Sistema de Información Gerencial

Actividad 6

Notas del autor

Lady Paola Sánchez López ID 760517

Leidy Viviana Restrepo Gómez ID 763414
María Camila González Quinceno ID 745354
Órnela Santacruz Arroyo ID 752611

Facultad de ciencias de la administración uniminuto

Este trabajo escrito está dirigido a Jorge Enrique Castellanos
Corporación Universitaria Minuto de Dios Sede Inem
Noviembre, 08 2020

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 1

 INTRODUCCION

En el siguiente trabajo se expondrá dos sistemas de información, los cuales se escogieron,

después de comparar que sistemas son más adecuados para realizar una propuesta a la entidad
para el mejoramiento de sus procesos y operación, facilitando y tomando menos tiempo para
tomar decisiones y para organizar más eficaz la información de la empresa, siendo esta
importante para la entidad, los sistemas escogidos proveerán a la empresa seguridad, tiempo y
facilidad para cada área o departamento, se propone incrementar los sistemas para que el
funcionamiento de la operación se realice de una forma segura pero rápida, así mismo al
incrementar los sistemas propuestos se verifica las ventajas y funcionamientos que estos
aportaran a la entidad, reconociendo la importancia al momento de hacer parte de los sistemas
que se proponen.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 2

 Descripción de los sistemas actuales con los que cuenta la organización

MULTISYS- Sistemas y soporte empresarial

En la empresa se utiliza Multisys que es un sistema contable, cada empleado tiene usuario y
clave asignada, dependiendo de su departamento, ejemplo: compras utiliza usuarios que manejan
inventario y recalculo de facturas, tesorería manejamos usuarios que nos permita crear
documento y se pueda realizar pagos, los administrativos tiene usuarios que le permita verificar y
autorizar las transacciones.
Módulo cuentas por cobrar

 “El sistema de cuentas por cobrar del BOS HT se encuentra orientado a ofrecer la mayor
flexibilidad posible para el para el manejo de las transacciones a crédito de la empresa.
Sus características permiten un mayor control y manejo de clientes y movimientos lo que
permite tener una información más detallada.
 Tiene una presentación básica que incluye muchos conceptos esenciales que pueden ser
modificados según las necesidades.
 Calculo de comisiones por vendedor, cobros y ventas
 La contabilización se puede realizar en línea

Componentes del sistema

 Los parámetros generales de cuentas por cobrar tienen como finalidad de definición de los
tipos de cambio utilizados para elementos propios del módulo como lo son facturas,
recibos, notas débito y crédito.
 Se clasifican según sus funciones en varias pestañas: códigos, tipos, campos e integración.
 Los movimientos podrán clasificarse en dos: Maestros y transacciones
 Se puede contabilizar en línea
 Permite generar estados de cuenta del cliente
 Se facilita la impresión de informes en diferentes formatos
 El documento puede ser aplicado a diversas facturas de cada cliente”
Obtenido de// https://slideplayer.es/slide/1032359/
SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 3
Este sistema es muy importante para la empresa ya que con el llevamos un control de las ventas y
compras, cuentas por cobrar y por pagar, lo que es vital para tener un orden y un adecuado
manejo del efectivo.

CGUNO 8.5

El departamento de contabilidad maneja CG1 8.5, es un sistema más complejo para llevar la
contabilidad de la empresa.

Funcionamiento

 Diligenciamiento de los documentos soporte de las transacciones realizadas, por ejemplo:

comprobantes de egreso, recibos de caja, notas, etc.
 Control de diferidos, conciliación bancaria, presupuestos, control de cuentas por cobrar y
por pagar.
 Se ven reflejados automáticamente en los saldos, los cambios que se realicen a periodos
pasados.
 Se pueden establecer los parámetros de las cuentas, centros de costo, terceros, etc., según
lo requiera la organización.
 Se generan e imprimen balances o libros auxiliares que reflejan la situación financiera de
la empresa
 se puede manejar la nómina por este sistema
 manejo de inventarios

Este sistema es fundamental para la organización ya que con el podemos registrar, controlar y
calcular todas las transacciones que se realicen, además nos ayuda a conocer la situación
financiera de la empresa para la toma de decisiones.

