AGENDA DE TRABAJO PARA SOLUCION DE CONFLICTOS

MARIA ELIZABETH MARTINEZ

APRENDIZ

JACKELINE MATALLANA RIVERA

INSTRUCTORA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

GESTION LOGISTICA
2145984
NOVIEMBRE 15 DEL 2020
 AGENDA DE TRABAJO “SOLUCIÓN DE CONFLICTOS PARA EQUIPOS DE
TRABAJO INTERDISCIPLINARIOS”

INTRODUCCION

Se analizan la situación en la organización sobre los conflictos que están generando

cuellos de botella y no están permitiendo que se llegue a un acuerdo entre los jefes de las
áreas del almacén, jefe de compras, jefe de costos y jefe de presupuestos, estos
problemas tienen un impacto significativo en el rendimiento y efectividad de los
empleados, el éxito de la compañía depende del rendimiento. Esto está ocasionando que
la organización está dividida en intereses propios y no el de un solo objetivo, es por eso
que en este trabajo se realiza una agenda de trabajo con el fin de dar solución a los
conflictos que se están presentando. Sin embargo, los conflictos no siempre suelen
negativos, suelen convertirse en experiencias positivas.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE CONFLICTO ENTRE LOS GERENTES DE ÁREA:

Los jefes de las áreas de almacén, de compras y el de costos y presupuesto tienen

criterios encontrados al momento de establecer las estrategias para el mejoramiento de
los procesos de la cadena logística, generados por los incumplimientos que se vienen
presentando en las entregas de los pedidos a los clientes, esta situación muestra
claramente que cada uno de los jefes tiene su punto de vista y no se han centrado en
darle solución al conflicto que se está formando sino que cada uno cree tener la razón y
se apoyan en las diferentes funciones que cumple cada uno.

CRITERIOS DEL JEFE DE ALMACÉN O INVENTARIOS

a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los
pedidos solicitados.

b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de inventarios,
estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios.

CRITERIOS DEL JEFE DE COMPRAS

a. Del jefe de presupuesto porque no apropia las partidas presupuestales suficientes para
realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder
tener capacidad de negociación.

b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes
de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.

CRITERIOS DEL JEFE COSTOS Y PRESUPUESTOS

a. Del jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para poder
realizar una adecuada programación de pedidos.
b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores.
AGENDAMIENTO DE TRABAJO ORGANIZATIVO

Lunes 8:00 am: se revisará los criterios del jefe del almacén o inventario.

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los
pedidos solicitados.
Para esta fecha se hará el respectivo análisis sobre cuál es la responsabilidad que tiene el
jefe de compras y cuál es el impacto por el que está pasando el área del almacén o de
inventario, al no contar con la materia prima requerida, se indagara por qué los
proveedores se demoran más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados,
Identificar productos que son susceptibles a cambio, buscar alternativas de proveedores.
El jefe de compras responde que no se está teniendo en cuenta el lead time, por lo tanto
debemos hacer un análisis de las referencias actualmente compradas se identifican que
productos pueden ser susceptibles a ser sustituidos por una referencia igual o mejor de
otro proveedor ya sea por precio, mejor calidad y mejor tiempo de entrega y hacer una re-
evaluación de proveedores

Martes 22 8:00 am: se revisará los criterios del jefe del almacén o inventario:

b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en disminuir los niveles de

inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo
de los inventarios.
Análisis de la segunda situación:

Para toda organización es muy importante la custodia de los inventarios con el fin de
que estos sean de buena rotación con el fin de minimizar el costo de mantenimiento, por
lo que el valor de los inventarios, su rotación y consideración es de mucha importancia,
por lo tanto este debe ser acorde con la oferta y la demanda, planeando la cantidad
adecuada de materias primas para cumplir con el nivel de servicio de la compañía y nivel
óptimo de inventario, por lo tanto se requiere de un trabajo colaborativo entre los jefes del
área de compras y el jefe de presupuesto teniendo en cuenta el lote mínimo, el lead time
del proveedor, el criterio del jefe de compras con el fin de que la cadena no quede
desabastecida afectando el proceso productivo, todo el con el de la satisfacción del
cliente.

Los criterios del jefe de compras:

En nuestro segundo día de agenda para la solución del conflicto: daremos apertura al
debate sobre la opinión que tiene el jefe de compras con relación a la responsabilidad que
este tienen en el incumplimiento que se viene presentado en las entregas de los pedidos
a los clientes.
a. Del jefe de presupuesto porque no apropia las partidas presupuestales suficientes
para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios
y poder tener capacidad de negociación.
Tener niveles óptimos de inventarios con el fin de suplir las demandas y con el fin de no
tener materiales inmóviles y desarrollar nuevos proveedores con el fin de tener mejores
ofertas tanto en precio y en disponibilidad analizado en una matriz dofa, que nos ayuden a
tomar decisiones en cuento a como cubrir la demanda, en base al análisis de rotación y
realizar gestión para los materiales que son indispensables y básicos con relación a
nuestro portafolio de productos, con el fin de que la cadena de valor no se vea
perjudicada y en vez sean actividades en pro de la organización con relación costo vs
mantenimiento y rotación de los mismos.

Miércoles 8:00 a.m.: criterios del jefe de compras.

En nuestro tercer día para la solución del conflicto procederemos al debate con el jefe de
compras.
b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes
de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.
Establecer la metodología para recibir, verificar, almacenar-preservar, alistar y entregar
materia prima, realizar inventarios cíclicos y debe de realizar retroalimentación a todas las
áreas afectadas por el resultado del conteo cíclico, con el objetivo de identificar los errores
y no volver a cometerlo, y de ser necesarios para realizar los ajustes correspondientes se
adjuntan las cantidades, precios y movimientos que justifiquen la situación para que el jefe
de compras proceda con las respectivas compras. El jefe de almacén o inventarios debe
garantizar la confiabilidad del inventario. Esto debe generar un reporte.

