PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA

TRANSPORTES MONTEJO

PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA

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R DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APRO BÓ F E C H A

APROBADO:_____________________

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... En caso de no recibirse.1 APROBÓ......................................................................................................... hora........................................1 ELABORÓ.......................................................................................................................................5 PLAZO DE ENTREGA .................................................................. TRANSPORTES MONTEJO..... 5 C03 Página 2 de 9 REV.....................1 FECHA.......................................... 5 3.........................1 APROBADO:_____________________..................................................................4 MODIFICACIONES A LA PRESENTE ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA ............................................................................................................................. ALCANCE 4 3.....................................................................................................4 2............... 5 3..................................................................... quien podrá hacerlo en forma expresa o tácita de la siguiente forma: .....................................07 ........................ OBJETO.....................................................................PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA CONTENIDO Pág..................... 4 El encargado de compras de acuerdo con su criterio y/o la compra a realizar confirmará el recibo de la orden de compra al vendedor mediante la solicitud de “un fax de confirmación” o via “e-mail”............6 CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN Y/O CALIDAD ........1 C03 2 1 0 REV 1 1 1 1 1 DESCRIPCIÓN............................ el encargado de compras la realizará telefónicamente indicando en la orden de compra original la fecha................. 4 3........................................................................ Posteriormente esta orden de pedido o de compra se perfeccionará y entrará en vigencia una vez que sea aceptada por el vendedor.......................................................................................................................................... PROCEDIMIENTO 4 3....1 REVISÓ...2 CONFIRMACIÓN DEL RECIBO DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA .............................................................................. el nombre y el cargo de la persona que hace la confirmación.........................................................................................................................1 1..........................0 / 10................................................................

...... 8 El vendedor no podrá ceder o traspasar en todo o en parte la orden de Compra....... salvo indicado lo contrario que conste en la orden de pedido o de compra.......................................................12 RECLAMACIONES .......................... El vendedor está obligado a efectuar las reparaciones de los artículos de inmediato a partir de la reclamación..................................0 / 10............................................ 7 1.................................................................................................................................. averías y deterioros que pueda sufrir la mercancía por................................... inadecuados o deficientes................................................. el comprador podrá encargar la ejecución de ésta a terceros o la ejecutará él mismo.............. 6 3.........07 ........... debidamente aceptados por escrito por el comprador.............. el vendedor no ha procedido a la reparación.......................................................15 INTRANSFERIBILIDAD DE LA ORDEN DE COMPRA .................................................................. salvo plazos especiales........................................... el comprador se reserva el derecho de exigir las condiciones de embalaje que a su juicio se requieran.................................................... ................. 7 Los gastos por el embalaje del material y/o equipo se entenderán incluidos en el precio...9 EMBALAJE ..PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA 3................................ Si vencido este lapso....................................................... 7 3.................................................. embalajes impropios...................................... 8 3.......... sin autorización expresa por parte del comprador............8 CONDICIONES ESPECIALES ...........................17 INSTRUCCIONES AL VENDEDOR .............. siempre por cuenta del vendedor........ El vendedor será responsable de todos los daños.................................................. .......... 7 3... .. 9 C03 Página 3 de 9 REV.................................................................................... No obstante...............................................

1 PROCEDIMIENTO OBJETO DE LA COMPRA (CONTRATO) La orden de pedido. en adelante denominado COMPRADOR. Gerente de Cartagena y Jefe de Compras. las especificaciones (requerimientos) y demás condiciones estipuladas como alcance del suministro.07 . Posteriormente esta orden de pedido o de compra se perfeccionará y entrará en vigencia una vez que sea aceptada por el vendedor. Gerente Administrativo y Financiero. 2. hora. TRANSPORTES MONTEJO. 3.2 CONFIRMACIÓN DEL RECIBO DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA El encargado de compras de acuerdo con su criterio y/o la compra a realizar confirmará el recibo de la orden de compra al vendedor mediante la solicitud de “un fax de confirmación” o via “e-mail”. Que estos precios no serán aumentados o alterados en ninguna forma. incluyendo catálogos y/o manuales de operación y mantenimiento. orden de compra o (contrato) tiene por objeto regir todo lo relacionado con la adquisición de material. 2. Gerente Operativo. Se entiende telefónicamenta: que el vendedor acepta expresamente cuando es confirmada 3. OBJETO El objeto del presente procedimiento es el de definir y aplicar las políticas de contratación y las condiciones de compra para productos y servicios. Que recibirá los insumos. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la Empresa Transportes Montejo.0 / 10. 3.PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA 1.3 GARANTÍA DEL VENDEDOR DE LA ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA AL COMPRADOR La aceptación por parte del vendedor de esta orden. quien podrá hacerlo en forma expresa o tácita de la siguiente forma: 1. repuestos. garantiza al comprador: 1. Que los precios que figuran en esta orden de compra son los precios comerciales dados por el vendedor y que éstos no violan ninguna regulación legal o reglamentaria sobre precios autorizados para la fecha de esta orden o de su perfeccionamiento. el encargado de compras la realizará telefónicamente indicando en la orden de compra original la fecha. insumos o equipo y/o la prestación de servicios por parte del proveedor en adelante denominado VENDEDOR y TRANSPORTES MONTEJO. 3. equipos o servicios descritos en la orden de compra. de acuerdo con las cantidades. a todas las órdenes de pedido o de compra (contrataciones) y subcontrataciones (de terceros) de cualquier índole. reconocerá únicamente las órdenes de compra que estén debidamente aprobadas por los siguientes cargos: Gerente General. el nombre y el cargo de la persona que hace la confirmación. En caso de no recibirse. ni les serán agregados recargo u otras sumas. 3. salvo en aquellos casos en los cuales el vendedor haya establecido en sus cotizaciones u ofertas posibles variaciones de precio y/o recargos o que el C03 Página 4 de 9 REV.

