información es

común en empresas que buscan ser cada vez más colaborativas e innovadoras. Este

permite que todos los colaboradores tengan voz, participen en debates y participen en la

toma de decisiones. Ayuda a integrar y mejorar el clima entre los colaboradores y

compartir conocimiento e inteligencia en la empresa.

3.6 SEGÚN CHIAVENATO, UN SUPERVISOR DEBE CUMPLIR CON CINCO

CARACTERÍSTICAS ESENCIALES, EXPLÍQUELAS.

3.6.1 Representante de la dirección: Son ellos quienes aplican las normas, los

reglamentos, los procedimientos, las políticas y las directrices desde la cima hacia abajo.

Son ellos el punto de referencia administrativo más inmediato para el personal de base (no

administrativo). Deben hacer cumplir unas normas que generalmente no ayudaron a

elaborar

3.6.2 Dependencia de la pericia técnica: Los niveles institucional e

intermedio se orientan más hacia la planeación, la organización y el control.

El nivel operativo (los supervisores) se orienta más a la acción, por lo que

requieren conocer con cierto detalle y profundidad las labores que se

desarrollan y van a supervisar. Su conocimiento es vital para ayudar a

31
resolver los problemas cotidianos que se presentan, por lo que requieren

gran pericia.

3.6.3 Comunicación en dos lenguajes: Por estar en la última jerarquía

de la estructura, los supervisores deben comunicarse en dos sentidos, hacia

arriba (con personal directivo) y hacia abajo (con personal de base,

operativo, no administrativo). El sentido de cada comunicación implica un

lenguaje diferente, valiéndose de enfoques completamente diferentes entre

ellos, pues no es lo mismo establecer una comunicación con un directivo

que con un empleado de base.

3.6.4 Identificación en dos rumbos: Los supervisores presentan un

inconveniente grande en la estructura: ellos mismos no se consideran

ejecutores, pero tampoco su trabajo administrativo es valorado. Esto sucede

muy a menudo porque los supervisores surgen del mismo personal de base,

lo que hace que su autoridad, su lealtad o sus a conocimientos sean puestos

a prueba con suma frecuencia

3.6.5 Autoridad limitada: En las empresas pequeñas, era frecuente

que los supervisores tuvieran gran poder y autoridad plena de acción. Hoy

día, los supervisores deben ser menos autocráticos si desean sobrevivir a las

nuevas condiciones del mundo actual: imposiciones sindicales, sistemas de

quejas y reclamos, sistemas de sugerencias, beneficios de los empleados. El

supervisor termina recibiendo presión en dos frentes.

32
 4 APLICACIÓN FUNCIÓN CONTROL

4.1 DEFINA EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

Es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción

correctiva cuando se necesita. De esta manera, el control es un proceso esencialmente

regulador.

4.2 IDENTIFIQUE Y EXPLIQUE LAS FASES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

La planificación está compuesta por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer

algo. Es decir, responder a preguntas del tipo:

 ¿Qué queremos conseguir?

 ¿Qué recursos necesitamos?

 ¿Dónde podemos conseguir los recursos?

 ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?

 ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?

Se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha. Sin la

planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa correr muy

rápido si no tenemos un plan.

Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy

simple, repartir las tareas. De algún modo darles sentido a todas las preguntas a las que hemos

tratado de responder en la etapa de planificación. Algunas preguntas a resolver en es esta etapa

del proceso administrativo son:

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  ¿Quién se va a encargar de cada tarea?

 ¿La jerarquía será horizontal o vertical?

 ¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?

Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque aquí es

el de transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece cómo se organiza todo. Es decir,

cuando se está ejecutando que principios organizativos se siguen.

La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo de una

sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, la dirección se

encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando.

Un ejemplo seria que los directivos se encargarían de generar alternativas en el proyecto o

como también que no surjan conflictos.

El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición a través

de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización

tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto.

Por ejemplo, una empresa quiere tener un objetivo anual de 54.000.000 de pesos, se deberán

vender por lo menos 4.500.000 de pesos en productos para lograrlo, Comprobar si se están

siguiendo esas metas intermedias, nos ayuda a controlar que la meta principal se está cumpliendo.

34
 4.3 COMO APLICA EL CONTROL ESTRATÉGICO, TÁCTICO Y FUNCIONAL EN

NUESTRA ORGANIZACIÓN

4.3.1 Nivel estratégico: Es una empresa que identifica e implementa estrategias de desarrollo

a las empresas Mypes del municipio de La Plata Huila a aquellas que presentan falencias en las

actividades de tipo administrativo y corporativo generando un desnivel frente a la competencia,

trabajando de manera constante por la competitividad de estas y su respectiva sostenibilidad en el

mercado.

4.3.2 Nivel táctico: Para cumplir con los objetivos propuestos, WORKEM S.A.S deberá

contar con los siguientes departamentos, diseñado con el fin de atender a las necesidades, para

hacer realidad la estrategia de la empresa.

- Departamento de área financiera.

Este departamento tiene la función de ocuparse de las responsabilidades económicas de la

empresa. Así mismo, su principal función es la de realizar los pagos a los que está obligada la

propia empresa, así como la gestión de las partidas de gastos e ingresos de la misma.

- Departamento de área técnica u operativa.

Este departamento tiene como función ofrecer conocimientos y consejos sobre un tema a

alguien que presenta ciertas falencias en su organización, se deberá hacer revisión continúa de los

documentos administrativos de la empresa.

- Departamento área de mercadeo.

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 Este departamento de una empresa debe manejar y coordinar estrategias de venta. Esta es su

función principal. Además, debe obtener ganancias al mismo tiempo de satisfacer los

requerimientos y necesidades del cliente.

4.3.3 Nivel Operativo: En este último nivel aparecen los agentes encargados de ejecutar las

acciones desarrolladas en el nivel táctico.

- Auxiliar contable: Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las

normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y

realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr

resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

- Asesores: Ofrecer conocimientos y consejos sobre un tema a alguien que presenta

ciertas falencias en su organización. Como lo es atender todas aquellas personas que

necesiten información, Colaboración continúa en otras labores asignadas por su jefe

inmediato, etc.

- Auxiliar de mercadeo: Tiene como finalidad, mantener la presencia de la Empresa

en el Mercado, mediante una efectiva labor de Mercadotecnia, orientada a desarrollar

nuevos Negocios, también Establecerá un modelo de evaluación en coordinación con la

Gerencia de Ventas, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas.

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