Paralelo clases de documentos 1

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NATALIA RAMIREZ ROMERO

SERVICIO NACIOLA DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

BOGOTÁ D.C. 1 DE AGOSTO DE 2020

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Tabla de Contenido

Introducción 3
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INTRODUCCIÓN
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Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y

comunicación y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo
configura las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e
información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se puede identificar y resumir dos
clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la

información producida o recibida por una entidad publica o privada, debido a sus
actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada y recibida,

almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos
electrónicos archivados que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental,
como son los archivos: de gestión, central e histórico
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Documento de Archivo Documento Electrónico Similitud Diferencia

Lugar donde se encuentra Toda la información Tienen el mismo objetivo En el documento de archivo:
toda la información generada, enviada, el cual es mantener la  El registro se encuentra en un medio cuya información es
producida en cualquier recibida, almacenada o información organizada y accesible a través de la escritura manual y se mantiene en
fecha, lenguaje, forma o acumulada por medio protegida, a fin de que papel.
soporte, por una entidad electrónico, también se sea fácil su localización  El contenido no se puede separar de su soporte, por lo cual
publica o privada. Es una encuentran documentos en el momento de que la se garantiza la integridad de la información en el
expresión testimonial de electrónicos de archivo información sea documento. El valor documental se puede determinar por
carácter autentico, objetivo que cumplen su acción requerida. Se debe su autenticidad, entre ellas por la firma.
e imparcial, es durante todo el ciclo disponer de los  Los documentos se mantienen en carpetas tangibles,
independiente ya que esta vital documental, como elementos necesarios de que se archivan en archivadores.
condicionando a los demás son los archivos de equipo espacio y En el documento electrónico:
y a su vez siendo gestión, central e personal  La información se recibe en un medio cuyos símbolos
condicionado. En histórico. para el desarrollo de la solo puede ser leído por medio de la computadora. Su
cumplimiento de sus función archivística. contenido puede ser desglosado de su texto original,
funciones jurídicas o Igualmente se deben para llevarse a otro documento, siendo así más fáciles
administrativas, conservado crear de vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo la
como prueba información y archivos para clasificar la información.
continuidad de gestión. información, tanto la que  Los documentos se archivan en carpetas electrónicas
se o virtuales y se conservan en formatos digitales.
produce como la que se  La autenticidad del documento depende del programa
decepciona. Se realiza la en el cual se haya creado.
misma clasificación
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documental.
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