Unidad 1- Introducción y Planeación de Proyectos

Clase 3 – Planificación del proyecto

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Toda idea, objetivo o iniciativa que queramos emprender, inexorablemente
debe ser objeto de una planificación. Si hablamos de proyectos, este ejercicio
debe ser aún más riguroso, puesto que se trata de una actividad cuya eficacia se
mide, en gran medida por el tiempo invertido y el buen uso de recursos. Por
ello, es importante que conozcas cuáles elementos debes tener en cuenta para
planificar un proyecto, reducir su incertidumbre y limitar sus riesgos.

El proyecto y la planificación

Hemos dicho que una característica esencial e

ineludible de los proyectos es que involucren “Conforme va pasando el tiempo en
el ciclo de vida del proyecto, habrá
una planificación rigurosa y detallada. mayor información y se disminuye
Lógicamente, se trata de una empresa ardua parte de la incertidumbre inicial.”
que define paso a paso todo lo que debe
hacerse para conseguir los objetivos
esperados.

La planificación nos ayuda, en primer lugar, a determinar la extensión y costo

del proyecto. Es en este momento en el que se toma la decisión trascendental
según lo que se advierta: avanzar o detenerse.

De igual manera, es en esta fase en la que se distribuyen las tareas del trabajo y
se establecen los mecanismos para controlar el proceso. Se definen, en síntesis,
las responsabilidades de las diferentes partes implicadas y se determina con
detalle el nivel de recursos que será necesario en cada componente del
proyecto.

Por supuesto, es en esta etapa en la cual, con mayor asiduidad debemos

predeterminar el posible impacto de cualquier cambio en el proyecto y
delimitar en lo posible la incertidumbre.

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Aunque todo lo visto hasta ahora es también tarea de planificación, hemos
hecho referencia más a la definición del proyecto en sí que a la labor de
planificación detallada en la que se define paso a paso cómo se deben hacer las
cosas para conseguir los objetivos esperados.

Ahora bien, no quiere decir que se planifique una vez y no se vuelva a hacer.
Las circunstancias pueden variar a lo largo de la vida del proyecto y acaecen
imprevistos que obligan a replantear aspectos esbozados en la
planificación. No obstante, esto no significa que aquello planeado inicialmente
sea defectuoso o que el director del proyecto se haya equivocado; de hecho
conforme va pasando el tiempo en el ciclo de vida del proyecto, habrá mayor
información y se disminuye parte de la incertidumbre inicial.

Lo importante, recordemos, es estructurar el proyecto para minimizar la

posibilidad de volver a comenzar.

Colaboración en la planificación

En un sentido práctico, el director de proyecto no puede trabajar solo. No es

quien planifica, ejecuta y controla la totalidad del proyecto. Y aunque así fuera,
tampoco está plenamente facultado en sus saberes y experiencia para que
sobre sus hombros se determine el éxito de un proyecto.

¿Imaginas a un director que se encierre en una habitación, con un computador y

al cabo de unos días saque la mejor planificación posible? Seguramente que no.
Cada proyecto debe contar con buenos colaboradores desde el momento de
la planificación; y lo más ocurrente es que cada persona conozca las
peculiaridades de su área de especialidad mejor que nadie, a fin de que toda
aportación sea de gran ayuda y de esta forma, se asignen recursos de manera
más eficiente, se reduzca la incertidumbre y se aproveche mejor la experiencia.

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Evidentemente, el director de proyecto es el principal responsable, pero toda su
gestión debe ser realizada con la participación de personas y área involucradas;
además, necesita informar periódicamente acerca de los planes, posibles
cambios en presupuestos, novedades presupuestales y cronogramas, entre
otros.

Con esto queremos decirte que la planificación

que sea más abierta a cambios y fomenta
constantemente la mejor manera de hacer las
cosas, es la más eficiente; y para ello,
indiscutiblemente es imprescindible
participación de todos los implicados.
“La planificación que sea más abierta
a cambios y fomenta constantemente
la mejor manera de hacer las cosas,
es la más eficiente.”
la

Por ejemplo, un partido de fútbol puede planificarse con la suficiente

antelación. Se prevé el sistema táctico, la alineación titular, las jugadas de
ataque y los mecanismos de defensa. Sin embargo, pese a la rigurosa
planificación es factible que el equipo reciba un gol en contra y que lo que en
un principio se dispuso, se modifique para no sólo adaptarse al escenario,
sino también, responder al objetivo inicial que es ganar el partido.

