PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Fecha Expedición: 12/11/2019 Versión No. : 01

Grupo de Proceso Fecha de Diseño

Proceso Fecha de Aprobación

Revisado Por Aprobado por

Código Versión:

ESTRUCTURA

Actividad Control de los documentos y registros del Sistema SST.

Objetivo Establecer las directrices para el control de los documentos y registros, con el fin de
garantizar que la organización cuente con la información actualizada para el desarrollo
de sus actividades.

Alcance Aplica para todos los documentos internos y externos y los registros definidos por los
responsables de los procesos.
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PROCEDIMIENTO

Documentación

Toda la documentación en la cual se establezcan

directrices a los funcionarios para el desarrollo del sistema
de gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, es
publicada en el Manual del Sistema de Gestión en Responsable del sistema SST
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente disponible en
LUIS ALBERTO VARGAS VELEZ ALUMINIO Y VIDRIOS
S.A.S.

Manejo y control de la documentación

El Administrador del sistema SST, será el encargado del

manejo y control de la documentación que se genere en el
Sistema, así mismo será quien defina la documentación
pertinente que deba estar disponible en la actividad y para Responsable del sistema SST
consulta permanente.

El control de la documentación se realiza a través de la

versión (Estado de revisión) y fecha de aprobación de los
documentos, identificada en cada uno de éstos.

Fuentes de Información

El procedimiento de control de documentos y registros, se

estructura considerando dar cumplimiento a los requisitos
que en esta materia se establecen en las versiones Responsable del sistema SST
vigentes de los distintos referentes normativos (Legislación,
Certificaciones).

Documentación específica

En cada proceso que requiera, se dispondrán carpetas Asistentes y auxiliares de agencia.

para almacenar la documentación específica de cada
agencia o área para su consulta permanente.

Creación de Documentos
Responsable del sistema SST
Una vez identificada la necesidad de crear un documento, Responsable del Proceso
el responsable del proceso conjuntamente con el
administrador del sistema, definirán, las responsabilidades
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para la elaboración, revisión y aprobación del documento.

Modificación de los documentos

Responsable del sistema SST
El responsable del proceso, determina la necesidad de Responsable del Proceso
modificar o eliminar un documento propio de su gestión, sin
embargo debe remitirse al Administrador del sistema SST
para determinar la pertinencia y para que se realice la
actualización correspondiente del documento.

Capacitación en la documentación de los procesos

Responsable del sistema SST
Es responsabilidad del Administrador del Sistema SST y Responsable del Proceso
responsable del proceso, garantizar el entendimiento de la
documentación disponible y pública al personal
involucrado, a través de actividades de formación y dejar
evidencia de las mismas en el Formato Lista asistencia.

Registro de los cambios en la documentación

El documento modificado queda publicado en el Manual del

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Responsable del sistema SST

Los cambios realizados en los documentos se registran en

la tabla de control de cambios anexa a cada documento.

Actualización Listados Maestros

En cuanto sea creado o modificado un documento, se

realizará paralelamente la actualización del listado maestro
de documentos con el fin de mantenerlos vigentes. Responsable del sistema SST

El listado maestro de documentos estará disponible en el

Manual del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el
Trabajo

Manejo de Formatos
Responsable del sistema SST
Los formatos llevan versión y fecha de aprobación y son Responsable del Proceso
revisados y aprobados por el responsable del proceso en
conjunto con el administrador.
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Manejo de Anexos

Los anexos (Tablas, Planes, Fichas Técnicas, entre otras), Responsable del sistema SST
llevan versión y fecha de aprobación adicional (de la
información contenida) y serán revisados y aprobados por
el administrador del sistema SST.

Manejo de Obsoletos

Cuando se actualice un documento, el Administrador del

sistema SST elimina la copia obsoleta y deja la actualizada.

Responsable del sistema SST

Cuando se requieran mantener copias impresas de
documentos obsoletos, se identifican con la siguiente
leyenda, para efectos de la trazabilidad del sistema.
Documento Obsoleto

Impresión y distribución de documentos y copias

El Administrador del sistema SST será el responsable por

la generación de las copias impresas de los documentos,
se asegurará que cada una de ellas lleve el Sello de Copia
Controlada. Corresponde al mismo Administrador del
sistema garantizar la distribución del documento y de la
recolección de las copias obsoletas cada vez que se
actualice la versión del documento. Responsable del sistema SST

Cuando se genere la necesidad de entregar copias

impresas de la documentación a entidades externas, estas
son consideradas no controladas, por lo cual la
organización no aplica el control de documentos.

Para tener la trazabilidad de las copias entregadas, se

firmará un documento llamado Formato Fr Dist. Copia
Controlada por parte de quien recibe el documento. Dicho
formato será almacenado por el Administrador del sistema
SSTA en medio físico o escaneado en medio digital.

Periodicidad del Backup de información

Responsable del sistema SST
El backup de la información del Sistema SST se realizará
trimestralmente y se almacenará en las oficinas.

Eliminación de artículos
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Al momento de guardar los archivos, los artículos serán

eliminados en los nombres, para evitar inconvenientes al
abrirlos: Responsable del sistema SST

Ejemplo:
Fr de Distribución y Copias Controladas

Aplicando el ejemplo quedaría:

Fr distribución copias controladas

Ubicación de anexo

Al momento de colocar un referente de anexo en una

caracterización, es obligatorio colocar: nombre completo de Responsable del sistema SST
como aparecería el documento publicado y la ruta donde se
encuentra publicado

Control de cambios. Este campo es acumulativo; un archivo debe ser incluido en la tabla para cada
versión administrada por el documento.

Fecha del cambio Versión del Motivo del cambio

Documento