las cantidades de dinero que éste le haya entregado por anticipos. Invalidar la presente orden de compra. Que los artículos objetos de esta orden de pedido o de compra cumplen a cabalidad con las normas de calidad y referencian las mismas adjuntando cuando sea requerido los certificados de calidad. Por otra parte.PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA precio esté dado en moneda extranjera y que se haya pactado con anterioridad que el precio al cual se facturará será el correspondiente a la tasa de cambio de la fecha concertada. El comprador en cualquier momento podrá. En este caso se deberá hacer referencia expresa en la orden de pedido o de compra. el comprador podrá elegir por si mismo entre las siguientes soluciones: 1. 3. Que los repuestos.) o de prestar los servicios contratados en las condiciones y en la oportunidad aquí estipulada. se entenderá que éste ha aceptado tácitamente las modificaciones y los ajustes propuestos por el comprador. Si los cambios realizados por él causan un aumento o disminución del valor de esta orden de pedido o de compra. 2. se efectuará por mutuo acuerdo el ajuste proporcional y equitativo correspondiente. Tampoco podrán ser alteradas las condiciones de pago. del cual se dejará constancia por escrito. En este caso el vendedor devolverá al comprador en su totalidad. 3.5 PLAZO DE ENTREGA El plazo de entrega indicado en esta orden de pedido o de compra deberá ser estrictamente cumplido por el vendedor. insumos y/o cualquier otro artículo y/o servicio sea de su especialidad el vendedor directo y no un tercero. el vencimiento del plazo pondrá en mora al vendedor.6 C03 CERTIFICADOS DE FABRICACIÓN Y/O CALIDAD Página 5 de 9 REV. el comprador tendrá derecho a la indemnización por parte del vendedor.0 / 10. mediante orden de pedido o de compra escrita. Si el vendedor incumple con su obligación de entregar los bienes (repuestos. 3. de los daños y perjuicios causados por su incumplimiento. sin la previa aceptación por escrito del comprador. En este caso. en el anverso de esta orden de compra.4 MODIFICACIONES A LA PRESENTE ORDEN DE PEDIDO O DE COMPRA 1. Las estipulaciones y especificaciones de esta orden de pedido o de compra no podrán ser modificadas por el vendedor sin el previo acuerdo por escrito del comprador.07 . Que es legítimo propietario y poseedor de los bienes que suministra obligándose al saneamiento por vicios ocultos y por evicción. 7. 5. sin necesidad de modificación judicial o extrajudicial. Si el vendedor no se opone por escrito y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la comunicación antes referida. o del tiempo requerido para cumplirla. 6. cualquier tipo de material etc. 3. el vendedor deberá hacer expresa referencia a esta orden y especificar claramente los términos de la modificación propuesta. introducir modificaciones a este pedido. los daños y perjuicios se calcularán con base en el diez por ciento (10%) del valor de la orden de compra invalidada. Por lo tanto. salvo en caso fortuito o fuerza mayor debidamente probados.