Este caso es un proyecto, con una cabeza visible, que necesita de la

experiencia y el aporte de todos los miembros del equipo para poder cumplir
con sus objetivos; y que aun cuando se presenten dificultades, debe enfocarse
en las metas planteadas inicialmente así se requiera modificar algunos aspectos
planteados inicialmente con la planificación.

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Actividades en la planificación de proyectos

Veamos un ejemplo muy sencillo que pude ayudarnos a entender en qué

consiste la tarea de planificación.

Identificación de tareas o actividades

Lo primero que suele hacer la gestión de proyecto al abordar la planificación

es especificar “todo la que hay que hacer”. Esto se hace inicialmente como un
conjunto de actividades que se escribieron, normalmente en el orden que
surgen, no necesariamente en orden cronológico. No es posible abordar un
proyecto en su totalidad, y este desglose servirá para hacerlo más manejable.

Supongamos que tenemos invitados a cenar y que todo debe estar listo a las
10:00 p.m. Necesitamos saber cuánto tiempo vamos a invertir y qué debemos
comprar.

El entorno no parece presentar inconvenientes. No son frecuentes cortes de

energía o de gas en el sector y los ingredientes necesarios son, en principio,
fáciles de encontrar en cualquier supermercado.

 Propósito: brindar una cena a nuestros invitados

 Resultado final: tortilla de papa caliente y ensalada de lechuga y
tomate.
 Criterio de éxito: se utilizarán el mínimo de recursos personales y
materiales, el mínimo de tiempo y el producto es de calidad (la tortilla
está caliente, recién hecha y bien cuajada; y la ensalada estará
correctamente aliñada y fresca).
 Alcance: el proyecto comienza en la cocina esta tarde y finaliza a las
10:00 p.m. en el salón. Necesita una persona, menaje de cocina y materia
prima.

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Una vez identificadas estas actividades, se irán desglosando en tareas más
concretas, hasta que se llega al máximo nivel de detalle. Lo normal es que
mientras se está segmentando una actividad en pequeñas tareas se
identifiquen nuevas actividades que en un principio no habían sido tenidas en
cuenta.

De esta forma, el proyecto se organiza jerárquicamente en pequeños sub

proyectos, actividades, tareas, o acciones que suponen ese “lo que hay que
hacer” para conseguir el objetivo.

Cada tarea individual tendrá un objetivo en
términos de tiempo, costo y calidad, dentro de
la jerarquía de objetivos principales, y un
resultado que se relacionará de alguna manera
con el resto de tareas. Deberán quedar
“Lo normal es que mientras se está
segmentando una actividad en
pequeñas tareas se identifiquen
nuevas actividades que en un
principio no habían sido tenidas en
cuenta.”

claramente definidas las relaciones jerárquicas dentro de esta estructura, de

manera que no haya dudas en cuanto a la tarea mayor en la que se engloba una
tarea individual o de las actividades incluidas dentro de un módulo del
proyecto.

Esta estructura da una idea general (y muchas veces visual) del proyecto en sí,
y de cómo encaja cada pieza. De hecho, la representación de esta estructura
suele ser utilizada durante todo el proyecto para controlar y medir su progreso
o incluso para realizar informes de seguimiento.

En primer lugar, se nos puede ocurrir que será necesario:

Tortilla
o Freír papas
o Mezclar papas y huevo
o Cuajar la tortilla
o Batir el huevo

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 Ensalada
o Preparar vegetales
o Aliñar ensalada

Sin embargo, podemos seguir desglosando estas actividades. Es posible que

hubiéramos olvidado alguna actividad como “batir el huevo”, pero al ir
disgregando otras, como por ejemplo “mezclar papas y huevo”, nos daríamos
cuenta de que necesitamos batirlo. Esta jerarquía de tareas hasta que lleguemos
a un resultado como el siguiente:

Tortilla Ensalada

Freír papas Preparar tomates

o Pelar papas o Lavar tomates

o Lavar papas o Picar tomates
o Partir papas
o Salar papas
o Calentar aceite
o Freír papas

Batir huevos Preparar lechuga

o Abrir huevos o Lavar lechuga

o Batir huevos o Picar lechuga

Cuajar tortilla Servir ensalada

o Mezclar papas y huevo

o Cuajar primera cara o Echar aceite
o Dar la vuelta a la tortilla o Echar vinagre
o Cuajar la otra cara o Echar sal
o Mover la ensalada
Servir tortilla

Llevar a la mesa
Tabla 1. Procedimiento para elaboración de Tortilla y Ensalada

Hemos sido especialmente detallados en este ejemplo para tratar de plasmar lo

que se podría ser una jerarquía de actividades. En realidad nunca es necesario
llegar a este nivel de detalle.

