Manual de Capacitación

Report Painter

Fase: Realización
02/06/2010

Elaboro: Marco Cubillas

Contents

1. Introducción.........................................................................................................................................3

2. Biblioteca............................................................................................................................................4

3. Crear una Variable.............................................................................................................................11

4. Crear un Reporte................................................................................................................................14

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1 Introducción
Report Painter es una herramienta para definir reportes para los módulos de FI y Controlling.

Con Report Painter se pueden definir rápida y fácilmente los renglones y las columnas que se incluirán
en el reporte.

El usuario puede hacer uso de los reportes estándar ya predefinidos por Report Painter o crear reportes
propios de acuerdo a los requerimientos propios de negocio.

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2 Biblioteca.
La biblioteca es la base para la creación de los reportes en la herramienta de Report Painter.

En la biblioteca se utiliza una tabla que es estándar de SAP.

La biblioteca proporciona una vista lógica de varias tablas de base de datos e incluye todas las
características, ratios y columnas predefinidas.

En FI la tabla FMGLFLEXT es utilizada para los reportes financieros.

Para CO la tabla CCSS es utilizada para los reportes de costos.

Una Biblioteca contiene las características, ratios (key figures) y columnas predeterminadas desde la
tabla del reporte. El nombre de la tabla es guardado en la cabecera de cada biblioteca.

La ruta para ingresar a una librería es la siguiente:

SAP standard menu Information Systems Ad Hoc Reports Report Painter 
Report WriterLibrary GR23 – Display

Para el caso de reportes FI utilizaremos la librería: OFL

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Dar click en el botón

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Dar clic en el botón

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Que es una característica?

Características son campos no-numéricos. Representan un criterio, a través del cual se pueden
seleccionar datos. Por ejemplo para FI una característica es el Company Code y el Fiscal Year.

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Ahora dar click en el botón

Que son los Key Figures?

Key Figures son campos numéricos, a través del cual se puede evaluar un reporte. Incluye totales o
cantidades de una actividad. Por ejemplo: Total Year, 1st Quarter, etc.

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Ahora dar click en el botón

Son los datos básicos que contendrán la información del reporte, por ejemplo en el reporte
presentaremos la información en Local Currency.

Dar click en el botón

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Ahora dar click en el botón

Presenta los reportes donde se ha utilizado la biblioteca.

Columnas Predefinidas: Consiste en un Key figure y una o más características. Se utilizan para la
definición rápida de las columnas que con frecuencia son utilizadas.

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3 Crear una Variable.
SAP Easy access Accounting Controlling Cost Center Accounting 
Information systemTools Report Painter Report Writer Variable GS11 -
Create.

En este caso vamos a crear una variable para los periodos.

Al utilizar esta variable en el reporte se podrá realizar una selección de la información, en este caso por
default se presentará el rango de selección del periodo 1 al 12, con opción a modificarse.

Dar click en el botón

Se utiliza FL por pertenecer a la biblioteca FAGLFLEXT

RPMAX es el campo de Periodo.

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Seleccionar el set que ya se tiene predefinido para el rango de periodos.

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Dar click en el botón

El set también se puede crear para un valor por default o una fórmula.

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4 Crear un Reporte
Accounting ControllingCost Center Accounting Information SystemTools
Report PainterGRR1 - Create

Report painter utiliza una estructura gráfica para crear los reportes, a través de la cual se presentan los
renglones y columnas que se presentarán en el reporte diseñado.

Ventajas de Report Painter, es una herramienta flexible y sencilla para crear reportes.

Para comenzar a crear un reporte

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Dar clic en el botón

15
Doble clic en

Dar clic en el botón

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Doble clic en el botón

Seleccionar las características para obtener la información de la columna seleccionada

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Seleccionar las características que serán necesarias para la selección de la información

Por ejemplo

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Y así se van anexando los valores de las características y en caso de que se tenga creada la variable se
utiliza o bien se deja un valor fijo en los parámetros (Lo más recomendable es utilizar las variables)

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En este caso no están creadas las variables de todas las características debido a que no estaban
aplicadas las notas para poder crear las variables en el mandante.

Dar clic en el botón

Dar clic en el botón y luego en el botón

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Se continúa dando clic en las columnas tantas veces como sea requerido.

Dar doble clic en el botón

Dar clic en el botón

21
Si se requieren más cuentas seleccionar

El botón

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Dar clic en el botón

Dar clic en el botón

Luego dar clic en el botón

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En el caso de que se tengan más de 2 cuentas para un mismo renglón se puede decidir si se requiere
Desplegar el detalle que compone el concepto o bien se presentará el total sin detallar las cuentas que
lo componen.

Para indicar esto se requiere seleccionar el cursor sobre el renglón a revisar.

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Con la opción Do not expant, no es desplegará el detalle y si seleccionaExpand se mostrará el detalle de
las cuentas que integran el concepto.

Dar clic en el botón

Para Cambiar el ancho de la columna:

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Cambie el ancho de la columna de 20 a 50

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Dar clic en el botón

Para seleccionar los textos

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Cambie Medium-lngth por One-line Long Text

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Dar para continuar

Para agregar una fórmula en un renglón:

Se da doble clic sobre el renglón

Dar clic en

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Dar clic en los botones

30
Dar clic en el botón

Dar clic en el botón

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Las fórmulas se pueden crear para renglones o columnas con el mismo procedimiento

Asignar el reporte a un Grupo:

Con esta opción se asigna el reporte a un grupo

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En los grupos se pueden tener reportes que accesan a la misma biblioteca pero que tienen diferentes
formatos de reportes.

Si no existe el grupo de reportes o se requiere crear un nuevo grupo se puede crear en la transacción
GR51

Pero siguiendo la opción dentro de Create a Report el sistema muestra la siguiente pantalla:

Seleccionar el grupo

Por ejemplo en este caso es Z001

Dar clic en el botón

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Botones en la barra de herramientas:

Permite presentar activar o desactivar el menú de navegación.

Permite verificar la consistencia del reporte

Permite presentar los datos generales del reporte.

Permite actualizar un grupo de autorizaciones.

Actualizar las selecciones generales del reporte.

Botón para seleccionar las características para desplegar o no un reglón en un reporte.

Permite insertar un elemento (renglón)

Despliega las características del renglón o columna seleccionado

Ejecutar el reporte

Seleccionar un renglón o columna

Borrar el renglón o columna previamente seleccionado.

Ejecutar un reporte
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Para ejecutar un reporte dar clic en el botón de la barra de herramientas o bien seleccionar en el
menú:

En caso de haber cambiado alguna característica el sistema enviará el siguiente mensaje

Dar clic en el botón

A continuación aparecerán los criterios de selección para el grupo de reportes

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Seleccionar el botón

Aparecerán los reportes ligados en el grupo de reportes.

Seleccionar el reporte con doble click

El reporte se despliega como sigue:

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El grupo de reportes también puede ejecutarse con la transacción GR53

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Dar clic en el botón

38
Y luego clic en el botón

Dar clic en

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