que el vendedor declara conocer y aceptar.0 / 10. los mismos serán rechazados. Dado el caso que los materiales.PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA 1. producto de una incorrecta manipulación o utilización durante su traslado o uso por el vendedor. planos. a partir del momento de su recepción. artes. ni reproducirlos o publicarlos para su uso particular. fotografias. 3. Queda expresamente entendido que en todo caso los moldes o muestras. o cuando así sean requeridos por el comprador.) el vendedor será responsable. repuestos y/o equipos entregados por el vendedor no coincidan exactamente con los ofertados y/o con las muestras presentadas y aprobadas en el respectivo pedido. 2. y/o con las especificaciones indicadas en la presente orden de compra. 3. En estos casos. Si en la presente orden de pedido o de compra se establece que el material a suministrar debe estar acompañado del correspondiente certificado de fabricación y/o calidad. 2. y será por cuenta exclusiva del vendedor todos los gastos de transporte y demás erogaciones en que haya incurrido. piezas o equipos (Ej. así como las de calidad establecidas por el comprador. fotografias y demás prototipos suministrados por el comprador son de su exclusiva propiedad y por lo tanto el vendedor no podrá alegar en ningún momento y por ninguna causa. etc. serán a cargo del vendedor. de cualquier daño que éstas pudieran sufrir. el mismo deberá ser obligatoriamente presentado en el momento de efectuar la entrega. están libres de todo defecto y que en el proceso de su fabricación se ha cumplido con las normas técnicas más exigentes. 4. de ninguna manera liberan al vendedor de sus responsabilidades legales y/o contractuales. muestras. 3. Este derecho de inspección se extiende al proceso y método de fabricación de la mercancía y/o prestación del servicio. Los objetos indicados en la presente cláusula. Si el cumplimiento de esta orden de pedido o de compra implica la entrega por parte del comprador de partes. El vendedor garantiza que las mercancías y materiales a que se refiere este contrato son de buena calidad.8 CONDICIONES ESPECIALES 1.7 INSPECCIÓN El comprador tendrá derecho. Por tal motivo el vendedor autoriza al comprador a realizar todas las visitas que sean necesarias y permitirá para ello el acceso a su planta o almacenes y demás lugares de trabajo. El comprador se reserva el derecho a objetar y rechazar cualquier artículo que a su juicio presenta fabricación defectuosa. el comprador se reserva el derecho a rechazar la mercancía. deberán ser devueltos al comprador al finalizar la ejecución de las obligaciones a que se contrae la presente orden de pedido o de compra. propiedad sobre éstos. C03 Página 6 de 9 REV. en cualquier tiempo y sin previo aviso. Queda entendido que tales inspecciones.: moldes. artes. En caso de no cumplir con este requisito. los gastos de transporte de la mercancía así como los riesgos correspondientes. a realizar las inspecciones que sean necesarias a su juicio para la comprobación de todo los datos relacionados con la presente orden de pedido o de compra.07 .

en virtud de no ajustarse a las condiciones estipuladas en la orden de pedido o de compra. nombre de la empresa. dará derecho al comprador a invalidar este contrato y a exigir en consecuencia la entrega inmediata de los moldes y otros objetos suministrados. El vendedor será responsable de todos los daños. No obstante.10 TRANSPORTE El transporte y entrega de la mercancía objeto de la orden de pedido o de compra se efectuará libre de costo para el comprador. dentro de un plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir de su recepción.9 EMBALAJE Los gastos por el embalaje del material y/o equipo se entenderán incluidos en el precio. el vendedor no ha procedido a la reparación. insumo y/o equipo como la correspondiente factura. 3. el comprador se reserva el derecho de proceder a su devolución del repuesto.07 . el comprador se reserva el derecho de exigir las condiciones de embalaje que a su juicio se requieran. número de la orden de compra. más el pago del diez por ciento (10%) del monto de esta orden. En caso de cualquier no conformidad con el material y/o equipo. 4. la cual será entregada a la persona encargada de la bodega del comprador. salvo plazos especiales. La mercancía está sujeta a inspección previa a su aceptación. El despacho por parte del vendedor deberá venir acompanado de su remisión debidamente identificada con mínimo los siguientes datos: NIT. salvo indicación contraria que conste en la orden de compra. etc. el comprador C03 Página 7 de 9 REV.PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA 3.11 RECECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DEL PEDIDO La recepción por parte del comprador de los materiales. El vendedor se compromete a no utilizar dichos bienes a fines distintos a los indicados en la presente orden de pedido o de compra y a no divulgar los datos y especificaciones técnicas que a tal efecto le sean entregados. 3. 3.. no significa que hayan sido aceptados conformes. Cualquier violación a las obligaciones señaladas en los puntos anteriores. la devolución de las cantidades de dinero que se le hayan dado por anticipado. En todo caso.0 / 10. salvo indicado lo contrario que conste en la orden de pedido o de compra. En el documento de entrega de los materiales se consignará como criterio de No Conformidad. serán por cuenta del vendedor todos los riesgos que puedan sufrir los artículos antes de su entrega. debidamente aceptados por escrito por el comprador. embalajes impropios. por concepto de daños y perjuicios. Si vencido este lapso.12 RECLAMACIONES 1. materias primas. El vendedor está obligado a efectuar las reparaciones de los artículos de inmediato a partir de la reclamación. averías y deterioros que pueda sufrir la mercancía por. inadecuados o deficientes. La factura debe ser radicadas en las oficinas de la compañía Transportes Montejo. material de empaque e insumos y/o equipos objeto de la orden de pedido o de compra en sus almacenes u oficinas. Cualquier modificación que el vendedor deseare efectuar en los bienes propiedad del comprador deberán ser aprobados por éste. 3.

