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Administración de Nómina
Administración de Nómina
ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA
Autor (a):
Marbin Y. Araujo C.
C.I.: 18.036.672
Pág.
ÍNDICE GENERAL 2
INTRODUCCIÓN 3
Administración de Nóminas 4
Características de las Nóminas 4
Clasificación de las Nóminas 5
Procesos de Nómina 5
Definición de Nóminas de Pago 6
Tipos de Nóminas de Pago 8
Finalidad de las Nóminas de Pago 9
Importancia de las Nóminas de Pago 9
Unidad Administrativas de las Nóminas 9
Cálculos aplicados a la Nómina de Pago 9
Selección, Clasificación y Registro de la Información necesaria 13
relacionada con la Nómina de Pago
Diseño y Estructura de las Nóminas de Pago 13
Sanciones aplicadas por el incumplimiento de la Normativa Legal 14
en Materia Laboral
CONCLUSIONES 17
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 18
INTRODUCCIÓN
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Como bien es sabido, las nóminas de pago constituyen la cantidad a
pagar a cierta cantidad de empleados, durante un período de contabilización
dado. Estas adquieren especial importancia en las instituciones de hoy en
día, por ello es necesario que las empresas logren un equilibrio entre sus
recursos humanos y sus recursos materiales, de ésta forma la fuerza y
capacidad de la compañía estará representada por su capital o recurso
financiero y su personal.
Los sistemas de nóminas son creados para que las empresas puedan
llevar el control del pago salarial de cada uno de sus empleados, esto es
considerado muy importante, ya que saber manejar las finanzas de una
empresa es una de los pilares que sostiene a la misma. Un sistema de
nómina que contenga los requerimientos correctos y las especificaciones
adecuadas, además de que sea funcional, será de gran ayuda para la
empresa, ya que llevar un registro correcto de los pago de los empleados
evita pérdidas a la empresa. Además la nómina es una herramienta
imprescindible para cualquier trabajador.
La mayoría de las veces los empleados no saben interpretar los
elementos que contiene una nómina, es por eso que es muy importante una
que sea clara y específica, y esto es lo que se busca en el presente trabajo
de investigación. Por su parte, los salarios se indican generalmente en
términos de un precio por hora, tarifa semanal, o sobre una base del trabajo
a destajo. Es por esta razón, que en la presente investigación se han
estudiado detalladamente cada uno de los puntos referente a la nómina de
pago, así como también como el reglamento o sanciones que se aplican al
empresario por incumplimiento de la Ley.
Administración de Nómina
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Según Lacalle, G. (2012:222), la nómina “es el documento, el recibo
que se entrega al pagar el salario al trabajador y, por tanto, sirve de
justificante al empresario de haber realizado dicho pago”. El contenido de la
nómina ha de reflejar la estructura salarial, desglosando las percepciones,
tanto salariales, como no salariales, y las deducciones que se deban
practicar legalmente.
En este mismo orden de ideas, para Redondo, A. (1992:432) la nómina
es una relación de pago de obreros y empleados correspondientes a un
período determinado, el cual puede ser semanal, quincenal o mensual,
dependiendo de las costumbres y leyes vigentes en el país. En conclusión, la
nómina es el conjunto de asignaciones y deducciones realizada a cada uno
de los trabajadores de una empresa, sobre la base de principios
establecidos, tanto administrativos, legales como contractuales.
Clasificación de la Nómina
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De acuerdo con Verges, A. (2000:3), se tipifican en las siguientes
categorías:
De acuerdo al tiempo, en semanal, quincenal y mensual.
Según a la jerarquía, en diaria, quincenal, mensual y alta o ejecutiva.
De acuerdo al concepto a cancelar en salarios, vacaciones, utilidades y
otros.
Por otra parte Sánchez, T. (1993:39) expresa que la nómina puede
clasificarse en:
Nómina semanal, la cual está formada por los salarios pagados a los
obreros (trabajadores que ejecutan labores físicas o manuales) durante una
semana.
Nómina quincenal, es el documento que encierra sueldos pagados a
empleados (trabajadores que ejecutan generalmente labores intelectuales) y
abarca quince (15) días.
Nómina confidencial, conformada por sueldos pagados a altos
funcionarios de la empresa.
Procesos de Nómina
Los procesos de nómina, de acuerdo con Catácora, F. (1997:287), son
todas aquellas etapas en las cuales se divide las operaciones relacionadas
con el personal de una empresa u organización, las cuales incluyen:
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reclutamiento y selección, ingreso de personal, entrenamiento y desarrollo,
control de asistencias y horas trabajadas, beneficios por vacaciones y otras
prestaciones, cumplimientos de obligaciones gubernamentales, planes de
pensión y jubilaciones, préstamos al personal, entre otros.