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning- Planificacion de Recursos Empresariales) es un conjunto de

sistemas de información que permite la integración de las operaciones de una organización, sobre
todo las que tienen que ver con la producción, logística, el inventario, los envíos y la
contabilidad.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 4

Es un sistema integrado, a pesar de que puede tener módulos, es un todo. Tiene acceso a una base
de datos centralizada.

Ejemplo:

ONYX ERP: Es un programa de gestión para PYMEs, que está integrado con el programa de
contabilidad ONYX FINANCIALS, con el programa de procesos de control de calidad ONYX
CALIDAD, los datos se dan de alta solo una vez y son consistentes, completos y comunes.

Estos sistemas tienen como propósito apoyar a los clientes de una empresa, ofrecer una rápida
respuesta a sus inconvenientes, así como un eficiente manejo de la información que permita
tomar decisiones y minimizar los costos.

Los ERP se pueden utilizar en cualquier empresa y su selección depende del tamaño de la
empresa, actividad, procesos, recursos, etc.

En el mercado se pueden encontrar dos grupos de soluciones de software para las necesidades de
cada empresa.

ERPs verticales: especializados para cada industria y responde a necesidades puntuales

ERPs horizontales: se utiliza para la administración de cualquier empresa y se puede configurar

para personalizar la solución de un determinado caso, como el ONYX ERP.

ONYX ERP

Características:

 Hace que todos los procesos empresariales sean más rápidos, ofreciendo información de
los costes y el rendimiento de cada paso de la organización
 Es muy sencillo, se acopla al flujo de trabajo y simplifica la gestión de la infraestructura
del software de la organización con un paquete de aplicaciones coherente.
 Sus aplicaciones y opciones de configuración son muy flexibles
 Automatiza procesos
 Ahorra tiempo sincronizando todos los procesos y movimientos

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 5

  Solución sectorial

Componentes

 Instalación y puesta en marcha

 Producción
 Compras y ventas
 Toma de tiempos en planta
 Almacén
 Recursos humanos

Ventajas:

Toda la información es confiable y real, controla el flujo de información de la empresa,

1. Mejora en la toma de decisiones.

Al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con
información fiable. De ese modo será posible estimar los escenarios futuros con mayor precisión
y, además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en la pantalla de su
ordenador. De ese modo se consigue mejoras en el proceso de toma de decisiones.

2. Se evitan duplicidades.

Gracias a la integración y centralización que proporcionan los programas ERP los responsables de
los distintos departamentos accederán en tiempo real a la misma información. De este modo se
reducen los registros duplicados y la duplicación de las operaciones.

3. Escalabilidad y diseño modular de los sistemas ERP.

Los sistemas ERP son modulares. En otras palabras, cada organización podrá contratar únicamente
aquellas prestaciones que necesite en un momento concreto. En el futuro será libre de contratar los
módulos adicionales que necesite.

4. Adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

A la hora de implantar o cambiar de ERP, la empresa proveedora configurará la aplicación para

adaptarlo a las necesidades concretas de cada caso.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 6

5. Mayor control y trazabilidad.

Los sistemas ERP recogen todos los datos referentes a la actividad de la organización. De ese modo
es posible controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor
(trazabilidad).

6. La seguridad.

Los ERPs mejoran la seguridad de nuestra información en un doble sentido. En primer lugar,
será más difícil robar la información por los distintos niveles de acceso o autorización. Pero,
además toda nuestra información estará centralizada con copias de seguridad generadas
automáticamente para protegernos de posibles errores.

7. Integración con clientes y proveedores.

Tal y como veíamos en este artículo el nuevo concepto de ERP II supera los límites de la propia
empresa añadiendo a otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores.

De ese modo el proveedor se convierte en un socio estratégico que participará activamente en el

diseño y desarrollo de nuevos productos ayudándonos a mejorar la productividad y reducir costes.

Respecto al cliente, los sistemas ERP permiten crear un marco de comunicación y colaboración
con ellos. Nuestra empresa dispondrá de más información y de mayor calidad que permitirán
ajustar las necesidades de compra y de inventario a sus necesidades además de poder realizar
campañas de marketing segmentadas.