Si nuestros proyecto fuera preparar una cena para dos mil invitados, es posible
que una de las tareas fuera la de “preparar 50 tortillas de papas” en sí.
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Tanto el director del proyecto como los cocineros involucrados en el
proyecto tienen el entendimiento y los conocimientos suficientes para
considerarlo como una actividad en sí.

Estimar tiempos y recursos

Una vez identificadas las tareas individuales, es

“En muchas ocasiones, es posible
necesario asignar a cada una los tiempos y dedicar tiempo y dinero a hacer
recursos necesarios. Si cada tarea los tiene estimaciones más exactas. La
decisión de hacerlo o no dependerá
correctamente asignados, será posible saber en del riesgo que se esté del riesgo que
un momento dado en qué situación debería se esté dispuesto a asumir.”
estar el proyecto, compararlo con la situación
real y establecer las medidas correctivas que pudieran ser necesarias.

Las estimaciones nunca son exactas y son más difíciles cuanto más novedoso
sea el proyecto. En muchas ocasiones, es posible dedicar tiempo y dinero a
hacer estimaciones más exactas. La decisión de hacerlo o no dependerá del
riesgo que se esté dispuesto a asumir

Sigamos con nuestro ejemplo:

Actividad Tiempo Recursos

Pelar papas 2 minutos Cuchillo, recipiente,
papas
Lavar papas 20 minutos Agua, papas
Partir papas 10 minutos Cuchillo, tabla,
papas
Salar papas 1 minuto Papas, sal
Calentar aceite 3 minutos Sartén, aceite
Freír papas 15 minutos Sartén, aceite,
papas
Abrir huevos 1 minutos Huevos
Batir huevos 2 minutos Mezcladora,
recipiente, huevos
Mezclar papas y huevo 1 minuto Mezcladora,
recipiente, huevos,
papas
Cuajar primera cara 1 minuto Huevos, sartén,
papas

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 Dar la vuelta a la tortilla 1 minuto Huevos, sartén,
espátula, papas
Cuajar la otra cara 1 minuto Huevos, sartén,
papas
Lavar tomates 1 minuto Agua, recipiente,
tomates
Picar tomates 3 minutos Cuchillo, tomates
Lavar lechuga 2 minutos Agua, lechuga
Picar lechuga 3 minutos Cuchillo, lechuga
Echar aceite 1 minuto Aceite, lechuga,
tomates
Echar vinagre 1 minuto Vinagre, lechuga,
tomates
Echar sal 1 minuto Sal, lechuga,
tomates
Mover la ensalada 2 minutos Ensaladera, pinzas
Llevar a la mesa 5 minutos Menaje, manteles,
comedor y
ayudantes
Tabla 2. Relación entre actividades, tiempo y recursos.

En la tabla anterior se han asignado cada una de las tareas desglosadas, el

tiempo y los recursos necesarios. El recurso de mano de obra en algunos
casos, no es necesario durante toda la tarea, por lo que se ha desglosado
además, cuánto tiempo es necesaria en cada caso. En este momento estamos
en disposición de ver qué recursos son necesarios.

Sabemos que hace falta mano de obra, papas, huevos, una sartén, etc. En etapas
posteriores podremos evaluar cómo influye en la totalidad del proyecto la
cantidad de recursos que tengamos.

Estimadores probabilísticos

En la gestión de proyectos se hace una “En la gestión de proyectos se hace

estimación, pero no son tiempos exactos. El
contenido de incertidumbre en un proyecto
está muy relacionado con el nivel de confianza;
y aunque sea un proyecto simple siempre
habrá cierta incógnita en las tareas.
una estimación, pero no son tiempos
exactos. El contenido de
incertidumbre en un proyecto está
muy relacionado con el nivel de
confianza; y aunque sea un proyecto
simple siempre habrá cierta incógnita
en las tareas.”

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En algunos casos, y en especial en proyectos complejos de mucha
incertidumbre, los gestores de proyectos utilizan curvas de probabilidad para
describir un estimador. A partir de esto, se obtienen cuatro valores:

 Un valor optimista
 El valor más probable
 El valor esperado
 El valor pesimista

No es nuestro propósito el cálculo matemático de las curvas de probabilidad.