Asimismo, para realizar las diferentes funciones correspondientes al
ciclo de nómina se puede contar con los siguientes sistemas, entre otros: De
nómina: Este sistema es utilizado para realizar los cálculos necesarios de
asignaciones y deducciones para cada empleado u obrero, al cual se le
efectúan pagos.
De beneficios contractuales: Sirve para calcular los beneficios que
deben ser pagados a los empleados u obreros por efecto de contrato o de la
ley laboral, entre estos beneficios encontramos a las vacaciones,
prestaciones sociales, bonificaciones, entre otros.
De préstamos a empleados: Sirve para controlar la cantidad de
préstamos y anticipos entregados a los empleados.
De información sobre nómina: Tiene como objetivo suministrar toda la
información requerida por la gerencia y administración, en cuanto a:
estadísticas del personal por departamento, rotación de personal, promedios
de sueldos, de préstamos, utilidades, entre otros.
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deba prestarse y a la remuneración, los cuales se regirán por las siguientes
normas:
El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean
compatibles con sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del
mismo género de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el
patrono; y
La remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de
los servicios y no podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague
por trabajos de igual naturaleza en la región y en la propia empresa.
Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio
y remuneración en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese
estipulación expresa, situación que se presenta frecuentemente.
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Tipos de Nómina de Pago
Según su Presentación:
Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales,
usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en
el mercado, formularios diseñados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.
Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual
permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular
automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el
período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente
tipo de información:
Formularios de entrada y codificación.
Reportes del sistema.
Operación del sistema.
Archivos del sistema.
Programas del sistema.
Diseños de perforación o tabulación.
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Finalidad de la Nómina de Pago
Su finalidad es asegurar que la empresa calcule y cancele los salarios
correctamente, así como preparar los registros contables conforme a la ley.
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El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo
con la magnitud y otras características de la empresa, como si su
elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo,
no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.
Salarios
La Ley Orgánica del Trabajo (1997), en su artículo 133 entiende por
salario “la remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuese su
denominación o método de cálculo, siempre que pueda valuarse en efectivo,
que corresponda al trabajador por la prestación de sus servicios”. Como bien
es sabido, el salario juega un papel importante en el concepto de equidad
interna puesto que esta se fundamenta en el precepto legal que establece
que “a trabajo igual, desempeñado en puesto, jornada y condiciones de
eficiencia también iguales, deben corresponder también un salario igual” y
como consecuencia, “a mayor trabajo, debe corresponder también mayor
salario”. En otras palabras, el salario es utilizado para que el empleado mida
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el equilibrio que este percibe entre sus aportes a los fines de la empresa y lo
que considera una compensación justa a esos aportes.
Retenciones
Para Rivero, D. (2009:38), las retenciones “son sustracciones en dinero
que se efectúa a los ingresos que obtiene un trabajador en un período
determinado y que generalmente ocurre como consecuencia de incurrir en
préstamos, anticipos, cuotas o asociaciones, descuentos de casas
comerciales, entre otras”. Se puede decir también que son sustracciones que
se les hacen al sueldo del personal para hacer cancelación o pagos a
terceras personas, tomando como base las reglamentaciones legales, como
por ejemplo el Impuesto sobre la Renta (ISLR), Seguro Social Obligatorio
(SSO), Seguro Paro Forzoso (SPF) y otros.
Vacaciones
En la convención No. 52 de la Organización Internacional del Trabajo
(1936), quedó establecido el concepto de vacaciones como el período
continuado de descanso anual remunerado, estipulado en el contrato
individual, fijado por la ley o el convenio colectivo de trabajo, a que tiene
derecho el trabajador que ha prestado un mínimo de servicios, en función de
su antigüedad en la empresa, para lograr su restablecimiento físico y
psíquico.
Beneficios
La historia de los beneficios sociales es reciente y está íntimamente
relacionada con la gradual toma de conciencia de la responsabilidad social
de la empresa. Para Chiavenato, I. (2000:49), los orígenes de los planes de
beneficios sociales se deben a los siguientes factores:
Actitud del empleado en cuanto a los beneficios sociales.
Exigencia de los sindicatos.
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Legislación laboral y de seguridad social impuesta por el gobierno.
