ANÁLISIS Y OPINIÓN

a s d e c o st o s
L os sis t em
nci a e n la s
y la efi cie rc i ale s
era cio ne s c o m e
op

88

En ese artículo se revisa la importancia

que tienen los costos y su administración
a través de un buen sistema, con el objeti-
vo de que los empresarios aprovechen to-
L.C.C. y P.C.F. Horacio Rocha das las herramientas que tienen a su
San Miguel, Coordinador de alcance, para maximizar la eficiencia de sus
Contabilidad, Auditoría y operaciones. Manejar un sistema de costos
Finanzas del Colegio
de Contadores Públicos
adecuado permite fomentar la mejora con-
de México, A.C. y Socio de tinua, reconocer las eficiencias y recompen-
Rocha Salas y Cía., S.C. sar a los funcionarios que las provocaron

Abril 2014
INTRODUCCIÓN
C
uando interactuamos con empresas de diver-
sas industrias –sea de transformación, co-
mercio o servicios– llama la atención la poca
importancia que se deposita en los sistemas de cos-
tos utilizados, si es que cuentan con alguno.
Esto resulta más peculiar, si se considera que se
trata de un factor determinante para la obtención
de resultados financieros adecuados.
Cuando se observa un estado de resultados común
y corriente, uno encontrará más conceptos de costo
y gasto que de ingreso. Por ello es fundamental que
los sistemas de costos recuperen la consideración
que tenían antes del auge de los sistemas adminis-
trativos –conocidos como ERP’s (Enterprise Resource
System)– cuando tomaron un lugar secundario; de
hecho, una buena configuración de un ERP debe
partir de un sistema de costos adecuado.
En este artículo revisaré la importancia que tienen
los costos y su administración a través de un buen
sistema, con la finalidad de que los empresarios
aprovechen todas las herramientas que tienen a su
alcance, para maximizar la eficiencia de sus opera-
ciones.
COSTOS Y GASTOS
Se puede definir a los costos y gastos, para fines
prácticos, como el sacrificio de algo para obtener algo.1
Las empresas incurren en costos y gastos para lo-
grar sus objetivos. Tradicionalmente, las empresas
relacionan los conceptos “costo” con la producción
de un artículo y “gasto” con la administración o finan-
ciamiento de la empresa o con incluso con la venta
de un artículo. Para efectos de este análisis, ambos
conceptos los consideraré de manera indistinta.
Como sistema de costos, no necesariamente se
debe considerar a un programa informático; de he-
cho, antes de poder “automatizar” la obtención de
información, es necesario poder realizarlo de manera
manual.
En ese sentido, me refiero a un sistema de costos
como el conjunto de procedimientos, documentos,
1
Aunque en este contexto se podrían manejar como sinónimos, la verdad es que el “costo”, en su más pura acepción, es una ero-
gación que tendrá como objetivo generar un ingreso (por ejemplo, el costo de producción de un artículo). Mientras que el “gasto”,
no necesariamente tendría el mismo objetivo (por ejemplo, el sueldo de una secretaria o la depreciación de un escritorio). Así, no
obstante que los dos deben ser “recuperados” por las empresas, sus consecuencias son diferentes
controles, registros, reportes e información, el cual per-
mite a una empresa conocer el costo unitario de pro-
ducción o de operación. Estos procedimientos pueden
ser realizados de manera manual o a través de he-
rramientas informáticas como sistemas de cómputo.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE COSTOS
Son muchas las ventajas que ofrece establecer y
manejar un sistema de costos adecuado en las em-
presas. No se puede administrar lo que no se mide.
A continuación comento sobre algunas de ellas.
Costo unitario
Éste es tal vez el principal beneficio de tener un
sistema de costos adecuado. Cuando se conoce el
costo unitario de un producto o servicio con precisión,
se obtienen muchos beneficios:
Con un costo unitario preciso, la política de precios
de la empresa para el público adquiere un sentido
estratégico y no sólo de mercado; permite a la em-
presa ser el líder y no reaccionar únicamente a las
políticas de precios de la competencia.
El costo unitario puntual permitirá, a su vez, rea-
lizar una correcta valuación de inventarios y, en
consecuencia, producir estados financieros con in-
formación precisa para la toma de decisiones. En
una empresa industrial, el costo unitario afecta los
inventarios de: materia prima; de producción en pro-
ceso; de artículos terminados y, finalmente, el costo
de ventas. 89
En las empresas de servicios, el resultado de
operación se determina considerando los gastos in-
curridos para prestarlos. Sin una buena fuente de
información, los estados financieros pierden uno de
sus principales objetivos: informar al usuario para
una toma adecuada de decisiones.
Presupuesto
Un sistema de costos robusto aumenta la precisión
de la información al determinar, implementar y con-
trolar un presupuesto, con las consecuentes ventajas
de poder anticipar los resultados.
Abril 2014
 Control
Cuando se tiene un buen sistema de costos, se pue-
den controlar mejor las operaciones. Con el monito-
reo de los costos incurridos, se promueve la eficiencia
y se corrigen los errores. Asimismo, se aprende de
situaciones negativas, porque ya se conocen; y se
disminuyen las consecuencias negativas, debido a
que se conocen oportunamente.
Eficiencia
En sentido opuesto al punto anterior, manejar un
sistema de costos adecuado permite fomentar la