8. Mejora la eficiencia y la capacidad operativa.

Como ya hemos mencionado los sistemas ERP permiten eliminar duplicidades. Pero además
automatizan actividades que anteriormente se desarrollaban de un modo manual o casi manual
(como la generación de albaranes, facturas, etcétera), reduciendo significativamente la posibilidad
de errores asociados al componente humano.

De ese modo la empresa mejorará su capacidad operativa pudiendo atender a más clientes o fabricar
más productos.

9. Cae el volumen de costes.

La mayor eficiencia, la disminución de errores y la eliminación de duplicidades permiten reducir

significativamente el nivel de costes empresariales.

10. Mejora la rentabilidad en el largo plazo y los beneficios.

Todas las ventajas de los sistemas ERP que hemos visto anteriormente pueden resumirse en uno
solo: una sustancial mejora del rendimiento y de los beneficios en el largo plazo.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 7

SISTEMA CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las
relaciones con clientes)

Es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones
entre una empresa y sus clientes.
El software CRM, por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente
dado y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas. Por definición, el CRM
recopila toda la información de las gestiones comerciales manteniendo un histórico detallado.
Una solución CRM permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas de captación
de clientes y de fidelización. Gracias al CRM se puede controlar el conjunto de acciones
realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y gestionar las acciones comerciales a partir
de un cuadro de mandos detallado.
Las empresas que utilizan soluciones CRM generan más oportunidades de venta, agilizando la
gestión, con presupuestos actualizados en tiempo real y procesos de ventas optimizados. Del
mismo modo las empresas que utilizan CRM pueden hacer mejores segmentaciones, y disponen
de la información para un servicio de atención al cliente y postventa de nivel superior.
El servicio constituye la experiencia fundamental en la que tiene el contacto entre las
organizaciones y el cliente, de la forma adecuada como efectué esta relación, depende la
conservación o perdida de un cliente. Es imperativo por tanto que las organizaciones visualicen el
servicio como el elemento esencial en el que radica el sentido mismo de su existencia pertinencia.
El servicio en la organización busca esencialmente satisfacer aquellas necesidades que presenta el
cliente, es por ello que puede afirmarse entonces que la ausencia de demanda de servicio no lo
permiten a las organizaciones desarrollar proyectos que giren a torno a ello.
Con el fin que haya un mejoramiento continuo en la satisfacción de las necesidades de los clientes,
una de ellas es el CRM (Customer Relationship Marnagemen) que es este articulo se presenta como
una herramienta importante para generar impacto en los servicios que presta la organización.
Gestión de las relaciones con clientes (CRM)
La CRM o la gestión de las de las relaciones con los clientes es una estrategia para gestionar las
relaciones e interacciones de una organización con los clientes potenciales, un sistema de CRM
ayuda a las empresas a permanecer con sus clientes.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 8

 PROPUESTA
La propuesta para implementar la estrategia CRM irá enfocada en dos aspectos importantes:
El establecimiento de relaciones y el marketing uno a uno direccionado a los clientes VIP de la
pirámide ABC y a los clientes activos/medio.
Realizar un proceso de captación que permita trabajar con los clientes de los siguientes niveles de
la pirámide y subirlos a los primeros niveles.
Al momento de establecer una estrategia CRM de fidelización y relaciones duraderas con los los
clientes se desarrollarán 5 aspectos de la estrategia: identificar los momentos de la verdad, la
atención en el front office, los canales de atención, el proceso de reclamos (back office), el
personal de contacto y atención al cliente.
Con la implementación de la propuesta se pretende que una empresa obtenga mayor rentabilidad
y que conozca mejor a sus clientes de los cuales obtiene información 7 importante que hace que
el valor del cliente para la empresa s

Aspectos para tener encuenta en la implementación de un CRM

Como ya hemos comentado, el desarrollo de la industria de casinos tiende a exagerar las