Competencia entre las empresas en la disputa por los recursos
humanos, ya sea para mantenerlos o atraerlos.
Controles salariales ejercidos indirectamente por el mercado mediante
la competencia en los precios de los productos o servicios.
Impuestos fijados a las empresas, las cuales buscan localizar y explorar
medios lícitos de lograr deducciones de sus obligaciones tributarias.
Indemnización
Una indemnización laboral, se refiere al pago que el patrón realiza a un
trabajador por un daño causado durante su permanencia como empleado. En
algunas legislaciones se emplea también el término como el pago del salario
y otros beneficios adicionales que se le reconocen al trabajador al término de
una relación laboral. En la mayoría de los países, las indemnizaciones se
aplican en los siguientes casos:
Despido injustificado.
Suspensión y terminación colectiva de la relación de trabajo.
El trabajo implica un riesgo para el trabajador.
La empresa modifica unilateralmente las condiciones iniciales de
contratación.
Un accidente mientras cumple con sus funciones laborales.
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Selección, Clasificación y Registro de la Información necesaria,
relacionada con la Nómina de Pago
Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las
empresas. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de
pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y
remuneraciones de todos los trabajadores. La información que se incluye en
ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador
y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de
documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las
extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría se
tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al
seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se
registran luego del valor devengado para obtener el valor neto.
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Código – Cargo: Código y nombre del cargo.
Servicio: Tiempo de servicio en la institución.
Fecha de Servicio: Fecha de ingreso a la institución.
Clave: Clave que indica cada concepto de asignación y deducción.
Concepto: nombre de las asignaciones y deducciones.
Devengado y/o asignación: Nombre de las asignaciones
Deducciones: Nombre de las deducciones.
Neto a Pagar: es la cantidad total a pagar al funcionario, resultante de
la diferencia entre el total devengado y/o asignado y el total de deducciones
y/o retenciones.
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contenidas en los artículos 162 y 165 (embargo del salario y amortización a
deudas con el empleador).
En cuanto a la infracción del pago del salario mínimo, el artículo 60 del
Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo adicional a la sanción
administrativa, contempla lo siguiente:
El patrono infractor quedará obligado a reembolsar a los
trabajadores, la diferencia entre el salario mínimo y lo realmente
pagado, así como sus incidencias sobre los beneficios,
prestaciones e indemnizaciones, por todo el tiempo en que
hubiere recibido salarios, más bajos que los fijados como
mínimos, además de pagarle el monto equivalente a los intereses.
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efectivo del período de vacaciones remunerado por parte de los trabajadores
y trabajadoras, de conformidad con la ley.”
Con esta sanción (numeral 2, del artículo 120 de la Ley Orgánica de
Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo), el legislador sí
propicia el cumplimiento de las disposiciones normativas, puesto que las
sanciones contenidas en el mencionado instrumento normativo se
encuentran tasadas en unidades tributarias y específicamente en ese
supuesto están comprendidas entre setenta y seis (76) y cien (100) unidades
tributarias, por cada trabajador expuesto a este ilícito administrativo.
En cuanto a la participación de los beneficios, el artículo 630 de la Ley
Orgánica del Trabajo, establece la sanción cuando no se le pague
correctamente a los trabajadores la participación en los beneficios, o la
bonificación de fin de año, de acuerdo con las previsiones contenidas en los
artículos 174 al 184 de la Ley del Trabajo, en concordancia con lo previsto en
los artículos 57 al 59 del Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo.
Según el artículo 1 de la Ley de Alimentación de los Trabajadores, el
beneficio de alimentación, tiene por finalidad “proteger y mejorar el estado
nutricional de los trabajadores, a fin de fortalecer su salud, prevenir
enfermedades ocupacionales y propender a una mayor productividad
laboral”. En el artículo 10 del mencionado instrumento normativo, se
distingue otra sanción, con multas que oscilarán entre diez unidades
tributarias (10 U.T.) y cincuenta unidades tributarias (50 U.T.), en aquellos
casos en los cuales el empleador incumpla con el otorgamiento del beneficio
de alimentación, para lo cual debe observar y acatar, además del contenido
del artículo 4 de la Ley, los supuestos requisitos formales y deberes legales
contenidos tanto en la Ley de Alimentación de los Trabajadores como en el
Reglamento de la mencionada ley.
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CONCLUSIONES
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Ley del Seguro Social Obligatorio. Gaceta Oficial Nº. 4322, Noviembre 3,
1991.
Ley Orgánica del Trabajo. Gaceta Oficial Nº 5.152. Junio 19, 1997.
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