Sólo nos interesa que comprendas que hay proyectos suficientemente críticos en
tiempo, como para que sea necesario conocer “el peor o mejor de los casos”. Sin
embargo, por supuesto existen herramientas informáticas para la gestión de
proyectos que permiten trabajar con estos conceptos de tiempo, y a cada tarea
asignarle tiempos optimistas, tiempos pesimistas, y tiempos más probables.

Para continuar con nuestro ejemplo, a la actividad de abrir 5 huevos le hemos

asignado un tiempo de dos minutos. No obstante, podría considerarse lo
siguiente:

 En el caso más optimista (si los huevos se abren perfectamente y no

cae ningún trozo de cáscara de ninguno de ellos): 0,5 minutos.
 En el caso más probable (es el que se da un mayor número de veces
y supone que caiga algún trozo de cáscara que deba eliminarse): 0,8
minutos.
 El valor esperado (se calcula estadísticamente a partir de los demás): 1
minuto.
 El valor pesimista (que se rompan los cuatro huevos, y además, uno de
ellos caiga al suelo y haya que limpiar): 3 minutos.

Para este caso, el rango de tiempo varía entre 0,5 minutos y 3 minutos. Cuanto
mayor sea el riesgo, mayor será el rango de variación. Así mismo, utilizar estos

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valores mitiga las tendencias extremistas de optimismo o pesimismo que
inconscientemente asignan algunas personas.

Actividades en serie, en paralelo y críticas.

El orden de las actividades depende de la “El contenido de incertidumbre en un

lógica del proyecto. Algunas tareas necesitarán proyecto está muy relacionado con el
nivel de confianza; y aunque sea un
ser ejecutadas en un orden sincrónico y proyecto simple habrá cierta
sucesivo, y otras, asincrónico o intercalado. incógnita en las tareas.”

En otras palabras, hay actividades que no pueden realizarse hasta que otra haya
terminado, las cuales se denominan “tareas en serie”; y, hay otras,
independientes, conocidas como “tareas en paralelo”.

Actividades en serie = (Actividades Dependientes)

Actividades en Paralelo = (Actividades Traslapadas)

En nuestro proyecto de la cena, encontramos actividades que se enmarcan en

estos dos grupos. Veamos:

Las papas sólo pueden ser partidas después de haber sido peladas y lavadas. En
este caso, la tarea no puede ser realizada hasta que las otras hayan
culminado (tareas en serie). De otro lado, freír papas se hará inmediatamente
después de calentar aceite. Aquí, no sólo hay una dependencia, sino
además, una necesidad de ejecución inmediata, tan pronto termina la anterior
actividad.

Entre tanto, la lechuga puede lavarse y cortarse, independientemente del

estado en que esté la tortilla. Estas son tareas en paralelo.

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También, podemos distinguir dos secuencias desde el principio, que
serán la elaboración de la tortilla y la de la ensalada. Las dos deben ser
completadas antes de la última tarea de llevar los platos a la mesa.

Actividades Críticas

De igual manera, hay actividades que no tienen flexibilidad en su tiempo de

ejecución: las críticas o de camino crítico. Si alguna de ellas tiene una

duración distinta a la estimada, la duración del proyecto se verá afectada.

Los programas informáticos de ayuda a la planificación de proyectos (como el

Microsoft Project) permiten definir la relación que existe entre las tareas, y

además, el tipo de relación.

En este caso, las actividades críticas serán:

• Pelar papas
• Lavar papas
• Partir papas
• Salar papas
• Calentar aceite
• Freír papas
• Mezclar papas y huevo
• Cuajar primera cara
• Dar vuelta a la tortilla
• Cuajar la otra cara
• Servir tortilla
• Llevar a la mesa

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El plan inicial de este proyecto podría ser el diagrama de Gantt, tal y
como se estudia a continuación:

Gráfico 1. Relación entre tareas y tiempo.

Según el gráfico, el proyecto podría completarse en 54 minutos. Las

líneas punteadas corresponden al espacio que tienen algunas actividades.

Hay unas tareas como “batir los huevos” que se pueden hacer en cualquier
momento antes de la que depende inmediatamente de ellas (mezclar los
huevos batidos con las papas).

Si la actividad de batir los huevos se retrasara 2 minutos, no afectaría a la

duración del proyecto.