tradicionales 4 Ps del Marketing Mix y se ha olvidado de la "P de Personas”. La adecuada
implementación de CRM ha sufrido las consecuencias de ello.
Debido a la complejidad de los casinos donde la trayectoria del cliente incluye muchos puntos de
contacto relevantes entre el personal del casino y el visitante, es necesario darle atención
amplificada a las emociones, sentimientos y sensaciones de aquellos para hacer frente con el
cambio de actitud requerido por una cultura centrada en el cliente.
Además, a sabiendas de que ya no es muy válido decir "constrúyelo y vendrán" resultado de los
altos niveles de competitividad, del desgaste de los casinos y de unos apoderados visitantes que
demandan cada vez más y más por su ingreso disponible, cualquier herramienta que nos ayude a
brindar un mejor y más personalizado servicio y experiencia es siempre bienvenida.
Lamentablemente, no todos estamos listos para recibirla.
Veo al menos cuatro aspectos que, adecuadamente evaluados, podrían haber salvado a mi amigo
operador y a otras personas de ser parte de las estadísticas de falla de CRM:
o tener un entendimiento claro de la cultura, objetivos y metas de la empresa;

o conseguir el compromiso previo de todos los actores;

o compra de un sistema de CRM como una herramienta y no como un software de juguete nuevo, o
simplemente porque es trending;

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 9

o tener una cultura orientada al cliente antes de hacer el movimiento.

Los sistemas de CRM tampoco son herramientas estáticas. Mejoran cada día por el uso de
inteligencia artificial, machine learning, estadística y visualización... Pero nada será de mayor
frustración y obstáculo para los esfuerzos del operador que ver que el sistema se utiliza a menos de
la mitad de su capacidad, resultante de la baja o nula aceptación por parte del cliente interno
resultado, a su vez, de la falta de orientación estratégica al cliente y ver que su capital humano no
estaba dispuesto a aceptar un cambio de actitud que tampoco supo gerenciar.

1. Si su cultura de empresa no está centrada en el cliente, no inicie la implementación de un

sistema CRM antes de que todos en su casino entiendan, se comprometan y asimilen el
cambio de paradigma y enfoque. Si su cultura no está lista, el resultado de la instalación de
un sistema CRM podría ser contrario a sus expectativas.
2. Si decide seguir adelante con CRM, asegúrese de que usted no tiene algunos de sus módulos
de trabajo en su sistema de gestión de casino o podría terminar duplicando gastos,
informaciones y esfuerzos.
3. No compre las promesas de enormes porcentajes de aumento en ingresos, rentabilidad y
personalización mágica del servicio. Compre una herramienta para su estrategia y objetivos
y véndela a cada uno de sus stakeholders.
4. Haga su tarea y tómese su tiempo.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 10

Devolución creativa –metacognición

¿Qué tipos de dificultades presentaron al momento de seleccionar los modelos de aplicación

informática empresarial que se va a implementar en la organización? Y ¿Qué criterios consideran
de mayor importancia para seleccionar los modelos de aplicación informática empresarial que se
va a implementar?

Las dificultades que pudimos evidenciar son:

 La empresa ya cuenta con dos sistemas de información empresarial los cuales han
funcionado muy bien, por lo cual se encuentra cierta resistencia a implementar otro
sistema
 Es difícil asegurar que sistema se aplica mejor a la organización, ya que hay muchos
sistemas con un buen funcionamiento.
 Las empresas son muy celosas con su información

Criterios de selección

 Hay que evaluar costos versus beneficios

 El tamaño de la empresa
 La actividad de la organización
 Sus necesidades y procesos
 Características del software
 Requerimientos de la empresa

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 11

 Conclusión

En estos momentos se vive en un mundo de cambios continuos y frecuentes, y la actividad

empresarial no es una excepción a este proceso, sino más bien al contrario; las empresas se ven
obligadas a modificar permanentemente, no sólo los procesos y productos objeto de su actividad,
sino también y como consecuencia las funciones asociadas al área económica-financiera.
De acuerdo a lo anterior, se crea la necesidad de mayor información por eso los datos en las
organizaciones debe ser compartida y el objetivo principal es el de conseguir, que cada miembro
de la misma disponga de la necesaria para el desarrollo de sus funciones y toma de decisiones.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 12

 Bibliografía

 sustero, E. M. (3 de SEPTIEMBRE de 2013). Digital Business. Obtenido de

https://www.iebschool.com/blog/ventajas-erp-digital-business/
 https://www.soloazar.com/es/v/sportsbook/234040_Informe-Digitain-CRM-un-factor-
diferenciador-para-mejorar-los-ingresos
 https://definicion.de/crm/
 https://www.sumacrm.com/soporte/que-es-crm

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL 13