ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

CARLOS ALBERTO CELY ACOSTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZADE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

10 DE JUNIO DE 2020
Introducción:
En el siguiente ensayo se verá la definición de las tablas de Retención
Documental en donde se relaciona con la descripción en el artículo 24 de la Ley
594 de 2000 agregando sobre qué se basan las Tablas de Retención documental
y las ventajas de las mismas. Al final se tendrá en cuenta del Archivo General de
la Nación.

Nudo:

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas en una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.
Archivo de Gestión, Archivo Central o Intermedio y Archivo Histórico o
permanente:
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la realización de la
gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.
Según la Ley General de Archivos (Ley 594 del 2000) en su artículo 24 expresa:
Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental:
 La Administración Central: Presidencia, ministerios, gobernaciones,
alcaldías.
 Entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos
públicos, empresas sociales del Estado, empresas industriales y
comerciales del Estado, empresas de economía mixta, entidades
descentralizadas indirectas y unidades administrativas especiales.
 Entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas,
corregimientos.
 Cuerpos o instituciones legislativos tales como: Senado de la República,
Cámara de representantes, asambleas departamentales y concejos
municipales.
 Organismos de control tales como: Personería, contraloría, procuraduría y
veedurías.
 Órganos de Administración de Justicia tales como: Cortes, Consejo de la
Adjudicatura, fiscalía y juzgados.
Las TRD se basan en:
- La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las
series y subseries.
- Los periodos de retención en cada fase de archivo.
- La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.
Entre sus ventajas están:
- Facilitan el manejo de la información.
- Racionalizan la producción documental.
- Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente.
- Facilitan el control y acceso a los documentos.
- Garantizan conservación de documentos históricos.
- Regulan transferencias primarias y secundarias.
- Racionalizan procesos administrativos.
- Archivísticamente facilitan todos los procesos.

Conclusiones:

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención Documental

se estipulan en el documento del Archivo General de la Nación el cual es la
respectiva entidad productora bajo el Decreto 2126 de 2012 bajo la Resolución
469 de 2013. No obstante, El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas
que son: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales;
análisis e interpretación de la información recolectada; elaboración y presentación
de la Tabla de Retención Documental para su aprobación; aplicación, seguimiento
y actualización de la tabla.