El vendedor no estará autorizado en ningún caso a utilizar sub-contratistas sin autorización escrita expresa del comprador. En los casos en que un empleado del comprador o cualquier miembro de su familia. las condiciones especiales de pago deberán estar indicados en la orden de pedido o de compra o en correspondencia separada firmada por ambas partes. siempre por cuenta del vendedor. accidentes y otras causas que puedan generar reclamos en contra del comprador.14 OBLIGACIONES LABORALES Y RESPONSABILIDADES FRENTE A TERCEROS Si el cumplimiento de la orden de compra implica la realización de algún trabajo por el vendedor y/o sus empleados o contratistas. 3. queda expresamente entendido que todas las obras correspondientes serán de su responsabilidad y por tanto estarán a su cargo todas las obligaciones de carácter laboral o cualquier reclamo de terceros por daños. con el consentimiento expreso del comprador. por los reclamos u obligaciones que puedan surgir a causa de conflictos. extrajudicial y/o administrativo relacionado con el contrato. 3. equipos y/o servicios estipulados en la orden de compra. C03 Página 8 de 9 REV. En todo caso. de conformidad con las condiciones estipuladas en este contrato. 3. quien se obliga a mejorar la calidad del servicio. Si el comprador observa irregularidades o defectos en los servicios prestados hará la reclamación correspondiente al vendedor. en el establecimiento del comprador o de terceros.15 INTRANSFERIBILIDAD DE LA ORDEN DE COMPRA El vendedor no podrá ceder o traspasar en todo o en parte la orden de Compra. será cancelado por el comprador al vendedor. responsabilidad de naturaleza laboral y/o cualquier otro tipo.07 . insumos. se podrán estipular anticipos y/o pagos parciales del precio total y en este caso. sea socio o tenga intereses en las actividades comerciales del vendedor. En todo caso. el comprador podrá encargar la ejecución de éstos a un tercero o la ejecutará él mismo. Sin embargo. a mantenerlo fuera de la acción de cualquier demanda o reclamo judicial. 3. los pagos a realizar por parte del comprador se harán una vez transcurrido el lapso que aparece en la orden de compra bajo "Forma de pago". el vendedor deberá entregar su factura con la copia de orden de compra y/o pedido. conforme a los lineamientos señalados por el comprador. siempre por cuenta del vendedor. el vendedor reembolsará al comprador cualquier cantidad que éste haya tenido que pagar como consecuencia de cualquier acción o recurso. Por tal motivo el vendedor se compromete a liberar al comprador de todo tipo de responsabilidad.13 CONDICIONES DE PAGO El precio de los materiales. Si una vez recibida la notificación el vendedor no mejora la calidad de los servicios en cuestión. una vez que haya recibido la totalidad del pedido a su satisfacción. 2. disputas. El comprador queda facultado para suspender sus relaciones comerciales con aquellas firmas que en alguna forma alteren estas normas.PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA podrá encargar la ejecución de ésta a terceros o la ejecutará él mismo. El lapso será contado a partir de la fecha que conste en el sello de recibo en la factura de Transportes Montejo. sin autorización expresa por parte del comprador.16 ÉTICA COMERCIAL El vendedor no podrá ofrecer gratificaciones de ninguna clase al personal del comprador.0 / 10. repuestos. 3.

insumos o servicios. 4. 3. RESPONSABILIDAD La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento le corresponde a todos los involucrados en las compras en TRANSPORTES MONTEJO. Entregar la remisión de entrega en original (ésta debe estar firmada y sellada por la persona que recibió el material o el servicio). material de empaque. facturas. y el comprador tendrá la plena libertad de realizar o no la orden de compra.PROCEDIMIENTO DE POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN Y CONDICIONES GENERALES DE COMPRA éste queda obligado a avisar al comprador con anterioridad a la ejecución de esta orden. deberán ser presentadas para su tramitación y posterior cobro. 2. deberá suministrarse la copia de la orden de compra y la correspondiente factura. que envíe al comprador. C03 Página 9 de 9 REV. 3. Entrega de facturas: todas las facturas por suministro de material. el número que consta en la orden de compra deberá ser indicada por el vendedor en toda la correspondencia. Facturas en original y copia. La supervisión la realizará la Gerencia Administrativa y Financiera. únicamente en la recepción de Transportes Montejo y deberán llenar los siguientes requisitos: 1. las cuales deberán estar enumeradas y fechadas y con el NIT o cédula de ciudadanía. En caso de entrega y facturación total o parcial de la mercancía y/o servicio. etc.07 . además de todos los requisitos comerciales y fiscales vigentes.17 INSTRUCCIONES AL VENDEDOR Indicación del número de la orden de pedido o de compra.0 / 10. notas de entrega.

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