mejora continua, reconocer las eficiencias y recom-
pensar a los funcionarios que las provocaron.
Independientemente de si se trata del costo de
producción o de los gastos de administración, venta
o financieros, las empresas los deben administrar
de tal manera que éstos se minimicen con las obvias
consecuencias en sus resultados financieros. No se
puede administrar lo que no se mide, un sistema de
costos eficiente y adecuado auxiliará en este sentido.
DIFERENTES HERRAMIENTAS
Existen muchas opciones cuando se trata de elegir
un sistema de costos a la medida de esa entidad. La
elección dependerá del giro de la empresa (indus-
trial, distribución o de servicios), de su experiencia,
infraestructura y recursos. Sin embargo, siempre ha-
brá una herramienta que pueda ayudar en materia
90 de costos.
Ahora bien, se deben considerar varias situaciones
al implementar un sistema de costos. Considerando
la experiencia y estabilidad de las operaciones de la
empresa, se puede elegir entre un sistema de costos
históricos, y uno de costos predeterminados.
Tradicionalmente, las empresas de reciente crea-
ción o aquellas que inician operaciones de un pro-
ducto o mercado nuevos, deben elegir un sistema de
costos histórico, dado que están iniciando su “cur-
va de aprendizaje”: habrá muchos cambios en los
elementos del costo de producción (materia prima,
mano de obra y los cargos indirectos de producción);
se modificarán procesos buscando mayor eficiencia;
cambiarán los volúmenes de producción con la evo-
lución del producto en el mercado, y todo lo anterior
Abril 2014
redundará en la variación continua de los costos de
producción.
Posteriormente, cuando se estabilizan los volúme-
nes y medios de producción varios meses o incluso
años después, se puede considerar el establecimien-
to de un sistema de costos predeterminado. Estos
sistemas, clasificados en estimados y estándar, per-
miten anticipar los hechos, facilitando la planeación,
presupuestación y control de las operaciones. En mi
opinión, esto deberá considerarse como un objetivo
último de cualquier empresa.
Desde el punto de vista del producto que se fa-
brica, se pueden implementar sistemas de costos
por procesos, por órdenes de producción o por ac-
tividades.
Los sistemas de costos por procesos son recomen-
dables cuando los productos a fabricar no cambian
en sus características, así como los medios y procesos
de producción son constantes (por ejemplo, se utiliza
más maquinaria que mano de obra), y los volúme-
nes de producción no fluctúan mucho. Ejemplos de
industrias donde se aplican estos sistemas son la
refresquera, la cementera, de producción de acero,
entre muchas otras.
Cuando la producción se lotifica, porque el pro-
ducto cambia sus características continuamente,
se recomienda el uso de un sistema de costos por
órdenes de producción. La orden de producción con-
siderará las variaciones que se deberán realizar a ese
conjunto de productos. Por ejemplo, está la industria
de impresión, de confección de ropa o producción
de alimentos.
Los sistemas de costos por actividades (costos
ABC, por sus siglas en inglés), originalmente dise-
ñados para el control de los cargos indirectos de
producción únicamente, han sido desarrollados y
adaptados para su implementación integral en los
medios de producción o en la prestación de servicios.
Originalmente presentados en la década de los
años ochenta, este tipo de sistema logró ofrecer al
analista la información que antes no se obtenía: co-
nocer el costo de realizar una actividad específica.
Por ejemplo: ¿sabe cuánto cuesta realizar el con-
trol de calidad en un proceso productivo? ¿Cono-
ce el costo de capacitar a los obreros? ¿Otorgar un
buen servicio a los clientes? ¿Cuánto cuesta reclutar
a empleados administrativos? ¿Cuál es el costo de
procesar unas nóminas o registrar su contabilidad?
Más aún, si es el caso: ¿es usted eficiente en estas
actividades? ¿Se pueden mejorar? ¿Alguien los puede
hacer mejor o más barato?
Cuando se emplea un sistema de costos por activi-
dades, es posible contestar estas preguntas y tomar
decisiones adecuadas en consecuencia.
CONCLUSIÓN
Inicié este análisis comentando que los sistemas
de costos han perdido importancia para los empre-
sarios. Considero que también se ha disminuido la
atención en los colegios y universidades que impar-
ten la carrera de Contaduría Pública y, por conse-
cuencia, los egresados no prestan la atención que
esta información requiere.
Existen pocos especialistas en costos en nuestro
país. Prueba de ello es el número de certificacio-
nes en costos que se registraron cuando el Instituto
Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) instituyó
las certificaciones por disciplinas, siendo únicamente
tres los certificados en esta materia. Sin duda, esto
implica un área de oportunidad muy atractiva para 91
que la profesión organizada explore.
En este inicio de año, la Comisión del Sector Em-
presarial del Colegio de Contadores Públicos de
México (CCPM) ha programado varios cursos de ca-
pacitación en el tema de costos. Recomiendo amplia-
mente el consultar estos programas para aprovechar
esta capacitación.
Concluyo con una reflexión: Los sistemas de costos
producen información tan importante para las em-
presas, que resulta lamentable, y hasta imperdona-
ble, no asignarles la atención necesaria. •
Abril 2014