La tarea de calentar aceite en principio no sería crítica. Sin embargo, no

presenta holgura de otras tareas como lavar la lechuga. Podríamos calentar el
aceite en cualquier momento anterior a la actividad de freír las papas, pero ¿qué

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pasaría? Tendríamos que tener un sistema para mantener el aceite caliente a
una temperatura constante sin que el aceite se queme.

Como, de acuerdo con nuestros recursos, esto no es posible, existe una relación
de dependencia especial entre esta tarea y la de freír papas, la cual supone que
se hagan inmediatamente la una a continuación de la otra. Por eso, no existe
holgura real para la tarea, sino que deberá ser ejecutada en el instante
planificado.

Identificar las restricciones

Es importante identificar las tareas involucradas en el proyecto, su relación, y

sus dependencias, además del tiempo y la relación de recursos necesarios para
completar el proyecto.

Pero también es trascendental tener en cuenta las posibles restricciones. Los

recursos críticos son limitados.

¿Aumentamos el personal o alargamos el proyecto? La respuesta dependerá de

cuál sea el recurso más crítico, y en último caso, si no hay otra persona, no hay
discusión posible.

Por lo tanto, nos encontramos con dos tipos de restricciones: los recursos
disponibles y el tiempo fijado para realizar el proyecto.

 Restricción en recursos: en la programación de tareas, sólo se podrán

tener en cuenta los recursos disponibles. Si no son suficientes, afecta al
tiempo global del proyecto.

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 La razón de planificar con una restricción en recursos puede ser de:

o Presupuesto o costo (por ejemplo, una empresa que tenga su

propio equipo de publicistas, recurriría en un gasto adicional si
subcontratara a una agencia creativa para el lanzamiento de un
comercial de televisión).

o Limitaciones de personal cualificado (si el trabajo es demasiado

especializado, es posible que no existan realmente suficientes
personas facultadas para ejecutar tareas en paralelo).

 Restricción en tiempo: La principal prioridad es completar el proyecto

en un tiempo dado. Si los recursos disponibles no son suficientes, se
programan recursos alternativos.

Con las herramientas informáticas existentes en el mercado, es sencillo

programar proyectos y examinar alternativas. Se introducen las tareas, su
duración y las relaciones entre ellas, y también, los recursos de mano de
obra, para que el programa ajuste el calendario y presente posible resultados
en términos de tiempos, recurso y costos, entre otros.

En nuestro proyecto de la cena, si estimamos el desarrollo de las tareas,

podríamos utilizar un único recurso de mano de obra, de la siguiente manera.

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Gráfico 2. Indicador de tarea y duración de esta.

Las herramientas de gestión de proyectos.

La mayor ventaja de las herramientas informáticas disponibles actualmente para

realizar la programación de proyectos es que permite introducir cambios de
este tipo con relativa sencillez y examinar las posibles alternativas. En el
programa, una vez introducidas las tareas, su duración y las relaciones entre
ellas, bastará con decir si tenemos uno, dos, o
“La mayor ventaja de las
infinitos recursos de mano de obra, para que el
herramientas informáticas
programa ajuste el calendario y nos muestre disponibles actualmente para realizar
los posibles resultados para poder analizarlos la programación de proyectos es que
permite introducir cambios de este
en tiempos de recursos, tiempo, costo, etc. tipo con relativa sencillez y examinar
las posibles alternativas.”
De esta manera se podrían seguir haciendo ajustes.

Además, este tipo de representación es útil durante todo el proyecto. En un

momento concreto, es posible que el proyecto no se encuentre exactamente en
la realización de las tareas que se habían programado. Una herramienta de
gestión de proyectos permite con relativa sencillez introducir en todo momento
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las desviaciones respecto a la programación y volver a ajustar el plan a la
realidad.

Ajustes

Por ejemplo, en nuestro proyecto de los objetivos era que la tortilla estuviera
recién hecha y caliente. Podríamos desviar las tareas de “cuajar la tortilla” hacia
el final, adelantando la “ensalada”. De esta manera, la tortilla estaría finalizando
en el último momento, y no se vería afectada la duración ni el costo del
proyecto.

Este tipo de representación es útil durante todo el proyecto.

Si por ejemplo quisiéramos revisar nuestro proyecto en el minuto 36, podríamos

ir al gráfico 2, y comprobaríamos que en ese instante se debe “Calentar el
aceite” y la siguiente actividad es la de “Freír papas”.

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