Jueves 8:00 a.m.: criterios del jefe de costos y presupuestos.

En nuestro cuarto día de agenda para la solución del conflicto: daremos apertura al
debate sobre la opinión que tiene del jefe de costos y presupuestos:

La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:

a. Del jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para
poder realizar una adecuada programación de pedidos.
Se generaran inventarios cíclicos diarios con el fin de mantener actualizado el inventario
de la empresa y si este presenta alguna novedad deberá proceder con el respectivo
ajuste para que la compañía no quede desabastecido y no altere el flujo de información en
toda la cadena de valor y tener una buena identificación de las materias primas en su
respectiva ubicación y marcación, el cual garantice que los materiales están en buen
estado para poder ser suministrados en el área de producción y poder cumplir con las
fechas requeridas en la entrega de los pedidos de los clientes.

b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de

proveedores.
El jefe de compras deberá desarrollar nuevos proveedores y garantizar que los
proveedores sean confiables y negociar mejores tiempos de entrega y con los estándares
de calidad requeridos por la empresa.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA SOLUCIONAR EL CONFLICT IDENTIFICADO

EN CADA ÁREA:

ALMACEN O INVENTARIOS:

 Semanalmente realizara inventarios cíclicos de 16 referencias diarias

 Realizara el layout del área del almacén.

 Informe de confiabilidad del inventario teórico vs físico.

  Reportar novedades y realizar la respectiva planilla para que efectúen a tiempo los
ajustes.

COMPRAS:

 Establecer las actividades que se requieren para la selección, evaluación y

seguimiento de los proveedores de materias primas, insumos y servicios críticos
propios de la actividad, para determinar la capacidad que tienen éstos de cumplir
los requerimientos exigidos.

 Mejorar el lead time de los proveedores

 Implementar mejor trazabilidad de la demanda, con el fin de tener mejor

aprovisionamiento.

 Generar planes de acciones que ayuden a mejorar el desempeño de los

proveedores ayudándolos a ser más competitivos

COSTOS Y PRESUPUESTOS:

 Mejorar las políticas de inventarios

 Realizar los respectivos ajustes en el sistema en línea.

 Dar a conocer la matriz Dofa para las diferentes estrategias de la empresa

 Reorganización del prepuesto.

JUSTIFICACION DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA

SOLUCIONAR EL CONFLICTO

Cada una de las actividades tiene como objetivo facilitar la mejor solución entre las
diferentes área de la compañía dado a los diferentes puntos de vistas presentados por
cada uno de los jefes-gerentes de las áreas involucradas de forma justa, coherente y
acordes con la planeación estratégica de las empresas puede reflejar la estabilidad y las
Proyecciones a futuro y al plan maestro que es la guía de la estrategia que la empresa
implementara a mediano plazo, la cual se debe aplicar a todos los procesos.

Todas las áreas de las empresas deben estar dispuestas a solucionar el conflicto,
centrando la atención en la consecución del objetivo que es poder entregar los pedidos a
tiempo.

DESCRIPCIÓN DEL CÓMO SE VA A DESARROLLAR CADA UNA DE LAS

ACTIVIDADES PARA SOLUCIONAR EL CONFLICTO:

Debido a la situación que se viene presentando entre los tres jefes de diferentes áreas,
después de analizar los puntos de vistas y criterios frente a los otros debemos tener en
cuenta los siguientes pasos para dar solución al conflicto o que este no avance.
Asigna tareas correctamente y evita duplicidades esto debido a que cada uno tenga una
tarea específica como son los pedidos, el manejo de proveedores y la entrega de las
formas a llenar, así no habrá forma de culparse entre sí.

Define competencias y responsabilidades de cada tarea, logrando así que cada jefe
pueda tomar sus propias decisiones sin que el otro se vea afectado.

Fijar objetivos claros, realistas y medibles, llevando a que todos estén enfocados en un
mismo objetivo como es el de entregar los pedidos a tiempo.

Mantener informados a los empleados de cada área cuales son los puntos a trabajar para
alcanzar el objetivo.

JEFE DE ALMACEN O INVENTARIOS:

Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos
adquiridos, a fin de mantener los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio
eficiente a la organización.

JEFE DE COMPRAS:
Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales
Control de calidad de las materias primas y componentes
Información a tiempo real del stock de la organización.
Realizar la evaluación correspondiente a los proveedores.

JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTOS:

Controlar y dar seguimiento a los costos y presupuestos de materias primas e insumos
directos e indirectos, a fin de realizar correcciones a las variaciones de costos reales
contra presupuestos.

Al tener claro las funciones a desarrollar por cada uno, es ahí donde cada jefe debe
empezar a trabajar de la mano de sus colaboradores para alcanzar el logro de sus
tareas y contribuir al cumplimiento del objetivo propuesto por la empresa como es
el de entregar los pedidos a tiempo.

CONCLUSIONES

Establecer metas en común, buscando soluciones satisfactorias para cada una de las
áreas de la compañía, trabajando de la mano de la visión y misión, con empatía y realizar
retroalimentaciones, teniendo siempre la habilidad de un buen negociador

Cuando los conflictos que se presenten es preciso abordarlos desde una predisposición
abierta y positiva.

Se debe tener un objetivo claro y trabajar en él.

Escuchar activamente y con objetividad es el punto clave para llegar a un acuerdo y a una
posible solución del conflicto.
Las habilidades para resolver conflictos permiten que las personas se muevan más allá de
sus propias emociones y opiniones y tomen decisiones objetivas.